Câu hỏi thường gặp về hồ sơ và lưu trữ

Tôi có thể lấy bản sao hồ sơ hoặc gửi yêu cầu cung cấp hồ sơ công khai ở đâu?

Yêu cầu cung cấp hồ sơ công khai là bước tốt nhất bạn nên bắt đầu.

Sự khác biệt giữa hồ sơ và kho lưu trữ là gì?

Nói một cách tổng quát nhất, hồ sơ công cộng là bất kỳ tài liệu nào liên quan đến hoạt động của chính phủ, được tạo ra hoặc nhận được bởi các nhân viên chính phủ, cho dù đó là dạng điện tử, giấy tờ hay vi phim. Chúng có thể bao gồm từ các email và báo cáo thông thường đến các đạo luật có tầm ảnh hưởng lớn đến cuộc sống. Hồ sơ công cộng không có sẵn trực tuyến ngay lập tức có thể được yêu cầu thông qua văn phòng đã tạo ra hồ sơ hoặc bằng cách liên hệ với văn phòng Luật sư Quận.

Hồ sơ lưu trữ là tập hợp con của các tài liệu được coi là có giá trị trong việc ghi chép lịch sử của Quận Multnomah với tư cách là một đơn vị hành chính. Hồ sơ lưu trữ thường được chuyển đến kho lưu trữ lịch sử sau khi chúng không còn được chương trình tạo ra chúng sử dụng tích cực và thời hạn lưu giữ không hoạt động đã hết. Hồ sơ trong kho lưu trữ lịch sử có sẵn để nghiên cứu công khai bằng cách liên hệ với chương trình của chúng tôi để lên lịch hẹn.

Tại sao lại cần Trung tâm Lưu trữ? Chẳng phải mọi thứ đều đã được số hóa rồi sao? Tại sao mọi thứ không được đưa lên mạng?

Chương trình của chúng tôi cung cấp không gian lưu trữ cho khoảng 35.000 feet khối hồ sơ trong môi trường an toàn, được kiểm soát nhiệt độ và chi phí thấp.

Việc số hóa hàng loạt các hồ sơ không còn sử dụng thường mang lại lợi tức đầu tư thấp. Theo định nghĩa, khi hồ sơ được gửi đến Trung tâm Lưu trữ, chúng không còn được văn phòng tạo ra chúng sử dụng thường xuyên nữa, và rất có thể chúng sẽ không được truy cập trong thời gian lưu giữ còn lại. Chúng tôi tập trung nỗ lực số hóa vào các hồ sơ giấy mà các văn phòng đang tích cực sử dụng, cho các văn phòng muốn kết hợp quy trình làm việc với hồ sơ giấy và điện tử, và vào các hồ sơ lưu trữ được yêu cầu thường xuyên.

Đối với các hồ sơ không hoạt động được "tạo ra từ kỹ thuật số", chúng tôi có thể lưu trữ và quản lý chúng thông qua Hệ thống Quản lý Tài liệu và Hồ sơ Điện tử của chúng tôi, Content Manager của OpenText.

Bạn quyết định thời gian lưu giữ hồ sơ như thế nào?

Lịch trình lưu giữ mô tả các loại hồ sơ khác nhau mà quận tạo ra và thời gian quận lưu giữ chúng. Chúng được xây dựng bởi các nhà quản lý thông tin chuyên nghiệp dựa trên sự kết hợp giữa các quy định của tiểu bang và liên bang, các yêu cầu kiểm toán và tài trợ, nhu cầu kinh doanh của cơ quan tạo lập và giá trị lịch sử.

Tôi có thể liên hệ với Thư ký Quận bằng cách nào?

Là một quận tự quản, chúng tôi không có một Thư ký Quận duy nhất, mà phân chia các chức năng cho một số vị trí được bổ nhiệm, bao gồm Cán bộ Lưu trữ, Thư ký Hội đồng, Giám đốc Bầu cử và Người thẩm định thuế của Quận. Nếu bạn cho rằng mình cần liên hệ với Thư ký Quận nhưng không chắc nên liên hệ với ai, chúng tôi có thể hỗ trợ hướng dẫn bạn đến đúng người.

Bạn có hồ sơ Tòa án cấp quận không?

Không, nhưng bạn có thể yêu cầu các hồ sơ này thông qua Phòng Lưu trữ Hồ sơ Tòa án Quận . Bạn có thể nhận thêm thông tin từ họ bằng cách gọi (971) 274-0570 .

Bạn có thể tra cứu hồ sơ giúp tôi từ một cơ quan chính phủ khác được không? Có phải tất cả các cơ quan chính phủ đều dùng chung một cơ sở dữ liệu nào đó không?

Rất tiếc, không, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn tìm đúng cơ quan để liên hệ qua điện thoại hoặc email nhằm nhận được bản sao hoặc truy cập hồ sơ từ các cơ quan chính phủ khác nhau.

Tôi có thể truy cập vào kho lưu trữ lịch sử bằng cách nào?

Để đến thăm Kho Lưu trữ trực tiếp, vui lòng xem trước Quy tắc về Cơ sở Lưu trữ và Nghiên cứu để đặt lịch hẹn hoặc gọi cho chúng tôi theo số (503) 988-3741 .

Chúng tôi cũng có nhiều tài liệu trong Kho Lưu trữ Kỹ thuật số của Quận Multnomah . Vui lòng gửi email đến nikki.koehlert@multco.us nếu có thắc mắc về kho lưu trữ kỹ thuật số.

Tài liệu lâu đời nhất trong kho lưu trữ của bạn là gì?

Chúng tôi có một cuốn sổ ghi chép các văn bản giao dịch đất đai , có niên đại từ năm 1849 đến năm 1854. Chúng được ghi lại cho một phần của Quận Washington, sau này trở thành Quận Multnomah.

Tôi có phải trả phí để sử dụng kho lưu trữ không?

Việc truy cập kho lưu trữ thường là miễn phí, tuy nhiên, một số khoản phí có thể được áp dụng nếu bạn yêu cầu hỗ trợ hoặc sao chép vượt quá giới hạn nhất định. Bảng phí sao chép và hỗ trợ nghiên cứu của chúng tôi nêu chi tiết các giới hạn này.

Tôi có thể sử dụng kho lưu trữ này như thế nào nếu tôi không sống ở Portland?

Mặc dù chúng tôi đang nỗ lực tăng lượng nội dung kỹ thuật số có sẵn trực tuyến, nhưng phần lớn bộ sưu tập của chúng tôi hiện vẫn chỉ có sẵn ở dạng bản cứng. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn có thắc mắc về nghiên cứu, chúng tôi sẽ hỗ trợ bằng cách cung cấp bản sao hoặc bản quét. Có thể áp dụng phí.

Bạn có hiện vật nào trong bộ sưu tập của mình không?

Phần lớn bộ sưu tập lưu trữ của chúng tôi dựa trên văn bản, mặc dù chúng tôi cũng có một vài hiện vật được sử dụng trong các triển lãm. Nhìn chung, các kho lưu trữ thu thập tài liệu dựa trên văn bản (cùng với ảnh, phim và bản đồ) và các bảo tàng thu thập hiện vật. Hội Lịch sử Oregon có một bộ sưu tập hiện vật hấp dẫn từ khu vực này.

Bạn có phải là Hội Lịch sử Oregon không? Hay bạn là một phần của Thư viện?

Chúng tôi là một tổ chức độc lập với Hội Lịch sử Oregon, mặc dù tùy thuộc vào tính chất nghiên cứu của bạn, bạn có thể sẽ phải đến thăm cả hai địa điểm. Mặc dù chúng tôi cùng trực thuộc một cơ quan chính phủ với Thư viện Quận Multnomah, nhưng chúng tôi là hai văn phòng riêng biệt với các mục đích khác nhau. Điều đáng chú ý là Thư viện có một số tài liệu lịch sử chưa được chuyển đến kho lưu trữ, ngoài các bộ sưu tập bản thảo (không liên quan đến chính quyền quận) thuộcBộ sưu tập Đặc biệt John Wilson .