Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ tiền gửi chương trình chăm sóc người lớn tại nhà (ADS4-001) : Ghi chép các khoản tiền gửi hàng tháng từ phí cấp phép và tiền phạt. Bản in máy tính hàng tháng bao gồm họ của người điều hành, số séc, số tiền séc, ngày gửi tiền, tổng phụ tiền gửi hàng ngày và tổng số tiền gửi hàng tháng.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0210 (2))
Hồ sơ Chương trình Nhà Chăm sóc Người lớn (ADS4-002) : Tài liệu chứng minh người nộp đơn đủ điều kiện để được cấp phép vận hành Nhà Chăm sóc Người lớn. Bao gồm đơn đăng ký ban đầu cũng như gia hạn hàng năm. Hồ sơ được đóng lại khi giấy phép hết hạn và nhà đóng cửa. Bao gồm hồ sơ của người điều hành và cơ sở, báo cáo cảnh báo và xử phạt, báo cáo dịch vụ bảo vệ, kiểm tra tòa nhà, giấy phép y tế, thư giới thiệu, khiếu nại, thư từ, tài liệu tài chính, đơn xin cấp phép, báo cáo vệ sinh, hợp đồng Medicaid, tài liệu tuân thủ các điều kiện, giấy phép đã cấp và các hồ sơ khác được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của người nộp đơn để vận hành Nhà Chăm sóc Người lớn.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 7 years after hồ sơ vụ án được đóng lại. (2014-0005/014)
Hợp đồng chăm sóc người lớn tại nhà (ADS4-003) : Tài liệu hợp đồng giữa SPDD và các nhà chăm sóc người lớn (cả người già và người khuyết tật) để cung cấp dịch vụ chăm sóc theo quy định tại OAR 411-50-400 đến 411-50-490. Hợp đồng gốc được lưu trữ tại ADS và thông tin liên quan được gửi điện tử đến SPDD. Hợp đồng phải được gia hạn hàng năm. Hợp đồng thể hiện ngày đăng tải, số hợp đồng, tên và địa chỉ nhà thầu, thời hạn hợp đồng, các điều khoản và chữ ký của nhà thầu và đại diện bộ phận.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ kiểm tra lý lịch tư pháp : Tài liệu Chương trình Nhà Chăm sóc Người lớn xử lý các yêu cầu kiểm tra lý lịch từ người điều hành, người chăm sóc, quản lý khu dân cư và tình nguyện viên sẽ cư trú, làm việc hoặc tình nguyện tại các Nhà Chăm sóc Người lớn ở Quận Multnomah để đảm bảo an toàn cho cư dân của những ngôi nhà này. Các mẫu đơn này cho phép thu thập thông tin lý lịch và xem xét hồ sơ tội phạm và lạm dụng của tiểu bang và liên bang. Hồ sơ được sử dụng như một cơ chế đánh giá liên tục và trong việc xác minh tuân thủ thường xuyên của các Nhà Chăm sóc Người lớn. (2014-005/008)
Thời gian lưu giữ: a) Séc có tranh chấp: 6 năm; b) Séc không tranh chấp: 3 years after lần giao dịch cuối cùng hoặc khi nhân viên thôi việc, tùy theo thời gian nào dài hơn.
Hồ sơ kết quả kiểm tra : Ghi chép các bài kiểm tra được thực hiện cho Người vận hành, Quản lý khu dân cư và người chăm sóc để chứng minh kiến thức của họ trong các lĩnh vực đào tạo bắt buộc, bao gồm nhưng không giới hạn ở Quy tắc hành chính của Quận Multnomah, trình độ tiếng Anh và các thực hành chăm sóc tiêu chuẩn, các bài kiểm tra khác có thể được thực hiện khi cần thiết. Hồ sơ được sử dụng trong việc đánh giá liên tục và tuân thủ đối với người vận hành, Quản lý khu dân cư và người chăm sóc. (2014-005/007)
Thời gian lưu trú: 3 năm
Nhật ký cuộc gọi đăng ký danh sách chỗ trống (ADS4-004) : Ghi lại các cuộc gọi của khách hàng để yêu cầu được bố trí vào các cơ sở chăm sóc người lớn. Hiển thị ngày, tên và địa chỉ người gọi, số điện thoại, số và loại chỗ trống, và ghi chú.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2008-0012/013)