Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ tư vấn khách hàng (DOH51-002) : Tài liệu thuộc bộ hồ sơ này ghi lại các buổi tư vấn được cung cấp cho khách hàng như một phần của dự án nghiên cứu. Các buổi tư vấn có thể liên quan đến phòng ngừa HIV, phòng ngừa bạo lực gia đình, hoặc cả hai. Hồ sơ bao gồm các đánh giá, ghi chú buổi tư vấn, kế hoạch hành vi, bản ghi âm các buổi tư vấn và các tài liệu hỗ trợ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 10 years after nghiên cứu hoàn tất (2009-0001/037)
Hồ sơ y tế của khách hàng (DOH51-001) : Hồ sơ ghi lại tiền sử bệnh lý của khách hàng và các dịch vụ được cung cấp bởi Nghiên cứu Sức khỏe Phụ nữ Portland. Hồ sơ có thể bao gồm thư từ; báo cáo; ghi chú chuyên môn; báo cáo xét nghiệm; giấy phép điều trị; tiết lộ thông tin; hồ sơ lâm sàng hoặc y tế bao gồm thông tin nhận dạng khách hàng, ghi chú tiến trình và hồ sơ các lần khám; lịch sử dịch vụ trước đó; giấy giới thiệu; báo cáo xét nghiệm và đánh giá; kế hoạch điều trị; ghi chú tiến trình; giấy phép điều trị; đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm và các xét nghiệm khác, dịch vụ phòng cấp cứu và hồ sơ thuốc và đơn thuốc; báo cáo trường học; và các dữ liệu liên quan khác. Việc truy cập vào các hồ sơ này có thể được miễn tiết lộ theo ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 10 years after nghiên cứu hoàn tất. (2009-0001/036)
Khảo sát khách hàng (DOH51-003) : Tài liệu khảo sát được thực hiện với tất cả khách hàng tham gia nghiên cứu. Bốn cuộc khảo sát được tiến hành trong suốt thời gian nghiên cứu mười tháng. Hồ sơ bao gồm các bản ghi âm các buổi khảo sát.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 10 years after nghiên cứu hoàn tất. (2009-0001/038)
Hồ sơ ưu đãi (DOH51-005) : Hồ sơ ghi chép các ưu đãi được cung cấp cho khách hàng để bù đắp cho thời gian và chi phí đi lại của họ. Các ưu đãi bao gồm thẻ quà tặng Fred Meyer và vé xe buýt. Hồ sơ bao gồm hồ sơ mua thẻ và vé, cùng nhật ký ghi lại thời điểm và người nhận ưu đãi.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after nghiên cứu hoàn tất. (MOAR 166-150-0110 (1))
Thư từ chương trình (DOH51-004) : Thư từ, bản ghi nhớ và các hồ sơ tương tự ghi lại và bổ sung thông tin quan trọng cho chương trình hoặc trách nhiệm chức năng chính của văn phòng. Bao gồm thư đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú và các hồ sơ khác liên quan đến các chương trình cụ thể hoặc chức năng chính.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after nghiên cứu hoàn tất. (MOAR 166-150-0005 (8))
Báo cáo nghiên cứu (DOH51-006) : Báo cáo thống kê và tường thuật ghi lại các hoạt động, thành tựu và nghiên cứu của Nghiên cứu Sức khỏe Phụ nữ Portland. Báo cáo có thể có định dạng khác nhau nhưng nhìn chung bao gồm thông tin nhân khẩu học, thông tin dịch vụ, thông tin chương trình và tổ chức, phương pháp nghiên cứu, kết quả nghiên cứu và thông tin chương trình liên quan. Có thể bao gồm tài liệu và thư từ đính kèm.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))