Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Ngân sách được thông qua của bộ phận (SS2-013) : Hồ sơ ghi lại kế hoạch tài chính hàng năm cuối cùng được cơ quan của bộ phận phê duyệt cho tất cả các khoản chi tiêu. Thông tin có thể bao gồm thông điệp ngân sách, tóm tắt tài chính, doanh thu và chi tiêu, chương trình hoạt động, trả nợ, phân tích vị trí và tiền lương, phân bổ chi phí chung, sơ đồ tổ chức, số tiền thực tế và dự toán trước đó, và các dữ liệu liên quan. Cần giữ lại bản sao khi cần thiết.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0110 (7))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (SS2-004) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ kế toán CAAPCare (SS2-012) : Ghi chép doanh thu và chi phí của hệ thống CAAPCare cấp quận. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí và doanh thu, thư từ, báo cáo thanh toán trực tiếp, báo cáo của Trung tâm Dịch vụ Medicare & Medicaid (CMS), biểu mẫu cung cấp dịch vụ, tóm tắt hóa đơn, giấy ủy quyền thanh toán và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR OAR 166-150-0110 (1, 2))
Phiếu thanh toán CAAPCare (SS2-011) : Ghi chép tất cả các khoản thanh toán được thực hiện cho các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đối với các dịch vụ được cung cấp thông qua chương trình CAAPCare. Hồ sơ bao gồm phiếu thanh toán, bản sao hóa đơn, mẫu đơn yêu cầu bồi thường bảo hiểm, tài liệu hỗ trợ cho các yêu cầu bồi thường, tài liệu xác minh ủy quyền nhận thanh toán, báo cáo kế toán, biên lai thanh toán và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Phiếu thanh toán hợp đồng (SS2-001) : Ghi chép tất cả các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng trong tất cả các chương trình của DCHS. Hồ sơ bao gồm phiếu thanh toán, bản sao hóa đơn, mẫu đơn yêu cầu bồi thường bảo hiểm, tài liệu hỗ trợ cho các yêu cầu bồi thường, tài liệu xác minh quyền nhận thanh toán, báo cáo kế toán, biên lai thanh toán và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Báo cáo Chi tiêu và Doanh thu (SS2-005(a) và SS2-005(b)) : Hồ sơ ghi chép chi tiết các giao dịch như thu và chi hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ tương tự. Bao gồm các báo cáo ghi chép doanh thu và chi tiêu của tài khoản để cung cấp tài liệu hỗ trợ cho sổ cái chung. Có thể bao gồm chi tiết về doanh thu, chi tiêu, cam kết, thu tiền mặt, lệnh chi và các thông tin khác. Thông tin thường bao gồm ngày, người nhận thanh toán, mục đích, quỹ được ghi có hoặc ghi nợ, số séc và các dữ liệu tương tự hoặc liên quan.
Lưu giữ: SS2-005(a) Báo cáo cuối năm (tháng 13): lưu giữ 10 năm; SS2-005(b) Các báo cáo khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (23c))
Hồ sơ Kế toán Tài trợ (SS2-007) : Tài liệu ghi nhận doanh thu nhận được từ các khoản tài trợ của tiểu bang và liên bang để tài trợ cho các hoạt động chương trình của DCHS. Hồ sơ bao gồm bản sao các chứng từ ghi sổ, hợp đồng, mẫu phê duyệt hợp đồng, hóa đơn, biên bản thanh toán (ghi rõ nguồn tài trợ, số tiền, mã kế toán và các yếu tố dịch vụ), thông báo phê duyệt kế hoạch (ghi rõ các chương trình được phê duyệt và số tiền tài trợ), báo cáo tóm tắt ngân sách (ghi rõ ngân sách, số tiền đã giải ngân, số tiền thực tế đã chi hoặc cam kết và số dư chưa sử dụng), biên lai Kho bạc, yêu cầu hoàn trả cho các cơ quan tài trợ, tài liệu đánh giá, tài liệu trao giải thưởng tài trợ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ chi tiêu vặt (SS2-002) : Tài liệu xác thực các khoản mua sắm bằng tiền mặt vặt và yêu cầu hoàn trả từ bộ phận cho quỹ tiền mặt vặt. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu phiếu chi tiêu vặt và bản ghi nhớ yêu cầu thanh toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Hồ sơ chi phí đi lại (SS2-003) : Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))