Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo kế toán (DD3-011) : Báo cáo ghi chép tình hình tài chính chung và hoạt động của bộ phận. Bao gồm việc hạch toán tất cả các khoản thu và chi liên quan đến ngân sách cuối kỳ. Hồ sơ có thể bao gồm các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm và các báo cáo tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (14))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DD3-005) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên văn phòng ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Phiếu phản hồi của khách hàng (DD3-010) : Hồ sơ ghi lại việc đo lường ý kiến của khách hàng do hoặc thay mặt cho cơ quan liên quan đến các vấn đề, hành động và mối quan tâm khác nhau. Phiếu này ghi rõ dịch vụ được cung cấp, đánh giá dịch vụ, nhận xét của khách hàng và thông tin nhân khẩu học.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (42))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ Hội đồng Tư vấn về Khuyết tật Phát triển (DD3-006) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng tư vấn chịu trách nhiệm giám sát việc xây dựng chính sách và chương trình về khuyết tật phát triển. Trước đây được gọi là Hội đồng Điều phối Khuyết tật Phát triển. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Thư từ của Giám đốc (DD3-004) : Thư từ, bản ghi nhớ và các tài liệu tương tự nêu rõ hoặc tạo cơ sở cho chính sách, thiết lập các tiền lệ quan trọng hoặc ghi lại các sự kiện lịch sử liên quan đến tổ chức hoặc hoạt động của bộ phận. Bao gồm thư đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú, báo cáo, nghiên cứu và các tài liệu khác. Bao gồm tất cả các khía cạnh của chính sách về khuyết tật phát triển, phát triển chương trình, nghiên cứu và thực tiễn trong quận.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ theo dõi lập pháp (DD3-012) : Chuỗi hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Hồ sơ cuộc họp, Hội đồng, Ủy ban và Ban (DD3-008) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng, ủy ban, nhóm công tác, ban, hội đồng tư vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710), mà bộ phận này lưu giữ hồ sơ chính thức. Bao gồm Ủy ban Can thiệp Hành vi, Hội đồng Can thiệp Sớm, Hội đồng Hỗ trợ Gia đình và các nhóm tương tự. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Biên bản cuộc họp, Nhân viên (DD3-009) : Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong bộ phận không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Cũng bao gồm hồ sơ của các nhóm mà bộ phận là thành viên nhưng không phải là người lưu giữ hồ sơ chính thức. Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Báo cáo hàng tháng (DD3-014) : Báo cáo hàng tháng ghi chép các hoạt động của nhân viên. Hữu ích cho việc tổng hợp báo cáo thường niên, lập kế hoạch và ngân sách, theo dõi tiến độ công việc và các mục đích khác. Thường theo dõi loại hoạt động, nhân viên và/hoặc tình nguyện viên tham gia, thời gian dành cho hoạt động, công việc đã hoàn thành và các thông tin liên quan dưới dạng văn bản hoặc thống kê.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (2))
Hồ sơ Chính sách và Quy trình (DD3-007) : Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after được thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Hồ sơ các buổi họp mặt, hội nghị và hội thảo của nhân viên (DD3-013) : Hồ sơ ghi chép các hoạt động của các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự có sự tham dự của các cán bộ hoặc nhân viên của bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, tài liệu hướng dẫn, khuyến nghị, thư từ và bản ghi nhớ liên quan, và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (37))
Hồ sơ giám sát (DD3-016) : Có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các ghi chú từ các cuộc họp/thảo luận giám sát đang diễn ra, danh sách kiểm tra nhân viên mới, danh sách kiểm tra khối lượng công việc, bản sao chứng chỉ đào tạo và các biểu mẫu xác nhận hoàn thành đào tạo và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (48))
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0105 (16))