Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ Chương trình Giáo dục và Đào tạo (DOH35-002) : Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo do Chương trình Nha khoa Trường học và Cộng đồng cung cấp. Có thể bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và điểm danh lớp học, tài liệu quảng cáo và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))
Hồ sơ điều trị trám răng (DOH35-003) : Hồ sơ từng trường hợp ghi lại việc trám răng cho học sinh tại các trường tiểu học và trung học cơ sở được chọn. Hồ sơ bao gồm danh sách lớp, biểu đồ điều trị, giấy phép và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên trường, ngày điều trị, loại điều trị, tên học sinh được điều trị và các thông tin liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-065(20); OAR 410-141-3520 (10)) Cập nhật ngày 15/10/2018
Hồ sơ tình nguyện viên (DOH35-004) : Hồ sơ ghi chép các hoạt động và công tác quản lý tình nguyện viên. Hồ sơ bao gồm sổ điểm danh tình nguyện viên, đơn xin làm tình nguyện viên, tổng số giờ làm việc, và tài liệu hướng dẫn và đào tạo.
Giữ lại: Giữ lại 6 years after tình nguyện viên rời đi. (MOAR 166-1150-0160(26))