Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DD7-006) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình được trình lên chương trình ngân sách của bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Lưu giữ: DD7-003(c) Hồ sơ nếu trường hợp đã đóng, không hoạt động hoặc nếu ngày mất không rõ: lưu giữ 70 năm; DD7-003(d) Hồ sơ nếu ngày mất của khách hàng đã biết: 10 years after ngày mất. (MOAR 166-150-0055 (3))
Hồ sơ Lịch sử Can thiệp Sớm (DD7-001) : Ghi chép việc cung cấp các dịch vụ can thiệp sớm cho trẻ em khuyết tật. Bao gồm các yêu cầu đề xuất, hợp đồng, thư từ, báo cáo thống kê khách hàng và hồ sơ tự đánh giá liên quan đến việc giám sát tuân thủ pháp luật của tiểu bang.
Thời gian lưu giữ: 5 năm. (2002-0006/008)
Hồ sơ Nhóm Đánh giá Điều kiện (DD7-004) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp của nhóm nội bộ xác định điều kiện của khách hàng và dịch vụ dành cho trẻ em có nhu cầu về dịch vụ dành cho người khuyết tật về phát triển. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ hỗ trợ gia đình (DD7-002) : Bộ hồ sơ này ghi lại quá trình sàng lọc các đơn xin trợ cấp tài chính để hỗ trợ gia đình của các thân chủ tham gia chương trình khuyết tật phát triển. Bộ hồ sơ bao gồm đơn xin trợ cấp và các hồ sơ khác, bao gồm báo cáo tiến độ, thông tin tài chính, đánh giá gia đình, và kế hoạch điều trị và hỗ trợ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0055 (4))
Hồ sơ Chứng nhận Người cung cấp dịch vụ (DD7-005) : Tài liệu chứng nhận việc chăm sóc tại nhà nuôi dưỡng và các nhà cung cấp khác chăm sóc trẻ em khuyết tật về phát triển tại nhà của người cung cấp. Chứng nhận hàng năm là bắt buộc. Hồ sơ bao gồm đơn đăng ký, báo cáo điều tra, chứng nhận, kiểm tra lý lịch và các tài liệu hỗ trợ. Hầu hết thông tin được sao chép tại SDSD, nhưng đơn đăng ký thì không.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 7 năm. (2002-0006/012)