Thư từ của phòng khám (WIC1-009) : Thư từ, bản ghi nhớ và các hồ sơ tương tự ghi lại và bổ sung thông tin quan trọng cho chương trình hoặc trách nhiệm chức năng chính của các phòng khám WIC. Bao gồm thư đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú và các hồ sơ khác liên quan đến các chương trình cụ thể hoặc chức năng chính.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm . (7 CFR 246.25)
Sổ ghi giao dịch phòng khám (WIC1-003) : Ghi chép tất cả các tương tác giữa phòng khám WIC và khách hàng. Thông tin được tạo bởi văn phòng WIC cấp tiểu bang và được chuyển đến các chương trình WIC cấp quận. Sổ ghi chép hiển thị số gia đình, số nhà cung cấp, tên và số khách hàng, ngày thực hiện, mã thực hiện, lý do chấm dứt, và các chương trình được thêm vào hoặc loại bỏ.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 1 năm. (7 CFR 246.25)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 1 năm. (7 CFR 246.25)
Hồ sơ bệnh án - WIC (WIC1-008) : Ghi chép các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng của chương trình WIC tại các phòng khám sức khỏe cấp quận. Hồ sơ được gia đình lưu giữ và bao gồm các phần riêng biệt cho người mẹ và tất cả các con đủ điều kiện. Hồ sơ bao gồm các mẫu đơn đăng ký, đánh giá rủi ro, tiêu chí y tế, tiêu chí dinh dưỡng, biểu đồ tăng trưởng, giấy chứng nhận đủ điều kiện, thư từ liên quan và các hồ sơ khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 25/09/18
Bảng chấm công (WIC1-006) : Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên và số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Danh sách tổng hợp WIC Alpha (WIC1-001) : Ghi lại tất cả khách hàng WIC đang hoạt động trong tháng báo cáo. Báo cáo (BWICV07P) hiển thị số phòng khám, số định danh khách hàng, tên và địa chỉ khách hàng, ngày sinh, mã WIC (cho trẻ em hoặc mẹ), số điện thoại và ngày thực hiện.
Lưu giữ: Giữ nguyên thông tin hiện tại. (Không theo lịch trình)
Sổ đăng ký phiếu WIC (WIC1-002) : Ghi chép tất cả các phiếu WIC do chương trình WIC của tiểu bang cấp và được phân phát bởi các phòng khám cấp quận. Bao gồm báo cáo máy tính do tiểu bang gửi (BWIC777R-3) và sổ đăng ký thủ công được lưu giữ tại văn phòng WIC. Sổ đăng ký hiển thị số gia đình, số phiếu, số tiền phiếu, tên người tham gia, ngày cấp và chữ ký của người nhận (chỉ có trong sổ đăng ký thủ công).
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after báo cáo chi tiêu cuối cùng được ban hành cho kỳ báo cáo liên quan. (7 CFR 246.25)
Phiếu WIC (WIC1-004) : Bản sao phiếu WIC do phòng khám cấp cho khách hàng. Bản sao lưu trữ được chuyển đến chương trình WIC của tiểu bang. Phiếu ghi rõ tên phòng khám, tên khách hàng, ngày cấp và số tiền phiếu.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 6 tháng. (7 CFR 246.25)