Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Mẫu đơn tiếp nhận hồ sơ (OSCP2-001) : Tài liệu ghi lại đơn xin và phê duyệt hỗ trợ nhà ở dành cho cư dân có thu nhập thấp trong quận. Các loại hỗ trợ chính bao gồm hỗ trợ tiền thuê nhà cho người thu nhập thấp, nhà ở khẩn cấp cho người vô gia cư và hỗ trợ đi lại đường dài. Mẫu đơn thể hiện ngày tháng, tên và địa chỉ của khách hàng, phê duyệt phiếu hỗ trợ, loại và số tiền hỗ trợ, thu nhập của khách hàng, thông tin hộ gia đình, thông tin nhân khẩu học và chữ ký ủy quyền. Một bản sao của mẫu đơn này được chuyển tiếp đến Bộ phận Dịch vụ Hỗ trợ của DCHS để làm chứng từ thanh toán.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (2003-0038/012)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Phiếu Hỗ Trợ Nhà Ở Khẩn Cấp (OSCP2-003) : Tài liệu chứng minh việc thanh toán tiền cho cư dân có thu nhập thấp trong quận để được hỗ trợ nhà ở khẩn cấp. Phiếu ghi rõ tên người được hỗ trợ, số người được phép ở, số tiền hỗ trợ, ngày được phê duyệt, cơ quan cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp nhà ở, thông tin liên hệ, chữ ký và ngày tháng ủy quyền. Một bản sao của mẫu đơn này được gửi đến Bộ phận Dịch vụ Hỗ trợ DCHS để làm chứng từ thanh toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Phiếu Hỗ Trợ Vận Chuyển Đường Dài (OSCP2-002) : Tài liệu chứng minh việc thanh toán tiền cho cư dân có thu nhập thấp trong quận để chi trả cho dịch vụ vận chuyển đường dài khẩn cấp. Phiếu ghi rõ tên khách hàng, số người được phép đi, số tiền phiếu, điểm đến, loại hình vận chuyển, cơ quan dịch vụ, nhà cung cấp vận chuyển, thông tin liên hệ, chữ ký ủy quyền và ngày tháng. Một bản sao của mẫu đơn này được gửi đến Bộ phận Hỗ trợ Dịch vụ Nhân sinh Quận Columbia (DCHS) để làm chứng từ thanh toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Nhật ký cuộc gọi (OSCP2-004) : Ghi lại các cuộc gọi đến Chương trình Trung tâm hỗ trợ yêu cầu trợ giúp. Nhật ký được sử dụng để xác minh trình tự các cuộc gọi, vì trợ giúp được phân bổ theo thứ tự yêu cầu. Các mục trong nhật ký hiển thị ngày và giờ gọi, tên khách hàng, số an sinh xã hội của khách hàng và loại trợ giúp được yêu cầu.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (2003-0038/013)