Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ kế toán (OSCP7-019) : Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn của cơ quan cho các tài khoản chung. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1,2))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (OSCP7-016) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên Hội đồng Ủy viên Quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Biên bản cuộc họp Ủy ban và Nhóm đặc nhiệm (OSCP7-017) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng, ủy ban, nhóm đặc nhiệm, ban cố vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710), mà bộ phận này lưu giữ hồ sơ chính thức. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ đấu thầu cạnh tranh (OSCP7-011(a) và OSCP7-011(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình công bố, đánh giá và trao thầu cho các nhà thầu. Cung cấp bằng chứng được ghi nhận về các hồ sơ dự thầu được chấp nhận và bị từ chối. Hồ sơ bao gồm yêu cầu đề xuất ban đầu kèm theo phụ lục, thông báo đấu thầu cạnh tranh công khai, hồ sơ xếp hạng hồ sơ dự thầu, xác nhận dự thầu, phản hồi của nhà thầu đối với yêu cầu đề xuất (bao gồm hồ sơ dự thầu, thông tin nhận dạng tổ chức và phiếu chuyển giao, và bảng điểm đánh giá hồ sơ dự thầu), và thư từ liên quan.
Lưu giữ: OSCP7-011(a) Hồ sơ dự thầu được chấp nhận: lưu giữ 6 years after được trao hoặc bị hủy; OSCP7-011(b) Hồ sơ dự thầu bị từ chối hoặc được miễn đấu thầu: lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (10))
Hồ sơ Hội nghị và Hội thảo (OSCP7-018(a) và OSCP7-018(b)) : Hồ sơ ghi lại việc tham dự hoặc phát triển các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự. Có thể do cơ quan hoặc một tổ chức khác tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: OSCP7-018(a) Hồ sơ chương trình quan trọng: Lưu giữ 5 năm; OSCP7-018(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (36,37))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (OSCP7-012) : Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của DCFS. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Bảng chấm công nhân viên (OSCP7-015) : Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ trường hợp khách hàng của Trung tâm Tài nguyên Gia đình (OSCP7-001) : Ghi chép việc cung cấp các dịch vụ giới thiệu, vận động và quản lý trường hợp ngắn hạn cho khách hàng thông qua bốn trung tâm tài nguyên gia đình đặt tại trường học và hai trung tâm đặt tại cộng đồng. Hồ sơ có thể bao gồm các mẫu đơn tiếp nhận khách hàng, mẫu đơn xuất viện, bản tường thuật hoạt động, phiếu hỗ trợ nhà ở, giấy ủy quyền tiết lộ thông tin, thư từ và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên khách hàng, thông tin nhận dạng, các dịch vụ đã sử dụng, các trường hợp giới thiệu, ghi chú trường hợp, hỗ trợ nhà ở/tiền thuê nhà được cung cấp, chữ ký và ngày tháng của người quản lý trường hợp, và các thông tin liên quan khác.
Lưu trữ: Lưu trữ 5 years after vụ việc kết thúc. (2003-0038/020)
Hồ sơ quản lý tài trợ (OSCP7-013) : Hồ sơ ghi lại việc quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Báo giá không chính thức (OSCP7-010(a) và OSCP7-010(b)) : Tài liệu yêu cầu báo giá cho các giao dịch mua không yêu cầu đấu thầu cạnh tranh (dưới 50.000 đô la và không liên quan đến xây dựng vốn) như được quy định trong PCRB 10.120. Hồ sơ bao gồm biên bản bằng văn bản của mỗi báo giá, biểu mẫu tổng hợp báo giá (PD44) và yêu cầu mua hàng (RX30). Thông tin bao gồm tên và địa chỉ nhà cung cấp, tên người liên hệ của nhà cung cấp, giá báo giá và ngày giao hàng, ngày báo giá và thời hạn hiệu lực của báo giá, điều khoản và thông số kỹ thuật của các mặt hàng được báo giá.
Thời gian lưu giữ: Trích dẫn yêu cầu OSCP7-010(a): lưu giữ 3 năm; Trích dẫn khác OSCP7-010(b): lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Biên bản cuộc họp, Nhân viên (OSCP7-004) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp có sự tham gia của nhân viên trung tâm nguồn lực gia đình mà không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ không giới thiệu dịch vụ (OSCP7-007) : Tài liệu ghi nhận những khách hàng được giới thiệu trực tiếp đến các nhà cung cấp dịch vụ mà không thông qua quản lý trường hợp của Touchstone. Hồ sơ bao gồm tờ thông tin và giấy giới thiệu.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (2003-0038/022)
Hồ sơ Kế hoạch (OSCP7-009) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển tuyên ngôn sứ mệnh cũng như mục tiêu công việc của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Thư từ trao đổi với nhà cung cấp (OSCP7-006) : Tài liệu thuộc bộ này ghi lại các thông tin liên lạc thường xuyên giữa nhân viên Touchstone và các nhà cung cấp dịch vụ giới thiệu. Hồ sơ bao gồm thư đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú, chuyển tiếp, xác nhận, thông báo về các hoạt động cộng đồng, hồ sơ gây quỹ từ thiện, yêu cầu thông tin hoặc ấn phẩm thường xuyên, tài liệu đính kèm và phụ lục.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ khách hàng Touchstone (OSCP7-005) : Tài liệu ghi lại các dịch vụ quản lý trường hợp cho các gia đình. Chương trình được thực hiện tại trường học và cung cấp các buổi họp nhóm và dịch vụ giới thiệu. Bao gồm ghi chú trường hợp ghi lại các dịch vụ đã cung cấp, bảng mục tiêu gia đình, biểu mẫu tiếp nhận và đánh giá, kế hoạch trường hợp, biểu mẫu cho phép tiết lộ thông tin, bản sao kế hoạch giáo dục, hồ sơ thanh toán và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 years after hành động cuối cùng. (2003-0038/021)