Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (FM5-007) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên người quản lý ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Biên bản cuộc họp, Cơ quan quản lý (FM5-006) : Hồ sơ ghi lại diễn biến của bất kỳ cuộc họp định kỳ, đặc biệt, phiên họp kín hoặc cuộc họp khẩn cấp nào của bất kỳ cơ quan quản lý nào, như được mô tả trong ORS 192.610 đến 192.690, thuộc thẩm quyền của cơ quan. Thông thường, các cơ quan này bao gồm các hội đồng, ủy ban, hội đồng tư vấn, nhóm đặc nhiệm và các nhóm tương tự. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm và thư từ, biên bản ghi nhớ quan trọng.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Biên bản cuộc họp, Nhân viên (FM5-004) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))
Sổ tay Chính sách và Quy trình (FM5-008) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after được thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Hồ sơ nhận dạng bằng ảnh (FM5-009) : Tài liệu thuộc loạt hồ sơ này ghi lại các đơn xin cấp giấy tờ nhận dạng bằng ảnh và các hồ sơ khác được sử dụng để xác định danh tính nhân viên. Có thể bao gồm ảnh chụp cho thẻ căn cước, ảnh giấy phép lái xe và các thông tin khác như tên, ngày sinh, mô tả ngoại hình, số định danh và các dữ liệu khác.
Giữ lại: giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-160(21))