Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ quản lý hợp đồng (FM4-003) : Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng Quản lý Cơ sở vật chất và Tài sản. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên lai thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Giấy chứng nhận bảo hiểm nhà thầu (FM4-004) : Giấy chứng nhận chứng minh nhà thầu có bảo hiểm cần thiết cho công việc mà họ nhận thầu. Giấy chứng nhận thể hiện tên và địa chỉ nhà thầu, loại hình kinh doanh, số tiền bảo hiểm, thời hạn bảo hiểm và các thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after bị thay thế hoặc hết hạn. (MOAR 166-150-0200 (1))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thời gian lưu giữ: Yêu cầu trích dẫn: lưu giữ 3 năm; các trích dẫn khác: lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ mua hàng (FM4-002) : Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà quận đã mua. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, phiếu yêu cầu, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng in ấn, thỏa thuận khung và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ vận chuyển (FM4-010) : Hồ sơ ghi lại việc gửi hoặc nhận các lô hàng tài sản tại kho của cơ sở. Hồ sơ bao gồm bản sao lệnh làm việc, báo cáo vận chuyển, phiếu đóng gói và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 3 năm. (2007-0015/011)
Hồ sơ sử dụng (FM4-005) : Hồ sơ ghi chép việc quận sử dụng chương trình Doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu của người thiểu số, phụ nữ và doanh nghiệp mới nổi (MWESB). Bao gồm bảng tính, báo cáo thống kê và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm số lượng nhà thầu MWESB được sử dụng, tổng số việc làm, số tiền hợp đồng, tổng số tiền hợp đồng, sự thay đổi theo thời gian và các thông tin liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 20 năm. (2007-0015/010)
Hồ sơ kiểm kê kho (FM4-008) : Hồ sơ kiểm kê tài sản tiêu hao được lưu giữ trong kho của bộ phận Cơ sở vật chất. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ này áp dụng cho việc kiểm kê tài sản định kỳ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (18))
Hồ sơ xử lý tài sản kho (FM4-009) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại vị trí, mục đích sử dụng và việc chuyển giao tài sản kho. Hồ sơ có thể bao gồm bản sao danh sách hàng tồn kho, yêu cầu và thông báo xử lý tài sản, mẫu đơn chuyển giao tài sản, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0110 (18))