Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Ủy ban (MCSO8-001): Hồ sơ ghi lại tư cách thành viên và sự tham gia của Cảnh sát trưởng Quận (thường là với tư cách thành viên đương nhiên) vào các ủy ban và tổ chức cấp quận và chuyên nghiệp khác nhau. Hồ sơ bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, lịch trình, thư từ, biên bản cuộc họp và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thư từ của Văn phòng Cảnh sát trưởng Quận (MCSO8-002): Thư từ, bản ghi nhớ và các hồ sơ tương tự ghi lại và bổ sung thông tin quan trọng cho chương trình hoặc trách nhiệm chức năng chính của Văn phòng Cảnh sát trưởng Quận (bao gồm cả phó cảnh sát trưởng quận). Bao gồm thư đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú và các hồ sơ khác liên quan đến các chương trình cụ thể hoặc chức năng chính.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ vụ án (MCSO8-003): Tài liệu về các vụ án liên quan đến Văn phòng Cảnh sát trưởng. Được sử dụng làm tài liệu tham khảo và làm cơ sở cho các vấn đề đang tiếp diễn. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tóm tắt pháp lý và tài liệu hỗ trợ, biên bản và lệnh của tòa án, bằng chứng, ghi chú nghiên cứu và tài liệu nền, thư từ liên quan và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ lựa chọn địa điểm xây dựng (MCSO8-005) : Tài liệu ghi lại sự tham gia của Văn phòng Cảnh sát trưởng trong quá trình lựa chọn địa điểm xây dựng các cơ sở giam giữ. Bao gồm các hồ sơ ghi lại quá trình lập kế hoạch, sự tham gia của công chúng, xây dựng và sử dụng. Hầu hết các hồ sơ hiện có đều ghi lại việc lựa chọn địa điểm xây dựng Nhà tù Wapato. Hồ sơ bao gồm hồ sơ của Ủy ban Tư vấn Lựa chọn Địa điểm, hồ sơ diễn đàn công cộng, bản sao sơ đồ địa điểm, hồ sơ quy hoạch sử dụng đất, báo cáo xây dựng, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 25 năm. (2007-0017/034, Hết hạn: 01/04/2012)
Phim (MCSO8-014): Loạt phim ghi lại những sự kiện quan trọng trong lịch sử Sở Cảnh sát trưởng. Bao gồm các phim 16mm và 8mm. Một phim có nhãn "Trận lụt Vanport". Hồ sơ hiện đang được lưu giữ tại Tòa nhà Hansen.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (41))
Biên bản cuộc họp nội bộ của các quản lý (MCSO8-006): Hồ sơ ghi lại các cuộc họp của các nhóm quản lý thuộc các bộ phận khác nhau. Các cuộc họp nhân viên định kỳ này thảo luận về các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và quy trình hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Ý kiến pháp lý (MCSO8-007): Ý kiến chính thức do văn phòng luật sư quận đưa ra cho Văn phòng Cảnh sát trưởng. Tài liệu này ghi lại lý do cho chính sách và duy trì tính nhất quán trong các vấn đề liên quan. Thông tin thường bao gồm ngày tháng, bộ phận yêu cầu ý kiến và nội dung của ý kiến.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0030 (5))
Hồ sơ theo dõi lập pháp (MCSO8-008): Chuỗi hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Ảnh chụp (MCSO8-012): Bộ ảnh này cung cấp tài liệu hình ảnh về nhân viên, sự kiện, tòa nhà và thiết bị của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Hồ sơ bao gồm ảnh đen trắng, ảnh màu và phim âm bản. Một số tài liệu đã được lập chỉ mục và nhận dạng. Hiện đang được lưu giữ tại Tòa nhà Hansen.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (41))
Tuyên bố và Chỉ thị Chính sách (MCSO8-009): Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, cẩm nang và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after được thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Thông cáo báo chí (MCSO8-010(a) và MCSO8-010(b)): Các tuyên bố, thông báo, bản ghi chép họp báo và các tài liệu tương tự được phát hành cho các phương tiện truyền thông. Chủ đề bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và các vấn đề khác. Cũng có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện hoặc hành động thường lệ được thực hiện trong phạm vi các chính sách hiện hành.
Lưu trữ: MCSO8-010(a) Chính sách và thông cáo báo chí/tin tức lịch sử: Lưu trữ vĩnh viễn; MCSO8-010(b) Thông cáo báo chí/tin tức thường lệ: Lưu trữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))
Yêu cầu hồ sơ công khai (MCSO8-011): Hồ sơ ghi lại các yêu cầu tiết lộ hồ sơ công khai và cung cấp bản ghi về các phản hồi. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu tiết lộ, loại hồ sơ được yêu cầu, nhật ký yêu cầu, phê duyệt, từ chối, bản sao đơn kiến nghị gửi đến Văn phòng Công tố Quận để xem xét lại việc từ chối tiết lộ, Lệnh của Văn phòng Công tố Quận về việc chấp thuận hoặc từ chối tiết lộ, thư từ và các tài liệu liên quan. Loại yêu cầu phổ biến nhất là ảnh chụp tội phạm.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0095 (13))
Sổ lưu niệm (MCSO8-013): Bộ sưu tập ghi lại những sự kiện quan trọng trong lịch sử Sở Cảnh sát trưởng. Bao gồm các thông tin được đóng khung như ảnh, bài báo, tờ rơi và các tài liệu tương tự. Hiện đang được lưu giữ tại Tòa nhà Hansen.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (41))