Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (CA1-010): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn văn phòng. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ tư vấn (Ý kiến không chính thức) (CA1-002): Tài liệu ghi chép công việc tư vấn do Luật sư Quận thực hiện cho các phòng ban khác nhau của quận. Hồ sơ có thể bao gồm ghi chú nghiên cứu nền tảng và các hồ sơ liên quan, thư từ, ý kiến không chính thức, báo cáo và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 166-150-0030 (5))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (CA1-009): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách văn phòng trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Bảng chấm công nhân viên (CA1-013): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên văn phòng. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ y tế cá nhân của nhân viên (CA1-019(a) và CA1-019(b)): Thông tin y tế của nhân viên phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế, thông tin bồi thường tai nạn lao động, khám sức khỏe, kết quả xét nghiệm ma túy và rượu, giấy tờ tiêm chủng (bao gồm cả hồ sơ tiêm phòng COVID-19), các yêu cầu y tế và đánh giá của bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe thể chất hoặc tâm thần khác, bất kỳ giấy tờ xin nghỉ phép y tế nào bao gồm lý do y tế cho việc nghỉ phép, và bất kỳ loại thông tin tương tự nào khác.
Lưu giữ: CA1-019(a) Hồ sơ phơi nhiễm nguy hiểm và tiêm chủng: lưu giữ 30 years after rời nhiệm sở; CA1-019(b) Tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 years after rời nhiệm sở. (MOAR 166-150-0160 (9))
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (CA1-014(a) và CA1-014(b)): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải là tình nguyện viên. Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các hành động nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp đánh giá, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, các hành động kỷ luật, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: CA1-014(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; CA1-014(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc [hồ sơ nhân sự của từng nhân viên sẽ được loại bỏ định kỳ theo quy định của chính sách Phòng Nhân sự]. (MOAR 166-150-0160 (10))
Ý kiến pháp lý (CA1-003): Ý kiến chính thức do văn phòng luật sư quận đưa ra cho các phòng ban của quận hoặc hội đồng ủy viên quận. Tài liệu này ghi lại lý do cho chính sách và duy trì tính nhất quán trong các vấn đề liên quan. Thông tin thường bao gồm ngày tháng, phòng ban yêu cầu thông tin và nội dung của ý kiến.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0030 (5))
Hồ sơ hỗ trợ pháp lý (CA1-020): Tài liệu ghi chép cung cấp cơ sở pháp lý và hỗ trợ cho các vấn đề quan trọng. Bao gồm các vấn đề liên quan đến Bộ phận Vận tải.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0030 (5))
Hồ sơ theo dõi lập pháp (CA1-017): Loạt hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của văn phòng. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm . (OAR 166-150-0005 (14))
Hồ sơ vụ kiện (CA1-001): Tài liệu về các vụ kiện đang chờ giải quyết và đã kết thúc do và chống lại quận. Hồ sơ khác nhau tùy theo loại vụ kiện, nhưng thường bao gồm đơn khiếu nại, giấy triệu tập, báo cáo điều tra, ghi chú của luật sư, lệnh và phán quyết, quyết định, đơn kiện, báo cáo y tế, băng ghi âm và video, ảnh, tài liệu nghiên cứu, kháng cáo và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 15 years after vụ việc kết thúc. (MOAR 166-150-0030 (1,2,4))
Báo cáo quản lý tiền lương (CA1-018): Các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng cho việc lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tổng hợp sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và các dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động, và các danh mục khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0155 (8))
Hồ sơ mua hàng (CA1-011): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà văn phòng đã mua. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (CA1-015): Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong văn phòng. Thường bao gồm thông báo tuyển dụng, danh sách ứng viên, hồ sơ quảng cáo vị trí, hồ sơ thi công chức và các kỳ thi khác, bản mô tả chức danh, bảng thống kê về chính sách ưu đãi, câu hỏi phỏng vấn, băng video, thông tin điều tra lý lịch ứng viên, mẫu đơn ủy quyền vị trí, chứng nhận đủ điều kiện, mẫu đơn xác minh tư cách làm việc và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0160 (23))
Biên bản cuộc họp nhân viên (CA1-016): Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Thông báo khiếu nại bồi thường thiệt hại (CA1-004): Hồ sơ ghi lại thông báo đã gửi cho quận về các vụ kiện tiềm năng chống lại quận. ORS 30.275 yêu cầu các thông báo này phải được nộp cho quận trước khi người khiếu nại tiềm năng có thể khởi kiện một số vụ án nhất định chống lại quận.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after kết thúc yêu cầu bồi thường. (OAR 166-150-0030 (6))
Hồ sơ chi phí đi lại (CA1-012): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến chi phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi lại, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))