Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ công nợ phải trả (PLAN1-018): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, bản in kèm số chứng từ và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm số hóa đơn và số tiền, số biên nhận, số đơn đặt hàng, số chứng từ, chữ ký và ngày phê duyệt, và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Bộ ảnh chụp từ trên không (PLAN1-020): Bộ ảnh này cung cấp tài liệu trực quan về những thay đổi đối với đất đai của quận do quá trình phát triển và các thảm họa tự nhiên và nhân tạo gây ra. Các bức ảnh được chụp định kỳ dọc theo một loạt đường bay để bao phủ toàn bộ hoặc một phần của quận. Chúng thường bao gồm số hiệu đường bay hoặc khu vực, phạm vi và phân khu; thể hiện các đặc điểm tự nhiên và nhân tạo; và được in đen trắng hoặc màu, chủ yếu theo tỷ lệ 1":200'. Một chỉ mục theo từng góc phần tư được bao gồm.
Lưu trữ: Lưu trữ vĩnh viễn. (MCHI)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (PLAN1-042): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên cán bộ ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ xem xét giấy phép xây dựng (PLAN1-028): Tài liệu ghi lại quá trình xem xét tuân thủ quy hoạch và phê duyệt/từ chối cấp giấy phép xây dựng do các cơ quan khác cấp trong Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm mô tả giấy phép, số tài khoản thuế, mô tả sổ thuế, địa chỉ bất động sản, quy hoạch, số hồ sơ quy hoạch, ngày và chữ viết tắt của người xem xét (đất đai, quy hoạch, quy hoạch, thiết kế, quyền sử dụng đường và kiểm tra hiện trường cuối cùng), và các thông tin liên quan. Tài liệu hỗ trợ có thể bao gồm bản đồ lô đất, bản in thông tin tài khoản thuế, bản sao giấy phép, sơ đồ mặt bằng, thư từ và các hồ sơ tương tự. Bao gồm một bộ Thẻ vị trí giấy phép xây dựng (từ năm 1965 đến nay) cung cấp thông tin tóm tắt vị trí của tất cả các giấy phép xây dựng đã được phê duyệt.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-107-0010 (6))
Sổ ghi chép hồ sơ (PLAN1-026): Ghi lại tất cả các hồ sơ hành động quy hoạch được bộ phận này lập. Các mục được sắp xếp theo loại hồ sơ và hiển thị số hồ sơ, ngày xét xử, loại nhân viên, người nộp đơn, địa điểm và mô tả.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (2001-0030/001)
Hồ sơ vụ việc thực thi quy định (PLAN1-023): Tài liệu ghi lại các cuộc điều tra về các vi phạm có thể xảy ra đối với quy định quy hoạch của quận. Hồ sơ bao gồm yêu cầu kiểm tra, bản đồ vị trí, bản in thửa đất, thông báo vi phạm, ghi chú công việc và điện thoại, thư từ, đánh giá và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm vị trí tài sản, mô tả pháp lý, người nộp đơn khiếu nại, cáo buộc vi phạm và kết quả điều tra.
Lưu trữ: Lưu trữ 10 years after vụ việc kết thúc. (2001-00030/002)
Hồ sơ Kế hoạch Khung Tổng thể (PLAN1-030): Tài liệu thuộc loạt hồ sơ này ghi lại quá trình xây dựng và sửa đổi kế hoạch sử dụng đất trong phạm vi quận. Kế hoạch bao gồm thông tin cơ bản về chủ đề; tài liệu hỗ trợ như bản đồ, biểu đồ và sơ đồ; và mô tả bằng văn bản về từng khía cạnh của kế hoạch và cách thức thực hiện. Hồ sơ bao gồm Kế hoạch Khung Tổng thể của Quận kèm theo các sửa đổi, kế hoạch cộng đồng, bản dự thảo kế hoạch, bản tóm tắt kế hoạch, báo cáo và thư từ liên quan, tài liệu nền, bản đồ, ảnh và slide, biên bản các phiên điều trần công khai, biên bản đánh giá định kỳ, báo cáo của nhân viên và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0165 (1))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (PLAN1-036): Ghi chép việc tiếp nhận và xem xét tất cả các hợp đồng liên quan đến bộ phận. Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng, phụ lục hợp đồng và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/04/2018
Thông báo tiền gửi (PLAN1-019): Ghi chép các khoản tiền đã nhận và gửi vào tài khoản của bộ phận. Bao gồm bản sao sổ nhật ký nhận tiền mặt, bản sao séc hoặc lệnh chuyển tiền, danh sách kiểm tra tiền gửi, cuộn giấy ghi nhận, phiếu gửi tiền và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên ngân hàng, ngày, số tiền gửi, thông tin tài khoản/quỹ và chữ ký.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0210 (2))
Hồ sơ yêu cầu chi phí của nhân viên (PLAN1-037): Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến chi phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))
Bảng chấm công nhân viên (PLAN1-035): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Báo cáo về việc sử dụng đất nông nghiệp độc quyền và sử dụng rừng thương mại (PLAN1-027): Báo cáo được nộp cho Ủy ban Bảo tồn và Phát triển Đất đai theo yêu cầu của ORS 197.065. Báo cáo bao gồm giấy chứng nhận tính chính xác, tóm tắt các đơn xin xây nhà ở và phân chia đất trong khu vực EFU/CFU, danh sách hồ sơ, tóm tắt quyết định cho tất cả các trường hợp EFU/CFU và thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (2001-00030/003)
Hồ sơ Yêu cầu Quay phim và Video (PLAN1-016): Hồ sơ ghi lại hoạt động quảng bá và đàm phán của quận về việc sử dụng các địa điểm của quận cho các sản phẩm phim hoặc video. Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng, yêu cầu quay phim/video, bản tin, thư từ, danh sách đoàn làm phim và nhà cung cấp, bản sao kịch bản và các hồ sơ liên quan. Đây là một chương trình đã ngừng hoạt động.
Lưu trữ: Hủy bỏ. (2001-00030/004)
Hồ sơ xin giấy phép sử dụng nhà di động vì lý do sức khỏe (PLAN1-033): Hồ sơ xin phép sử dụng nhà di động trên khu đất làm nơi cư trú thứ hai do tình trạng sức khỏe đã được xác minh. Giấy phép được gia hạn hàng năm. Hồ sơ bao gồm đơn xin phép, giấy chứng nhận/chẩn đoán của bác sĩ và các tài liệu hỗ trợ liên quan. Thông tin bao gồm tên, vị trí bất động sản, mục đích sử dụng của công trình, điều kiện đặc biệt, đánh giá của bộ phận, biên lai phí và các thông tin liên quan khác.
Lưu trữ: Lưu trữ 5 years after vụ việc kết thúc. (2001-00030/005)
Hồ sơ của Cán bộ thụ lý khiếu nại (PLAN1-014): Hồ sơ ghi lại các khiếu nại gửi đến cán bộ thụ lý khiếu nại của bộ phận và các quyết định được đưa ra liên quan đến các trường hợp ngoại lệ và thay đổi đối với quy định về quy hoạch đô thị và kế hoạch tổng thể. Hồ sơ bao gồm biên bản phiên điều trần, chương trình nghị sự phiên điều trần, nhật ký phiên điều trần, quyết định của cán bộ, quyết định hành chính, báo cáo của nhân viên, tài liệu đính kèm và bản ghi âm phiên điều trần. Trong một số hồ sơ sau năm 1992, biên bản của cán bộ thụ lý khiếu nại được kết hợp với biên bản của Ủy ban Quy hoạch.
Lưu trữ: Bản ghi âm: lưu giữ 1 year after sao chép hoặc tóm tắt; các hồ sơ khác: lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0165 (8))
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (PLAN1-017(a) và PLAN1-017(b)): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải tình nguyện viên tại bộ phận. Thường được lưu giữ dưới dạng hồ sơ vụ việc. Có thể bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ hành động nhân sự, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu suất và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên.
Lưu giữ: PLAN1-017(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định trong hợp đồng công đoàn; PLAN1-017(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10))
Hồ sơ vụ việc phân chia đất đai (PLAN1-043): Tài liệu ghi lại việc phân chia đất đai bằng cách chia tách hoặc phân lô. Hồ sơ bao gồm đơn xin, vị trí địa điểm, mô tả yêu cầu, sơ đồ địa điểm, báo cáo của nhân viên, hồ sơ kháng cáo và điều trần, tuyên bố quyết định, bản đồ và các tài liệu hỗ trợ khác, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-119-0010 (18,21))
Ý kiến pháp lý (PLAN1-029): Ý kiến chính thức do Luật sư Quận hoặc Luật sư Huyện đưa ra về các vấn đề quy hoạch sử dụng đất và phân vùng. Tài liệu này ghi lại lý do cho các chính sách và duy trì tính nhất quán trong các vấn đề liên quan. Thông tin thường bao gồm ngày tháng, bộ phận yêu cầu ý kiến và nội dung ý kiến.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0030 (5))
Ảnh chụp địa điểm (PLAN1-015): Ảnh ghép ghi lại các địa điểm khác nhau trong quận, thích hợp để sử dụng trong phim điện ảnh hoặc truyền hình. Bao gồm ảnh ghép màu và thông tin nhận dạng về địa điểm và tên địa điểm. Được sắp xếp theo loại địa điểm. Chương trình này đã ngừng hoạt động.
Lưu trữ: Hủy bỏ. (2001-00030/006)
Hồ sơ cuộc họp Ủy ban Quy hoạch (PLAN1-003): Tài liệu này ghi lại các cuộc thảo luận và hoạt động của ủy ban quy hoạch quận như được ghi trong biên bản và chương trình nghị sự. Hồ sơ bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, bản ghi âm (ở nhiều định dạng khác nhau bao gồm bản ghi âm, băng cassette, băng ghi âm kỹ thuật số) và các tài liệu đính kèm. Bao gồm hồ sơ cuộc họp của Hội đồng Điều chỉnh (1955-1977). Các chủ đề được thảo luận bao gồm việc tạo lập, sửa đổi và kháng cáo các quy định về quy hoạch đô thị và luật sử dụng đất của quận; các kế hoạch tổng thể của quận; và việc bầu cử hoặc bổ nhiệm các thành viên ủy ban quy hoạch.
Lưu trữ: Bản ghi cuộc họp: lưu giữ 1 năm nếu được phiên âm hoặc tóm tắt; các hồ sơ khác: lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (17))
Bản đồ quy hoạch (PLAN1-021): Hồ sơ cung cấp hình ảnh trực quan về quận và các công trình xây dựng trên đất của quận. Bản đồ có kích thước, tỷ lệ và nội dung khác nhau, được tạo ra bởi Phòng Quy hoạch, các phòng ban khác của quận và các nguồn chính phủ và tư nhân khác. Nội dung có thể khác nhau, nhưng nhìn chung cung cấp thông tin tham khảo cho các chức năng do phòng thực hiện.
Lưu giữ: Bản sao sơ bộ hoặc bản sao làm việc: lưu giữ cho đến khi không còn cần thiết; bản đồ do bộ phận tạo ra: lưu giữ vĩnh viễn; các bản đồ khác: lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0170 (5))
Báo cáo, Nghiên cứu và Ấn phẩm Quy hoạch (PLAN1-022(a) và PLAN1-022(b)): Tài liệu bao gồm các báo cáo, nghiên cứu, quy hoạch tổng thể và ấn phẩm do Sở Quy hoạch và các đơn vị khác phát triển để hỗ trợ và thiết lập các quyết định chính sách, thúc đẩy các mục tiêu và nhiệm vụ của khu vực, hoặc cung cấp thông tin công cộng. Bao gồm các báo cáo, nghiên cứu khả thi, kiểm kê tài nguyên, quy hoạch tổng thể, quy hoạch toàn diện, ấn phẩm, tài liệu quảng cáo và các tài liệu khác.
Lưu giữ: PLAN1-022(a) Các báo cáo, nghiên cứu và ấn phẩm do bộ phận tạo ra: lưu giữ vĩnh viễn; PLAN1-022(b) Các hồ sơ khác được lưu giữ cho mục đích tham khảo: lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0005 (30,31))
Hồ sơ mua hàng (PLAN1-034): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà bộ phận đã mua. Hầu hết thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống SAP. Bao gồm báo giá, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế và các hồ sơ liên quan. Hầu hết thông tin bản cứng cuối cùng sẽ được tích hợp vào hồ sơ phải trả của nhà cung cấp.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Kiểm kê đường sá (PLAN1-044): Tài liệu ghi chép về các tuyến đường thuộc sở hữu và quản lý của quận. Bao gồm cả thông tin hiện tại và lịch sử. Hồ sơ bao gồm Kiểm kê Hệ thống Đường bộ, cơ sở dữ liệu về các tuyến đường hiển thị tên đường, tên khác, vị trí và thông tin liên quan; và các tài liệu hỗ trợ.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0205 (3))
Biên bản cuộc họp nhân viên (PLAN1-038): Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Thẻ Khu vực Đô thị Bỏ túi (PLAN1-024): Tài liệu ghi lại các hành động phân chia khu vực đô thị có điều kiện đặc biệt bên trong các khu vực khác. Trách nhiệm quy hoạch đối với các khu vực này sẽ được chuyển giao cho Portland, Gresham và Troutdale vào năm 2002. Thẻ hiển thị vị trí, chủ sở hữu, địa chỉ, mục đích sử dụng, các điều kiện áp đặt, số tham chiếu vụ việc, ngày tháng, phê duyệt/từ chối và thông tin liên quan. Có thể bao gồm bản sao vi phim của hồ sơ vụ việc.
Giữ lại: Chuyển đến Portland, Gresham hoặc Troutdale theo thỏa thuận. (2001-0030/007)
Hồ sơ vụ việc quy hoạch (PLAN1-002): Hồ sơ vụ việc ghi lại các hành động được thực hiện bởi bộ phận để tạo lập, thay đổi, sửa đổi, miễn trừ hoặc quy định việc sử dụng đất trong phạm vi thẩm quyền của mình. Hồ sơ khác nhau tùy theo loại vụ việc nhưng nhìn chung bao gồm trang tóm tắt vụ việc, đơn xin hành động, báo cáo của nhân viên, thông báo công khai, tài liệu nền và thư từ liên quan, quyết định hoặc báo cáo về hành động được thực hiện bởi bộ phận, hồ sơ phiên điều trần và kháng cáo, hồ sơ vụ việc của Hội đồng Kháng cáo Sử dụng Đất, bản sao biên lai và khoản thanh toán phí, mô tả tài sản và các tài liệu hỗ trợ khác. Bao gồm một bộ vi phim hồ sơ cho các vụ việc (ngoại trừ các vụ việc phân chia đất đai) từ năm 1955-1977. Cũng bao gồm một bộ Thẻ Hành động Sử dụng Đất (1955-nay) cung cấp thông tin tóm tắt về từng hành động riêng lẻ.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0165 (17))
Bản đồ phân vùng (PLAN1-001): Bộ bản đồ thể hiện quy hoạch phân vùng của quận có hiệu lực khi các quy định phân vùng quan trọng của quận được thông qua. Bao gồm các bản đồ với kích thước và tỷ lệ khác nhau, thể hiện ranh giới các khu vực trên bản đồ nền của quận. Từ năm 1996, một số thông tin này được lưu trữ trong Hệ thống GIS Quy hoạch. LUP duy trì kho lưu trữ tất cả các bộ bản đồ phân vùng.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0165 (17) VÀ MCHI)
Quy định về phân vùng (PLAN1-031): Quy định về phân vùng của Quận Multnomah là một phần của Bộ luật Quận Multnomah, cùng với Bản đồ phân vùng, quy định loại hình phát triển nào là phù hợp ở các khu vực khác nhau của Quận Multnomah. Bản đồ phân vùng của Quận Multnomah là một phần không thể thiếu để xác định các quy định áp dụng cho từng bất động sản cụ thể. Hồ sơ bao gồm các bản sao hiện hành và đã được thay thế của quy định về phân vùng và các tài liệu hỗ trợ.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0165 (17))
Tài liệu trình chiếu về quy hoạch (PLAN1-013): Khoảng 80.000 slide được sử dụng để hỗ trợ hồ sơ vụ việc liên quan đến quy hoạch, điều tra vi phạm quy hoạch, các phiên điều trần của Ủy ban Quy hoạch, các phiên điều trần hành chính và các bài thuyết trình cũng như nghiên cứu khác của bộ phận. Bộ tài liệu gồm các slide màu được đánh dấu bằng thông tin tóm tắt (thường là ngày, địa điểm và một số tham chiếu vụ việc). Các slide được lập chỉ mục. Từ năm 1998, các slide đã được thay thế bằng hình ảnh kỹ thuật số được lưu trữ trực tuyến.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0165 (17))
Giấy phép sử dụng đặc biệt theo quy hoạch (PLAN1-008): Hồ sơ ghi lại quy trình cấp phép sử dụng đất trong một khu vực quy hoạch nhất định theo những cách không phù hợp với yêu cầu của quy hoạch đó. Các loại hình sử dụng bao gồm mỏ lộ thiên, cửa hàng đồ cũ, bến neo đậu tàu thuyền, biển quảng cáo, bãi phế liệu ô tô, nhà dưỡng lão và các doanh nghiệp kinh doanh trên đường phố. Bao gồm một bộ Thẻ Giấy phép Sử dụng Đặc biệt và Không Phù hợp (1965-nay) tóm tắt các hành động liên quan đến các bất động sản này.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (2001-0030/008)