Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Công văn hành chính (DA1-009): Thư từ, công văn và các hồ sơ tương tự ghi chép và bổ sung thông tin quan trọng cho chương trình hoặc trách nhiệm chức năng chính của văn phòng. Bao gồm thư đã gửi và nhận, công văn, ghi chú và các hồ sơ khác liên quan đến các chương trình cụ thể hoặc chức năng chính.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DA1-005): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của Văn phòng Công tố viên Quận trình lên Hội đồng Ủy viên Quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ cuộc họp của Ủy ban và Nhóm đặc nhiệm (DA1-001): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng, ủy ban, nhóm đặc nhiệm, ban cố vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710), mà Văn phòng Biện lý Quận lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan. Một số ví dụ về các nhóm bao gồm Sáng kiến Phòng chống Ma túy Khu vực, Nhóm Đặc nhiệm Chống Tội phạm, Nhóm Đặc nhiệm Chống Bạo lực Súng đạn Thanh thiếu niên và Nhóm Đặc nhiệm Chống Tội phạm Ma túy có Tổ chức Khu vực.
Lưu giữ: Bản ghi âm hoặc ghi hình: Lưu giữ 1 year after biên bản được lập; Các hồ sơ khác: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ hội nghị và hội thảo (DA1-006): Hồ sơ ghi lại việc tham dự hoặc phát triển các hội thảo, hội nghị, khóa học, đại hội và các cuộc họp tương tự. Có thể do Văn phòng Biện lý Quận hoặc một tổ chức khác tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (36,37))
Hồ sơ Chứng nhận Giáo dục Pháp lý Liên tục (DA1-010): Hồ sơ ghi lại các khóa đào tạo được cung cấp cho luật sư Văn phòng Biện lý Quận để đáp ứng các yêu cầu giáo dục thường xuyên của Hiệp hội Luật sư tiểu bang. Tín chỉ đào tạo có giá trị trong ba năm. Mỗi khóa đào tạo được lưu giữ dưới dạng một nhóm hồ sơ bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, video các buổi học và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thư từ của Văn phòng Công tố Quận (DA1-012): Thư từ, bản ghi nhớ và các hồ sơ tương tự nêu rõ hoặc tạo cơ sở cho chính sách, thiết lập các tiền lệ quan trọng hoặc ghi lại các sự kiện lịch sử liên quan đến tổ chức hoặc hoạt động của Văn phòng Công tố Quận. Bao gồm thư đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ tài trợ (DA1-004(a) và DA1-004(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ được Văn phòng Biện lý Quận nhận và quản lý. Hầu hết các khoản tài trợ được tài trợ bởi chính phủ liên bang theo các chương trình của Bộ Tư pháp Hoa Kỳ, nhưng một số được tài trợ theo các chương trình liên bang, tiểu bang và phi lợi nhuận khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn xin tài trợ bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DA1-004(a) Đơn đăng ký ban đầu, các sửa đổi và báo cáo tài chính, hiệu suất hoặc báo cáo cuối cùng hàng năm: Lưu giữ vĩnh viễn; DA1-004(b) các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ cuộc họp, Nhân viên (DA1-002): Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các hồ sơ này bao gồm các cuộc họp nhân viên thường kỳ liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành, cũng như các cuộc họp khác mà văn phòng tham dự nhưng không phải là người lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ thành viên chuyên nghiệp (DA1-007): Hồ sơ ghi lại tư cách thành viên và các hoạt động của cá nhân được trả phí bởi tổ chức hoặc cơ quan trong các tổ chức chuyên nghiệp.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0005 (28))
Báo cáo và Nghiên cứu (DA1-003): Bao gồm các báo cáo và nghiên cứu bằng văn bản và số liệu thống kê có giá trị nghiên cứu hành chính dài hạn, bao gồm các báo cáo định kỳ do các quan chức và nhân viên lập ra và các báo cáo hoặc nghiên cứu nhận được từ các nhà tư vấn. Các báo cáo có hình thức và nội dung khác nhau, nhưng thường liên quan đến các vấn đề về công lý cộng đồng và thực thi pháp luật.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ Dự án Nghiên cứu (DA1-011(a) và DA1-011(b): Hồ sơ ghi lại quá trình nghiên cứu do Văn phòng Công tố Quận thực hiện. Bao gồm ghi chú công việc, tài liệu tham khảo, tóm tắt, báo cáo dự thảo và báo cáo cuối cùng, và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: DA1-011(a) Báo cáo: lưu giữ vĩnh viễn; DA1-011(b) các hồ sơ khác: lưu giữ 5 years after dự án hoàn thành. (MOAR 166-150-0005 (31))
Bài phát biểu và bài viết (DA1-008): Hồ sơ ghi lại các bài phát biểu hoặc bài viết do Công tố viên quận chuẩn bị để trình bày hoặc công bố. Bao gồm văn bản bài phát biểu, bài viết và tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (30))