Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (DA2-004): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của cơ quan. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, bản in kèm số chứng từ và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm số hóa đơn và số tiền, số chứng từ biên nhận, số đơn đặt hàng, số chứng từ, chữ ký và ngày phê duyệt, và các thông tin liên quan. Phần lớn thông tin này hiện đang được lưu trữ trong hệ thống MERLIN/SAP.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu (DA2-020): Hồ sơ ghi chép các khoản doanh thu mà nhà cung cấp, công dân, tổ chức, chính phủ và các bên khác nợ cơ quan, được ghi có vào các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ này cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, quyết định trao thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, ngày, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự. XEM THÊM Hồ sơ tài trợ bên dưới.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thu thập hoặc được coi là không thể thu thập được. (OAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ thanh toán (DA2-005): Hồ sơ ghi chép các khoản thu mà các phòng ban cấp quận và các tổ chức bên ngoài nợ cơ quan. Hồ sơ này cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, báo cáo thanh toán, thông tin tài liệu và giao dịch từ SAP, và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DA2-014(a) và DA2-014(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách văn phòng trình lên hội đồng quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: DA2-014(a) Ngân sách đã được thông qua: lưu giữ 10 năm; DA2-014(b) Hồ sơ chuẩn bị: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ Ủy ban Tư vấn Ngân sách Công dân (DA2-009): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của bất kỳ cuộc họp định kỳ, đặc biệt, phiên họp kín hoặc cuộc họp khẩn cấp nào của ủy ban. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm và thư từ, bản ghi nhớ quan trọng.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính (DA2-015(a) và DA2-015(b)): Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính ghi lại việc bảo trì hệ thống máy tính và được sử dụng để đảm bảo tuân thủ mọi bảo hành hoặc hợp đồng dịch vụ; lên lịch bảo trì định kỳ và chẩn đoán các sự cố hệ thống hoặc linh kiện; và ghi lại các bản sao lưu hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh mục thiết bị máy tính, báo cáo hiệu suất phần cứng, hồ sơ bảo trì linh kiện (hóa đơn, bảo hành, nhật ký bảo trì, thư từ, báo cáo bảo trì và các hồ sơ liên quan), báo cáo và quy trình sao lưu hệ thống, danh mục băng sao lưu và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DA2-015(a) Hồ sơ liên quan đến việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng hệ thống hoặc linh kiện: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống hoặc linh kiện; DA2-015(b) Hồ sơ liên quan đến việc sao lưu hồ sơ thường xuyên hoặc thiết yếu: Lưu giữ 1 year after bị thay thế hoặc lỗi thời. (OAR 166-150-0125 (1))
Tài liệu chương trình hệ thống máy tính (DA2-016(a) và DA2-016(b) và DA2-016(c)): Hồ sơ ghi lại việc thêm, sửa đổi hoặc xóa phần mềm khỏi hệ thống máy tính. Hồ sơ thường được chia thành sáu loại: 1) hồ sơ ghi lại hệ điều hành; 2) hồ sơ ghi lại việc tạo và sửa đổi các chương trình ứng dụng nội bộ; 3) hồ sơ ghi lại cấu trúc và hình thức của các tập dữ liệu; 4) hồ sơ ghi lại việc sử dụng các gói phần mềm thương mại; 5) hồ sơ ghi lại cấu trúc của hệ thống; và 6) hồ sơ ghi lại giao tiếp giữa các hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: tổng quan hệ thống, nhật ký vận hành, danh sách công việc, hướng dẫn sử dụng, nhật ký phát triển hệ thống, thông số kỹ thuật và thay đổi hệ thống (bao gồm mô tả bằng văn bản và sơ đồ), ghi chú chuyển đổi, nhật ký tập dữ liệu, danh mục tập dữ liệu, bố cục bản ghi tập dữ liệu, bản sao cứng của các bảng, từ điển dữ liệu, thư mục dữ liệu, nhật ký lập trình, thông số kỹ thuật và thay đổi chương trình, bố cục bản ghi, chế độ xem người dùng, tài liệu bảng chương trình điều khiển, danh sách chương trình, hướng dẫn sử dụng phần mềm thương mại và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DA2-016(a) Kế hoạch di chuyển: Lưu giữ cho đến khi được thay thế; DA2-016(b) Hồ sơ cấu trúc hệ thống: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống; DA2-016(c) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 2 years after hệ thống được thay thế. (OAR 166-150-0125 (2))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (DA2-013): Tài liệu ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu đối với tất cả các hợp đồng của Văn phòng Công tố Quận. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7c))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thông báo nộp tiền (DA2-006): Biên lai dùng để thanh toán các khoản chi phí không thuộc ngân sách quận và các khoản bồi thường tai nạn. Hồ sơ bao gồm biên lai ngân hàng, bản sao phiếu nộp tiền, báo cáo SAP hiển thị số chứng từ, bản sao séc và các chứng từ khác, cùng các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2,5))
Hồ sơ công tác phí của nhân viên (DA2-019) : Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc công tác phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))
Hồ sơ Kế toán Tài trợ (DA2-007): Hồ sơ ghi chép việc quản lý tài chính, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà bộ phận là người nhận tài trợ. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt, hồ sơ ghi chép việc phân bổ kinh phí, hợp đồng, báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after báo cáo tài chính cuối cùng được nộp và tài khoản được đóng. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ tài trợ (DA1-004(a) và DA1-004(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ được Văn phòng Biện lý Quận nhận và quản lý. Hầu hết các khoản tài trợ được tài trợ bởi chính phủ liên bang theo các chương trình của Bộ Tư pháp Hoa Kỳ, nhưng một số được tài trợ theo các chương trình liên bang, tiểu bang và phi lợi nhuận khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn xin tài trợ bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DA1-004(a) Đơn đăng ký ban đầu, các sửa đổi và báo cáo tài chính, hiệu suất hoặc báo cáo cuối cùng hàng năm: Lưu giữ vĩnh viễn; DA1-004(b) các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ nhân sự cá nhân (DA2-001): Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các quyết định về nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp đánh giá, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, các biện pháp kỷ luật, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ, hồ sơ tuyển dụng và lựa chọn, và các thông tin tương tự.
Lưu giữ: Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc (*Lưu giữ vô thời hạn theo yêu cầu của cơ quan*). (MOAR 166-150-0160 (10))
Hồ sơ Lập kế hoạch và Phát triển Hệ thống Thông tin (DA2-017(a) và DA2-017(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin. Mặc dù các hồ sơ này thường ghi lại các hệ thống thông tin được vi tính hóa, nhưng chúng cũng có thể ghi lại các hệ thống lưu trữ thủ công và hệ thống vi phim. Hồ sơ được sử dụng để đảm bảo rằng các hệ thống được lên kế hoạch sẽ giúp tổ chức hoàn thành sứ mệnh của mình, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các tiêu chuẩn thông tin đã được thông qua và tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có của tổ chức. Hồ sơ có thể khác nhau tùy theo mức độ tài liệu cần thiết cho mỗi hệ thống, nhưng có thể bao gồm các kế hoạch công nghệ thông tin, nghiên cứu khả thi, phân tích chi phí-lợi ích, nghiên cứu và khảo sát của tổ chức, hồ sơ dự án quản lý thông tin, thông số kỹ thuật và sửa đổi hệ thống, đánh giá phần mềm, đề xuất thành phần, tài liệu kỹ thuật, tài liệu và đề xuất của nhà cung cấp, và thư từ.
Giữ lại: DA2-017(a) Hệ thống đã triển khai: Giữ lại thời gian sử dụng của hệ thống; DA2-017(b) Hệ thống chưa triển khai: Giữ lại 3 năm. (OAR 166-150-0125 (8))
Báo cáo quản lý tiền lương (DA2-003): Các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng cho việc lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tổng hợp sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và các dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động, và các danh mục khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0155 (8))
Hồ sơ mua hàng (DA2-008): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà cơ quan đã mua. Hầu hết thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống SAP. Bao gồm báo giá, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế và các hồ sơ liên quan. Hầu hết thông tin bản cứng cuối cùng sẽ được tích hợp vào hồ sơ phải trả của nhà cung cấp.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (DA2-018): Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong Văn phòng Công tố viên. Hồ sơ bao gồm thông báo tuyển dụng vị trí, đơn xin việc, kỳ thi (bao gồm bản sao bài thi viết đã được đánh máy, tiêu chí chấm điểm, câu hỏi và tiêu chí chấm điểm của hội đồng phỏng vấn, bài kiểm tra năng lực và tiêu chí chấm điểm), chứng nhận của người đánh giá từ các thành viên hội đồng phỏng vấn, phân tích tác động bất lợi, danh sách ứng viên đủ điều kiện chính, báo cáo tóm tắt ứng viên từ TRAC, báo cáo luồng ứng viên từ TRAC, hồ sơ về bất kỳ khiếu nại nào của ứng viên và cách giải quyết, chứng nhận đủ điều kiện, tài liệu về quy trình lựa chọn và thư từ liên quan. Cũng bao gồm "đơn xin việc không còn hiệu lực".
Giữ lại: Giữ lại 10 years after vị trí được lấp đầy hoặc quá trình tuyển dụng bị hủy bỏ. (MOAR 166-150-0160 (23))
Bảng chấm công (DA2-002): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Cũng bao gồm bảng chấm công của điều tra viên được sử dụng cho mục đích thanh toán. Thông tin thường bao gồm tên và số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))