Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (MCSO3-001): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của phòng ban. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, bản in kèm số chứng từ và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm số hóa đơn và số tiền, số biên nhận, số đơn đặt hàng, số chứng từ, chữ ký và ngày phê duyệt, và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu (MCSO3-002(a) và MCSO3-002(b)): Hồ sơ ghi lại doanh thu mà bộ phận được hưởng. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, giải thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê, bản sao séc và lệnh chuyển tiền, và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và dữ liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: MCSO3-002(a) Hồ sơ liên quan đến ODOT: Lưu giữ 6 năm; MCSO3-002(b) Tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Biên bản cuộc họp Ủy ban Ngân sách (MCSO3-003): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của ủy ban chịu trách nhiệm xem xét các đề xuất ngân sách hàng năm của Văn phòng Cảnh sát trưởng trước khi được Hội đồng Ủy viên Quận xem xét. Hồ sơ thường bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, báo cáo của nhân viên, bản ghi âm và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (MCSO3-004): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên văn phòng ngân sách quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, ngân sách.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ đối chiếu tiền mặt (MCSO3-005): Ghi chép số tiền thu được tại các máy tính tiền của sở và thông qua chương trình phúc lợi cho phạm nhân. Bao gồm các biểu mẫu đối chiếu tiền mặt cho các khoản phí khác nhau đã thu, băng ghi hóa đơn máy tính tiền, cũng như bản sao các thông báo gửi tiền, hóa đơn và séc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (5))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (MCSO3-006): Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của MCSO. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu và thư từ liên quan. Hầu hết thông tin này đang được chuyển sang hệ thống hình ảnh kỹ thuật số.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thông báo tiền gửi (MCSO3-010): Tài liệu ghi nhận các khoản tiền đã nhận và gửi vào tài khoản của MCSO. Bao gồm bản sao sổ nhật ký nhận tiền mặt, danh sách kiểm tra tiền gửi, băng ghi sổ, phiếu gửi tiền và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên ngân hàng, ngày, số tiền gửi và thông tin tài khoản/quỹ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0210 (2))
Hồ sơ chi phí nhân viên (MCSO3-011): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến yêu cầu chi phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))
Hồ sơ kế toán quỹ tín thác của phạm nhân (MCSO3-012): Ghi chép số tiền gửi và rút từ tài khoản tín thác của phạm nhân. Bao gồm biên lai tiền gửi hoặc rút, nhật ký lao động, sao kê ngân hàng, bảng cân đối kế toán tóm tắt hàng ngày, nhật ký bộ dụng cụ vệ sinh ghi rõ việc phát hành bộ dụng cụ và các khoản phí kèm theo, bảng tính hàng ngày ghi rõ tất cả hoạt động trong tài khoản trong ngày và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 7 năm. (2007-0017/030)
Phiếu ghi sổ kế toán (MCSO3-013): Được sử dụng để nhập các khoản thanh toán hành chính và để sửa lỗi mã hóa trên hóa đơn. Hiển thị ngày, thông tin mã hóa tài khoản ban đầu, thông tin mã hóa tài khoản chính xác, ghi chú và chữ viết tắt của kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))