Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ bệnh nhân ung thư vú và cổ tử cung (DOH28-001) : Tài liệu chứng minh bệnh nhân đã được đánh giá đủ điều kiện, được giới thiệu đến cơ sở phù hợp và đã nhận được các dịch vụ cần thiết. Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu dữ liệu, bản sao ghi chú tiến triển, bản sao kết quả xét nghiệm và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên và thông tin nhân khẩu học của bệnh nhân, thông tin sàng lọc cổ tử cung, thông tin sàng lọc vú, kết quả xét nghiệm Pap và kết quả chụp nhũ ảnh. Nhà cung cấp dịch vụ (của quận hoặc nhà thầu) duy trì hồ sơ bệnh án cho mỗi bệnh nhân. Các biểu mẫu dữ liệu cũng được gửi đến Liên minh Ung thư Vú và Cổ tử cung của tiểu bang và được nhập vào Hệ thống Thông tin Y tế của quận.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 10/09/2018
Hồ sơ tài trợ đối tác cộng đồng (DOH28-002) : Tài liệu ghi lại việc tài trợ cho các dịch vụ tiếp cận cộng đồng và sàng lọc khách hàng của các tổ chức cộng đồng. Kinh phí được cấp trong một năm và phải được xin cấp lại hàng năm. Nguồn kinh phí tài trợ đến từ Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC) và Quỹ Susan G. Komen. Hồ sơ bao gồm đơn xin tài trợ, báo cáo hàng tháng và hàng quý của đối tác, kế hoạch dịch vụ, đánh giá của BCCP về các chương trình của đối tác và các thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Thỏa thuận với nhà cung cấp (DOH28-003) : Thỏa thuận giữa nhà cung cấp và khách hàng về việc tuân thủ mức giá thanh toán của Medicare và không tính phí cho khách hàng bất kỳ khoản tiền nào khác. Các thỏa thuận không chính thức bao gồm ngày tháng, tên nhà cung cấp, mẫu thỏa thuận chung và chữ ký của người đại diện nhà cung cấp.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 2 years after hết hạn. (2009-0001/025)
Hồ sơ thanh toán của nhà cung cấp (DOH28-004) : Tài liệu ghi lại quá trình xem xét chương trình về hóa đơn của nhà cung cấp (cả phòng khám quận và phòng khám hợp đồng) cho các dịch vụ đã cung cấp. Bao gồm bản sao phiếu thanh toán của khách hàng, báo cáo tóm tắt phiếu thanh toán, hóa đơn của phòng khám quận và ghi chú của nhân viên xác minh tư cách khách hàng, số tiền yêu cầu bồi thường, mã thanh toán và các dịch vụ đã cung cấp. Hóa đơn của nhà thầu được thanh toán bằng séc bởi bộ phận kế toán phải trả của Sở Y tế; hóa đơn của phòng khám quận được thanh toán bằng chuyển khoản.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12)) Cập nhật ngày 10/12/2018