Tracey Massey được bổ nhiệm làm giám đốc tạm thời của Sở Tài sản Quận và Giám đốc Thông tin vào tháng 6 năm 2020, sau sự ra đi đột ngột của giám đốc sở DCA trước đó và giám đốc tạm thời của Sở Quản lý Cơ sở vật chất và Tài sản của Quận .
Giống như phần còn lại của thế giới, Quận Multnomah đang trong những tháng đầu ứng phó với đại dịch chết người. Hàng nghìn nhân viên của Quận đã đột ngột chuyển sang làm việc từ xa. Tình trạng bất ổn dân sự sau vụ sát hại George Floyd đã dẫn đến hành vi phá hoại gây thiệt hại nghiêm trọng cho nhiều tòa nhà của Quận. Đối với Tracey, đó là một thử thách cam go, như bao nhiệm vụ mới khác. Bộ phận mà cô được yêu cầu lãnh đạo chịu trách nhiệm về công nghệ thông tin, cơ sở vật chất, đội xe/xe cơ giới, hồ sơ và phân phối cho quận đông dân nhất của Oregon.
Vì vậy, khi Hội đồng Ủy viên Quận xác nhận việc bổ nhiệm bà Tracey làm giám đốc thường trực của Sở Tài sản Quận và Giám đốc Công nghệ Thông tin vào ngày 12 tháng 8 năm 2021, đó là một dấu hiệu của sự tin tưởng vào một nhà lãnh đạo đã từng vượt qua những thách thức lịch sử. Trong cuộc bỏ phiếu xác nhận bà Tracey, nhiều thành viên hội đồng đã nhận xét về phong thái điềm tĩnh, khả năng đưa ra quyết định rõ ràng và khả năng lắng nghe cũng như lãnh đạo nhóm của bà trong thời điểm thay đổi lớn.
Ủy viên khen ngợi
“Bà Tracey đã lãnh đạo Sở trong thời điểm lực lượng lao động của chúng ta phụ thuộc rất nhiều vào các dịch vụ của DCA,” Chủ tịch Deborah Kafoury phát biểu tại cuộc họp 12 board tháng 8. “Bà ấy đã chứng kiến quá trình chuyển đổi sang làm việc từ xa cho gần một nửa số nhân viên của chúng ta. Vượt qua mọi thách thức đối với các cơ sở của chúng ta. Và bà ấy đã dẫn đầu một số dự án và sáng kiến quan trọng có tiềm năng định hình lại cộng đồng của chúng ta. Bà Tracey luôn kiên định với cam kết phục vụ khách hàng nội bộ và là một trong những người có tổ chức và phương pháp làm việc hiệu quả nhất mà tôi biết.”
“Cô đã hoàn thành công việc một cách rất bình tĩnh, không hề hoảng loạn,” Ủy viên Jessica Vega Pederson nói với Tracey.
“Các bạn giống như sự bình tĩnh giữa cơn bão vậy,” Ủy viên Lori Stegmann nói. “Tôi thực sự đánh giá cao khả năng lãnh đạo vững vàng của các bạn. Công việc của nhóm các bạn rất quan trọng: nếu các chương trình nội bộ của chúng ta không hoạt động hiệu quả, chúng ta không thể hoàn thành sứ mệnh của mình đối với các đối tác và người thụ hưởng bên ngoài.”
Ủy viên Susheela Jayapal nhận xét về quyết định làm việc cho Quận của Tracey, điều thể hiện rõ những giá trị mà cô ấy theo đuổi. “Kỹ năng của bạn có thể được sử dụng ở bất kỳ đâu trong khu vực tư nhân. Việc bạn chọn làm việc ở đây — bởi vì bạn nhận ra rằng những kỹ năng đó và công việc bạn làm đều phục vụ cho cộng đồng — đã nói lên tất cả về bạn.”
Nhảy thẳng vào chỗ nước sâu
Vậy Tracey cảm thấy thế nào khi trở thành giám đốc tạm quyền trong thời điểm có những thay đổi lớn?
“Ngay sau cái chết của George Floyd, cả quốc gia và cộng đồng của chúng ta đang vật lộn với những bất công dẫn đến thảm kịch đó thông qua những lời kêu gọi công lý về chủng tộc,” Tracey nhớ lại gần đây. “Tôi biết rất ít về các cơ sở vật chất, các tòa nhà giam giữ và tư pháp của chúng tôi, hoặc nhu cầu của nhân viên các cơ sở vật chất. Hàng tuần liền, tôi nhận được các cuộc gọi điện thoại, email và tin nhắn vào mọi giờ trong đêm khi một số tòa nhà của chúng tôi bị hư hại do bạo loạn dân sự.”
“Tôi từng trải qua những giờ làm việc dài trước đây, nhưng đó là ở khu vực tư nhân khi làm việc trong các dự án công nghệ căng thẳng, có thời hạn chặt chẽ, nơi mà ít nhất tôi cũng hiểu được các vấn đề và đội nhóm.
“Tôi nhớ có một đêm xảy ra hỏa hoạn tại Tòa nhà Multnomah, và tôi đang nói chuyện điện thoại với Chủ tịch Kafoury vào khoảng sau nửa đêm. Và tôi nghĩ, 'Mình đã tự chuốc lấy rắc rối gì thế này?' May mắn thay, tôi có thể dựa vào các chuyên gia về Cơ sở vật chất để mang đến kiến thức cần thiết, các mối quan hệ mà tôi đã xây dựng để hỗ trợ, Nhóm Lãnh đạo DCA của tôi, và chuyên môn của một số người cố vấn để giúp tôi dẫn dắt bộ phận của mình. Tôi dựa vào việc đặt câu hỏi và lắng nghe ý kiến của người khác trước khi đưa ra khuyến nghị hoặc quyết định.”
Cô ấy đã học được gì từ trải nghiệm đó?
“Là con người, chúng ta dường như có khả năng tiếp thu thông tin vô tận, rồi thích nghi và điều chỉnh,” Tracey nói. “Tôi đã chứng kiến điều này xuyên suốt DCA. Chúng ta rất kiên cường. Chúng ta thường thể hiện tốt nhất trong khủng hoảng. Chúng ta luôn chủ động. Nếu bạn nói với tôi vào tháng 1 năm 2020 rằng tôi sẽ lãnh đạo DCA trong vòng sáu tháng, tôi sẽ cười. Tôi sẽ nghi ngờ khả năng lãnh đạo của mình và thiếu tự tin. Nhưng với lòng can đảm và sự động viên, tôi đã đảm nhận vai trò này, đồng thời cố gắng trực tiếp lãnh đạo Bộ phận CNTT của chúng tôi .”
“Chúng tôi có những người vô cùng thông minh, tận tâm và sáng tạo trong tổ chức của mình, những người thực sự muốn hỗ trợ cộng đồng. Tôi đã chứng kiến những ngày dài mệt mỏi của nhân viên và họ vẫn luôn có mặt, tình nguyện làm việc nhiều hơn nữa. Tôi vô cùng biết ơn sự hỗ trợ mà tôi nhận được từ các lãnh đạo khác của Quận, các giám đốc phòng ban, Văn phòng Chủ tịch và các lãnh đạo dịch vụ tập trung của chúng tôi.”
Những năm đầu đời
Tracey sinh ra ở Enterprise, một thị trấn xinh đẹp nhưng hẻo lánh nằm trong dãy núi Wallowa ở phía đông bắc Oregon. Gia đình cô đã sinh sống ở khu vực này qua bốn thế hệ.
“Tôi và chị gái thường dành mùa hè ở nhà ông bà. Bà tôi luôn giao cho chúng tôi những việc lặt vặt và mở cửa hàng đồ cổ,” cô ấy nói.
Cô ấy vẫn thích đến thăm vùng đất đó mỗi khi có thể. Công việc mới của cha cô đã khiến gia đình chuyển đến Laramie, Wyoming khi Tracey còn học trung học. Ở đó, cô gặp người chồng tương lai của mình, George, hiện đang dạy học tại trường công lập Portland. Con gái của họ, Ava, gần đây đã tốt nghiệp trung học và sẽ bắt đầu năm nhất tại Đại học Fordham ở thành phố New York trong vài tuần nữa.
Sức mạnh của giao tiếp
Sự nghiệp của Tracey minh chứng cho giá trị của kỹ năng giao tiếp, từ công việc đầu tiên sau khi tốt nghiệp đại học với vai trò trợ lý nghiên cứu thị trường cho đến vị trí hiện tại. Là người đầu tiên trong gia đình hoàn thành chương trình đại học, cô đã lấy bằng cử nhân về tiếp thị và quản lý tại Đại học Oregon, tiếp theo là bằng MBA tại Đại học Portland State. Và mặc dù dẫn dắt đội ngũ CNTT của Quận, cô chưa từng theo học ngành máy tính hay phát triển phần mềm.
“Hầu như toàn bộ thời gian của tôi dành cho việc giao tiếp và quản lý thay đổi,” Tracey nói. “Viết, lắng nghe, phiên dịch và nói. Đó là tóm tắt công việc của tôi! Điều rất quan trọng là phải hiểu mình đang giao tiếp với ai, họ cần thông tin gì và cách tốt nhất để họ tiếp nhận thông tin đó.”
“Vai trò của DCA là cung cấp các dịch vụ và cơ sở hạ tầng cho Quận. Chúng tôi phải hiểu khách hàng cần gì và tại sao họ muốn hoặc cần điều đó”, bà nói. “Sau đó, chúng tôi chuyển điều đó thành một giải pháp nào đó — công nghệ, cơ sở vật chất, phương tiện hoặc dịch vụ. Và chúng tôi thường phải viết về điều đó để giải thích.”
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố thiết yếu trong hầu hết mọi vị trí của bộ phận này.
“Năm nay, trong bộ phận CNTT, chúng tôi đã tổ chức một buổi hội thảo về viết văn bản bằng ngôn ngữ dễ hiểu cho toàn thể nhân viên nhằm giúp họ nâng cao kỹ năng giao tiếp và viết lách,” cô ấy nói.
Nguồn gốc từ khu vực tư nhân
Sau khi tốt nghiệp đại học, Tracey ban đầu làm việc tại Portland cho một công ty tư nhân chuyên phát triển hệ thống phần mềm trong lĩnh vực y tế và dịch vụ xã hội, chủ yếu dành cho các cơ quan chính phủ. Trong hơn bảy năm làm việc ở nhiều vị trí khác nhau, cô đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc viết đề xuất. “Công việc vô cùng căng thẳng, mệt mỏi nhưng cũng rất thú vị,” Tracey nhớ lại.
Sau khi nghỉ việc để sinh con gái, Tracey gia nhập một công ty dịch vụ máy tính thứ hai ở Portland, nơi khách hàng của cô là các công ty làm ăn với các cơ quan chính phủ trên khắp cả nước. Mặc dù làm việc trong các dự án lớn cho một công ty quốc gia lớn rất thú vị, Tracey vẫn muốn có mối liên hệ mạnh mẽ hơn với cộng đồng của mình.
“Tôi không có mối liên hệ nào với cộng đồng của chúng tôi ở Portland. Là một người sinh ra và lớn lên ở Oregon, tôi muốn làm việc cho một tổ chức tập trung vào cộng đồng của mình. Quận Multnomah thực sự rất phù hợp,” cô ấy nói. “Tôi có kinh nghiệm làm việc với các cơ quan chính phủ và có kiến thức về các chương trình của chính phủ phục vụ người dân trong cộng đồng. Tôi gia nhập tổ chức CNTT của Quận khi các lãnh đạo lúc đó đang chuẩn bị cho những thay đổi lớn.”
Bà Sherry Swackhamer, cựu Giám đốc DCA, người đã gặp Tracey khi cô còn làm việc trong khu vực tư nhân, đang lãnh đạo bộ phận CNTT khi Tracey gia nhập Quận. Bà ấy đã và vẫn là một người cố vấn quan trọng trong cuộc đời của Tracey.
“Sherry đã dạy tôi rất nhiều điều về những phẩm chất cần thiết để lãnh đạo một nhóm công nghệ,” Tracey nói. “Bạn cần hiểu nhu cầu kinh doanh của khách hàng và có khả năng truyền đạt điều đó cho nhóm công nghệ phục vụ những khách hàng đó.”
“Tracey là một người lãnh đạo bẩm sinh,” Sherry nói vài ngày trước khi Tracey được bổ nhiệm làm giám đốc. “Cô ấy học hỏi nhanh, biết lắng nghe và không ngại thử thách. Cô ấy thực sự quan tâm đến nhân viên, đồng nghiệp và cộng đồng.”
Bắt đầu làm việc tại Quận Multnomah vào năm 2007, Tracey đã đảm nhiệm nhiều vị trí trong lĩnh vực CNTT, từ làm việc với Sở Y tế về các dự án y tế cho nhà thuốc và trại giam , đến triển khai Google và quản lý nhóm Dự án CNTT và Quản lý Danh mục đầu tư chịu trách nhiệm cho các dự án chiến lược và phức tạp trên toàn Quận.
MultCo Align
Trước khi được bổ nhiệm làm giám đốc tạm quyền vào năm 2020, nhiệm vụ lớn nhất của Tracey tại Quận là dẫn dắt việc triển khai bộ phần mềm doanh nghiệp mới có tên MultCo Align . 32 million project đô la này đã thay thế hoặc nâng cấp các thành phần của hệ thống phần mềm của Quận về nhân sự, tiền lương, tài chính, cơ sở vật chất, ngân sách và đặt hàng vật tư.
Một bí mật được nhiều người biết đến trong giới công nghệ thông tin là việc triển khai các hệ thống phần mềm mới trên toàn doanh nghiệp có tỷ lệ thất bại rất cao — lên đến 70%. Nguyên nhân rất đa dạng, từ phần mềm cồng kềnh không đáp ứng được nhu cầu hàng ngày của tổ chức đến sự phản kháng của nhân viên đối với sự thay đổi.
“Tôi nghĩ mình chỉ cần dành vài giờ mỗi tuần cho việc đó, nhưng cuối cùng nó đã chiếm trọn hai năm cuộc đời tôi,” Tracey nhớ lại. “Dự án phức tạp hơn nhiều so với những gì chúng tôi nhận ra lúc đầu. Có rất nhiều nhóm nội bộ tham gia — từ tài chính, nhân sự, mua sắm và các phòng ban khác — ngoài chuyên gia tư vấn của chúng tôi. Hóa ra chuyên gia tư vấn của chúng tôi chưa từng làm việc với một tổ chức nào phức tạp như của chúng tôi.”
“Vì vậy, tôi phải giúp nhóm dự án học cách làm việc cùng nhau. Nhiệm vụ của tôi là hoàn thành dự án đúng ngân sách, đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Quận và tránh gây chú ý trên báo chí. Đó là một trong những dự án tốt nhất mà tôi từng tham gia. Tôi rất biết ơn vì đã được là một phần của nhóm đó, cùng với những người như cựu Giám đốc điều hành Marissa Madrigal, Travis Graves và Giám đốc tài chính Eric Arellano, người khi đó giữ một vị trí khác.”
“Sự lãnh đạo của Tracey đã giúp chúng tôi triển khai thành công dự án CNTT lớn nhất mà tôi biết Quận từng thực hiện,” Travis Graves, Giám đốc Nhân sự kiêm Phó Giám đốc Sở Quản lý Quận , cho biết. “ Tôi đánh giá cao sự hợp tác, những lời khuyên lãnh đạo và sự tận tâm của cô ấy đối với Quận.”
Tiếp theo là gì?
Tracey và DCA có những kế hoạch lớn cho vài năm tới. “Chúng tôi đang xây dựng Kế hoạch Chiến lược DCA nhằm kết nối hiệu quả hơn các bộ phận khác nhau của chúng tôi,” Tracey giải thích. “Chúng tôi đang cùng với Thư viện dẫn đầu chương trình đầu tư vốn khổng lồ, Chương trình Trái phiếu Vốn Thư viện , một chương trình trị giá gần 400 triệu đô la trong vòng 5 đến 8 năm tới. Tòa nhà Trung tâm Tài nguyên Sức khỏe Tâm thần mới ở trung tâm thành phố Portland cũng rất quan trọng.”
“Trong lĩnh vực CNTT, chúng tôi đang triển khai các hệ thống mới để hỗ trợ chương trình Giáo dục Mầm non cho Tất cả mọi người . Chúng tôi đang chuyển phần lớn hoạt động phát triển phần mềm lên đám mây, cải thiện khả năng truy cập kỹ thuật số và đầu tư vào dữ liệu và trí tuệ kinh doanh. Trong lĩnh vực Quản lý phương tiện, chúng tôi đang hướng đến việc phát triển chiến lược xe điện.”
“Trong khi đó, chúng tôi cũng đang dẫn đầu các nỗ lực đánh giá tác động lâu dài của hình thức làm việc từ xa đối với tổ chức của mình.”
“Liệu chúng ta có thể giảm thiểu tác động đến môi trường trong tương lai? Hay tái cấu trúc không gian để phục vụ tốt hơn cho nhân viên và khách đến thăm? Chúng ta cần những công nghệ nào để hỗ trợ môi trường làm việc kết hợp? Làm thế nào để hợp tác với bộ phận Học tập Tổ chức nhằm hỗ trợ nhân viên? Bên cạnh các công cụ, chúng ta muốn làm gương và khuyến khích những quy trình kinh doanh, chuẩn mực và hành vi nào khi tổ chức phát triển?”
Với Tracey dẫn dắt đội ngũ DCA, chúng tôi tin tưởng rằng Quận Multnomah sẽ tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi đó, và cả những câu hỏi chưa được đặt ra.
