Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Mẫu Xác Minh Tư Cách Làm Việc (DOH50-001) : Tài liệu chứng minh sự tuân thủ của bộ phận với các quy định của INS yêu cầu xác minh quyền làm việc của người lao động tại Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm mẫu INS I-9 và bản sao các giấy tờ tùy thân liên quan. Cũng có thể bao gồm thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của người lao động, lời cam kết có chữ ký của người lao động rằng họ đang cung cấp thông tin đúng sự thật, xác minh có chữ ký của người sử dụng lao động về danh tính và các giấy tờ cần thiết của người lao động, và thông tin sửa đổi.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after ngày tuyển dụng hoặc một năm sau khi chấm dứt việc làm, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. (MOAR 166-150-0160 (13))
Hồ sơ y tế cá nhân của nhân viên (DOH50-002(a) và DOH50-002(b)) : Thông tin y tế của nhân viên phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế, thông tin bồi thường tai nạn lao động, khám sức khỏe, kết quả xét nghiệm ma túy và rượu, giấy tờ tiêm chủng (bao gồm cả hồ sơ tiêm phòng COVID-19), các yêu cầu y tế và đánh giá của bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe thể chất hoặc tâm thần khác, bất kỳ giấy tờ xin nghỉ phép y tế nào bao gồm lý do y tế cho việc nghỉ phép, và bất kỳ loại thông tin tương tự nào khác.
Lưu giữ: DOH50-002(a) Hồ sơ phơi nhiễm nguy hiểm và tiêm chủng: lưu giữ 30 years after thôi việc; DOH50-002(b) Tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 years after thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (9))
Hồ sơ nhân sự của từng nhân viên (DOH50-003(a) và DOH50-003(b)) : Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các hành động nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp đánh giá, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, các biện pháp kỷ luật, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, hồ sơ đào tạo, chứng chỉ và giải thưởng chuyên môn kỹ thuật, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: DOH50-003(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; DOH50-003(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (DOH50-005(a) và DOH50-005(b) và DOH50-005(c)) : Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong bộ phận. Hồ sơ bao gồm thông báo tuyển dụng vị trí, đơn xin việc, kỳ thi (bao gồm bản sao bài thi viết đã được đánh máy, tiêu chí chấm điểm, câu hỏi phỏng vấn và tiêu chí chấm điểm, bài kiểm tra thực hành và tiêu chí chấm điểm), chứng nhận của người đánh giá từ các thành viên hội đồng phỏng vấn, phân tích tác động bất lợi, danh sách ứng viên đủ điều kiện chính, báo cáo tóm tắt ứng viên từ TRAC, báo cáo luồng ứng viên từ TRAC, hồ sơ về bất kỳ khiếu nại nào của ứng viên và cách giải quyết, chứng nhận đủ điều kiện, tài liệu về quy trình lựa chọn và thư từ liên quan. Cũng bao gồm "đơn xin việc không hoạt động".
Lưu giữ: DOH50-005(a) Lưu giữ hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm; DOH50-005(b) Lưu giữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch không được yêu cầu trong 3 tháng nếu không được trả lại cho người yêu cầu; DOH50-005(c) Lưu giữ các đơn xin việc không thành công và các hồ sơ khác 3 years after vị trí được lấp đầy hoặc việc tuyển dụng bị hủy bỏ. (MOAR 166-150-0160 (23))