Chỉ vài năm trước, mỗi nhân viên mới của Quận Multnomah đều nhận được một phong bì lớn qua đường bưu điện khi bắt đầu công việc mới, bên trong chứa hàng chục trang thông tin về phúc lợi và tài liệu đăng ký. Thường thì, những tài liệu này "không cần làm gì" và được vứt thẳng vào thùng tái chế.
Tami Mahrt, Giám đốc Điều hành phụ trách phúc lợi nhân viên, cùng với một nhóm dự án gồm các nhân viên từ Sở Quản lý Quận và Sở Tài sản Quận đã quyết định chấm dứt sự lãng phí đó. "Tôi nhận ra rằng chúng ta, chính quyền quận, cần phải tiến lên phía trước," Tami nói.
Năm 2014, nhóm dự án bắt đầu họp với Phòng Công nghệ Thông tin thuộc Sở Tài sản Quận (IT) để phát triển chương trình đăng ký phúc lợi trực tuyến. Không cần gửi thư qua đường bưu điện nữa.
Bắt đầu từ tháng 1 năm 2015, sau rất nhiều nỗ lực và tư duy sáng tạo, nhóm dự án đã chuyển đổi toàn bộ nhân viên mới sang hệ thống hồ sơ điện tử.
Hiện nay, “đã có một hệ thống cho phép nhân viên mới không cần phải in bất cứ giấy tờ gì để đăng ký vào bất kỳ chương trình phúc lợi nào.” Kristin Wray, nhân viên Văn phòng Phúc lợi thuộc Sở Quản lý Quận, giải thích, “Chúng tôi không cần phải in bất cứ giấy tờ gì và nhân viên cũng không cần phải in bất cứ giấy tờ gì.”
Trước đây, mỗi nhân viên mới đều nhận được một bộ tài liệu thông tin dày 40 trang, cộng thêm 20 trang tài liệu đăng ký. "Chi phí lên đến gần 20 đô la cho mỗi nhân viên," Tami cho biết.
Với khoảng 500-700 nhân viên mới mỗi năm, những con số này sẽ nhanh chóng cộng dồn: tiết kiệm được tới 42.000 trang giấy và gần 14.000 đô la chi phí in ấn và gửi thư mỗi năm.
“Và đó chỉ là một phần nhỏ công việc của Văn phòng Phúc lợi,” Kristin nói thêm. “Toàn bộ văn phòng sẽ chuyển sang hình thức không dùng giấy, hy vọng là vào cuối năm nay. Tất cả mọi thứ: tất cả các quy trình, tất cả các chương trình của chúng tôi.”
Tami chia sẻ về những thành công của nhóm mình: “Những việc chúng tôi làm không phải là mới mẻ, chúng tôi không phải là thiên tài… chìa khóa thành công của chúng tôi là luôn giữ thái độ tích cực, làm việc nhóm và luôn hướng đến giải pháp. Khi gặp khó khăn, chúng tôi đã cùng nhau tìm ra cách vượt qua.”
Nhóm dự án này hy vọng sẽ tạo ra một hình mẫu cho các phòng ban khác trong Quận Multnomah noi theo và hướng tới những khoản tiết kiệm tương tự. “Chúng tôi rất thích kể câu chuyện của mình vì tôi nghĩ khi mọi người nghe câu chuyện này, họ sẽ nghĩ, ‘ồ, đây là điều đáng để xem xét,’” Tami nói. Và điều đó đã có hiệu quả: các phòng ban khác trong Quận đã liên hệ với bộ phận quản lý hồ sơ để chuyển quy trình quản lý hồ sơ của họ sang dạng kỹ thuật số. “Chúng tôi có một danh sách dài các khách hàng,” Jenny Mundy, chuyên viên phân tích quản lý hồ sơ điện tử làm việc trong kho lưu trữ hồ sơ và quản trị phần mềm mà Benefits đang sử dụng để lưu trữ và truy cập hồ sơ kỹ thuật số của họ, nói đùa.
“Ai cũng có thể làm được,” Kristin nói thêm.
Xin chân thành cảm ơn đội ngũ phụ trách phúc lợi nhân viên đã giúp dự án này thành hiện thực.