Phòng Tài chính & Hành chính

Bộ phận Tài chính/Hành chính phụ trách vấn đề TIỀN BẠC và NHÂN SỰ.

Bạn có giỏi về số liệu và quản lý hóa đơn không?

Mô tả cơ bản: Cung cấp các chức năng kế toán, ghi nhận thời gian và phân tích chi phí.

Trưởng phòng Tài chính/Hành chính (FSM) chịu trách nhiệm phân tích chi phí, kế toán tài chính và các khía cạnh hành chính chung của sự cố. FSM sở hữu kiến ​​thức tài chính vững chắc. FSM đảm bảo tổ chức tài chính, ghi chép chi phí hàng ngày, tuân thủ các hạn chế về tài chính và liên kết chi phí với các nguồn tài trợ. Các phẩm chất chính bao gồm:

• Xây dựng bảng tóm tắt chi phí gia tăng và tổng chi phí.
• Xác định các nguồn tài trợ và giới hạn ngân sách.
• Xây dựng và thực hiện việc hạch toán thời gian và chi phí để đáp ứng các yêu cầu về tài liệu và thanh toán.
• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Hậu cần để ký hợp đồng cung cấp vật tư và dịch vụ.

Phòng Tài chính được chia thành 4 đơn vị sau, với số lượng nhân viên được phân bổ tùy thuộc vào quy mô của phản hồi:

Đơn vị Thời gian. Đơn vị Thời gian chịu trách nhiệm đảm bảo việc ghi chép chính xác thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên, tuân thủ các chính sách ghi chép thời gian cụ thể của cơ quan và quản lý hoạt động của cửa hàng tiện ích nếu có tại hiện trường.

Phòng Mua sắm. Tất cả các vấn đề tài chính liên quan đến hợp đồng nhà cung cấp, hợp đồng thuê và thỏa thuận tài chính đều do Phòng Mua sắm quản lý. Phòng này cũng chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ thời gian sử dụng thiết bị. Phòng Mua sắm thiết lập các nguồn cung cấp thiết bị và vật tư tại địa phương; quản lý tất cả các thỏa thuận cho thuê thiết bị; và xử lý tất cả các hóa đơn thanh toán tài chính liên quan đến thuê và vật tư. Phòng này phối hợp chặt chẽ với các cơ quan tài chính địa phương để đảm bảo hiệu quả.

Bộ phận Bồi thường/Khiếu nại. Trong ICS, Bồi thường thương tích và Khiếu nại được gộp chung trong một bộ phận. Tuy nhiên, do hoạt động khác nhau, mỗi chức năng có thể do các nhân viên riêng biệt thực hiện. Các chức năng này ngày càng trở nên quan trọng trong nhiều loại sự cố. Bộ phận Bồi thường thương tích giám sát việc hoàn thành tất cả các biểu mẫu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan bảo hiểm tai nạn lao động và các cơ quan địa phương. Hồ sơ về thương tích và bệnh tật liên quan đến sự cố cũng sẽ được lưu giữ, và tất cả các lời khai của nhân chứng sẽ được thu thập bằng văn bản. Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Y tế là điều cần thiết. Bộ phận Khiếu nại chịu trách nhiệm điều tra tất cả các khiếu nại liên quan đến tài sản có liên quan đến hoặc tham gia vào sự cố. Đây có thể là một chức năng cực kỳ quan trọng trong một số sự cố.

Bộ phận Chi phí. Bộ phận Chi phí thực hiện tất cả các phân tích chi phí sự cố. Bộ phận này đảm bảo xác định chính xác tất cả thiết bị và nhân sự cần thanh toán; ghi lại tất cả dữ liệu chi phí; phân tích và lập dự toán chi phí sự cố; và duy trì hồ sơ chính xác về chi phí sự cố.

Các bước tiếp theo...

Nếu vị trí này hoặc bất kỳ vị trí nào khác bên dưới thu hút sự quan tâm của bạn hoặc bạn muốn tìm hiểu thêm, vui lòng điền vào mẫu đăng ký trực tuyến của Trung tâm Điều hành Khẩn cấp và chúng tôi sẽ liên hệ với bạn.

Ngoài ra, các khóa học nhập môn sau đây được khuyến nghị cho tất cả nhân viên ứng phó thảm họa:

• ICS 100: Giới thiệu về Hệ thống Chỉ huy Sự cố . Đây là khóa học trực tuyến tương tác.
• ICS 700: Giới thiệu về Hệ thống Quản lý Sự cố Quốc gia . Đây là khóa học trực tuyến tương tác.
• Triển khai - Những điều cơ bản về phân công nhiệm vụ. Đây là cơ hội đào tạo do Quận tổ chức. Nhân viên Quận đăng ký thông qua Workday.