Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Sổ nhật ký thu tiền mặt của khách hàng được người giám hộ công nhận (ADS2-004) : Ghi chép các séc hoặc tiền mặt nhận được bởi hoặc thay mặt cho khách hàng hàng ngày. Sổ nhật ký ghi rõ tên khách hàng, số tiền và mô tả các khoản tiền nhận được. Bao gồm cả sổ nhật ký cơ sở dữ liệu (từ năm 1996) và bản in giấy.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ bảo hiểm y tế của người được giám hộ công cộng (ADS2-003) : Ghi chép về phạm vi bảo hiểm y tế và quá trình xử lý yêu cầu bồi thường của người được giám hộ. Bao gồm các hóa đơn chưa thanh toán, mẫu giải thích quyền lợi, mẫu chứng nhận, thư từ liên quan đến yêu cầu bồi thường, bảng sao kê và hóa đơn.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hành động cuối cùng. (45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ Khách hàng Người giám hộ Công cộng (ADS2-001(a) và ADS2-001(b)) : Ghi chép các dịch vụ do Người giám hộ Công cộng cung cấp thay mặt cho khách hàng, cũng như lịch sử tài chính, y tế, xã hội và pháp lý của khách hàng trong suốt thời gian giám hộ (quản lý nhân sự) hoặc quản lý tài sản. Bao gồm dữ liệu quản lý khách hàng và hồ sơ như kế hoạch, ngân sách và thông tin tài sản, và thông tin khẩn cấp y tế; các tài liệu pháp lý như lệnh của tòa án, báo cáo tài chính hàng năm, tờ khai thuế, danh mục tài sản và hợp đồng bảo hiểm nhân thọ; dữ liệu tài chính về nguồn thu nhập; hồ sơ y tế và tâm lý; và thư từ liên quan và báo cáo tình trạng. Cũng bao gồm hồ sơ cơ sở dữ liệu đầy đủ bao gồm thông tin nhân khẩu học của khách hàng, thông tin hồ sơ, các tài liệu và ghi chú liên quan, và thông tin theo dõi. Hồ sơ có thể bao gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
Lưu trữ: ADS2-001(a) Thông tin cơ bản về khách hàng và hồ sơ PGTrack: lưu trữ 20 years after hành động cuối cùng của khách hàng; ADS2-001(b) Thông tin khác: lưu trữ 7 years after hành động cuối cùng. (2014-0005/004)
Hồ sơ giới thiệu khách hàng cho Người giám hộ công (ADS2-002) : Tài liệu ghi lại thông tin về các khách hàng được giới thiệu đến Người giám hộ công nhưng không được chấp nhận. Có thể cung cấp bằng chứng về sự suy giảm phúc lợi của một khách hàng tiềm năng và có thể được sử dụng trong các vụ kiện hình sự hoặc dân sự chống lại quận. Cũng có thể trở thành hồ sơ khách hàng đang hoạt động. Bao gồm các mẫu đơn giới thiệu và ghi chú ghi lại kết quả của việc giới thiệu.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 7 năm. (2014-0005/005)