Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ (ADS3-002) : Tài liệu yêu cầu thanh toán từ các cơ quan tư nhân cho các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng dưới sự chăm sóc của họ. Hóa đơn (SDS 599A) thể hiện tên và địa chỉ của nhà cung cấp, tên khách hàng và thông tin nhận dạng, ngày cung cấp dịch vụ, loại dịch vụ, số giờ đã lập hóa đơn và được ủy quyền, số tiền phải trả và chữ ký ủy quyền.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Giấy ủy quyền thanh toán tiền mặt (ADS3-003) : Tài liệu này ghi lại việc ủy quyền thanh toán tiền mặt cho các nhà cung cấp dịch vụ phi y tế, thiết bị và các khoản chi khác được thanh toán từ quỹ chung của tiểu bang. Được sử dụng để nhập thông tin vào MMIS và tạo séc thanh toán từ văn phòng SPD. Một bản sao được lưu giữ trong hồ sơ bệnh án của khách hàng. Giấy ủy quyền (AFS 437) hiển thị tên và mã số khách hàng, tên và địa chỉ người nhận thanh toán, số tiền được ủy quyền, mô tả khoản thanh toán, lý do ủy quyền thanh toán và chữ ký được ủy quyền.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 4 năm. (2014-0005/006)
Giấy ủy quyền xử lý séc (ADS3-004) : Tài liệu chứng minh sự ủy quyền của nhân viên phụ trách hồ sơ để xử lý séc hoặc thẻ dịch vụ y tế. Giấy ủy quyền (AFS 459) thể hiện tên khách hàng, mô tả séc/thẻ, tên nhân viên phụ trách hồ sơ và ngày xử lý.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 4 năm. (2008-0012/005)
Hồ sơ khách hàng (ADS3-005) : Ghi chép tất cả các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng của ADS. Các dịch vụ tài chính được cung cấp thông qua các chương trình sau: Chương trình Thu nhập Bổ sung Oregon, Chương trình Hỗ trợ Chung (kết thúc ngày 01/10/2005), Kế hoạch Y tế Oregon và Chương trình Tem thực phẩm. Khách hàng cũng nhận được nhiều dịch vụ quản lý trường hợp thông qua các chương trình Dịch vụ Người cao tuổi, Dịch vụ Người khuyết tật và Điều dưỡng. Bao gồm thư từ, đánh giá sàng lọc trước khi nhập viện về nhu cầu thể chất và tâm lý xã hội của khách hàng, công cụ lập kế hoạch đánh giá khách hàng được sử dụng để đánh giá mức độ chăm sóc, hồ sơ tài chính của khách hàng được sử dụng để xác định điều kiện đủ điều kiện, hồ sơ y tế của khách hàng cho biết tình trạng và nhu cầu y tế của khách hàng, đơn xin dịch vụ, mẫu ủy quyền cấp phát, tường thuật của người quản lý trường hợp, mẫu lựa chọn dịch vụ của khách hàng, báo cáo nguồn lực y tế, hồ sơ xác minh tình trạng tài chính, mẫu thay đổi tình trạng tài chính và các hồ sơ liên quan. Từ năm 2016, các tập tin này được quét vào cơ sở dữ liệu EDMS của Tiểu bang. Thời gian lưu giữ được ghi chú ở đây áp dụng cho các hồ sơ giấy được tạo trước quy trình quét mới này.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 15 năm. ( đang chờ trích dẫn )
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ bệnh án Bệnh viện Bang Dammasch (ADS3-007) : Hồ sơ y tế của các bệnh nhân đã nhận dịch vụ tại Bệnh viện Bang Dammasch trong năm 1993. Chức năng này hiện không còn được thực hiện.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 years after lần phục vụ cuối cùng, hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0060 (2))
Hồ sơ công khai thông tin cơ sở (ADS3-008) : Ghi chép tất cả thông tin liên quan đến các cơ sở điều dưỡng không được miễn trừ công khai theo luật về hồ sơ công cộng. Được sử dụng để cung cấp cho công chúng dễ dàng tiếp cận thông tin về các cơ sở điều dưỡng cụ thể. Hồ sơ bao gồm các thư quyết định từ Sở Người cao tuổi và Người khuyết tật của tiểu bang liên quan đến các khiếu nại chống lại cơ sở điều dưỡng, báo cáo của CCMU, kết quả phiên điều trần hành chính và thư từ liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 10 năm. (2008-0012/006)
Hồ sơ kế toán tem phiếu thực phẩm (ADS3-009) : Ghi chép việc cấp phát trợ cấp tem phiếu thực phẩm và thẻ Oregon Trail cho khách hàng. Hồ sơ có thể bao gồm sổ thu tiền mặt, báo cáo giao dịch hàng tháng, sổ cái séc/thẻ đã hủy và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 6 năm. (2014-0005/011)
Hồ sơ phiên điều trần trợ cấp chung (ADS3-010 ): Hồ sơ ghi lại các phiên điều trần hành chính do Phòng Dịch vụ Người cao tuổi và Người khuyết tật của Quận tổ chức để xác định tư cách được hưởng trợ cấp khuyết tật chung tiếp tục của người thụ hưởng. Hồ sơ bao gồm biên bản phiên điều trần, quyết định cuối cùng, tài liệu hỗ trợ (phần lớn là hồ sơ y tế), thư từ và các hồ sơ liên quan. (Chương trình trợ cấp chung kết thúc ngày 01/10/2005).
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after có quyết định của tòa án. (45 CFR 64.530(j))
Hóa đơn/Phiếu chi của Nhân viên Chăm sóc Tại nhà (CEP) (ADS3-006) : Tài liệu ghi lại các yêu cầu và thanh toán cho các dịch vụ Medicaid được ủy quyền của nhà cung cấp cho khách hàng. Được sử dụng cho các nhà cung cấp cá nhân được khách hàng thuê. Được nhập vào hệ thống MMIS và được sử dụng để tạo séc cho nhà cung cấp và phiếu chi trống cho kỳ thanh toán tiếp theo. Hóa đơn (SDS 598B) hiển thị tên và thông tin cá nhân của khách hàng, tên và thông tin cá nhân của nhà cung cấp, mô tả dịch vụ được cung cấp, số tiền được ủy quyền thanh toán, ngày tháng và chữ ký của khách hàng (hoặc người đại diện cá nhân). Cũng có thể bao gồm các tài liệu hỗ trợ như chi tiết về số dặm hoặc số giờ làm việc.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Thỏa thuận hỗ trợ tạm thời (ADS3-011) : Tài liệu thỏa thuận (AFS 418) của người nhận trợ cấp về việc hoàn trả trợ cấp chung sau khi họ bắt đầu nhận các khoản thanh toán an sinh xã hội. Thỏa thuận thể hiện ngày tháng, tên người nhận trợ cấp, số tiền cần hoàn trả và các thông tin liên quan. Một bản sao của mẫu đơn này được lưu trữ trong hồ sơ của người nhận trợ cấp. (Chương trình trợ cấp chung kết thúc ngày 01/10/2005).
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (2008-0012/008)
Giấy xác nhận mất séc (ADS3-012) : Được sử dụng để thông báo cho DHS rằng séc của nhà cung cấp đã bị mất và cần được cấp lại theo quy định tại ORS 293.475. Giấy xác nhận này thể hiện tên nhà cung cấp, thông tin séc gốc (số, ngày, số tiền và người nhận), thông tin séc mới và chứng thực công chứng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 4 năm. (2014-0005/012)
Phiếu Yêu Cầu Ủy Quyền Dịch Vụ Y Tế (ADS3-013) : Tài liệu chứng minh sự ủy quyền của nhân viên y tế quận về việc dịch vụ y tế được yêu cầu là cần thiết và nên được thanh toán. Được sử dụng để nhập thông tin vào MMIS và được sao chép vào hồ sơ bệnh án của khách hàng. Phiếu yêu cầu (AFS 405B) hiển thị tên và địa chỉ của khách hàng, số hồ sơ, các dịch vụ được liệt kê chi tiết và báo giá của nhà cung cấp, lý do cho dịch vụ và sự phê duyệt của nhân viên y tế.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Thời hạn lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ sàng lọc trước khi nhập viện (PAS) (ADS3-014) : Tài liệu ghi lại các đánh giá của nhóm sàng lọc trước khi nhập viện về nhu cầu thể chất và tâm lý xã hội của khách hàng, được thực hiện theo yêu cầu của người quản lý trường hợp hoặc nhà cung cấp tư nhân. Bao gồm các biểu mẫu sàng lọc trước khi nhập viện và đánh giá thường niên của cư dân cho biết tình trạng sức khỏe tâm thần và thể chất của khách hàng cũng như các trường hợp được miễn trừ, phiếu liên hệ ban đầu khi đăng ký tiếp nhận (Mẫu SPDD 539B) ghi lại đánh giá của người sàng lọc và thông tin khách hàng, biểu mẫu đánh giá dịch vụ dành cho người lớn (Mẫu SDS 0460) đánh giá lý do giới thiệu, kết quả của các kế hoạch trước đó, lịch sử xã hội của khách hàng, nhu cầu y tế, chẩn đoán, phương pháp điều trị, dấu hiệu sinh tồn, hoạt động và thông tin liên quan, hồ sơ y tế của khách hàng và các tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ Giấy phép Nhà cung cấp (ADS3-015(a) và ADS3-015(b)) : Tài liệu ghi lại đơn xin cấp phép và giấy phép chăm sóc tại nhà nuôi dưỡng để chăm sóc khách hàng tại nhà của nhà cung cấp và việc đăng ký nhân viên chăm sóc tại nhà. Việc cấp phép hàng năm cho FHC và đăng ký được yêu cầu hai năm một lần. Hồ sơ bao gồm đơn xin, hợp đồng, giấy phép, thư giới thiệu, bản sao giấy tờ tùy thân, mẫu I-9, kiểm tra lý lịch tư pháp và các tài liệu hỗ trợ. Chương trình Nhà nuôi dưỡng người thân dành cho người lớn đã đóng cửa vào ngày 01/07/2013.
Lưu giữ: ADS3-015(a) Đăng ký nhân viên chăm sóc tại nhà: lưu giữ 3 năm; ADS3-015(b) Hồ sơ cấp phép: lưu giữ 7 năm. (2014-0005/013)
Hồ sơ phiên điều trần An sinh Xã hội (ADS3-016) : Hồ sơ ghi lại các phiên điều trần xem xét trợ cấp khuyết tật liên tục. Đây là các phiên điều trần hành chính do Cơ quan An sinh Xã hội tổ chức để xác định tư cách được hưởng trợ cấp khuyết tật liên tục của người được điều trần. Hồ sơ bao gồm biên bản phiên điều trần, quyết định cuối cùng, tài liệu hỗ trợ (phần lớn là hồ sơ y tế), thư từ và các hồ sơ liên quan. Một phần lớn hồ sơ này cũng được Cơ quan An sinh Xã hội lưu giữ, nhưng việc lấy lại chúng nếu cần cho nghiên cứu trong tương lai sẽ rất tốn kém. Từ ngày 1/10/2005, ADS không còn đại diện cho khách hàng tại các phiên điều trần của SSA nữa.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ khách hàng của Cán bộ Liên lạc An sinh Xã hội (ADS3-017) : Tài liệu ghi lại thông tin của khách hàng yêu cầu xác định điều kiện hưởng trợ cấp SSI. Hồ sơ bao gồm hồ sơ y tế, tường thuật vụ việc, hồ sơ pháp lý, tờ thông tin tóm tắt, ghi chú của cán bộ liên lạc, hồ sơ phiên điều trần, thông tin lý lịch, đơn kháng cáo và thư từ liên quan. Từ ngày 1/10/2005, ADS không còn có Cán bộ Liên lạc An sinh Xã hội và hiện không cung cấp các dịch vụ mà họ từng thực hiện.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hành động cuối cùng. (45 CFR 164.530(j))