Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (MHASGEN-001) : Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu (MHASGEN-002) : Hồ sơ ghi chép doanh thu mà bộ phận được hưởng, được ghi có vào các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ này cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, giải thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, ngày, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thu thập hoặc được coi là không thể thu thập được. (MOAR 166-150-0110 (2))
Thỏa thuận (MHASGEN-003) : Tài liệu ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được ký kết hợp lệ và có tính ràng buộc giữa cơ quan và các bên khác. Bao gồm các điều khoản thỏa thuận, ngày tháng, chữ ký ủy quyền và bất kỳ tài liệu liên quan nào. Các thỏa thuận này chủ yếu mang tính chất thực hiện chứ không phải tài chính.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (MHASGEN-004) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận để đưa vào ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, điều chỉnh ngân sách, mô hình logic, đề xuất chương trình, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong bảng tính và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Lịch và Hồ sơ Lập kế hoạch (MHASGEN-005) : Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình thường xuyên và các hoạt động tương tự liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, thăm viếng và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, công cụ tổ chức điện tử (bao gồm cả thiết bị cầm tay), sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (6))
Lịch và Hồ sơ Lập kế hoạch - Quản lý cấp cao (MHASGEN-034) : Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình thường xuyên và các hoạt động tương tự liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, thăm viếng và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, công cụ tổ chức điện tử (bao gồm cả thiết bị cầm tay), sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (MOAR 166-150-0005 (6))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (MHASGEN-006) : Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của bộ phận. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan. Hồ sơ cũng có thể được bao gồm trong SAP và trong nhiều tài liệu điện tử và giấy tờ hỗ trợ khác nhau.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ giám sát nhà thầu (MHASGEN-028) : Tài liệu ghi lại các hoạt động giám sát tuân thủ tài chính của bộ phận. Bao gồm báo cáo kiểm toán hàng năm của nhà thầu phụ, hồ sơ đánh giá tuân thủ, giấy chứng nhận phê duyệt, thư từ và các báo cáo theo dõi và tóm tắt liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ tiền gửi (MHASGEN-029) : Tài liệu ghi lại các khoản tiền gửi từ doanh thu hoạt động của bộ phận. Hồ sơ bao gồm thông báo tiền gửi, biên lai tiền gửi, bản sao séc, thư từ và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (5))
Bảng chấm công nhân viên (MHASGEN-011) : Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan. Bao gồm cả đơn xin nghỉ phép. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ chi phí đi lại của nhân viên (MHASGEN-032): Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến chi phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (23))
Hồ sơ bảo trì thiết bị (MHASGEN-012) : Hồ sơ có thể bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng thuê, bảo hành, sao kê nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ, hóa đơn tính phí, báo cáo hoạt động fax, yêu cầu thanh lý tài sản, hóa đơn sửa chữa thiết bị, mẫu đơn yêu cầu mua hàng và biên bản ghi nhớ.
Lưu giữ: Lưu giữ 1 year after thiết bị được thanh lý. (MOAR 166-150-0105 (8))
Hồ sơ tài trợ (MHASGEN-013(a) và MHASGEN-013(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình xin và quản lý các khoản tài trợ mà bộ phận này là người nhận hoặc người quản lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trúng thầu; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: MHASGEN-013(a) Lưu giữ vĩnh viễn các báo cáo cuối cùng từ các khoản tài trợ quan trọng cho quận; MHASGEN-013(b) Lưu giữ các hồ sơ tài trợ khác: 3 years after báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc, theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0110 (17))
Báo cáo sự cố (MHASGEN-014) : Bộ hồ sơ dùng để báo cáo các sự cố an toàn không gây thương tích và thương tích cho người không phải là nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo sự cố, báo cáo của cảnh sát, hồ sơ điều tra và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0200 (5))
Hồ sơ kiểm kê (MHASGEN-015) : Hồ sơ kiểm kê tài sản tiêu hao và không tiêu hao. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ này áp dụng cho việc kiểm kê tài sản định kỳ. Xem chuỗi Hồ sơ tài trợ để biết thông tin kiểm kê tài sản được mua bằng kinh phí tài trợ. Hầu hết thông tin này được lưu trữ điện tử trong hệ thống SAP với các tài liệu sao lưu bằng giấy và điện tử.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thay thế. (MOAR 166-150-0110 (19))
Hồ sơ chìa khóa và thẻ khóa (MHASGEN-031) : Hồ sơ ghi lại việc cấp phát chìa khóa và thẻ khóa cho nhân viên để cho phép ra vào các tòa nhà và địa điểm. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh mục chìa khóa, biểu mẫu cấp phát chìa khóa, hồ sơ thay thế chìa khóa và hồ sơ xử lý chìa khóa.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 410-141-3520 (10)) Thời hạn lưu giữ được cập nhật ngày 01/07/2021
Hồ sơ theo dõi lập pháp (MHASGEN-016) : Chuỗi hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Hồ sơ chi tiêu vặt (MHASGEN-017) : Tài liệu xác thực các khoản mua sắm bằng tiền mặt vặt và yêu cầu hoàn trả từ quỹ tiền mặt vặt của phòng ban. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu chi tiêu vặt và biên bản yêu cầu thanh toán. Hồ sơ giao dịch chính được lưu giữ trong hệ thống SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu giữ riêng biệt.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Hồ sơ Chính sách và Quy trình (MHASGEN-018(a) và MHASGEN-018(b)) : Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình chính thức của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và thông báo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Được sử dụng để định hướng cho nhân viên mới và để tham khảo thường xuyên. Cũng hữu ích trong việc xác lập các chính sách hoặc quy trình trước đây trong các vụ kiện trách nhiệm pháp lý, tranh chấp nhân sự và các trường hợp khác. Chuỗi này cũng bao gồm các tài liệu thường xuyên và các quy trình hướng dẫn văn thư cơ bản bao gồm các chủ đề như định dạng thư từ, nhập dữ liệu, quy tắc ứng xử qua điện thoại, và các chủ đề khác. Đối với hồ sơ được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: MHASGEN-018(a) Sổ tay văn thư thông thường: lưu giữ 2 years after bị thay thế hoặc lỗi thời; MHASGEN-018(b) Tất cả các sổ tay khác: lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (27,28))
Hồ sơ thành viên chuyên nghiệp (MHASGEN-019) : Hồ sơ ghi lại tư cách thành viên cá nhân do bộ phận chi trả và các hoạt động trong các tổ chức chuyên nghiệp.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))
Ấn phẩm (MHASGEN-020) : Các tài liệu đã xuất bản do bộ phận hoặc bất kỳ chương trình nào của bộ phận sản xuất và được công bố rộng rãi. Bao gồm bản tin, tập sách nhỏ, tài liệu quảng cáo, tờ rơi, báo cáo, nghiên cứu, đề xuất và các tài liệu đã xuất bản tương tự. Không bao gồm các ấn phẩm nhận được từ các nguồn liên bang, tiểu bang, tư nhân hoặc các nguồn khác - các ấn phẩm này và các bản sao bổ sung của các ấn phẩm do cơ quan sản xuất nên được lưu giữ khi cần thiết. Đối với các ấn phẩm được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (33))
Hồ sơ mua hàng (MHASGEN-021) : Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ được mua bởi bộ phận và các chương trình của bộ phận. Bao gồm các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. Hồ sơ giao dịch chính được duy trì trong SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu trữ riêng biệt.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Báo cáo và Nghiên cứu (MHASGEN-022(a) và MHASGEN-022(b)) : Hồ sơ ghi lại các báo cáo hoặc nghiên cứu đặc biệt được thực hiện về các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của bộ phận, do nhân viên của bộ phận hoặc các chuyên gia tư vấn theo hợp đồng biên soạn. Bao gồm báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các đơn vị khác và các tài liệu làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. Đối với các báo cáo và nghiên cứu được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: MHASGEN-022(a) Báo cáo cuối cùng: lưu giữ vĩnh viễn; MHASGEN-022(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (34))
Hồ sơ Chương trình An toàn (MHASGEN-023(a) và MHASGEN-023(b)) : Hồ sơ ghi lại chương trình của bộ phận nhằm thúc đẩy môi trường làm việc an toàn cho nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm các chính sách, kế hoạch và quy trình an toàn, hồ sơ của ủy ban an toàn nơi làm việc, báo cáo kiểm tra do cán bộ an toàn thực hiện, danh sách và báo cáo sơ tán, và các tài liệu và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: MHASGEN-023(a) Báo cáo kiểm tra, đánh giá và khuyến nghị: lưu giữ 10 năm; MHASGEN-023(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0200 (17))
Hồ sơ hội thảo và hội nghị, bên ngoài (MHASGEN-025) : Hồ sơ ghi chép các hoạt động của các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự không do bộ phận tài trợ nhưng có sự tham dự của các quan chức hoặc nhân viên của bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, tài liệu hướng dẫn, khuyến nghị, thư từ và biên bản liên quan, và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (40))
Hồ sơ Hội thảo và Hội nghị Nội bộ (MHASGEN-024) : Hồ sơ ghi chép về thiết kế và thực hiện các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự do bộ phận tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (39))
Khảo sát nhà cung cấp dịch vụ (MHASGEN-030) : Được sử dụng để xác định mức độ hài lòng của nhà cung cấp đối với các dịch vụ do bộ phận cung cấp. Khảo sát thể hiện loại nhà cung cấp, số lượng và loại khách hàng, hồ sơ khiếu nại, chất lượng tương tác với bộ phận và mức độ hài lòng đối với bộ phận.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (42))
Biên bản cuộc họp nhân viên (MHASGEN-026) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp thường kỳ của nhân viên bộ phận không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Các cuộc họp này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))
Biên bản cuộc họp nhân viên - Quản lý cấp cao (MHASGEN-033) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên của các quản lý cấp cao thuộc bộ phận, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Các cuộc họp này thảo luận về các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))
Sổ tay kỹ thuật, thông số kỹ thuật và bảo hành (MHASGEN-027(a) và MHASGEN-027(b)) : Sổ tay hướng dẫn sử dụng và bảo hành cho các phương tiện và thiết bị thuộc sở hữu của cơ quan. Sổ tay thường bao gồm thông số kỹ thuật, hướng dẫn vận hành và thông tin an toàn. Bảo hành bao gồm các điều khoản về phạm vi bảo hiểm cho việc sửa chữa hoặc thay thế thiết bị.
Lưu giữ: MHASGEN-027(a) Sổ tay: lưu giữ cho đến khi thanh lý xe hoặc thiết bị; MHASGEN-027(b) Giấy bảo hành: lưu giữ cho đến khi hết hạn. (MOAR 166-150-0105 (13))