Bạn bè và hàng xóm thân mến,
Năm tài chính của quận bắt đầu vào ngày 1 tháng 7 hàng năm. Thông thường, tôi ban hành lịch kiểm toán trùng với năm dương lịch, nhưng năm nay, tôi đã ban hành lịch vào tháng Giêng và cũng đang ban hành lịch kiểm toán cho năm tài chính mà văn phòng của tôi sẽ bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 năm 2024 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025. Tôi muốn chia sẻ một số thông tin về quy trình nghiêm ngặt mà chúng tôi sử dụng để xây dựng lịch kiểm toán. Mỗi năm, chúng tôi tiến hành đánh giá rủi ro ở cấp phòng ban của quận. Đánh giá rủi ro hiện có 14 biện pháp, bao gồm:
- Tác động đến tính mạng và sự an toàn nếu bộ phận này không thực hiện đầy đủ các chức năng cốt lõi của mình.
- Liệu bộ phận đó có cung cấp các dịch vụ giúp người dân đáp ứng các nhu cầu cơ bản hay không; ngân sách hàng năm và biên chế nhân sự.
- Chúng tôi đã nhận được bao nhiêu khiếu nại về bộ phận này, và
- Lần gần nhất chúng tôi kiểm toán bộ phận này là khi nào?
Thông qua quy trình đánh giá rủi ro, chúng tôi xác định các bộ phận có rủi ro cao. Điều này giúp đảm bảo rằng phần lớn các cuộc kiểm toán sắp tới của chúng tôi sẽ tập trung vào các khu vực có rủi ro cao. Bất kỳ ai làm việc hoặc sinh sống tại Quận Multnomah đều có thể chia sẻ ý tưởng kiểm toán với chúng tôi. Dựa trên đánh giá rủi ro và các ý tưởng kiểm toán nhận được, nhân viên trong văn phòng của tôi sẽ đề xuất các cuộc kiểm toán. Các đề xuất kiểm toán được chấm điểm dựa trên các yếu tố bao gồm lĩnh vực trọng tâm của cuộc kiểm toán, tác động tiềm tàng đến sự công bằng, thời điểm thực hiện kiểm toán và khả năng tiết kiệm chi phí. Sau khi xây dựng lịch trình đề xuất, tôi sẽ chia sẻ với Ủy ban Tư vấn Cộng đồng để lấy ý kiến đóng góp, sau đó tôi sẽ hoàn thiện lịch trình và công bố.
Tôi mong sớm được kết nối với cộng đồng trong thời gian tới. Văn phòng của tôi tận tâm phục vụ và hỗ trợ các thành viên cộng đồng Quận Multnomah, trong đó có các bạn. Chúc các bạn có một mùa hè tuyệt vời!
Cảm ơn,
Jennifer
Báo cáo kiểm toán giám sát hợp đồng
Tháng này, văn phòng chúng tôi đã ban hành báo cáo kiểm toán có tiêu đề " Giám sát hợp đồng: Cần có cách tiếp cận nhất quán trên toàn quận" . Báo cáo này dựa trên công việc mà chúng tôi đã thực hiện trong hơn 20 năm về tầm quan trọng của việc giám sát hợp đồng.
Chúng tôi tiến hành cuộc kiểm toán này vì việc giám sát hợp đồng của quận phải nhất quán và hiệu quả là điều thiết yếu để đảm bảo những người cần dịch vụ thực sự nhận được dịch vụ đó từ các nhà cung cấp đã ký hợp đồng. Giám sát hợp đồng là cách quận xác minh xem quận và các nhà cung cấp có đáp ứng các điều khoản hợp đồng và các chỉ tiêu hiệu suất hay không.
Chúng tôi đã xem xét các hoạt động giám sát hợp đồng của Sở Y tế, Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, Sở Tư pháp Cộng đồng và Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư. Giám đốc Điều hành & Kiểm toán Annamarie McNiel và Kiểm toán viên Quản lý Michelle Greene đã xem xét 53 hợp đồng và 232 hóa đơn của 21 nhà cung cấp. Họ cũng đã khảo sát các nhà cung cấp để tìm hiểu quan điểm của họ về việc giám sát hợp đồng.
Chúng tôi nhận thấy rằng các phòng ban, và các bộ phận trực thuộc các phòng ban, không áp dụng các quy trình giám sát hợp đồng một cách nhất quán hoặc công bằng giữa các nhà cung cấp, và tính kịp thời của việc thanh toán cho các nhà cung cấp cũng khác nhau giữa các phòng ban và các bộ phận trực thuộc.
Các khuyến nghị của chúng tôi tập trung vào việc nâng cao hiệu quả giám sát hợp đồng thông qua việc chuẩn hóa và phối hợp tốt hơn trên toàn quận để đưa ra những kỳ vọng rõ ràng và các quy trình nhất quán trong quận cũng như đối với các nhà cung cấp theo hợp đồng.
Lịch trình kiểm toán năm tài chính 2025
Tôi rất vui mừng thông báo về lịch trình kiểm toán của văn phòng tôi, nhằm thúc đẩy một chính quyền quận có trách nhiệm và công bằng. Chúng tôi sẽ bắt đầu thực hiện các cuộc kiểm toán sau đây trong năm tài chính 2025, mà văn phòng tôi sẽ tiến hành từ ngày 1 tháng 7 năm 2024 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025.
- Dịch vụ nhà ở hỗ trợ
- Phòng Bầu cử
- Mua đất và nhà
- Dịch vụ khách hàng toàn quận
- Hòa nhập toàn quận dành cho người chuyển giới và người có giới tính đa dạng
- Khảo sát văn hóa đạo đức cấp quận ( nghiên cứu đặc biệt )
- Bồi thường ( nghiên cứu chuyên sâu )
Bạn có thể tìm thấy mô tả đầy đủ về lịch trình kiểm toán tại đây .
Chúng tôi đang tuyển dụng vị trí Kiểm toán viên quản lý.
Hãy sử dụng kỹ năng phân tích, nghiên cứu và giao tiếp của bạn để gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Với vai trò là Kiểm toán viên Hiệu suất, bạn sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các cuộc kiểm toán hiệu suất hoạt động của chính quyền quận. Chúng tôi sẽ tìm hiểu xem chính quyền quận đang hoạt động tốt đến mức nào, đề xuất các cải tiến và báo cáo công khai về công việc của chúng tôi.
Bạn có thể nộp đơn đăng ký tại đây: bit.ly/ApplyMultcoAuditor
Hạn chót nộp đơn là thứ Hai, ngày 1 tháng 7, lúc 23 giờ 59 phút.
Sự tham gia của cộng đồng
Ngày 13 tháng 6, Kiểm toán viên Quản lý Mical Yohannes, Thực tập sinh chương trình College to County (C2C) Kate Milne và tôi đã tham dự Lễ Tuyên bố Juneteenth của Quận Multnomah . Lễ tuyên bố hàng năm này ghi nhận ngày Juneteenth, thời điểm những người gần như được giải phóng ở Galveston, Texas, cuối cùng đã thoát khỏi nỗi kinh hoàng của chế độ nô lệ, gần hai năm rưỡi sau Tuyên ngôn Giải phóng nô lệ. Lễ tuyên bố được đồng tài trợ bởi Ủy viên Jesse Beason và các Nhóm Nguồn lực Nhân viên Da màu và Người chuyển giới Da màu. Chúng tôi đã được nghe một nhóm gồm bốn nhân viên của Quận trình bày về công việc của họ nhằm thúc đẩy bình đẳng chủng tộc, giải quyết nạn phân biệt chủng tộc có hệ thống tại nơi làm việc, và sự cần thiết phải nói lên sự thật và nhìn nhận trung thực về lịch sử của chúng ta để thúc đẩy sự hàn gắn và hòa giải. Văn phòng chúng tôi công nhận Juneteenth là cơ hội để tôn vinh lịch sử, di sản của người Mỹ gốc Phi và khẳng định cam kết của chúng tôi trong việc hướng tới tự do và công lý.
Ngày 19 tháng 6, chuyên viên Quan hệ cử tri và Gắn kết Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập (DEI) Raymond De Silva đã tham gia Chuyến tham quan đi bộ Word is Bond: Woodlawn . Đây là năm thứ hai văn phòng của tôi tham gia sự kiện thường niên này. Chuyến tham quan do hai Đại sứ Word Is Bond là Jahad Hudson Jr. và Mycah Alemseghed đồng dẫn dắt. Đó là một chuyến tham quan đi bộ đầy ý nghĩa và sâu sắc do Đại sứ Jahad thiết kế. Anh ấy đã chia sẻ những câu chuyện cá nhân về những thách thức và hy vọng trên con đường mà anh ấy thường xuyên đi bộ đến trường khi còn là học sinh, ở khu phố Woodlawn. Chuyến tham quan đã làm nổi bật sự xuất sắc của người da đen và giúp hiểu sâu hơn về các vấn đề mà thanh thiếu niên da màu phải đối mặt khi gặp rào cản trong việc tiếp cận các cơ hội giáo dục bình đẳng giữa bối cảnh đô thị hóa.
Bạn có thể xem video tóm tắt sự kiện của chúng tôi tại đây . Nếu bạn muốn tôi và/hoặc nhân viên tham dự hoặc phát biểu tại cuộc họp với nhóm cộng đồng của bạn, chỉ cần điền vào mẫu này .