Đánh giá tình trạng thực hiện khuyến nghị: Quận đã thực hiện ba trong số các khuyến nghị kiểm toán quỹ ứng phó đại dịch, nhưng nhận thấy hai khuyến nghị còn lại không khả thi để thực hiện.

_{Báo cáo được ban hành tháng 3 năm 2025}

Những điểm nổi bật của báo cáo

Những gì chúng tôi tìm thấy

Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận.

Chúng tôi nhận thấy rằng quận đã thực hiện ba trong số năm khuyến nghị từ cuộc kiểm toán năm 2021 có tiêu đề " Quỹ ứng phó đại dịch: Ban quản lý có các chính sách và quy trình để quản lý quỹ ứng phó đại dịch" . Mặc dù quận không thực hiện hai khuyến nghị còn lại, nhưng vẫn có các quy trình và biện pháp kiểm soát khác đang được áp dụng, dự kiến ​​sẽ được thực hiện hoặc ban quản lý đã tăng cường kể từ cuộc kiểm toán để giúp giảm thiểu các vấn đề đã được xác định.

Ý nghĩa của các trạng thái

• Đã thực hiện – Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề.
  Đáp ứng đúng mục đích của khuyến nghị.
• Đang tiến hành – Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
• Chưa thực hiện – Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.

Tình trạng thực hiện các khuyến nghị

Các khuyến nghị đã được thực hiện

Khuyến nghị số 1: Cung cấp khóa đào tạo nâng cao về thẻ mua sắm (thẻ p-card) cho tất cả nhân viên quận sử dụng và/hoặc quản lý các giao dịch bằng thẻ p-card. Chúng tôi khuyến nghị khóa đào tạo nâng cao này nhấn mạnh rằng không thể thanh toán dịch vụ bằng thẻ p-card, không được sử dụng thẻ p-card để lách luật kiểm soát thanh toán, trách nhiệm của các vai trò xem xét và phê duyệt, và nhấn mạnh hậu quả của việc không tuân thủ các chính sách của quận, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc bị thu hồi quyền sử dụng thẻ p-card.

Ghi chú của Kiểm toán viên: Dựa trên việc xem xét tài liệu đào tạo về thẻ p-card, chúng tôi đã xác nhận rằng ban quản lý đã cải tiến các mô-đun đào tạo bắt buộc dành cho người sử dụng thẻ p-card. Hiện nay, các mô-đun này bao gồm thông tin cụ thể liên quan đến trách nhiệm và dịch vụ không được thanh toán bằng thẻ p-card, cũng như thông tin về hậu quả của việc sử dụng thẻ p-card không đúng cách. Quận hiện yêu cầu người sử dụng thẻ và người giám sát của họ phải tham gia khóa đào tạo hàng năm.

Ngoài ra, ban quản lý đã cập nhật sổ tay hướng dẫn sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp (p-card) kèm theo một tài liệu hướng dẫn sử dụng có chứa thông tin tương tự như các mô-đun đào tạo . Chương trình đào tạo nâng cao này cũng đã được thông báo cho các quản lý tài chính của các phòng ban.

Khuyến nghị số 3: Từ khi báo cáo kiểm toán ban đầu được ban hành [tháng 11 năm 2021] cho đến ít nhất là cuối năm 2022, Chủ tịch Hội đồng Quận và bộ phận Quan hệ Chính phủ nên tiếp tục liên lạc thường xuyên với cơ quan lập pháp tiểu bang Oregon và phái đoàn liên bang về các yêu cầu hỗ trợ tiền thuê nhà vốn là rào cản trong việc giúp đỡ những người có nhu cầu, đặc biệt là các thành viên cộng đồng người da đen, người bản địa và người thuộc các nhóm thiểu số khác, nhận được hỗ trợ trong đại dịch COVID-19.

Ghi chú của Kiểm toán viên: Mặc dù không còn áp dụng, chúng tôi coi khuyến nghị này đã được giải quyết và do đó, đã được thực hiện. Công việc của Văn phòng Quan hệ Chính phủ đã được thể hiện qua các bản cập nhật gửi cho Hội đồng Ủy viên Quận trong suốt năm 2022 và những năm tiếp theo. Các bản cập nhật đó bao gồm một số nội dung sau:

Khuyến nghị số 4: Chúng tôi khuyến nghị Sở Y tế đánh giá các nhân viên được giao vai trò phê duyệt để đảm bảo năng lực công việc của họ phù hợp, cho phép xem xét các giao dịch một cách hiệu quả và đầy đủ trước khi hoàn tất bước phê duyệt trong Workday.

Ghi chú của Kiểm toán viên: Nhóm Kế toán phải trả trung ương của quận gửi danh sách hàng năm cho Sở Y tế để xem xét vai trò người phê duyệt trong Workday, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của quận. Lần xem xét gần đây nhất của Sở Y tế diễn ra vào tháng 3 năm 2024. Ngoài ra, đã có một vài thay đổi trong các quy trình toàn quận, bao gồm việc tăng cường đào tạo quản lý nhấn mạnh vào những gì quy trình phê duyệt nên bao gồm. Thêm vào đó, ngôn ngữ đã được thêm vào quy trình làm việc trong Workday khi người phê duyệt chấp thuận một hóa đơn, yêu cầu người phê duyệt xác nhận rằng họ đã xem xét hóa đơn đó.

Các khuyến nghị không được thực hiện và không có ý định thực hiện.

Khuyến nghị số 2: Chúng tôi khuyến nghị Văn phòng Giám đốc Tài chính xây dựng một hệ thống kiểm soát phát hiện tập trung để xác định việc sử dụng sai mục đích các giao dịch thẻ tín dụng doanh nghiệp (p-card). Hệ thống kiểm soát phát hiện là một quy trình để xác định các lỗi hoặc vấn đề sau khi chúng đã xảy ra. Quy trình này nên được thực hiện bổ sung cho các cuộc kiểm toán định kỳ của Phòng Kế toán phải trả Trung ương và bao gồm việc so sánh các nhà cung cấp thẻ p-card với danh sách Hệ thống Quản lý Giải thưởng Liên bang (SAM.gov). Chúng tôi khuyến nghị quy trình này nên được thực hiện ít nhất mỗi quý.

Ghi chú của Kiểm toán viên: Quận sử dụng Ngân hàng Bank of America (BofA) và ứng dụng trực tuyến WORKS của ngân hàng này làm tổ chức ngân hàng hỗ trợ quá trình triển khai chương trình thẻ tín dụng doanh nghiệp (p-card). Do quy ước đặt tên nhà cung cấp trong dữ liệu của BofA, việc tìm kiếm hàng nghìn giao dịch có giá trị thực sự sẽ rất khó khăn. Ví dụ, tên thường được viết tắt hoặc sử dụng tên giao dịch khác (DBA). Do đó, việc so sánh danh sách tên nhà cung cấp từ dữ liệu của BofA với danh sách loại trừ như SAM.gov sẽ cho ra kết quả khó diễn giải một cách chính xác. Ngoài ra, BofA không thể triển khai kiểm soát tự động ở khâu đầu của giao dịch, chẳng hạn như so sánh tên nhà cung cấp với danh sách loại trừ.

Hiện nay đã có những quy trình và biện pháp kiểm soát khác được áp dụng hoặc cải tiến kể từ cuộc kiểm toán. Chúng bao gồm những điều sau:

• Bộ phận Kế toán phải trả trung ương đã khởi động lại các cuộc kiểm toán định kỳ đối với các giao dịch thẻ tín dụng của các phòng ban; đợt kiểm tra mới nhất đã hoàn tất vào tháng 1 năm 2025.
• Như đã nêu trong Khuyến nghị số 1, việc tăng cường đào tạo và chia sẻ thông tin của bộ phận Kế toán phải trả trung ương được thiết kế để giúp giảm thiểu việc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp không đúng cách.
• Ngân hàng BofA sử dụng mã danh mục thương gia (MCC) giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến hàng hóa được mua (ví dụ: rượu tại cửa hàng rượu), nhưng không đề cập đến việc ai được thanh toán. Các thương gia được chỉ định mã MCC dựa trên loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ chủ yếu bán. Mã MCC được thiết kế để phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh chính của thương gia và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý rủi ro. Quận có thể xác định các mã MCC cụ thể bị cấm (ví dụ: rượu) và do đó ngăn chặn việc sử dụng thẻ của quận tại một số cơ sở kinh doanh có vẻ không phù hợp để thực hiện các giao dịch của quận.
• Khi các thương nhân đăng ký tài khoản thương mại với BofA, họ sẽ trải qua quy trình sàng lọc để xác minh rằng họ là nhà cung cấp đủ điều kiện chấp nhận thanh toán bằng thẻ và không nằm trong danh sách cấm giao dịch của Liên bang.

Khuyến nghị số 5: Chúng tôi khuyến nghị Sở Y tế tăng cường các biện pháp kiểm soát phát hiện để đảm bảo việc đối chiếu định kỳ các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện, nhằm giúp xác định bất kỳ khoản thanh toán thiếu nào, chẳng hạn như đối chiếu hợp đồng hàng tháng với hóa đơn của nhà cung cấp để so sánh số tiền đã thanh toán với số tiền đã được lập hóa đơn cho đến nay.

Ghi chú của kiểm toán viên: Sở Y tế đã quyết định không thực hiện khuyến nghị này vì nó sẽ gây ra gánh nặng đáng kể cho nguồn lực của bộ phận tài chính.  Qua trao đổi với Sở Y tế, lý do chính khiến họ coi đây là một gánh nặng đáng kể là vì việc rà soát hàng nghìn hóa đơn mỗi năm mà Sở Y tế xử lý sẽ tốn rất nhiều công sức.  Trong quá trình xem xét các hóa đơn cho năm tài chính 2024 (từ ngày 1 tháng 7 năm 2023 đến ngày 30 tháng 6 năm 2024), chúng tôi nhận thấy Sở Y tế đã xử lý khoảng 16.200 hóa đơn, đây là một khối lượng khá lớn. Với 260 ngày làm việc, trung bình mỗi ngày sở xử lý hơn 62 hóa đơn (16.200 hóa đơn / 260 ngày). Cách tính này chưa bao gồm các ngày nghỉ lễ, nghỉ phép hoặc nghỉ ốm, nếu tính cả các ngày này thì số lượng hóa đơn xử lý trung bình mỗi ngày sẽ còn cao hơn. Do đó, ban quản lý đang dựa vào các biện pháp khác để theo dõi hóa đơn.

Sở Y tế đang nỗ lực triển khai các biện pháp khác với hy vọng sẽ giúp xây dựng quy trình xem xét chặt chẽ hơn để đánh giá chi tiêu tốt hơn. Vào khoảng năm tài chính 2022-2023, sở đã phát triển một bảng điều khiển chi tiêu hợp đồng hiển thị số tiền khả dụng để chi tiêu theo hợp đồng so với số tiền đã chi. Tuy nhiên, bảng điều khiển này vẫn chưa được đưa vào sử dụng. Sở Y tế hy vọng sẽ đưa bảng điều khiển chi tiêu hợp đồng vào sử dụng trước cuối tháng 6 năm 2025. 

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Mục tiêu của đánh giá này là xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ Kiểm toán Quỹ Ứng phó Đại dịch năm 2021: Ban quản lý đã có các chính sách và quy trình để quản lý quỹ ứng phó đại dịch. Tất cả các khuyến nghị đều có thời hạn hoàn thành là ngày 31 tháng 12 năm 2021.

Nhân viên kiểm toán đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có.

Cập nhật trạng thái của khuyến nghị

Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.

Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.

Nhân viên

Annamarie McNiel, CPA, Giám đốc Điều hành & Kiểm toán

Tài liệu liên quan