Evaluación del estado de las recomendaciones: El condado implementó tres de las recomendaciones de auditoría de los fondos para la pandemia, pero encontró que las otras dos recomendaciones no eran prácticas para implementar.

_{Informe emitido en marzo de 2025}

Aspectos destacados del informe

Lo que encontramos

La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado.

Descubrimos que el condado implementó tres de las cinco recomendaciones de la auditoría de 2021 titulada "Fondos para la Pandemia": La administración cuenta con políticas y procedimientos para gestionar los fondos para la pandemia . Si bien el condado no implementó las otras dos recomendaciones, existen otros procesos y controles implementados, con planificación para implementarse o que la administración ha mejorado desde la auditoría para ayudar a mitigar los problemas identificados.

Qué significan los estados

• Implementado: el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema.
  cumplir con la intención de la recomendación.
• En proceso: el auditado ha comenzado la implementación.
• No implementado: el auditado no ha implementado o no tiene la intención de implementar.

Estado de las recomendaciones

Recomendaciones implementadas

Recomendación n.° 1: Brindar capacitación mejorada sobre tarjetas de compras (tarjetas P) a todo el personal del condado que las utiliza o gestiona. Recomendamos que esta capacitación resalte que los servicios no se pueden pagar con tarjetas P, que estas no deben utilizarse para eludir los controles de cuentas por pagar, que las funciones de revisión y aprobación son responsabilidad de los funcionarios, y que se enfaticen las consecuencias de no seguir las políticas del condado, que incluyen, entre otras, la revocación de los privilegios de las tarjetas P.

Nota del Auditor: Tras revisar los materiales de capacitación sobre tarjetas de pago, pudimos verificar que la administración implementó mejoras en los módulos de capacitación requeridos para usuarios de tarjetas de pago. Estos ahora incluyen información específica sobre las responsabilidades y los servicios que no se pueden pagar con tarjetas de pago, así como sobre las consecuencias del uso indebido de estas. El condado ahora exige que los titulares de tarjetas y sus supervisores realicen la capacitación anualmente.

Además, la gerencia actualizó el manual del usuario de la tarjeta P con una guía del usuario complementaria que contiene la misma información que los módulos de capacitación . La capacitación mejorada también se comunicó a los gerentes de finanzas del departamento.

Recomendación n.° 3: Desde la emisión del informe de auditoría inicial [noviembre de 2021] hasta al menos fines de 2022, el presidente del condado y el departamento de relaciones gubernamentales deben seguir comunicándose frecuentemente con la legislatura estatal de Oregón y la delegación federal sobre los requisitos de asistencia para el alquiler que fueron barreras para ayudar a las personas necesitadas, en particular a los miembros de las comunidades negras, indígenas y de color, a recibir asistencia durante la pandemia de COVID-19.

Nota del Auditor: Si bien ya no aplica, consideramos que esta recomendación está resuelta y, por lo tanto, implementada. El trabajo de la Oficina de Relaciones Gubernamentales quedó demostrado mediante sus actualizaciones a la Junta de Comisionados del Condado a lo largo de 2022 y posteriormente. Dichas actualizaciones incluyeron lo siguiente:

Recomendación #4: Recomendamos que el Departamento de Salud evalúe a los empleados asignados a roles de aprobación para garantizar que su capacidad de carga de trabajo sea adecuada para revisar las transacciones de manera efectiva y adecuada antes de completar un paso de aprobación en Workday.

Nota del Auditor: El equipo de Cuentas por Pagar Central del condado envía anualmente una lista al Departamento de Salud para su revisión de las funciones de los aprobadores en Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales del condado. La revisión más reciente del Departamento de Salud tuvo lugar en marzo de 2024. Además, se han implementado un par de cambios en las prácticas del condado, incluyendo una capacitación mejorada para gerentes que enfatiza lo que debe incluir el proceso de aprobación. Además, se ha añadido un texto al flujo de trabajo de Workday cuando un aprobador aprueba una factura, solicitando al aprobador que confirme su revisión.

Recomendaciones no implementadas y sin intención de implementarlas

Recomendación n.° 2: Recomendamos que la oficina del Director Financiero desarrolle un control de detección centralizado para identificar el uso indebido de las transacciones con tarjetas de pago. Un control de detección es un procedimiento para identificar errores o problemas una vez ocurridos. Este proceso debería complementar las auditorías periódicas de la Central de Cuentas por Pagar e incluir una comparación de los proveedores de tarjetas de pago con la lista federal de Sistemas para la Gestión de Adjudicaciones (SAM.gov). Recomendamos que este proceso se realice al menos trimestralmente.

Nota del Auditor: El condado utiliza Bank of America (BofA) y su aplicación web, WORKS, como institución bancaria para facilitar el proceso del programa de tarjetas de pago. Debido a las convenciones de nomenclatura de proveedores en los datos de BofA, sería muy difícil realizar una búsqueda en las miles de transacciones que podrían tener algún valor real. Por ejemplo, los nombres suelen abreviarse o usar un nombre comercial (DBA). Por lo tanto, comparar la lista de nombres de proveedores de los datos de BofA con una lista de exclusión como SAM.gov produciría resultados difíciles de interpretar con precisión. Además, BofA no puede implementar un control automatizado en la fase inicial de una transacción, como comparar el nombre de un proveedor con una lista de exclusión.

Existen otros procesos y controles implementados o mejorados desde la auditoría. Entre ellos se incluyen los siguientes:

• La División Central de Cuentas por Pagar reinició sus auditorías de rutina de las transacciones con tarjetas de pago del departamento; la última revisión se completó en enero de 2025.
• Como se señala en la Recomendación n.° 1, la capacitación mejorada y el intercambio de información de Cuentas por Pagar Central están diseñados para ayudar a reducir el uso indebido de las tarjetas P.
• BofA utiliza códigos de categoría de comerciante (MCC) que ayudan a mitigar lo que se compra (por ejemplo, alcohol en una licorería), pero no especifican a quién se le paga. A los comerciantes se les asigna un MCC según el tipo de productos o servicios que venden principalmente. Los MCC están diseñados para reflejar con precisión la actividad principal del comerciante y facilitar la gestión de riesgos. El condado puede identificar códigos MCC específicos como prohibidos (por ejemplo, alcohol) y, por lo tanto, evitar el uso de tarjetas del condado en ciertos establecimientos que parecen inapropiados para realizar negocios en el condado.
• Cuando los comerciantes se registran para obtener una cuenta comercial con BofA, pasan por un proceso de evaluación para validar que son un proveedor que puede aceptar tarjetas y que no están en una lista federal con la que no se puede hacer negocios .

Recomendación #5: Recomendamos que el Departamento de Salud mejore los controles de detección para garantizar que se realicen conciliaciones rutinarias de los pagos a los proveedores, para ayudar a identificar cualquier pago faltante, como conciliaciones mensuales de contratos de facturas de proveedores por lo que se ha pagado en comparación con lo que se ha facturado hasta la fecha.

Nota del Auditor: El Departamento de Salud decidió no implementar esta recomendación debido a la carga significativa que tendría sobre los recursos del departamento de finanzas.  Según conversaciones con el Departamento de Salud, la razón principal por la que lo consideran una carga importante es porque sería muy laborioso realizar una revisión de este tipo en las miles de facturas por año que procesa el Departamento de Salud.  En nuestra revisión de las facturas del año fiscal 2024 (del 1 de julio de 2023 al 30 de junio de 2024), observamos que el Departamento de Salud procesó aproximadamente 16,200 facturas, lo cual representa un volumen elevado. Con 260 días hábiles, el departamento procesa un promedio de más de 62 facturas al día (16,200 facturas/260 días). Este cálculo excluye los días festivos, vacaciones o bajas por enfermedad, que aumentarían aún más el promedio de facturas procesadas al día. Por lo tanto, la gerencia está recurriendo a otras medidas para supervisar las facturas.

El Departamento de Salud está trabajando para implementar otras iniciativas que esperan contribuyan a un proceso de revisión más sólido para evaluar mejor el gasto. Durante los años fiscales 2022-2023, el departamento desarrolló un panel de control de gastos contractuales que muestra la disponibilidad de estos en comparación con los montos ya gastados. Sin embargo, aún no se ha implementado. El Departamento de Salud espera implementar el panel de control de gastos contractuales para finales de junio de 2025. 

Objetivos, alcance y metodología

Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la Auditoría de Fondos para la Pandemia de 2021: La administración cuenta con políticas y procedimientos para gestionar los fondos para la pandemia. Todas las recomendaciones tenían fecha límite de aplicación: 31 de diciembre de 2021.

El personal de auditoría evaluó el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otra evidencia disponible.

Actualización del estado de una recomendación

Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.

Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en el Auditor.

Personal

Annamarie McNiel, CPA, Directora de Operaciones y Auditoría

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