Báo cáo kiểm toán quỹ ứng phó đại dịch

Quỹ ứng phó đại dịch: Ban quản lý có các chính sách và quy trình để quản lý quỹ ứng phó đại dịch.

Tóm tắt

Nguồn kinh phí và chi phí liên quan đến đại dịch

Ban quản lý quận đã cho phép một số ngoại lệ về chính sách và thủ tục để đáp ứng nhu cầu cấp thiết do đại dịch gây ra về vật tư và hỗ trợ người dân.

Một số tổ chức cung cấp dịch vụ báo cáo những trải nghiệm tích cực khi hợp tác với quận để phân phối kinh phí ứng phó đại dịch, nhưng cũng báo cáo những rào cản về điều kiện đủ điều kiện đối với một số thành viên cộng đồng và tình trạng thiếu kinh phí.

Các khuyến nghị

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Những gì chúng tôi tìm thấy

Trong cuộc kiểm toán này, chúng tôi nhận thấy ban quản lý quận đã nỗ lực cân bằng giữa nhu cầu nhanh chóng cung cấp nguồn lực cho cộng đồng với việc duy trì các chính sách và thủ tục hiệu quả để quản lý việc chi tiêu quỹ cứu trợ liên quan đến đại dịch của quận. Chúng tôi đã tìm thấy một số lĩnh vực mà quận quản lý tốt các chính sách và thủ tục; chúng tôi cũng tìm thấy một số lĩnh vực cần cải thiện:

• Dựa trên nguồn kinh phí được sử dụng nhằm phục vụ các thành viên cộng đồng có bản sắc văn hóa đặc thù, bao gồm người da đen, người bản địa và người da màu, cũng như hợp tác với các nhà cung cấp mới có mối liên hệ với các thành viên cộng đồng có bản sắc văn hóa đặc thù, quận dường như đã chi tiêu phù hợp với cam kết đã nêu của mình về việc ưu tiên vấn đề chủng tộc.


• Ban quản lý đã đảm bảo các chính sách và quy trình được thiết lập để quản lý chi tiêu trong thời kỳ đại dịch. Ví dụ, quận đã cung cấp hướng dẫn để mã hóa và theo dõi các khoản chi phí liên quan đến đại dịch đủ điều kiện được thanh toán bằng nguồn tài trợ liên bang dành cho đại dịch, chẳng hạn như từ Đạo luật CARES, giúp đảm bảo rằng quận không để lãng phí nguồn quỹ liên bang dành cho đại dịch.


• Theo tuyên bố khẩn cấp của Chủ tịch Hội đồng Quận, bộ phận mua sắm của quận đã phê duyệt một số lượng hạn chế các trường hợp miễn trừ để cho phép ký kết hợp đồng mà không cần quy trình đấu thầu cạnh tranh. Điều này mang lại sự linh hoạt cho các phòng ban của quận để đáp ứng các nhu cầu cấp thiết và phát sinh của quận và các cộng đồng mà họ phục vụ.


• Do đại dịch gây ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính của một số thành viên cộng đồng, quận đã xây dựng các quy trình và thủ tục để cung cấp hỗ trợ tài chính trực tiếp cho các thành viên cộng đồng.


• Chúng tôi phát hiện một đơn vị công tác đã lách luật trong việc sử dụng thẻ mua sắm của quận (thẻ p-card, tương tự như thẻ tín dụng) trong một trường hợp. Điều này dẫn đến việc quận phải thanh toán cho một nhà cung cấp đã bị kết án về tội trộm cắp và khai khống hóa đơn y tế. Ban đầu, quận đã thực hiện các khoản thanh toán này từ các khoản trợ cấp liên bang liên quan đến đại dịch (chủ yếu là Đạo luật CARES), điều này không được phép vì nhà cung cấp nằm trong danh sách các nhà cung cấp bị loại trừ của chính phủ liên bang.


• Chúng tôi đã phát hiện một giao dịch trong đó quận đã thanh toán cho nhà cung cấp không chính xác, dẫn đến việc thanh toán thừa cho một tổ chức cung cấp dịch vụ và không thanh toán cho một tổ chức khác.


• Các tổ chức cung cấp dịch vụ cho biết nhìn chung họ có những trải nghiệm tích cực khi làm việc với quận để phân phối kinh phí ứng phó đại dịch, nhưng họ cũng báo cáo về những rào cản trong việc đủ điều kiện đối với một số thành viên cộng đồng và tình trạng thiếu kinh phí trầm trọng.

Lý do chúng tôi thực hiện cuộc kiểm toán này

Đại dịch COVID-19 đã đặt ra những thách thức đáng kể đối với Quận Multnomah. Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán này để hỗ trợ các hoạt động của chính quyền minh bạch và có trách nhiệm trong thời điểm chưa từng có này. Báo cáo này nêu chi tiết quận đã chi tiêu nguồn quỹ ứng phó đại dịch vào những việc gì, những tổ chức cung cấp dịch vụ nào đã nhận được quỹ ứng phó đại dịch từ quận, và liệu các khoản tiền có được phân bổ phù hợp với cam kết đã nêu của quận về việc ưu tiên vấn đề chủng tộc hay không. Báo cáo cũng nêu chi tiết công việc và những phát hiện của chúng tôi liên quan đến các chính sách và thủ tục về mua sắm, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng, quản lý hàng tồn kho và rủi ro gian lận, cũng như thông tin thu thập được từ các tổ chức cung cấp dịch vụ thông qua cuộc khảo sát của chúng tôi về việc hợp tác với quận để cung cấp nguồn quỹ và dịch vụ cứu trợ liên quan đến đại dịch cho các thành viên cộng đồng.

Những gì chúng tôi khuyên dùng

1. Chúng tôi khuyến nghị Phòng Kế toán Trung ương cung cấp khóa đào tạo nâng cao về thẻ mua sắm (thẻ p-card) cho tất cả nhân viên quận sử dụng và/hoặc quản lý các giao dịch bằng thẻ p-card trước ngày 31 tháng 12 năm 2021. Chúng tôi khuyến nghị khóa đào tạo nâng cao này nhấn mạnh rằng dịch vụ không thể được thanh toán bằng thẻ p-card, thẻ p-card không được sử dụng để né tránh các biện pháp kiểm soát của phòng kế toán, trách nhiệm của các vai trò xem xét và phê duyệt, và nhấn mạnh hậu quả của việc không tuân thủ các chính sách của quận, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc bị thu hồi quyền sử dụng thẻ p-card.
2. Chúng tôi khuyến nghị Văn phòng Giám đốc Tài chính xây dựng một hệ thống kiểm soát phát hiện tập trung để xác định việc sử dụng sai mục đích các giao dịch thẻ tín dụng doanh nghiệp (p-card). Hệ thống kiểm soát phát hiện là một quy trình để xác định các lỗi hoặc vấn đề sau khi chúng đã xảy ra. Quy trình này nên được thực hiện bổ sung cho các cuộc kiểm toán định kỳ của Phòng Kế toán phải trả và bao gồm việc so sánh các nhà cung cấp thẻ p-card với danh sách Hệ thống Quản lý Giải thưởng Liên bang (SAM.gov). Chúng tôi khuyến nghị quy trình này nên được thực hiện ít nhất mỗi quý và phải được đưa vào sử dụng trước ngày 31 tháng 12 năm 2021.
3. Từ khi báo cáo này được ban hành cho đến ít nhất là cuối năm 2022, Chủ tịch Hội đồng Quận và bộ phận Quan hệ Chính phủ nên tiếp tục liên lạc thường xuyên với cơ quan lập pháp tiểu bang Oregon và phái đoàn liên bang về các yêu cầu hỗ trợ tiền thuê nhà vốn là rào cản trong việc giúp đỡ những người có nhu cầu, đặc biệt là các thành viên cộng đồng người da đen, người bản địa và người thuộc các nhóm sắc tộc thiểu số khác, nhận được sự hỗ trợ trong đại dịch COVID-19.
4. Chúng tôi khuyến nghị rằng trước ngày 31 tháng 12 năm 2021, Sở Y tế cần đánh giá lại các nhân viên được giao vai trò phê duyệt để đảm bảo năng lực công việc của họ phù hợp với việc xem xét các giao dịch một cách hiệu quả và đầy đủ trước khi hoàn tất bước phê duyệt trong Workday.
5. Chúng tôi khuyến nghị rằng trước ngày 31 tháng 12 năm 2021, Sở Y tế cần tăng cường các biện pháp kiểm soát phát hiện để đảm bảo việc đối chiếu thường xuyên các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện, nhằm giúp xác định bất kỳ khoản thanh toán sai sót nào, chẳng hạn như đối chiếu hợp đồng hàng tháng với hóa đơn của nhà cung cấp để so sánh số tiền đã thanh toán với số tiền đã được lập hóa đơn cho đến nay.

Nguồn kinh phí và chi phí liên quan đến đại dịch

Mục tiêu kiểm toán của chúng tôi bao gồm xác định những khoản kinh phí liên quan đến đại dịch mà quận đã nhận được hoặc đủ điều kiện nhận được trong năm tài chính 2021 (FY2021) và quận đã chi tiêu các khoản kinh phí liên quan đến đại dịch trong FY2021 vào đâu, cũng như xác định xem quận có nỗ lực phân bổ kinh phí đại dịch FY2021 phù hợp với cam kết đã nêu của quận về việc ưu tiên giải quyết vấn đề chủng tộc hay không. Phần sau đây cung cấp tóm tắt về kinh phí liên quan đến đại dịch đã nhận và chi tiêu trong FY2021. FY2021 là giai đoạn từ ngày 1 tháng 7 năm 2020 đến ngày 30 tháng 6 năm 2021.

Tổng kinh phí liên quan đến đại dịch được ghi nhận trong năm tài chính 2021 là 159,5 triệu đô la.

Dữ liệu trình bày trong các biểu đồ bên dưới thể hiện nguồn tài trợ liên quan đến đại dịch được Quận Multnomah ghi nhận trong năm tài chính 2021. Dữ liệu này không bao gồm bất kỳ khoản ngân sách chung nào của quận được sử dụng để hỗ trợ các chi phí/nỗ lực liên quan đến đại dịch. Ngoài ra, dữ liệu này cũng không bao gồm doanh thu liên quan đến các nguồn tài trợ thường xuyên. Chúng tôi đã mã hóa doanh thu dựa trên việc xem xét mã hóa trong phần mềm tài chính của quận và thông qua việc xem xét các tài liệu ngân sách của quận.

• Tóm tắt nguồn tài trợ đã nhận
• Nguồn kinh phí liên quan đến đại dịch được Sở Quận ghi nhận trong năm tài chính 2021 (trên 100.000 đô la)
• Nguồn tài trợ khác mà bộ phận đã nhận được

Tổng chi tiêu liên quan đến đại dịch trong năm tài chính 2021 là 159,3 triệu đô la.

Dữ liệu trình bày trong các biểu đồ bên dưới thể hiện các khoản chi tiêu được mã hóa theo nguồn tài trợ liên quan đến đại dịch. Dữ liệu này không bao gồm bất kỳ khoản ngân sách chung nào của quận được sử dụng để hỗ trợ các chi phí/nỗ lực liên quan đến đại dịch. Ngoài ra, dữ liệu này cũng không bao gồm các khoản chi tiêu liên quan đến các nguồn tài trợ thường xuyên.

Chúng tôi đã phân loại các khoản chi tiêu với mục tiêu giúp công chúng hiểu rõ hơn về các khoản chi tiêu chung liên quan đến đại dịch của quận trong năm tài chính 2021. Chúng tôi dựa trên việc xem xét mã hóa trong phần mềm tài chính của quận và thông qua việc xem xét tổng quan các hóa đơn và hợp đồng của nhà cung cấp để phân loại các khoản chi này.

• Bảng tổng kết chi phí theo phòng ban

Chi phí liên quan đến đại dịch theo chương trình/dịch vụ

• Chi phí theo phòng ban và chương trình/dịch vụ

Các khoản chi tiêu được tóm tắt thành các hạng mục sau:

• Hỗ trợ tiền thuê nhà/trả góp nhà/thuê nhà nghỉ/tiền điện nước – đây là khoản thanh toán trực tiếp cho tiền thuê nhà, trả góp nhà, tiền thuê nhà nghỉ (bao gồm thanh toán cho chủ sở hữu/người quản lý bất động sản đối với không gian cho thuê để tự nguyện cách ly tại nhà nghỉ/không gian cách ly), tiền rác, tiền điện, tiền điện thoại và/hoặc tiền internet của thành viên cộng đồng. Các khoản thanh toán này được thực hiện trực tiếp bởi quận hoặc thông qua một tổ chức đối tác như Home Forward.
• Chi phí nhân sự – bao gồm chi phí lao động trực tiếp của quận cũng như chi phí của quận cho các công ty cung cấp nhân sự tạm thời.
• Các dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp – bao gồm dịch vụ nhà ở tạm trú và khẩn cấp, nhân viên y tế chuyên về văn hóa và dịch vụ sức khỏe tâm thần, cùng các hỗ trợ khác cho khách hàng.
• Mua/Sửa chữa Đất/Nhà/Công trình - bao gồm việc mua đất và nhà tại địa chỉ 1952 N. Lombard và khách sạn Days Inn cũ trên đường NE 82nd, nhà tạm bằng pallet (nhà di động nhỏ tạm thời), và việc sửa đổi/sửa chữa nhà tạm/nhà nghỉ.
• Chương trình Quỹ Cứu trợ Doanh nghiệp – hỗ trợ tài chính và hoạt động cho các cơ sở kinh doanh thực phẩm bị ảnh hưởng bởi COVID-19. Nguồn tài trợ này đã được cung cấp trực tiếp cho hơn 2.780 doanh nghiệp trên toàn quận. Ngoài ra, các doanh nghiệp tại Quận Multnomah cũng nhận được tài trợ thông qua các tổ chức đối tác bao gồm Viện Từ thiện Liên minh Doanh nghiệp Portland, Phòng Thương mại Người Mỹ gốc Phi, Phòng Thương mại Người Mỹ gốc Philippines, Mạng lưới Người Mỹ gốc Á Thái Bình Dương của Oregon và Trung tâm Thanh niên và Gia đình Người Mỹ bản địa.
• Thực phẩm – bao gồm chương trình Công bằng Thực phẩm, việc chuẩn bị và phân phối thực phẩm trực tiếp cho nơi trú ẩn và cộng đồng, được cung cấp bởi các tổ chức đối tác phù hợp với văn hóa cụ thể, và các hình thức mua thực phẩm trực tiếp khác.
• Chương trình Thẻ Quà tặng – bao gồm việc rót một lượng lớn tiền mặt tương đương nhằm mục đích hỗ trợ khách hàng một cách linh hoạt và nhanh chóng, đồng thời cung cấp kinh phí cho các thành viên cộng đồng để mua những vật dụng cần thiết.
• Vật tư kiểm soát nhiễm khuẩn – bao gồm thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE), khẩu trang, áo choàng, găng tay và vật tư khử trùng.
• Dịch vụ nội bộ của quận – chi phí nhân sự và vật tư cho các dịch vụ hỗ trợ nội bộ đối với các yêu cầu về cơ sở vật chất (dịch vụ vệ sinh và an ninh nhà tạm trú), lắp đặt vách kính Plexiglas và các chi phí quản lý tài sản và hỗ trợ CNTT khác.
• Vật tư – các loại vật tư khác nhau để hỗ trợ tình trạng khẩn cấp liên quan đến đại dịch trong tất cả các bộ phận, bao gồm vật tư y tế cho các phòng khám của Sở Y tế, máy tính và phụ kiện máy tính để hỗ trợ việc chuyển đổi nhân viên quận sang môi trường làm việc từ xa, và quần áo/vải vóc/đồ dùng vệ sinh cho các nơi trú ẩn.
• Lều/Bạt/Đồ dùng ngủ – được cung cấp trực tiếp cho các thành viên cộng đồng có nhu cầu.
• Chi phí cơ sở vật chất và quản lý (F&A) – số tiền chi cho các chi phí hỗ trợ (ví dụ: quản lý các quỹ liên quan đến đại dịch), mặc dù không được phép theo Quỹ Cứu trợ Coronavirus (CRF), nhưng được phép theo một số nguồn tài trợ khác.
• Dịch vụ xét nghiệm và tiêm chủng – bao gồm cả vắc-xin COVID-19.
• Khác – xem mục chi tiết các khoản chi tiêu khác bên dưới.
• Dịch vụ vệ sinh và giặt ủi – bao gồm dịch vụ giặt ủi, vệ sinh và diệt trừ côn trùng tại các nhà nghỉ và nơi trú ẩn.
• Trang thiết bị – bao gồm xe xét nghiệm COVID-19 lưu động, thiết bị khử trùng, bộ đàm cho Văn phòng Cảnh sát trưởng để hỗ trợ việc giữ khoảng cách xã hội và thiết bị phục vụ bầu cử.
• Thông tin liên lạc và thông báo dịch vụ công cộng (PSA) – bao gồm dịch vụ tổng đài của bên thứ ba và thời gian mua bản quyền để phát thông báo trên đài phát thanh và truyền hình.
• Không gian tiêm chủng và xét nghiệm – chi phí liên quan đến không gian dành cho các điểm xét nghiệm và tiêm chủng COVID-19 cộng đồng.

Chi phí được phân loại là "Khác" ước tính khoảng 670.000 đô la.

Dưới đây là biểu đồ thể hiện các khoản chi tiêu liên quan đến đại dịch được phân loại là “Khác” trong biểu đồ phía trên. Số tiền 111.000 đô la còn lại trong mục “khác” này đại diện cho chi phí của nhiều bộ phận khác nhau và bao gồm chi phí mua sắm cho các phòng khám sức khỏe cũng như chi phí cho các hoạt động hỗ trợ trực tiếp cho khách hàng.

Các khoản chi tiêu liên quan đến đại dịch được phân loại là "Khác" trong biểu đồ trên.

Tổng chi phí nhân sự liên quan đến đại dịch trong năm tài chính 2021 là 34,38 triệu đô la.

Chi phí nhân sự liên quan đến đại dịch theo từng phòng ban của quận trong năm tài chính 2021. Dữ liệu bên dưới được trình bày bằng triệu đô la.

Chi phí liên quan đến đại dịch theo nhà cung cấp/đối tác

Chi phí liên quan đến đại dịch của các nhà cung cấp/nhà phân phối (trên 100.000 đô la) theo từng sở ban ngành của quận trong năm tài chính 2021.

Trong năm tài chính 2021, quận đã cung cấp 58,7 triệu đô la cho các khoản chi liên quan đến đại dịch cho hơn 70 nhà cung cấp dịch vụ. Phần lớn các nhà cung cấp này đã cung cấp một số dịch vụ đặc thù về văn hóa bằng nguồn kinh phí liên quan đến đại dịch.

Một trong những mục tiêu kiểm toán của chúng tôi là xem liệu quận có nỗ lực chi tiêu các khoản tiền liên quan đến đại dịch phù hợp với cam kết đã nêu về việc ưu tiên vấn đề chủng tộc hay không. Chúng tôi nhận thấy rằng quận dường như đã chi tiêu phù hợp với cam kết này, dựa trên các khoản tiền được chi ra với mục đích cung cấp các dịch vụ đặc thù về văn hóa, bao gồm các dịch vụ cho các thành viên cộng đồng người da đen, người bản địa và người da màu, cũng như hợp tác với các nhà cung cấp mới có mối liên hệ để cung cấp các dịch vụ đặc thù về văn hóa.

Dưới đây là các biểu đồ thể hiện các nhà cung cấp (ngoài Home Forward) đã nhận được 25.000 đô la trở lên từ quận cho các chi phí liên quan đến đại dịch trong năm tài chính 2021 để hỗ trợ các chương trình như:

• Các chương trình hỗ trợ nhà ở và tiền thuê nhà (không bao gồm các khoản thanh toán trực tiếp cho chủ nhà/người quản lý bất động sản/tổ chức tài chính cho phòng khách sạn/tiền thuê nhà/tiền trả góp khoản vay mua nhà hoặc các khoản thanh toán trực tiếp cho các công ty điện nước/điện thoại/internet/nhà thầu)
• Chương trình Quỹ cứu trợ doanh nghiệp
• Các chương trình về thực phẩm – chẳng hạn như chương trình Công bằng Thực phẩm, các bữa ăn do các tổ chức đối tác có bản sắc văn hóa riêng cung cấp, và việc chuẩn bị và phân phát thực phẩm trực tiếp cho các nơi trú ẩn và cộng đồng (không bao gồm việc mua trực tiếp thực phẩm/nước uống từ các nhà bán lẻ).
• Các dịch vụ khác của nhà cung cấp – chẳng hạn như dịch vụ nhà ở tạm trú và khẩn cấp, nhân viên y tế chuyên về văn hóa và dịch vụ sức khỏe tâm thần, và các hỗ trợ khác cho khách hàng.

Lưu ý: Chương trình Home Forward chiếm khoảng 27,5 triệu đô la trong các khoản chi tiêu liên quan đến đại dịch. Các biểu đồ bên dưới không bao gồm Home Forward vì việc trực quan hóa nguồn tài trợ dành cho Home Forward sẽ làm lu mờ phần còn lại của hình ảnh trực quan. Gần như toàn bộ (hơn 99%) các khoản chi tiêu liên quan đến Home Forward đều dành cho các chương trình hỗ trợ thuê nhà. Các hợp đồng của quận với Home Forward bao gồm các chiến lược và/hoặc ưu tiên đáp ứng nhu cầu văn hóa.

• Chi phí cụ thể của nhà cung cấp kèm thông tin đặc thù về văn hóa.

Huyện đã hợp tác với hơn 70 nhà cung cấp dịch vụ để mở rộng các chương trình/dịch vụ cho người dân trong bốn hạng mục chi tiêu chương trình/dịch vụ chính trong năm tài chính 2021.

Sáu mươi mốt (80%) trong số 76 nhà cung cấp trong phân tích này được ghi nhận là tổ chức có đặc thù văn hóa, hoặc một phần hoặc toàn bộ chi phí của nhà cung cấp nhằm mục đích cung cấp các dịch vụ đặc thù văn hóa. Mười nhà cung cấp (13%) có các chiến lược/ưu tiên đặc thù văn hóa được đưa vào hợp đồng của họ với quận. Năm nhà cung cấp còn lại (7%) có hợp đồng cung cấp các dịch vụ tổng quát hơn (ví dụ: bữa ăn cho các nơi tạm trú, dịch vụ cho người bị giam giữ).

• Chi phí cụ thể của nhà cung cấp theo chương trình/dịch vụ

Kể từ khi đại dịch bắt đầu, quận đã tận dụng một số nhà cung cấp mới để hỗ trợ cộng đồng.

Hai mươi hai (29%) trong số 76 nhà cung cấp, với tổng chi phí 5,9 triệu đô la, chưa từng cung cấp dịch vụ cho quận trước khi quận ban bố tình trạng khẩn cấp do đại dịch COVID-19 (tháng 3 năm 2020). Quận dường như đã nỗ lực, thông qua các chương trình như Chương trình Công bằng Thực phẩm và Chương trình Cứu trợ Doanh nghiệp, để tận dụng các nhà cung cấp mới này vì mối liên hệ của họ trong việc cung cấp các dịch vụ phù hợp với văn hóa địa phương.

• Nhà cung cấp mới so với nhà cung cấp hiện có

Ban quản lý quận đã cho phép một số ngoại lệ về chính sách và thủ tục để đáp ứng nhu cầu cấp thiết do đại dịch gây ra về vật tư và hỗ trợ người dân.

Ban quản lý đã đảm bảo các chính sách và quy trình được thiết lập để quản lý chi tiêu trong thời kỳ đại dịch trong hệ thống ghi nhận tài chính và nhân sự của quận, Workday (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)). Điều này bao gồm hướng dẫn mã hóa và theo dõi các khoản chi phí liên quan đến đại dịch đủ điều kiện được thanh toán bằng nguồn tài trợ liên bang dành cho đại dịch, chẳng hạn như thông qua Đạo luật CARES.

Quận vẫn duy trì hầu hết các quy trình tiêu chuẩn để quản lý chi tiêu trong thời kỳ đại dịch và đã thực hiện một số thay đổi.các biện pháp để đẩy nhanh quá trình

Đại dịch đã đặt ra cho quận những khoản chi phí mới, không lường trước được, chẳng hạn như chi phí cho thiết bị bảo hộ như găng tay và khẩu trang, các nguồn lực y tế công cộng bổ sung, không gian cách ly và nơi trú ẩn, và hỗ trợ tài chính trực tiếp cho các thành viên cộng đồng. Ngay từ đầu đại dịch, Giám đốc Tài chính của quận đã làm việc với các đơn vị tài chính trên toàn quận để đảm bảo rằng các chi phí liên quan đến đại dịch được mã hóa cụ thể là chi phí liên quan đến đại dịch trong hệ thống ghi nhận tài chính và nhân sự của quận, Workday. Trong Đạo luật CARES ban đầu, có một thời hạn chi tiêu là ngày 30 tháng 12 năm 2020. Thời hạn này tiềm ẩn một số rủi ro: nếu quận không chi tiêu hết số tiền tài trợ từ Đạo luật CARES mà họ nhận được trước thời hạn, hoặc nếu trong lúc vội vàng chi tiền, quận đã chi tiêu tiền tài trợ CARES cho các khoản chi phí không đủ điều kiện, họ có thể phải hoàn trả tiền cho chính phủ liên bang.

Trước đại dịch, quận đã có các chính sách và quy trình được thiết lập sẵn, và phần lớn quận vẫn tiếp tục sử dụng các quy trình đó trong suốt đại dịch. Tuy nhiên, vì lợi ích của việc mua sắm các vật tư liên quan đến đại dịch một cách nhanh chóng và kịp thời, cũng như để hỗ trợ trực tiếp cho người dân trong cộng đồng, tuyên bố tình trạng khẩn cấp của quận đã tạm dừng các quy định mua sắm. Điều này cho phép thay đổi quy trình và một số ngoại lệ đối với các tiêu chuẩn. Ví dụ, quận:

• Đã thanh toán trước cho một số tổ chức cung cấp dịch vụ;
• Đã miễn trừ yêu cầu sử dụng quy trình đấu thầu cạnh tranh cho việc mua sắm;
• Đã phân phát 5 triệu đô la dưới dạng thẻ quà tặng, với mệnh giá mỗi thẻ lên tới 599 đô la, như một hình thức hỗ trợ trực tiếp cho các thành viên cộng đồng.

Chúng tôi đã được ban quản lý thông báo về việc cân bằng giữa nhu cầu phân bổ kinh phí nhanh chóng với việc duy trì các chính sách và quy trình hiệu quả nhằm đảm bảo tuân thủ việc chi tiêu quỹ phòng chống đại dịch của quận. Ở một số khu vực, quận sẵn sàng chấp nhận rủi ro cao hơn để đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.

Quận đã đưa ra các ngoại lệ đối với quy tắc hợp đồng để quản lý nhu cầu cung ứng và dịch vụ.

Đại dịch đã đặt ra một thách thức khác liên quan đến hàng hóa và dịch vụ: Một số mặt hàng và dịch vụ bị thiếu hụt, và quận phải chuyển sang các nhà cung cấp mới trong một số trường hợp. Chủ tịch đã ban hành một tuyên bố khẩn cấp vào ngày 11 tháng 3 năm 2020, trong đó, ngoài những điều khác, đã đình chỉ các yêu cầu của Hội đồng Xét duyệt Hợp đồng Công cộng (PCRB) đối với việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ liên quan đến đại dịch, chẳng hạn như thực phẩm, chỗ ở, dịch vụ giặt là, khẩu trang và găng tay. Các yếu tố của quy tắc PCRB bao gồm việc quận sẽ cho phép cạnh tranh công bằng và minh bạch trong việc đấu thầu. Điều này giúp đảm bảo quận không trả quá nhiều tiền cho hàng hóa và dịch vụ, đồng thời đảm bảo cơ hội cho nhiều nhà cung cấp và nhà thầu giành được hợp đồng của quận. Theo tuyên bố khẩn cấp này, người quản lý mua sắm của quận có thẩm quyền ban hành các miễn trừ, nếu cần, khỏi các yêu cầu của PCRB.

Phản ánh những hoàn cảnh do đại dịch gây ra và nhu cầu mua hàng từ các nhà cung cấp mới một cách tương đối nhanh chóng, người quản lý mua sắm của quận đã phê duyệt tổng cộng 122 trường hợp miễn trừ cho 116 nhà cung cấp trong khoảng thời gian từ ngày 11 tháng 3 2020 and August năm 2021, đối với hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan trực tiếp đến đại dịch. Những trường hợp miễn trừ này đã mang lại sự linh hoạt cần thiết cho các phòng ban của quận để nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu cấp thiết của cộng đồng.

Quận đã miễn trừ các yêu cầu mua sắm tiêu chuẩn đối với nhiều loại hàng hóa và dịch vụ liên quan đến đại dịch, nhưng phổ biến nhất là thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE).

Mặc dù các trường hợp miễn trừ này cho phép ký hợp đồng trực tiếp mà không cần quy trình đấu thầu cạnh tranh, nhưng người quản lý mua sắm cho biết họ đã làm việc với lãnh đạo cấp cao và khuyến khích các phòng ban của quận sử dụng các quy trình hiện có bất cứ khi nào có thể, chẳng hạn như tìm kiếm nhiều nhà thầu, để thúc đẩy môi trường mua sắm cạnh tranh.

Các nhà cung cấp của Sở Y tế nhận được nhiều trường hợp miễn trừ nhất khỏi các yêu cầu mua sắm tiêu chuẩn.

Hội đồng Ủy viên Quận đã gia hạn tuyên bố tình trạng khẩn cấp đến ngày 31 tháng 12 năm 2021, cho phép tiếp tục được miễn trừ khỏi các yêu cầu của PCRB. Sau ngày 31 tháng 12 năm 2021, các trường hợp miễn trừ được cho phép theo tuyên bố tình trạng khẩn cấp sẽ không còn là lựa chọn khả dụng đối với các sở ban ngành, trừ khi Hội đồng gia hạn tuyên bố tình trạng khẩn cấp.

Quận vẫn đang sử dụng các giấy miễn trừ, nhưng kể từ đỉnh điểm vào tháng 11 năm 2020 - khi ngày hết hạn ban đầu của Đạo luật CARES đến gần - số lượng yêu cầu miễn trừ đã giảm.

Từ ngày 11 tháng 3 2020 and August năm 2021, người quản lý mua sắm đã cấp tổng cộng 122 giấy miễn trừ cho 116 nhà cung cấp, trong khi đó, quận đã ký hợp đồng hoặc mua hàng hóa hoặc dịch vụ với 839 nhà cung cấp trong cùng thời gian đó. Mặc dù có vẻ như người quản lý mua sắm của quận đã xử lý việc cấp giấy miễn trừ cho các quy định của PCRB một cách có trách nhiệm, chỉ cấp giấy miễn trừ cho một phần nhỏ các hợp đồng được phê duyệt kể từ khi đại dịch bắt đầu, nhưng các phòng ban nên giảm dần việc sử dụng giấy miễn trừ khi đại dịch lắng xuống để giúp tăng cơ hội cạnh tranh kinh doanh với quận. Người quản lý mua sắm của quận cho biết họ đang làm việc với các phòng ban để lập kế hoạch loại bỏ việc sử dụng giấy miễn trừ và chuẩn bị quay trở lại quy trình cạnh tranh của PCRB trước ngày 31 tháng 12 năm 2021.

Hỗ trợ tài chính trực tiếp nhằm đáp ứng các nhu cầu cấp thiết của cộng đồng.

Do đại dịch gây ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính của nhiều thành viên cộng đồng, quận đã tìm kiếm thêm các cách thức để cung cấp hỗ trợ tài chính trực tiếp cho người dân trong cộng đồng.

Một chương trình hỗ trợ tài chính trực tiếp chủ yếu sử dụng quỹ phòng chống đại dịch là chương trình Công bằng Thực phẩm, do Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận (DCHS) phát triển cùng với Kho bạc Quận. Mục đích của DCHS đối với chương trình này là cung cấp hỗ trợ tài chính trực tiếp cho các thành viên cộng đồng ở Quận Multnomah bị ảnh hưởng bởi đại dịch. Chương trình này đã phân phối khoảng 2,9 triệu đô la cho các thành viên cộng đồng, một phần dưới dạng thẻ quà tặng. Chương trình có các mục tiêu chính sau:

• Cung cấp hỗ trợ liên quan đến đại dịch cho các thành viên cộng đồng, đặc biệt là người da đen, người bản địa và người thuộc các nhóm sắc tộc thiểu số khác ở phía đông quận bị ảnh hưởng bởi đại dịch. Phân phối viện trợ trước ngày 30 tháng 12 năm 2020, hạn chót ban đầu của Đạo luật CARES.
• Thực hiện thanh toán một cách an toàn, sử dụng các giao thức nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc mất mát.

Ngoài ra, Sở Y tế cũng đã phân phát thẻ quà tặng cho các khách hàng của Chương trình Dinh dưỡng Bổ sung Đặc biệt dành cho Phụ nữ, Trẻ sơ sinh và Trẻ em (WIC) và các chương trình Dịch vụ Chăm sóc Trẻ nhỏ. Sở Y tế đã phân phát khoảng 8.000 thẻ quà tặng mệnh giá 500 đô la, với tổng giá trị khoảng 4 triệu đô la.

Thẻ quà tặng tiềm ẩn nhiều rủi ro vì chúng tương tự như tiền mặt; rất khó để đảm bảo rằng chúng chỉ được sử dụng bởi người nhận dự định và cho mục đích đã định. Điều này khiến việc đảm bảo phân tách trách nhiệm trong việc mua, nhận, lưu trữ và phân phối trở nên quan trọng. Quận có các quy định liên quan đến việc sử dụng thẻ quà tặng, bao gồm:

• Các khoản tương đương tiền mặt chỉ nên được sử dụng cho các chương trình khuyến khích khách hàng, hỗ trợ khách hàng hoặc thanh toán cho tình nguyện viên tham gia các sự kiện chỉ diễn ra một lần.
• Giá trị tương đương tiền mặt của từng mặt hàng (mỗi mặt hàng) phải không quá 50,00 đô la.
• Các khoản tương đương tiền mặt phải được coi như tiền mặt và được cất giữ ở nơi an toàn và có khóa, chỉ nhân viên được ủy quyền của quận mới có thể tiếp cận.
• Việc chi trả các khoản tương đương tiền mặt phải được theo dõi và ghi chép đầy đủ để đảm bảo sử dụng đúng cách. Mỗi đơn đặt hàng phải có nhật ký theo dõi riêng.

Ban quản lý quận cho biết, do nhu cầu cấp thiết về hỗ trợ trực tiếp và thời hạn ban đầu để chi tiêu quỹ CARES Act vào ngày 30 tháng 12 năm 2020, việc chấp nhận một số rủi ro và nới lỏng các quy định sử dụng thẻ quà tặng để nhanh chóng phát triển chương trình phân phối thẻ quà tặng là điều đáng giá. Kho bạc quận đã phối hợp chặt chẽ với DCHS và Sở Y tế để đảm bảo việc phân phối thẻ quà tặng được an toàn, và Kho bạc đã hỗ trợ theo dõi các khoản thanh toán mà quận gửi trực tiếp qua đường bưu điện.

Có ba phương thức phân phối chính cho thẻ quà tặng nhằm hỗ trợ cộng đồng trong bối cảnh đại dịch:

1. Thẻ quà tặng được gửi trực tiếp từ chương trình, phối hợp chặt chẽ với Bộ Tài chính, và Bộ Tài chính có khả năng theo dõi việc sử dụng và giao nhận các thẻ này.
2. Thẻ quà tặng được nhân viên chương trình phân phát cho khách hàng/thành viên cộng đồng tại các sự kiện được tổ chức, thường là do các tổ chức cung cấp dịch vụ chủ trì.
3. Các tổ chức cung cấp dịch vụ làm việc theo hợp đồng với quận đã tự mua thẻ quà tặng, phân phát trực tiếp cho người dân trong cộng đồng và lập hóa đơn cho quận thông qua hợp đồng hoàn trả chi phí.

Đối với hai phương pháp đầu tiên, quận có hồ sơ ghi lại đối tượng được nhận thẻ quà tặng. Có rất ít trường hợp thẻ bị mất hoặc bị đánh cắp được báo cáo. Về phương pháp thứ ba, quận yêu cầu các tổ chức cung cấp theo dõi việc phân phát thẻ cho người dân trong cộng đồng, nhưng họ không bắt buộc phải nộp tài liệu cho quận trừ khi được yêu cầu.

Chúng tôi nhận thấy quận có đầy đủ tài liệu về việc phân phối thẻ quà tặng cho hai phương pháp đầu tiên. Quận không thu thập tài liệu chi tiết cho phương pháp cuối cùng. Đối với các thẻ được mua và phân phối bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ, quận không giám sát việc kiểm soát và phân phối các thẻ này. Một số thẻ này có thể bị mất, bị phá hủy ngoài ý muốn hoặc bị đánh cắp. Ban quản lý quận cho biết họ cảm thấy rủi ro này là tối thiểu so với mục đích sử dụng. Mục đích sử dụng trong trường hợp này là để cung cấp một lượng lớn tiền mặt tương đương cho cộng đồng nhằm hỗ trợ khách hàng một cách linh hoạt và nhanh chóng, cũng như cung cấp kinh phí cho các thành viên cộng đồng để mua các vật dụng cần thiết.

Trong một trường hợp, các biện pháp kiểm soát đối với thẻ mua sắm của quận đã bị lách luật.

Do nguồn tài chính khổng lồ nhận được từ chính phủ liên bang, tiểu bang và các cơ quan địa phương khác (ví dụ: quỹ theo Đạo luật CARES), và tốc độ cần phải chi tiêu số tiền này (từ ngày 30 tháng 12 năm 2020 cho đến khi được gia hạn vào phút chót cuối tháng 12 năm 2020), chúng tôi tin rằng có nguy cơ cao là các khoản tiền này có thể bị sử dụng không đúng cách.

Để giải quyết một phần rủi ro này, chúng tôi đã xem xét các giao dịch mua hàng liên quan đến đại dịch được thực hiện bằng thẻ mua sắm của quận (thẻ p-card), tương tự như thẻ tín dụng. Thẻ p-card từ lâu đã có các quy trình thanh toán và phê duyệt được thiết lập sẵn.

Quận thuê các nhà thầu và tổ chức cung cấp dịch vụ trong nhiều lĩnh vực khác nhau như tư vấn, dịch vụ y tế và phiên dịch. Chính sách của quận yêu cầu việc thanh toán cho các dịch vụ này phải được thực hiện thông qua hệ thống xử lý thanh toán của quận, đó là Workday. Giả sử được phê duyệt đúng cách, việc mua hàng hóa như vật tư và nguyên liệu có thể được thực hiện bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp (p-card). Chúng tôi đã xác định được một nhà cung cấp mà quận đã thanh toán dịch vụ bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp, điều này trái với chính sách của quận. Nhân viên quận đã thực hiện thanh toán không được phép thanh toán cho các dịch vụ này bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp, và trong quá trình phê duyệt, ban quản lý quận lẽ ra phải phát hiện ra vi phạm quy trình sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp này.

Sau khi xem xét kỹ hơn các khoản thanh toán cho nhà cung cấp này, chúng tôi phát hiện nhà cung cấp đã bị vô hiệu hóa trong hệ thống Workday, kèm theo ghi chú rằng nhà cung cấp đang bị Bộ Tư pháp Oregon điều tra. Trạng thái vô hiệu hóa trong Workday lẽ ra phải hoạt động như một biện pháp kiểm soát hiệu quả, ngăn chặn quận thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp thông qua Workday. Tuy nhiên, một nhân viên của quận đã lách luật bằng cách thanh toán cho nhà cung cấp bằng thẻ tín dụng cá nhân (p-card).

Chúng tôi đã thông báo cho ban quản lý quận về tình hình, và họ đã tiến hành xem xét lại các khoản thanh toán. Ban đầu, ban quản lý quyết định tiếp tục thanh toán cho nhà thầu, và thay vào đó xử lý các khoản thanh toán thông qua hệ thống Workday. Trong quá trình xem xét thêm, chúng tôi phát hiện ra rằng nhà cung cấp này đã bị kết án vào năm 2020 về nhiều tội danh trộm cắp nghiêm trọng và khai khống chi phí y tế, và chúng tôi đã thông báo cho ban quản lý về điều này. Cuối cùng, ban quản lý đã ngừng cung cấp dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp này.

Trong trường hợp này đã xảy ra một số lỗi kiểm soát. Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn cho các dịch vụ đã cung cấp, nhân viên phụ trách của quận lẽ ra phải thực hiện thanh toán trong hệ thống Workday. Thay vào đó, nhân viên này lại thực hiện thanh toán bằng thẻ mua hàng (p-card). Sau đó, người giám sát của nhân viên này đã phê duyệt khoản thanh toán và gửi phê duyệt đó cho người được chỉ định thực hiện mua hàng bằng thẻ mua hàng thay mặt cho bộ phận. Việc sử dụng thẻ mua hàng trong trường hợp này là vi phạm rõ ràng Quy trình Hành chính FIN-1 của quận, Kế toán phải trả, trong đó nêu rõ: “Thẻ mua hàng – chỉ được sử dụng cho các giao dịch mua vật tư và hàng hóa một lần, không theo lịch trình (không bao gồm dịch vụ) với mức tối đa 5.000 đô la mỗi giao dịch.”

Hơn nữa, chúng tôi phát hiện ra rằng nhà cung cấp này nằm trong danh sách nhà cung cấp bị loại trừ của Hệ thống Quản lý Giải thưởng Liên bang (SAM.gov), có nghĩa là chính phủ liên bang đã chỉ định nhà cung cấp này là một nhà cung cấp mà họ sẽ không hợp tác kinh doanh. Theo ban quản lý và luật sư của quận, việc nằm trong danh sách SAM không ngay lập tức loại trừ nhà cung cấp này khỏi việc trở thành nhà thầu hoặc nhà cung cấp của quận, mà tùy thuộc vào quyết định của người quản lý mua sắm và các quy tắc của PCRB. Các quy tắc của PCRB quy định việc cấm (loại bỏ) các nhà cung cấp nếu bị kết án về các tội danh liên bang hoặc tiểu bang cho thấy sự thiếu liêm chính hoặc trung thực trong kinh doanh.

Tuy nhiên, nguồn vốn liên bang cũng phải tuân theo các yêu cầu và giới hạn chi tiêu cụ thể. Trong trường hợp này, khoản thanh toán cho nhà cung cấp bị loại trừ khỏi chương trình SAM ban đầu được mã hóa là được thực hiện bằng nguồn vốn từ Đạo luật CARES và các nguồn vốn liên bang khác. Lẽ ra không nên thanh toán cho nhà cung cấp này bằng nguồn vốn liên bang, vì họ là nhà cung cấp bị đình chỉ hoạt động theo quy định của liên bang và là nhà cung cấp không hoạt động được xác định bởi quận do cuộc điều tra của Bộ Tư pháp Oregon.

Vì các giao dịch với nhà cung cấp không phù hợp với chính sách của quận về việc không cho phép mua hàng bằng thẻ tín dụng cá nhân đối với các dịch vụ chuyên nghiệp, nhà thầu này là nhà cung cấp bị đình chỉ hoạt động theo luật liên bang, và quận đã xác định nhà cung cấp này không hoạt động do bị điều tra gian lận và cuối cùng bị kết án liên quan đến việc lập hóa đơn chăm sóc sức khỏe, nên các khoản thanh toán cho nhà cung cấp này không được tính vào quỹ CARES Act và các khoản trợ cấp khác.

Ban quản lý quận đã thông báo cho nhà cung cấp, ngừng cung cấp dịch vụ và duy trì trạng thái không hoạt động trong Workday sau khi thanh toán đầy đủ cho các dịch vụ đã phát sinh. Ban quản lý cũng nhắc nhở các nhân viên tham gia giao dịch tuân thủ chính sách của quận rằng không bao giờ được sử dụng thẻ tín dụng cá nhân (p-card) để thanh toán dịch vụ, và quyền sử dụng thẻ p-card có thể bị thu hồi nếu không tuân thủ chính sách của quận. Sau đó, ban quản lý quận đã loại bỏ hầu hết các khoản chi phí từ các khoản trợ cấp liên quan đến đại dịch của liên bang, Đạo luật CARES, và tính vào quỹ chung của quận. Tổng chi phí cho nhà cung cấp này từ quỹ chung là 6.825 đô la. Ban quản lý cho biết họ hài lòng rằng các dịch vụ đã thực sự được thực hiện và chương trình cho thấy họ đã xem xét các hóa đơn và tài liệu hỗ trợ của nhà cung cấp cho các dịch vụ đã nhận.

Trong một trường hợp, quy trình phê duyệt hóa đơn của tổ chức cung cấp dịch vụ đã không được tuân thủ.

Qua quá trình xem xét hóa đơn của các tổ chức cung cấp dịch vụ, chúng tôi đã phát hiện một trường hợp thanh toán sai cho một nhà cung cấp. Một nhà cung cấp đã gửi hóa đơn cho Sở Y tế, nhưng quận lại thanh toán số tiền đó cho một nhà cung cấp khác. Hóa đơn ghi rõ tên nhà cung cấp, được quét điện tử và dán nhãn với tên nhà cung cấp chính xác, sau đó được tải vào hệ thống tài chính của quận (Workday) để thanh toán – cho nhà cung cấp không chính xác. Giao dịch đã trải qua ba lớp xem xét mà không có bất kỳ người xem xét nào phát hiện ra rằng nhà cung cấp cần được thanh toán khác với nhà cung cấp trên hóa đơn.

Chúng tôi đã thông báo ngay cho ban quản lý. Ban quản lý đã lập tức hành động để xây dựng kế hoạch giải quyết vấn đề và thông báo cho lãnh đạo các bộ phận cấp cao hơn và Giám đốc Tài chính về vấn đề cũng như các hành động dự định.

Dựa trên việc xem xét nhiều hóa đơn, chúng tôi tin rằng đây là một sự cố riêng lẻ và hài lòng với hành động nhanh chóng và hợp lý của ban quản lý. Tuy nhiên, điều đáng lo ngại là một hóa đơn có thể trải qua nhiều cấp độ phê duyệt mà không được xem xét đầy đủ các tài liệu chứng minh sẵn có. Do đó, chúng tôi khuyến nghị bộ phận này đánh giá lại các nhân viên được giao vai trò phê duyệt để đảm bảo năng lực công việc của họ phù hợp nhằm xem xét các giao dịch một cách hiệu quả và đầy đủ trước khi hoàn tất bước phê duyệt trong Workday.

Một số tổ chức cung cấp dịch vụ báo cáo những trải nghiệm tích cực khi hợp tác với quận để phân phối kinh phí ứng phó đại dịch, nhưng cũng báo cáo những rào cản về điều kiện đủ điều kiện đối với một số thành viên cộng đồng và tình trạng thiếu kinh phí.

Trong khuôn khổ cuộc kiểm toán, chúng tôi đã tiến hành khảo sát các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận được nguồn tài trợ liên quan đến đại dịch từ quận để cung cấp dịch vụ và hỗ trợ tài chính trực tiếp cho người dân cộng đồng. Chúng tôi đã xây dựng và phát hành một cuộc khảo sát để tìm hiểu hiệu quả của nguồn tài trợ này từ góc nhìn của các nhà cung cấp dịch vụ, và liệu có những rào cản nào trong việc phân phối nguồn tài trợ cho người dân cộng đồng hay không. Chúng tôi cũng đặt ra các câu hỏi về việc hợp tác với quận từ góc độ quản lý hành chính.

Lý tưởng nhất là chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp với các thành viên cộng đồng để tìm hiểu về trải nghiệm của họ, nhưng chúng tôi đã quyết định không thực hiện các chuyến thăm trực tiếp vì cảm thấy điều đó sẽ tiềm ẩn nguy cơ lây nhiễm COVID-19 không cần thiết cho nhân viên của các nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng của họ và nhân viên của chúng tôi. Thêm vào đó, khảo sát cho phép chúng tôi tạo cơ hội cho tất cả các nhà cung cấp dịch vụ tham gia trả lời khảo sát, thay vì chỉ tiếp xúc trực tiếp với một mẫu các nhà cung cấp và khách hàng.

Chúng tôi đã gửi khảo sát đến các nhà cung cấp nhận được khoản tài trợ ròng trong thời kỳ đại dịch từ 25.000 đô la trở lên cho một loạt các chương trình/dịch vụ: quỹ cứu trợ doanh nghiệp, thực phẩm, nhà ở/nơi trú ẩn và/hoặc dịch vụ của nhà cung cấp trong giai đoạn từ tháng 7 năm 2020 đến tháng 2 năm 2021. Chúng tôi đã gửi khảo sát đến 78 địa chỉ email khác nhau của những người đại diện cho 67 nhà cung cấp khác nhau. Một số nhà cung cấp có nhiều hơn một chương trình được quận tài trợ và làm việc với nhiều hơn một phòng ban của quận. Trong số 78 email được gửi khảo sát, có 26 người trả lời, tỷ lệ phản hồi là 33%. Trong số 26 phản hồi, 22 (85%) cho biết các nguồn lực mà tổ chức của họ nhận được từ quận hỗ trợ một nhóm dân cư có bản sắc văn hóa đặc thù và/hoặc các thành viên cộng đồng người da đen, người bản địa và người da màu.

Dựa trên các phản hồi nhận được, chúng tôi nhận thấy nhìn chung các nhà cung cấp dịch vụ có trải nghiệm tích cực khi làm việc với quận, nhưng một số báo cáo gặp phải rào cản về điều kiện đủ điều kiện nhận hỗ trợ cho các thành viên cộng đồng và nguồn kinh phí không đủ để đáp ứng nhu cầu.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ báo cáo nhận được sự hỗ trợ tốt từ quận về mặt liên lạc và tốc độ giải ngân kinh phí. Kết quả khảo sát cho thấy các đối tác gặp một số khó khăn trong việc tìm hiểu cách thức nhận được quỹ hỗ trợ trong đại dịch.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ báo cáo rằng họ phải giới hạn đối tượng nhận dịch vụ hoặc hỗ trợ, các thành viên cộng đồng bị loại trừ khỏi các dịch vụ và gặp phải các rào cản ngăn cản các thành viên cộng đồng nhận được sự hỗ trợ.

Đối với các nhà cung cấp cho biết tổ chức của họ gặp phải tình trạng thành viên cộng đồng bị bỏ sót trong việc nhận hỗ trợ hoặc dịch vụ trong đại dịch, chúng tôi đã yêu cầu họ giải thích.

Những bình luận được chọn

• Dù chúng tôi đã cố gắng hết sức để cung cấp thông tin, nhưng một số người vẫn không yêu cầu hỗ trợ tài chính cho đến khi gần như đã tiêu hết số tiền cần thiết.
• Các yêu cầu về trợ cấp thuê nhà là một rào cản lớn đối với nhiều người trong cộng đồng của chúng ta. Việc phải tìm kiếm mẫu W9, các hợp đồng thuê nhà chính thức (trong khi nhiều hợp đồng là không chính thức) đã khiến nhiều người không nhận được sự hỗ trợ.
• Một số khách hàng có hoàn cảnh sống đặc biệt thường bị từ chối hỗ trợ tiền thuê nhà do thủ tục giấy tờ phức tạp.

Về các rào cản ngăn cản khách hàng và thành viên cộng đồng tiếp cận các dịch vụ trong đại dịch, các đối tác đã cung cấp thêm thông tin thông qua các câu hỏi khảo sát mở. Chúng tôi đã đặt câu hỏi: “Tổ chức của bạn đã xác định những rào cản nào ngăn cản khách hàng/thành viên cộng đồng tiếp cận các dịch vụ/hỗ trợ trong đại dịch? Hãy chọn tất cả các đáp án phù hợp.”

Gần hai phần ba số người trả lời câu hỏi về các rào cản cho biết rằng không có đủ tiền để đáp ứng nhu cầu.

Đối với các nhà cung cấp đã chọn "khác", chúng tôi yêu cầu họ nêu rõ.

Những bình luận được chọn

• Thu thập hồ sơ kịp thời cho khách hàng - ví dụ như chủ nhà của họ mất nhiều thời gian để hoàn thành mẫu W-9.
• Thiếu nhân lực và những thách thức về công nghệ
• Các yêu cầu về kinh phí và nhân sự cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi.
• Các tổ chức cộng đồng (CBO) được kỳ vọng phải gánh chịu toàn bộ chi phí phân phối kinh phí, và xét đến các yêu cầu về giấy tờ, điều này là không hợp lý.
• Tình trạng vô gia cư hoặc khuyết tật cản trở mọi người thực hiện mục tiêu hoặc được tiếp cận.

Vì phần lớn hỗ trợ trực tiếp được phân phối bởi các nhà cung cấp, chúng tôi nghĩ rằng việc hỏi các nhà cung cấp về thời gian họ nhận được kinh phí từ quận sẽ làm sáng tỏ khả năng phân phối hỗ trợ nhanh chóng của quận. Chúng tôi đã hỏi các nhà cung cấp liệu quận có phân phối kinh phí ứng phó đại dịch trong một khoảng thời gian hợp lý hay không. 76% số người trả lời khảo sát cho biết quận đã cung cấp kinh phí trong một khoảng thời gian hợp lý. Chúng tôi quyết định để ngỏ câu hỏi về “khoảng thời gian hợp lý” để các nhà cung cấp tự diễn giải. Chúng tôi để ngỏ câu hỏi này vì các chương trình được tài trợ khác nhau và kỳ vọng có thể khác nhau tùy thuộc vào từng chương trình.

Ba phần tư số người tham gia khảo sát cho biết quận đã cung cấp kinh phí trong một khoảng thời gian hợp lý.

Chúng tôi cũng đã hỏi các nhà cung cấp xem họ có bất kỳ nhận xét bổ sung nào về kinh nghiệm của họ với Quận Multnomah hay không. Một số nhận xét này đề cập đến một trong những thách thức khi nhận được nguồn tài trợ từ Đạo luật CARES, cụ thể là Đạo luật CARES không cho phép sử dụng quỹ cho các chi phí hành chính, chẳng hạn như thời gian làm việc của nhân viên và vật tư. Việc phân phối quỹ có thể là gánh nặng đối với các nhà cung cấp vì thời gian và chi phí liên quan.

Một số bình luận được chọn lọc:

• Điều này thực sự đã thử thách năng lực tổ chức/nhân viên. Hiện tại, chúng ta đang chứng kiến ​​một làn sóng thay đổi lớn do tình trạng kiệt sức của nhân viên. Chúng ta cần thêm sự hỗ trợ hành chính gián tiếp và các nguồn lực vận hành/linh hoạt để thực hiện công việc này tốt hơn.
• Thật bực bội khi chúng ta phải gánh chịu tất cả chi phí hành chính. Việc hỗ trợ cộng đồng, đặc biệt là trong bối cảnh COVID-19, cũng gặp nhiều khó khăn… thiếu nguồn lực để giúp đỡ những người đang cách ly…
• Lời cảm ơn chân thành... nguồn tài trợ này đã cho phép chúng tôi hỗ trợ thiết yếu cho các gia đình trong cộng đồng bằng nhiều cách khác nhau.
• Các tổ chức cần nguồn vốn hỗ trợ ngoài nguồn kinh phí từ Đạo luật CARES để trang trải các chi phí phát sinh, bao gồm cả các cuộc kiểm toán hệ thống thanh toán một người duy nhất, đối với các khoản chi vượt quá 750.000 đô la từ quỹ liên bang.

Ban quản lý quận cho biết một số nhà cung cấp đã từ chối nguồn tài trợ từ Đạo luật CARES vì đạo luật này không cho phép sử dụng kinh phí cho chi phí hành chính. Nguồn tài trợ liên bang sau đó thông qua Đạo luật Kế hoạch Cứu trợ Hoa Kỳ (ARPA) cho phép sử dụng kinh phí cho chi phí hành chính.

Các khuyến nghị

1. Chúng tôi khuyến nghị Phòng Kế toán Trung ương cung cấp khóa đào tạo nâng cao về thẻ mua sắm (thẻ p-card) cho tất cả nhân viên quận sử dụng và/hoặc quản lý các giao dịch bằng thẻ p-card trước ngày 31 tháng 12 năm 2021. Chúng tôi khuyến nghị khóa đào tạo nâng cao này nhấn mạnh rằng dịch vụ không thể được thanh toán bằng thẻ p-card, thẻ p-card không được sử dụng để né tránh các biện pháp kiểm soát của phòng kế toán, trách nhiệm của các vai trò xem xét và phê duyệt, và nhấn mạnh hậu quả của việc không tuân thủ các chính sách của quận, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc bị thu hồi quyền sử dụng thẻ p-card.
2. Chúng tôi khuyến nghị Văn phòng Giám đốc Tài chính xây dựng một hệ thống kiểm soát phát hiện tập trung để xác định việc sử dụng sai mục đích các giao dịch thẻ tín dụng doanh nghiệp (p-card). Hệ thống kiểm soát phát hiện là một quy trình để xác định các lỗi hoặc vấn đề sau khi chúng đã xảy ra. Quy trình này nên được thực hiện bổ sung cho các cuộc kiểm toán định kỳ của Phòng Kế toán phải trả và bao gồm việc so sánh các nhà cung cấp thẻ p-card với danh sách Hệ thống Quản lý Giải thưởng Liên bang (SAM.gov). Chúng tôi khuyến nghị quy trình này nên được thực hiện ít nhất mỗi quý và được đưa vào sử dụng trước ngày 31 tháng 12 năm 2021.
3. Từ khi báo cáo này được ban hành cho đến ít nhất là cuối năm 2022, Chủ tịch Hội đồng Quận và bộ phận Quan hệ Chính phủ nên tiếp tục liên lạc thường xuyên với cơ quan lập pháp tiểu bang Oregon và phái đoàn liên bang về các yêu cầu hỗ trợ tiền thuê nhà vốn là rào cản trong việc giúp đỡ những người có nhu cầu, đặc biệt là các thành viên cộng đồng người da đen, người bản địa và người thuộc các nhóm sắc tộc thiểu số khác, nhận được sự hỗ trợ trong đại dịch COVID-19.
4. Chúng tôi khuyến nghị rằng trước ngày 31 tháng 12 năm 2021, Sở Y tế cần đánh giá lại các nhân viên được giao vai trò phê duyệt để đảm bảo năng lực công việc của họ phù hợp với việc xem xét các giao dịch một cách hiệu quả và đầy đủ trước khi hoàn tất bước phê duyệt trong Workday.
5. Chúng tôi khuyến nghị rằng trước ngày 31 tháng 12 năm 2021, Sở Y tế cần tăng cường các biện pháp kiểm soát phát hiện để đảm bảo việc đối chiếu thường xuyên các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện, nhằm giúp xác định bất kỳ khoản thanh toán sai sót nào, chẳng hạn như đối chiếu hợp đồng hàng tháng với hóa đơn của nhà cung cấp để so sánh số tiền đã thanh toán với số tiền đã được lập hóa đơn cho đến nay.

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Mục tiêu của cuộc kiểm toán này là:

1. Xác định xem quận đã nhận được hoặc đủ điều kiện nhận được những khoản tiền cứu trợ liên quan đến đại dịch nào trong năm tài chính 2021 (FY2021) và quận đã chi tiêu các khoản tiền cứu trợ liên quan đến đại dịch trong năm tài chính 2021 vào mục đích nào.
2. Xác định xem các chính sách và quy trình đã được thiết lập để quản lý mức kinh phí ứng phó đại dịch do quận phân bổ hay chưa.
3. Xác định xem quận đã nỗ lực phân bổ quỹ ứng phó đại dịch năm tài chính 2021 có phù hợp với cam kết của quận về việc ưu tiên vấn đề chủng tộc hay không.
4. Xác định xem các chính sách hợp đồng của liên bang, tiểu bang và quận có được tuân thủ đối với nguồn kinh phí ứng phó đại dịch năm tài chính 2021 được chuyển cho các đơn vị khác hay không.
5. Xác định xem các chính sách và quy trình đã được thiết lập để quản lý vật tư và hàng tồn kho liên quan đến đại dịch trong năm tài chính 2021 hay chưa.
6. Xem xét tính hợp lệ của một số khoản chi tiêu theo hướng dẫn của liên bang, tiểu bang và/hoặc quận, đồng thời đảm bảo có đầy đủ tài liệu chứng minh.
7. Tiến hành khảo sát các nhà thầu của quận đã nhận được tài trợ từ quận dành riêng cho các mục đích liên quan đến đại dịch.

Để đạt được những mục tiêu này, chúng tôi:

• Đã xem xét tất cả các khoản chi tiêu của quận được mã hóa là liên quan đến đại dịch trong năm tài chính 2021;
• Đã xem xét lại tất cả doanh thu liên quan đến đại dịch được ghi nhận trong năm tài chính 2021;
• Đã xem xét tất cả các khoản ngân sách liên quan đến đại dịch cho năm tài chính 2021, bao gồm tất cả các Nghị quyết của Hội đồng Ủy viên Quận liên quan đến việc điều chỉnh ngân sách trong năm tài chính;
• Đã tiến hành hơn 20 cuộc phỏng vấn;
• Đã tạo một chỉ mục quan trọng để ghi chép các chính sách và quy trình liên quan đến mua sắm, ký kết hợp đồng, thu mua và quản lý hàng tồn kho;
• Đã xem xét các hợp đồng và tài liệu hỗ trợ;
• Đã xem xét các giấy phép mua sắm khẩn cấp (miễn trừ khỏi quy trình đấu thầu cạnh tranh);
• Đã tiến hành khảo sát các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận được tài trợ liên quan đến đại dịch từ quận.

Phạm vi công việc kiểm soát nội bộ

Chúng tôi đã tìm hiểu cách thức quận thiết kế các chính sách và quy trình về đấu thầu hợp đồng, mua hàng và quản lý hàng tồn kho liên quan đến kiểm soát nội bộ. Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn, xem xét các chính sách của quận và các tài liệu có thẩm quyền, đồng thời thực hiện các cuộc kiểm tra quy trình. Chúng tôi đã phân tích các rủi ro cụ thể của hợp đồng, mua hàng và quản lý hàng tồn kho và xác định xem chính sách của quận có giải quyết được những rủi ro đó hay không.

Dựa trên sự hiểu biết của chúng tôi về kiểm soát nội bộ và kết quả khảo sát, chúng tôi đã đánh giá hiệu quả của thiết kế kiểm soát nội bộ và, ở một mức độ nào đó, việc thực hiện. Đánh giá của chúng tôi đã xác định được những lo ngại liên quan đến việc kiểm soát thẻ mua sắm của quận. Chúng tôi cũng lưu ý rằng các biện pháp kiểm soát đã bị nới lỏng một cách có chủ ý do tuyên bố tình trạng khẩn cấp.

Các thành phần và nguyên tắc kiểm soát nội bộ

Sau đây là các thành phần kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc cơ bản có ý nghĩa quan trọng đối với mục tiêu kiểm toán. Ban quản lý chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động này.

Đánh giá rủi ro

• Xác định mục tiêu rõ ràng để có thể nhận diện rủi ro và xác định mức độ chấp nhận rủi ro.
• Xác định, phân tích và ứng phó với các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Cần xem xét khả năng gian lận khi xác định, phân tích và ứng phó với rủi ro.
• Xác định, phân tích và ứng phó với những thay đổi quan trọng có thể ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hoạt động kiểm soát

• Thiết kế các hoạt động kiểm soát để đạt được mục tiêu và ứng phó với rủi ro.
• Thiết kế hệ thống thông tin của đơn vị và các hoạt động kiểm soát liên quan để đạt được mục tiêu và ứng phó với rủi ro.
• Triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách.

Thông tin và Truyền thông

• Sử dụng thông tin chất lượng để đạt được mục tiêu của tổ chức.
• Truyền đạt nội bộ các thông tin chất lượng cần thiết để đạt được mục tiêu của đơn vị.
• Truyền đạt thông tin chất lượng cần thiết ra bên ngoài để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Giám sát

• Thiết lập và vận hành các hoạt động giám sát để theo dõi hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá kết quả.
• Khắc phục kịp thời các thiếu sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ đã được xác định.

Độ tin cậy của dữ liệu

Để thực hiện cuộc kiểm toán này, chúng tôi đã phân tích dữ liệu nhân sự và/hoặc tài chính trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 7 năm 2020 đến ngày 30 tháng 6 năm 2021 từ Workday, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của Quận. Dựa trên đánh giá hàng năm về bộ dữ liệu Workday của kiểm toán viên bên ngoài của Quận và việc đối chiếu dữ liệu của chúng tôi, văn phòng chúng tôi đã xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này.

Khảo sát các tổ chức cung cấp dịch vụ

Chúng tôi đã tiến hành một cuộc khảo sát các tổ chức cung cấp dịch vụ để hiểu rõ hơn về kinh nghiệm của những nhà cung cấp đã nhận được quỹ hỗ trợ liên quan đến đại dịch từ Quận Multnomah. Chúng tôi đã sử dụng SurveyMonkey, một phần mềm khảo sát trực tuyến giúp tạo khảo sát và thu thập dữ liệu, làm nền tảng cho cuộc khảo sát của mình. Chúng tôi đã gửi khảo sát đến các nhà cung cấp được xác định có tổng số tiền hỗ trợ ròng từ đại dịch là 25.000 đô la trở lên cho sự kết hợp của các chương trình/dịch vụ: quỹ hỗ trợ doanh nghiệp, thực phẩm, nhà ở/nơi trú ẩn và/hoặc dịch vụ nhà cung cấp trong giai đoạn từ tháng 7 năm 2020 đến tháng 2 năm 2021. Chúng tôi đã gửi khảo sát đến 78 địa chỉ email duy nhất của những người đại diện cho 67 nhà cung cấp khác nhau. Một số nhà cung cấp có nhiều hơn một chương trình được quận tài trợ và làm việc với nhiều hơn một phòng ban của quận.

Cuộc khảo sát được tiến hành từ ngày 18 tháng 5 đến ngày 4 tháng 6 năm 2021. Người tham gia khảo sát là tự nguyện nhưng không được giấu tên. Tỷ lệ phản hồi đạt 33%.

Chúng tôi đã phân tích kết quả theo loại hình tài trợ nhận được và theo bộ phận được tài trợ và nhận thấy hầu như không có sự khác biệt đáng kể về kết quả trong hầu hết các trường hợp. Kết quả được trình bày dựa trên tất cả các câu trả lời được cung cấp; không có thông tin nhận dạng cá nhân nào được báo cáo. Cuộc khảo sát chủ yếu bao gồm các câu hỏi trắc nghiệm về kinh nghiệm của nhà cung cấp dịch vụ. Để đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của cuộc khảo sát, chúng tôi đã thử nghiệm trước bảng câu hỏi với các kiểm toán viên không được chỉ định cho giai đoạn kiểm toán này và yêu cầu phản hồi từ ban quản lý bộ phận đối với mỗi bộ phận có nhà cung cấp dịch vụ được liên hệ. Chúng tôi đã tiến hành các thử nghiệm trước để kiểm tra (1) sự rõ ràng và mạch lạc của các câu hỏi, (2) tính phù hợp của thuật ngữ được sử dụng và (3) liệu cuộc khảo sát có toàn diện và khách quan hay không. Chúng tôi đã sửa đổi bảng câu hỏi dựa trên các thử nghiệm trước. Văn phòng của chúng tôi xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này.

Tuyên bố tuân thủ các tiêu chuẩn kiểm toán của chính phủ

Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán.

Nhân viên kiểm toán

Annamarie McNiel, CPA, Kiểm toán viên chính

Marc Rose, CFE, Kiểm toán viên chính