Kiểm toán của Bộ phận Bầu cử

^{phát hành tháng 2 năm 2026}

Những điểm nổi bật của báo cáo

Những gì chúng tôi tìm thấy	Tại sao điều này lại quan trọng
Ban Bầu cử đã triển khai thành công hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên cho các cuộc bầu cử năm 2024 của Thành phố Portland.	Ban này sẽ tiến hành cuộc bầu cử theo hệ thống xếp hạng ưu tiên đầu tiên cho các cuộc đua tại Quận Multnomah vào năm 2026 và sẽ tiếp tục tổ chức các cuộc bầu cử theo hệ thống xếp hạng ưu tiên cho thành phố Portland.
Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri tại Phòng Bầu cử là một dịch vụ cốt lõi tiếp cận những cử tri vốn bị tước quyền bầu cử trong quá khứ và nhiều công dân mới.	Việc loại bỏ chương trình Giáo dục và Tiếp cận cử tri sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến cử tri.
Bộ phận bầu cử cần hỗ trợ tốt hơn cho nhân viên của mình.	Việc đào tạo không đầy đủ và tỷ lệ thay đổi nhân sự cao có thể làm tăng nguy cơ xảy ra sai sót trong bầu cử, từ đó làm xói mòn lòng tin của công chúng vào các cuộc bầu cử.
Bộ phận bầu cử đã cần đến cơ sở vật chất vượt quá khả năng đáp ứng của trụ sở chính.	Vị trí của tòa nhà gây hạn chế về khả năng tiếp cận; tòa nhà quá nhỏ để tổ chức các cuộc bầu cử quy mô lớn.
Ban bầu cử đã xây dựng các quy trình để giảm thiểu rủi ro sai sót trong việc bỏ phiếu nhưng cần có chuyên gia nội bộ.	Việc dựa vào nhân viên kỹ thuật bên ngoài bộ phận, những người không có chuyên môn về bầu cử, sẽ làm tăng khả năng xảy ra sai sót.

Lời cảm ơn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các nhân viên của Phòng Bầu cử đã tham gia và nhiệt tình trả lời các câu hỏi của chúng tôi. Chúng tôi cũng xin cảm ơn các cựu nhân viên, các đối tác cộng đồng và các chuyên gia đã tham gia vào các cuộc khảo sát và phỏng vấn của chúng tôi. Trong quá trình kiểm toán, chúng tôi nhận thấy mức độ tận tâm, cống hiến và lòng tự hào cao mà các nhân viên của phòng thể hiện trong công việc của họ, và chúng tôi biết ơn tất cả những gì họ đã làm để hỗ trợ quyền bầu cử và duy trì tính toàn vẹn của nền dân chủ.

Lý lịch

Lý do chúng tôi thực hiện cuộc kiểm toán này

Trước cuộc kiểm toán này, văn phòng chúng tôi chưa từng tiến hành kiểm toán hiệu quả hoạt động của Sở Bầu cử Quận Multnomah trong 15 năm qua. Chúng tôi cũng chọn kiểm toán Sở Bầu cử vì sở này đã triển khai hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên cho cuộc bầu cử ứng viên thành phố Portland vào tháng 11 năm 2024, và sẽ tiếp tục làm như vậy vào năm 2026 cho các cuộc bầu cử ứng viên cấp quận. Ngoài ra, đã có sai sót trên phiếu bầu trong ít nhất hai cuộc bầu cử gần đây, mà quận đã khắc phục. Khi bắt đầu cuộc kiểm toán, chúng tôi đã được nghe về những lo ngại liên quan đến nhân sự và đào tạo. Chúng tôi cũng biết rằng sở này đã phát triển vượt quá khả năng đáp ứng của địa điểm hiện tại.

Cuộc kiểm toán của chúng tôi đã xem xét việc triển khai hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên gần đây, những thách thức về nhân sự, những biện pháp mà bộ phận này đã thực hiện để giảm thiểu rủi ro sai sót phiếu bầu trong tương lai, cũng như những hạn chế và mối lo ngại về an toàn xung quanh các cơ sở của Bộ phận Bầu cử.

Về Phòng Bầu cử

Phòng Bầu cử Quận Multnomah, thuộc Sở Dịch vụ Cộng đồng, quản lý tất cả các cuộc bầu cử địa phương, thành phố, quận, tiểu bang và liên bang cho tất cả các khu vực bỏ phiếu trong Quận Multnomah. Điều này bao gồm việc quản lý các cuộc bầu cử cho cả ứng cử viên và các biện pháp tại sáu thành phố và 26 khu vực đặc biệt trong quận - chẳng hạn như các khu vực trường học, cứu hỏa và cấp nước. Tính đến tháng 11 năm 2025, Quận Multnomah có 578.620 cử tri đăng ký.

Công việc của bộ phận này bao gồm đăng ký và cập nhật hồ sơ cử tri, tiếp nhận hồ sơ ứng cử viên và đề xuất chính sách, biên soạn tài liệu hướng dẫn cử tri, phát hành và gửi phiếu bầu, hỗ trợ cử tri, xử lý và kiểm đếm phiếu bầu, cũng như công bố và chứng nhận kết quả bầu cử.

Nhân sự và ngân sách

Phòng Bầu cử có ngân sách dành cho 16 vị trí nhân viên trong năm tài chính 2025 (từ ngày 1 tháng 7 năm 2024 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025) và kinh phí để thuê tới 300 nhân viên thời vụ hỗ trợ quản lý bầu cử. Số lượng nhân viên chính thức của phòng đã tăng lên trong những năm gần đây, nhưng cũng có sự thay đổi nhân sự và sự ra đi của một số nhân viên có nhiều thập kỷ kinh nghiệm.

Trong năm tài chính 2025, bộ phận này có tổng ngân sách là 8.489.212 đô la, bao gồm kinh phí để triển khai hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên và quản lý cuộc bầu cử tổng thống tháng 11 năm 2024 cũng như bất kỳ cuộc bầu cử đặc biệt nào, nếu cần. Ngân sách của bộ phận này đã tăng 54% so với năm bầu cử tổng thống gần nhất, diễn ra trong năm tài chính 2021. Sự tăng này bao gồm việc bổ sung bốn vị trí nhân viên kể từ năm tài chính 2021 và 1.716.376 đô la kinh phí một lần duy nhất cho năm tài chính 2025. Kinh phí một lần duy nhất được yêu cầu cho một năm tài chính duy nhất.

Cơ sở bầu cử

Bộ phận Bầu cử thực hiện phần lớn công việc tại một văn phòng chính, bao gồm hỗ trợ cử tri và xử lý phiếu bầu. Tòa nhà này là Tòa nhà Bầu cử Duniway-Lovejoy, nằm ở trung tâm phía đông nam Portland. Từ năm 2018, bộ phận này cũng vận hành một địa điểm vệ tinh, Trung tâm Bỏ phiếu Nhanh ở Gresham, để cung cấp dịch vụ cho cử tri.

Hỗ trợ cử tri

Bộ phận Bầu cử cung cấp dịch vụ trực tiếp cho cử tri tại văn phòng chính và Trung tâm Bỏ phiếu Nhanh. Chúng tôi đã quan sát thấy nhân viên của bộ phận phục vụ công chúng trong nhiều ngày khác nhau trước cuộc bầu cử tháng 11 năm 2024 tại cả hai địa điểm phục vụ cử tri. Trong những ngày trước bầu cử, hầu hết cử tri không cần phải chờ đợi để được hỗ trợ. Nhân viên luôn sẵn sàng trả lời câu hỏi và hỗ trợ cử tri. Vào ngày bầu cử, có nhiều người xếp hàng bên ngoài tòa nhà chính và cử tri phải chờ đợi rất lâu, một số người phải chờ hơn một giờ.

Giám sát độc lập

Các cuộc bầu cử tại Quận Multnomah được điều chỉnh bởi các sắc lệnh địa phương, Quy tắc Hành chính Oregon, luật Oregon và các quy định liên bang. Tiểu bang Oregon có Sổ tay Quy trình Bỏ phiếu qua thư của Tiểu bang Oregon, trong đó nêu rõ các luật áp dụng và là nguồn tài liệu tham khảo cho các văn phòng bầu cử quận để quản lý các cuộc bầu cử hợp pháp. Luật Oregon yêu cầu phải duy trì hồ sơ kiểm toán trong suốt quá trình bầu cử đối với các lá phiếu.

Nhân viên của bộ phận đã sử dụng phần mềm Clear Ballot để kiểm đếm, tổng hợp và thiết kế phiếu bầu. Phần mềm này đã được kiểm tra và chứng nhận bởi liên bang. Sau đó, nhân viên bộ phận đã thử nghiệm phần mềm nội bộ và xin chứng nhận cấp tiểu bang dựa trên kết quả kiểm tra liên bang và kiểm tra nội bộ của Quận Multnomah. Phần mềm sau đó đã được Tiểu bang Oregon chứng nhận. Theo Bộ trưởng Ngoại giao Oregon, các máy tính chạy phần mềm này không bao giờ được kết nối với internet và việc truy cập vật lý vào máy móc bị hạn chế. Luật Oregon yêu cầu kiểm đếm thủ công ngẫu nhiên hoặc kiểm toán giới hạn rủi ro ở tất cả các quận sau các cuộc bầu cử sơ bộ, tổng tuyển cử và bầu cử đặc biệt. Oregon đã yêu cầu kiểm toán sau bầu cử sau mỗi cuộc bầu cử toàn tiểu bang kể từ năm 2008. Trong các cuộc kiểm toán này, các quan chức bầu cử tiến hành kiểm đếm lại bằng tay một mẫu phiếu bầu ngẫu nhiên để xác minh rằng số phiếu do máy đếm là chính xác.

Thực tiễn tốt nhất

Trên trang web của mình, Ban Bầu cử nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quan sát công khai và tính minh bạch, đồng thời khuyến khích công chúng tham gia với tư cách là người quan sát các quy trình của ban. Ban Bầu cử cũng giải thích trên trang web của mình về chức năng của các khu vực và "phòng" xử lý phiếu bầu khác nhau trong tòa nhà của họ.

Trong quá trình quan sát, nhân viên Phòng Bầu cử cũng có thể trình bày và minh họa chức năng của các biện pháp bảo vệ khác nhau đối với phiếu bầu khi được hỏi về các bước khác nhau trong quy trình xử lý phiếu bầu.

Một thực tiễn tốt khác mà chúng tôi quan sát được là các nhóm nhân viên bầu cử lưỡng đảng cùng nhau thẩm định phiếu bầu. Đây là một quy trình trong đó hai nhân viên đại diện cho hai đảng phái chính trị khác nhau tuân theo hướng dẫn đã định sẵn để xác định ý định của cử tri khi phần mềm kiểm phiếu không thể xác định được.

Phòng Bầu cử Quận Multnomah đã triển khai thành công hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên vào năm 2024.

Vào tháng 11 năm 2022, cử tri thành phố Portland đã thông qua các sửa đổi Hiến chương Thành phố, bao gồm việc sử dụng hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên trong các cuộc tranh cử ứng viên thành phố bắt đầu từ cuộc bầu cử tháng 11 năm 2024. Cũng trong tháng 11 năm 2022, cử tri Quận Multnomah đã thông qua một sửa đổi Hiến chương Quận để sử dụng hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên trong các cuộc tranh cử ứng viên quận không muộn hơn năm 2026.

Trong hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên, cử tri có quyền xếp hạng các ứng cử viên theo thứ tự ưu tiên thay vì chỉ chọn một ứng cử viên. Tại thành phố Portland, hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên cho phép cử tri xếp hạng các ứng cử viên theo thứ tự ưu tiên — thứ nhất, thứ hai, thứ ba, v.v. — thay vì chỉ chọn một. Bằng cách này, lựa chọn thứ hai, thứ ba, thứ tư, v.v. của cử tri vẫn có thể được tính vào kết quả bầu chọn ứng cử viên chiến thắng, nghĩa là người chiến thắng sẽ nhận được sự ủng hộ rộng rãi hơn. Trong các cuộc bầu cử một ghế cho chức thị trưởng và kiểm toán viên, nếu không có ứng cử viên nào nhận được 50% + 1 vote after vòng đầu tiên, ứng cử viên có ít phiếu bầu nhất sẽ bị loại và phiếu bầu của những người ủng hộ họ sẽ được chuyển sang lựa chọn tiếp theo. Quá trình này tiếp tục cho đến khi một ứng cử viên giành được đa số phiếu. Trong các cuộc bầu cử nhiều ghế, như các cuộc bầu cử hội đồng thành phố Portland với ba thành viên hội đồng được bầu mỗi khu vực, ngưỡng cần đạt là 25% + 1 phiếu bầu. Ngưỡng này là số phiếu mà một ứng cử viên cần để được bầu. Sau vòng kiểm phiếu đầu tiên, khi các ứng cử viên đạt thứ hạng cao nhất, nếu một hoặc nhiều ứng cử viên đạt được 25%+1 số phiếu, họ sẽ được tuyên bố trúng cử. Quá trình kiểm phiếu tiếp tục theo từng vòng cho đến khi tất cả các ghế cần bầu đều được bầu chọn.

Thành phố Portland đã tổ chức cuộc bầu cử theo hệ thống xếp hạng ưu tiên đầu tiên vào tháng 11 năm 2024, cho các chức vụ thị trưởng, kiểm toán viên và hội đồng thành phố. Đến năm 2026, Quận Multnomah sẽ triển khai hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên cho các chức vụ chủ tịch quận, kiểm toán viên, cảnh sát trưởng và ủy viên hội đồng quận khu vực 2.

Bộ phận Bầu cử đã tích hợp các quy trình bỏ phiếu và phần mềm kiểm phiếu được cập nhật để triển khai hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên. Quận Multnomah vẫn tiếp tục tổ chức các cuộc bầu cử truyền thống theo hình thức lựa chọn đơn giản song song với các cuộc bầu cử theo hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên.

Quận Multnomah đã triển khai hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên thông qua một quy trình hợp tác có sự tham gia của các chuyên gia và các khu vực pháp lý khác.

Bộ phận Bầu cử đã hợp tác với Thành phố Portland cũng như các Quận Washington và Clackamas để triển khai hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên.

Thành phố và Quận đã ký một bản ghi nhớ vào tháng 8 năm 2023, trong đó mô tả vai trò và trách nhiệm của Quận Multnomah và Thành phố Portland trong việc giáo dục cử tri về hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên. Ngoài ra, Quận Multnomah đã ký một thỏa thuận liên chính phủ với các Quận Clackamas và Washington vào tháng 10 năm 2023. Một số khu vực nhỏ của Thành phố Portland nằm chồng lấn sang các quận Clackamas và Washington. Điều này có nghĩa là các cuộc bầu cử xếp hạng ưu tiên của Thành phố Portland vượt qua ranh giới giữa các quận và đòi hỏi sự thống nhất và hợp tác trong việc quản lý phiếu bầu, xử lý phiếu bầu và thực hiện các quy trình báo cáo cho các cuộc bầu cử xếp hạng ưu tiên.

Thỏa thuận liên chính phủ quy định rằng Quận Multnomah sẽ xử lý các phiếu bầu theo hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên của Quận Clackamas và Quận Washington. Quá trình này đã hợp nhất tất cả các phiếu bầu theo hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên của Thành phố Portland vào hệ thống quản lý bầu cử của Quận Multnomah.

Bộ phận Bầu cử đã tìm kiếm các phương pháp thực tiễn tốt nhất về việc triển khai và quản lý hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên.

Để chuẩn bị cho cuộc bầu cử năm 2024, Bộ phận Bầu cử cho biết họ đã tìm kiếm những kinh nghiệm tốt nhất từ ​​Trung tâm Tài nguyên Bầu cử theo thứ tự ưu tiên (Ranked Choice Voting Resource Center), một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, thông tin, nghiên cứu và công cụ cho các khu vực pháp lý và công chúng về hệ thống bầu cử theo thứ tự ưu tiên. Bộ phận này cũng tham khảo kinh nghiệm của các khu vực pháp lý khác trong việc áp dụng hệ thống bầu cử theo thứ tự ưu tiên, chẳng hạn như Thành phố New York, Thành phố và Quận San Francisco, California, Minneapolis, Minnesota, cũng như Quận Arlington, Virginia. 

Hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên đã làm tăng thêm sự phức tạp trong công tác quản lý bầu cử.

Các nhân viên đã phát triển và cập nhật các quy trình, bao gồm cập nhật phần mềm hệ thống bỏ phiếu, tạo phiếu bầu theo thứ tự ưu tiên, hướng dẫn bỏ phiếu, sản xuất tài liệu hướng dẫn cử tri, thẩm định phiếu bầu, tổng hợp kết quả và báo cáo kết quả. Theo Báo cáo Thực hiện của Bộ phận Bầu cử, mỗi quy trình này đều yêu cầu tăng thời gian làm việc của nhân viên.

Vào tháng 7 năm 2024, nhân viên của Phòng Bầu cử cũng đã thử nghiệm và thực hành việc kiểm phiếu lại bằng tay trong một cuộc bầu cử theo hệ thống xếp hạng nhiều người thắng cuộc, như một biện pháp phòng ngừa để chuẩn bị cho khả năng các cuộc đua sát nút. Theo luật Oregon, một cuộc tranh cử được quyết định bởi biên độ không quá một phần năm điểm phần trăm yêu cầu phải kiểm phiếu lại bằng tay.

Mặc dù khối lượng công việc tăng lên, Bộ phận Bầu cử vẫn chứng nhận cuộc bầu cử và hoạt động trong khung thời gian tương tự như các cuộc bầu cử không theo hệ thống xếp hạng ưu tiên trước đây. Bộ phận này đã chứng nhận cuộc bầu cử, bao gồm cả các cuộc tranh cử theo hệ thống xếp hạng ưu tiên, vào ngày 2 tháng 12 năm 2024, hạn chót của quá trình chứng nhận.

Tỷ lệ cử tri tham gia các cuộc bầu cử theo hình thức bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên ở Portland tương tự như các cuộc bầu cử trước đây ở Portland.

Theo Fair Vote, một tổ chức nghiên cứu bầu cử phi đảng phái, phi lợi nhuận, số lượng cử tri bỏ phiếu cho các chức vụ liên bang hoặc tiểu bang ở vị trí cao nhất trong cuộc bầu cử năm 2024, nhưng không bỏ phiếu cho các chức vụ cấp thành phố, tương tự như năm 2012 và 2016, hai trong ba chu kỳ bầu cử tổng thống gần đây nhất. Điều này cho thấy cử tri đã thích nghi tốt với hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên.

Chiến dịch giáo dục cử tri và sự hợp tác giữa Thành phố Portland, Phòng Bầu cử Quận Multnomah và các đối tác cộng đồng đã giúp thông tin cho cử tri ở Portland về hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên. Trong một cuộc khảo sát sau bầu cử do FM3 Research thực hiện bởi Văn phòng Kiểm toán Portland, 91% cử tri cho biết họ hiểu cách điền phiếu bầu xếp hạng ưu tiên cho cuộc bầu cử của thành phố.

Tỷ lệ phiếu bầu không hợp lệ, hay cử tri chọn không bỏ phiếu trong một số cuộc bầu cử nhất định, tương tự như các cuộc bầu cử trước đây của Thành phố Portland.

Tỷ lệ phiếu bầu không hợp lệ là phần trăm cử tri không bỏ phiếu trong một cuộc bầu cử cụ thể trên lá phiếu của họ. Tỷ lệ phiếu bầu không hợp lệ cho các cuộc bầu cử thị trưởng Portland được báo cáo bởi bộ phận này vào năm 2024 và bởi Fair Vote vào năm 2020 và 2012 lần lượt là: 6,36% vào năm 2024 , 5,8% vào năm 2020 và 13,8% vào năm 2012. Cuộc bầu cử thị trưởng năm 2016 được quyết định trong cuộc bầu cử sơ bộ và không thể so sánh trực tiếp với các cuộc bầu cử chung.

Tỷ lệ phiếu bầu không hợp lệ trung bình cho tất cả các cuộc bầu cử hội đồng thành phố Portland (trước đây gọi là ủy viên thành phố) do bộ phận này báo cáo cho năm 2024 và do Fair Vote báo cáo cho các năm 2020, 2016 và 2012 lần lượt là: 15,37% vào năm 2024 , 12,5% vào năm 2020 , 22,2% vào năm 2016 và 23,5% vào năm 2012 .

Số phiếu bầu vượt mức cao hơn ở Khu vực 1 của Portland (Đông Portland).

Hiện tượng bỏ phiếu quá số lượng xảy ra khi cử tri đánh dấu vào nhiều ứng cử viên trong cùng một cột xếp hạng, chẳng hạn như chọn nhiều hơn một ứng cử viên làm lựa chọn đầu tiên. Theo Báo cáo Thực hiện Hệ thống Bầu cử Xếp hạng năm 2024 của Sở Bầu cử Quận Multnomah, “việc bỏ phiếu quá số lượng là mối lo ngại lớn nhất vì nó khiến việc tính phiếu bầu của một người cho (các) ứng cử viên được chọn trong trường hợp bỏ phiếu quá số lượng trở nên bất khả thi. ” Trong trường hợp này, cử tri đã cố gắng bỏ phiếu nhưng bằng cách xếp hạng nhiều ứng cử viên trong cùng một cột, phiếu bầu cho các ứng cử viên đó đã không được tính. Nhân viên Sở Bầu cử đã báo cáo số phiếu quá số lượng cho các cuộc bầu cử hội đồng thành phố Portland năm 2024, theo từng khu vực, theo tỷ lệ phần trăm và số phiếu:

Quận 1 ở Portland có số phiếu bầu vượt mức nhiều hơn các quận hội đồng thành phố khác đối với lựa chọn xếp hạng đầu tiên của cử tri.

Như đã nêu trong Báo cáo Thực hiện Hệ thống Bầu cử Xếp hạng Ưu tiên năm 2024 của Bộ phận Bầu cử, Thành phố Portland đã xác định tất cả cư dân của Quận 1, phía đông Portland, là một trong những nhóm dân cư ưu tiên và tập trung vào giáo dục cử tri và tiếp cận cộng đồng tại các khu vực này trong thời gian chuẩn bị cho cuộc bầu cử theo hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên năm 2024. Các nhân viên thuộc Phòng Bầu cử cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của các nỗ lực giáo dục cử tri có mục tiêu nhằm giải quyết tỷ lệ bỏ phiếu quá số lượng quy định và tỷ lệ tham gia bầu cử thấp.

Chiến dịch giáo dục cử tri về hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên năm 2024 đã góp phần giúp đa số cử tri được khảo sát cho biết họ hiểu về hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên.

Thành phố Portland và Quận Multnomah đã hợp tác trong chiến dịch giáo dục về hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên, trong đó thành phố đóng vai trò chủ đạo trong phần lớn công tác giáo dục này cho cuộc bầu cử đầu tiên của mình. Nhóm giáo dục cử tri của thành phố bao gồm nhóm Chuyển đổi Hiến chương, các nhân viên được giao nhiệm vụ thực hiện các yêu cầu Hiến chương mới của thành phố, và được hỗ trợ bởi các nhân viên bầu cử của thành phố và quận.

Theo Báo cáo Giáo dục Cử tri do Nhóm Chuyển tiếp của Thành phố Portland công bố vào tháng 3 năm 2025, nhóm giáo dục cử tri của thành phố cũng đã hợp tác với các đối tác nội bộ. Các đối tác nội bộ bao gồm:

• Ủy ban Tư vấn Chuyển đổi Chính quyền Thành phố - một ủy ban gồm các thành viên cộng đồng.
• Chương trình 311 - sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của cộng đồng.
• Văn phòng Liên minh Khu phố
• Trung tâm liên lạc thành phố Portland
• Văn phòng Hội đồng Thành phố Portland

Kế hoạch giáo dục cử tri của thành phố bao gồm giáo dục rộng rãi, giáo dục cử tri ở những khu vực khó tiếp cận và một chiến dịch truyền thông, cũng như giáo dục ứng cử viên. Một số thành phần của chiến dịch giáo dục rộng rãi bao gồm sáu cuộc họp cộng đồng và 22 sự kiện đặt bàn thông tin, cùng với một tờ rơi giáo dục được gửi đến mọi hộ gia đình ở Portland.

Một số trọng tâm của Quận Multnomah bao gồm giáo dục truyền thông, chiến dịch truyền thông trả phí bao gồm biển quảng cáo, quảng cáo trên xe buýt và quảng cáo truyền hình, cũng như các sự kiện tiếp cận cử tri. Bộ phận Bầu cử cũng tạo ra một cuốn cẩm nang cử tri. Cuốn cẩm nang cử tri được gửi đến từng hộ gia đình trong quận. Cuốn cẩm nang cử tri không bắt buộc theo luật nhưng là một công cụ giáo dục cử tri mà bộ phận và quận lựa chọn tạo ra và tài trợ vì phạm vi tiếp cận và tác động của nó.

Đa số cử tri tham gia khảo sát của Văn phòng Kiểm toán thành phố Portland sau bầu cử do FM3 Research thực hiện cho biết họ đã biết về hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên trước khi bỏ phiếu, trong đó 73% người thuộc các nhóm thiểu số cho biết họ biết và 89% người da trắng cho biết họ biết. Đa số cử tri cũng cho biết họ biết đến hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên thông qua thư quảng cáo của thành phố Portland và các phương tiện truyền thông địa phương, cho thấy tác động của chiến dịch giáo dục cử tri thông qua các phương tiện truyền thông này.

Giáo dục và tuyên truyền cho cử tri là một dịch vụ cốt lõi của Bộ phận Bầu cử.

Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri đã thu hút các nhóm thiểu số, bao gồm cộng đồng người da màu, cử tri vô gia cư, công dân mới và cử tri đang bị giam giữ. Chúng tôi nhận thấy chương trình đã đạt được mục tiêu và tiếp cận được nhiều cử tri trong các cộng đồng vốn bị thiệt thòi trong những tháng trước cuộc bầu cử năm 2024. Nhóm giáo dục và tiếp cận cử tri đã tham dự 35 sự kiện mang tính văn hóa đặc thù và tiếp cận được hơn 5.000 cử tri. Các nhân viên này cũng đã tham dự các buổi lễ trao quốc tịch và đăng ký cho 1.106 công dân mới. Một đối tác cộng đồng cho biết: “Việc giúp các công dân mới tìm hiểu về bầu cử rất hữu ích.”

Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri cũng dựa vào các nhân viên khác của Phòng Bầu cử có kỹ năng ngôn ngữ và văn hóa đặc thù để đạt được mục tiêu của mình . Nhân viên chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri đã phân tích dữ liệu từ các khu vực bỏ phiếu, đơn vị bỏ phiếu nhỏ nhất, để đánh giá sự tham gia của cử tri và đặc điểm nhân khẩu học nhằm xây dựng các chiến lược thu hút cử tri.

Sự loại bỏViệc hủy bỏ chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri sẽ tác động tiêu cực đến cử tri.

Trước khi cắt giảm ngân sách năm tài chính 2026, chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri tập trung vào việc loại bỏ các rào cản đối với sự tham gia của cử tri thông qua việc xây dựng quan hệ đối tác và tiếp cận mục tiêu.

Quận đã bãi bỏ chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri. Việc bãi bỏ chương trình này ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các sáng kiến ​​về bình đẳng và thu hút cư dân vốn bị tước quyền bầu cử trong lịch sử của bộ phận này. Ngân sách được đề xuất cho năm tài chính 2026 của Sở Dịch vụ Cộng đồng nêu rõ: “Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri được thành lập để xác định và loại bỏ các rào cản đối với sự tham gia bầu cử ở các cộng đồng chưa được phục vụ đầy đủ. Chương trình tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ, sự tham gia của cộng đồng và các cơ hội giáo dục và tiếp cận mục tiêu. Việc bãi bỏ chương trình này sẽ ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận các cộng đồng chưa được phục vụ đầy đủ.”

Các phòng ban của Quận Multnomah được yêu cầu đệ trình các đề xuất cắt giảm chi phí để xem xét trong ngân sách năm tài chính 2026 do Chủ tịch đề xuất. Phòng Dịch vụ Cộng đồng, bao gồm cả Phòng Bầu cử, đã đệ trình chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri như một đề xuất cắt giảm tiềm năng, liệt kê chi phí cho một nhân viên toàn thời gian, dịch vụ hợp đồng, chi phí vật tư và chi phí nội bộ với tổng cộng 256.000 đô la.

Các đề xuất cắt giảm ngân sách của bộ phận này không bao gồm vị trí kỹ thuật viên chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri. Vị trí này được cấp kinh phí như một vị trí thí điểm có thời hạn giới hạn bằng nguồn kinh phí một lần duy nhất trong năm tài chính 2023 và 2024. Mặc dù Bộ phận Bầu cử đã yêu cầu vị trí này được cấp kinh phí như một vị trí toàn thời gian trong ngân sách đề xuất năm tài chính 2025, nhưng nó vẫn được cấp kinh phí một lần duy nhất với tổng số tiền 132.957 đô la, trong đó 121.099 đô la dành cho chi phí nhân sự và 11.858 đô la cho vật tư và đồ dùng.

Thông tin này không được bao gồm trong các đề xuất cắt giảm chi phí do Sở Dịch vụ Cộng đồng đệ trình cho năm tài chính 2026; sở này không bắt buộc phải đưa các khoản chi phí chỉ phát sinh một lần vào gói đề xuất cắt giảm chi phí năm tài chính 2026, nhưng nếu thiếu thông tin này, phạm vi và tác động đầy đủ của những gì và ai đang bị loại bỏ sẽ không được đầy đủ. Việc đưa các khoản chi phí chỉ phát sinh một lần vào các gói cắt giảm chi phí trình lên Hội đồng Ủy viên Quận không phải là tiêu chuẩn chung trên toàn quận, nhưng ít nhất một sở khác đã đưa các khoản chi phí chỉ phát sinh một lần này vào, đó là một phần của chương trình được liệt kê là đề xuất cắt giảm tiềm năng đã đệ trình lên Chủ tịch.

Ngân sách đề xuất cho năm tài chính 2026 của Chủ tịch không bao gồm chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri. Trong quá trình thảo luận ngân sách, hai Ủy viên Hội đồng Quận đã đề xuất một sửa đổi để đưa chương trình tài trợ 100.000 đô la vào ngân sách của bộ phận này. Ngân sách cuối cùng được thông qua cho năm tài chính 2026 đã bao gồm chương trình tài trợ 100.000 đô la, sẽ tài trợ cho các tổ chức cộng đồng thực hiện giáo dục cử tri về hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên, tập trung vào cư dân phía đông Quận Multnomah, đặc biệt là những người sống ngoài Portland, nhiều người trong số họ sẽ lần đầu tiên bỏ phiếu trong một cuộc bầu cử theo hệ thống xếp hạng ưu tiên vào năm 2026.

Việc phụ thuộc vào một chương trình tài trợ mới cho việc giáo dục về hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên tiềm ẩn những rủi ro liên quan đến phạm vi tiếp cận, thời gian và tác động.

Việc triển khai một chương trình tài trợ mới tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc tạo lập và phân phối tài trợ cho các tổ chức cộng đồng là điều mới mẻ đối với Phòng Bầu cử. Nhân viên sẽ cần tích hợp chương trình tài trợ và quản lý tài trợ vào công việc của mình mà không cần bổ sung thêm nhân sự. Phòng sẽ cần xây dựng các mục tiêu và chỉ số đo lường rõ ràng, cũng như quản lý, giám sát và theo dõi các mục tiêu đó.

Đây là những thách thức mà Thành phố Portland phải đối mặt trước cuộc bầu cử theo hệ thống xếp hạng ưu tiên đầu tiên. Thành phố cũng đã tạo ra một chương trình tài trợ nhằm bổ sung cho chiến dịch giáo dục cử tri tổng thể về hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên. Thành phố đã trao 210.000 đô la cho 11 tổ chức để hỗ trợ các hoạt động giáo dục cử tri. Chúng tôi được biết từ thành phố rằng rất khó để đo lường tác động của khoản tài trợ mới này. Bộ phận Bầu cử cũng đã chia sẻ với Hội đồng Ủy viên Quận kết quả từ Báo cáo Giáo dục Cử tri của Thành phố Portland về một số thách thức, bao gồm các chỉ số chương trình không được xác định rõ ràng và thời gian thực hiện chương trình quá gấp rút đối với các đối tác.

Việc cắt giảm chương trình và vị trí là một nhiệm vụ khó khăn và không mấy dễ chịu đối với Hội đồng. Tuy nhiên, có thể đã có những cách khác để tiếp tục chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri. Nếu chương trình được thu hẹp lại, chẳng hạn như chỉ còn vai trò kỹ thuật viên chương trình (trước đây được tài trợ bằng nguồn kinh phí một lần), thì quận có thể tiếp tục các mối quan hệ hợp tác hiện có với các tổ chức đặc thù về văn hóa, cộng đồng người vô gia cư và cử tri đang bị giam giữ.

Bộ phận này có hai vị trí nhân viên yêu cầu kiến ​​thức, kỹ năng và năng lực, một vị trí tiếng Tây Ban Nha và một vị trí tiếng Việt. Các nhân viên của bộ phận trong các vai trò này cung cấp chuyên môn và hỗ trợ dịch thuật các tài liệu bầu cử, kể cả ở cấp tiểu bang, và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tại các tòa nhà của Bộ phận Bầu cử. Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri cũng tận dụng sự hỗ trợ từ các nhân viên này để tăng cường sự gắn kết văn hóa và ngôn ngữ trong cộng đồng bên ngoài tòa nhà Phòng Bầu cử và Trung tâm Bỏ phiếu Nhanh. Việc mất đi chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri đồng nghĩa với việc Phòng Bầu cử sẽ không còn nhân viên để tiếp tục tiếp cận cử tri dựa trên phân tích tỷ lệ tham gia bỏ phiếu tại từng khu vực và sẽ không thể chủ động duy trì nhiều mối quan hệ đã được xây dựng với các nhóm cộng đồng.

Một đối tác cộng đồng đã trình bày chi tiết về tác động của chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri của Phòng Bầu cử đối với khách hàng của họ khi nói rằng, “Chính phủ và chính trị đôi khi có vẻ rất khó tiếp cận đối với các cộng đồng chưa được phục vụ đầy đủ của chúng ta. Theo tôi, việc có Phòng Bầu cử Quận tham gia các sự kiện của chúng tôi để đặt bàn thông tin và giáo dục là rất quan trọng. Họ cần biết lá phiếu của họ có ý nghĩa và mang lại lợi ích, cần học cách tìm hiểu về các ứng cử viên và thậm chí có thể tự mình tranh cử. Đó là cánh cửa mở ra hệ thống chính trị cho họ.” Chúng tôi được biết từ các đối tác cộng đồng rằng sự tham gia này đã tiếp cận được khách hàng từ các cộng đồng chưa được phục vụ đầy đủ. Một số đối tác cộng đồng cũng yêu cầu chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri được tiếp tục hoặc khôi phục lại.

Nếu thiếu chương trình giáo dục và tuyên truyền cử tri cùng với đội ngũ nhân viên phù hợp, quận sẽ có nguy cơ làm suy yếu khả năng tiếp cận công bằng với các nguồn lực của Phòng Bầu cử và công tác giáo dục cử tri.

Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri không chỉ quản lý việc tiếp cận trực tiếp mà còn hỗ trợ truyền thông xã hội cho Bộ phận Bầu cử, cụ thể là thông qua vị trí kỹ thuật viên chương trình. Cuộc khảo sát sau bầu cử do Kiểm toán viên Portland ủy thác cho thấy 38% cử tri cho biết họ biết về hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên thông qua mạng xã hội.

Trong Báo cáo Thực hiện Hệ thống Bầu cử Xếp hạng Ưu tiên của Bộ phận Bầu cử, bộ phận này đã xác định một trong những bài học quan trọng rút ra từ cuộc bầu cử hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên năm 2024 là: “Thách thức chính đối với các cuộc bầu cử RCV năm 2026 và những năm tiếp theo là đạt được sự tiếp cận công bằng với thông tin giáo dục bằng cách thực hiện các hoạt động tiếp cận có mục tiêu để đảm bảo tất cả cử tri đều được tiếp cận. Cụ thể, cần có thêm và mở rộng hoạt động tiếp cận với các nhóm cử tri sau:

• Cử tri khu vực 1 thành phố Portland nói chung
• Cử tri tại các khu vực bỏ phiếu có tỷ lệ bỏ phiếu vượt quá số lượng quy định cao hơn.
• Tất cả cử tri da màu
• Cử tri song ngữ

Khu vực 1 borders East Quận Multnomah, bao gồm Gresham, Fairview, Wood Village, Troutdale và các khu vực chưa được sáp nhập. Phía Đông Quận Multnomah có một số điểm tương đồng về nhân khẩu học với Khu vực 1, bao gồm cả các nhóm cử tri được xác định cần tiếp cận thêm và mở rộng, chẳng hạn như tỷ lệ người da màu cao hơn so với Portland nói chung. Ví dụ, Wood Village, một thành phố thuộc Quận Multnomah giáp với Fairview và Troutdale, có 50% dân số là người gốc Latinh theo Khảo sát Cộng đồng Hoa Kỳ năm 2023 của Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ. Theo Lộ trình Phát triển Kinh tế Toàn diện của phía Đông Quận Multnomah, Gresham, Fairview, Wood Village và Troutdale đại diện cho khoảng 150.000 người sẽ bỏ phiếu trong cuộc bầu cử theo hệ thống xếp hạng ưu tiên đầu tiên của Quận Multnomah. Trong các thành phố này, khoảng 25% dân số nói một ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh.

Thêm vào đó, quận còn phải đối mặt với thách thức trong việc đảm nhiệm vai trò giáo dục cử tri mà Thành phố Portland đã thực hiện trong cuộc bầu cử bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên gần đây nhất đối với cử tri bên ngoài Portland. Cử tri của quận bên ngoài Portland, nhiều người trong số họ sẽ lần đầu tiên làm quen với hình thức bỏ phiếu này vào năm 2026, sẽ không được hưởng lợi từ các hoạt động giáo dục và tiếp cận cử tri trước đây và hiện tại của Portland. Ví dụ, Thành phố Portland đã tổ chức nhiều sự kiện trực tiếp như một phần của chiến dịch giáo dục cử tri về bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên, bao gồm cả các sự kiện cho phép cử tri thực hành điền vào phiếu bầu theo thứ tự ưu tiên. Hiện chưa rõ liệu những loại sự kiện này có được tổ chức ở phía đông quận theo chương trình tài trợ mới hay không.

Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri cũng góp phần giúp bộ phận này phù hợp với chính sách về ngôn ngữ, giao tiếp và tiếp cận văn hóa của quận. Chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri đã thu hút cư dân và cung cấp dịch vụ đăng ký cử tri trực tiếp tại nhiều sự kiện cộng đồng, bao gồm cả các buổi lễ trao quốc tịch. Năm 2025, Bộ An ninh Nội địa đã ban hành một bản ghi nhớ hạn chế việc đăng ký cử tri phi chính phủ tại các buổi lễ trao quốc tịch. Cuối năm 2025, Bộ phận Bầu cử đã hợp tác với các khu vực pháp lý địa phương khác để tiếp tục đăng ký công dân mới sau các buổi lễ trao quốc tịch. Công việc này được hỗ trợ bởi kỹ thuật viên cũ của chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri với vai trò là nhân viên làm việc theo yêu cầu.

Nếu không có đội ngũ nhân viên chuyên trách về giáo dục và tuyên truyền cử tri làm việc bên ngoài các tòa nhà bầu cử tại các không gian cộng đồng, Bộ phận Bầu cử có thể gặp khó khăn trong việc cung cấp mức độ tiếp cận công bằng và đa dạng về văn hóa như trước đây thông qua chương trình Giáo dục và Tuyên truyền Cử tri, một chương trình tập trung vào việc tiếp cận cộng đồng liên tục, đặc biệt là với những người thuộc các cộng đồng vốn bị thiệt thòi về mặt lịch sử .

Bộ phận bầu cử cần hỗ trợ tốt hơn cho nhân viên của mình.

Vào đầu cuộc kiểm toán, chúng tôi đã tiến hành một số cuộc phỏng vấn với các nhân viên chính thức và lắng nghe nhiều mối quan ngại khác nhau về môi trường làm việc. Chúng tôi muốn hiểu rõ hơn những thách thức mà nhân viên đang gặp phải và tác động của chúng đến khả năng thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn của bộ phận. Chúng tôi nhận thấy rằng nhiều nhân viên đang gặp khó khăn trong công việc và bộ phận cần hỗ trợ nhân viên tốt hơn.

Để đánh giá những thách thức về nhân sự, chúng tôi đã tiến hành một cuộc khảo sát ẩn danh đối với các nhân viên hiện tại và cựu nhân viên chính thức và hợp đồng có thời hạn. Mười hai nhân viên hiện tại và năm cựu nhân viên đã hoàn thành cuộc khảo sát. Chúng tôi cũng đã tiến hành một cuộc khảo sát ẩn danh riêng biệt dành cho nhân viên làm việc theo ca và nhận được 167 phản hồi trong số 261 phiếu khảo sát được gửi đi, đạt tỷ lệ phản hồi 64%. Chúng tôi đã phỏng vấn hầu hết các nhân viên chính thức hoặc hợp đồng có thời hạn và ba nhân viên làm việc theo ca, đồng thời xem xét kết quả của ba cuộc khảo sát nhân viên toàn quận gần đây nhất của Phòng Bầu cử. Đơn vị Đánh giá và Nghiên cứu thuộc Sở Quản lý Quận tiến hành cuộc khảo sát này hai năm một lần để hỏi tất cả nhân viên quận về trải nghiệm của họ trong môi trường làm việc, bao gồm sự hài lòng trong công việc, mối quan hệ với cấp trên, giao tiếp, cảm giác thuộc về nơi làm việc và sự công bằng.

Bộ phận bầu cử đang đối mặt với những thách thức về nhân sự cả nội bộ và bên ngoài.

Bộ phận này dựa vào một đội ngũ nhân viên thường trực nhỏ và một lượng lớn nhân viên làm việc theo ca để quản lý các cuộc bầu cử.

Trong năm tài chính 2025, Phòng Bầu cử có 16 vị trí nhân viên được ngân sách chi trả. Trong đó bao gồm một nhân viên toàn thời gian có thời hạn để hỗ trợ chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri. Phòng cũng nhận được kinh phí cho một vị trí toàn thời gian có thời hạn để giám sát việc thực hiện hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên. Nhân viên chính thức đảm nhiệm các vai trò chuyên môn cao và mô tả công việc của họ thường bị tách biệt. Phòng cũng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên thời vụ để quản lý các cuộc bầu cử. Trong suốt năm tài chính 2025, phòng đã quản lý cuộc bầu cử tổng thống tháng 11 năm 2024 và cuộc bầu cử đặc biệt tháng 5 năm 2025, sử dụng 202 nhân viên thời vụ và nhân viên tạm thời. Một số nhân viên thời vụ đảm nhận các vai trò lãnh đạo trong các cuộc bầu cử, bao gồm giám sát các chức năng chính của quản lý bầu cử, đào tạo và giám sát các nhân viên thời vụ khác, và thay thế nhân viên chính thức khi vắng mặt.

Số lượng nhân viên chính thức đã tăng lên, đồng thời cũng trải qua giai đoạn biến động nhân sự đáng kể trong những năm gần đây.

Năm 2021, nhân viên Phòng Bầu cử đã tiến hành đánh giá chiến lược về hoạt động của phòng và xác định rằng phòng đang thiếu nhân lực, tiềm ẩn rủi ro đối với việc quản lý bầu cử một cách chính xác và đáng tin cậy. Bầu cử là một quá trình rất phức tạp và sai sót có thể xảy ra ở mọi bước, từ thiết kế phiếu bầu đến xử lý và kiểm đếm.

Bộ phận này đề xuất bổ sung sáu vị trí và đã nhận được thêm ba biên chế toàn thời gian (FTE) trong ngân sách năm tài chính 2023 đã được thông qua, cùng với hai biên chế toàn thời gian nữa được bổ sung trong năm tài chính 2024. Việc đánh giá này được thực hiện trước khi triển khai hệ thống bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên vào năm 2024, điều này đã làm tăng khối lượng công việc của nhân viên.

Bộ phận này đã trải qua sự thay đổi nhân sự đáng kể trong những năm gần đây, với một số nhân viên lâu năm rời đi, để lại những khoảng trống về kiến ​​thức chuyên môn. Trong số 11 nhân viên chính thức làm việc vào đầu năm 2019, chỉ còn ba người vẫn là nhân viên chính thức của Bộ phận Bầu cử. Số năm làm việc trung bình của nhân viên chính thức đã giảm từ 11 năm vào năm 2019 xuống còn 4,7 năm vào năm 2025. Việc bổ sung 12 nhân viên mới và sự ra đi của 3 nhân viên, mỗi người đều có hơn 20 năm kinh nghiệm, đã góp phần vào sự sụt giảm này. Lãnh đạo Bộ phận Bầu cử cho biết cần bốn năm để nhân viên làm việc với mọi loại hình bầu cử và do đó được đào tạo đầy đủ. Chỉ một nửa số nhân viên chính thức vào đầu năm 2025 có hơn bốn năm kinh nghiệm làm việc với các cuộc bầu cử ở Quận Multnomah.

Trong sáu năm qua, số lượng nhân viên có:

• Những người có kinh nghiệm dưới bốn năm đã có sự gia tăng (màu xanh lá cây)
• Kinh nghiệm từ 4-10 năm vẫn không thay đổi (màu xám)
• Sau hơn 10 năm kinh nghiệm, kết quả đã giảm (màu xanh).

Các nhân viên làm việc trong lĩnh vực bầu cử đang phải chịu nhiều áp lực hơn ở cấp quốc gia và địa phương.

Môi trường làm việc cho các nhân viên bầu cử trên toàn quốc cũng đã thay đổi kể từ năm 2016. Trên phạm vi cả nước, tỷ lệ thay đổi nhân sự bầu cử đã tăng lên trong 20 năm qua, và tăng nhanh hơn trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2022. Từ năm 2000 đến năm 2004, khoảng 28% văn phòng bầu cử địa phương đã trải qua tình trạng thay đổi người đứng đầu cơ quan bầu cử. Tỷ lệ thay đổi này đã tăng lên 34% vào năm 2020. Tình trạng thay đổi nhân sự gia tăng này có thể là do sự gia tăng các mối đe dọa và quấy rối, cũng như sự suy giảm lòng tin của công chúng.

Một nghiên cứu về nhân sự bầu cử tại hạt Oregon do Trung tâm Thông tin Bầu cử và Bỏ phiếu thực hiện cho thấy nhiều cán bộ bầu cử đang trải qua căng thẳng cao độ do bối cảnh chính trị hiện tại xung quanh công tác bầu cử, dẫn đến việc họ cân nhắc rời bỏ nghề quản lý bầu cử.

Tại Quận Multnomah, nhân viên Phòng Bầu cử cũng báo cáo rằng công việc của họ căng thẳng hơn trước đây. Trong quá trình kiểm toán, nhân viên đã gặp phải hai sự cố an ninh nghiêm trọng. Vào tháng 10 năm 2024, một thiết bị gây cháy đã làm hư hại một thùng phiếu trên vỉa hè cạnh Tòa nhà Bầu cử Duniway-Lovejoy. Vào tháng 1 năm 2025, Tòa nhà Bầu cử bị phá hoại bằng hình vẽ bậy và làm hư hại cửa sổ và cửa ra vào.

Bộ phận bầu cử cần giảm thiểu rủi ro do sự thay đổi nhân sự và vắng mặt của nhân viên.

Chúng tôi nhận thấy bộ phận này cần cải thiện quy trình tuyển dụng, đào tạo chéo và duy trì các quy trình hoạt động tiêu chuẩn để giảm thiểu rủi ro cho công tác quản lý bầu cử. Do các vị trí biên chế trong bộ phận này đòi hỏi chuyên môn cao, công việc có thể bị ảnh hưởng đáng kể bởi sự nghỉ việc và vắng mặt đột xuất của nhân viên. Ví dụ, một nhân viên biên chế phụ trách việc kiểm đếm và thẩm định phiếu bầu, trong khi một người khác phụ trách xác minh chữ ký, và không có nhân viên biên chế nào khác được phân công hoặc đào tạo chéo cụ thể để đảm nhiệm những trách nhiệm đó. Nhân viên mô tả công việc của họ thường bị phân mảnh.

“Trong những năm gần đây, kinh nghiệm và kiến ​​thức chuyên môn của tổ chức đã bị mất đi rất nhiều do các nhân viên giàu kinh nghiệm nghỉ việc. Những người ở lại thường được giao khối lượng công việc và nhiệm vụ vượt quá mức lương và mô tả công việc của họ. (...) Áp lực từ bên ngoài ngày càng gia tăng, nhưng mối đe dọa thực sự lại đến từ bên trong. Có những người giỏi ở đó, nhưng họ sẽ không ở lại, và tôi lo ngại rằng tình trạng luân chuyển nhân sự tiếp tục sẽ dẫn đến sự cố hệ thống nghiêm trọng.” - Cựu nhân viên Phòng Bầu cử

Trong các cuộc phỏng vấn, một số nhân viên chính thức và nhân viên làm việc theo ca đã chia sẻ tác động của việc luân chuyển nhân sự, lưu ý rằng vì nhân viên thường làm việc độc lập và dựa vào chuyên môn của từng cá nhân, nên bộ phận có nguy cơ bị thiếu hụt kiến ​​thức khi các nhân viên giàu kinh nghiệm nghỉ việc. Ví dụ, vào năm 2023, 550.000 phiếu bầu đã phải in lại vì một cuộc bầu cử ủy viên hội đồng quận Khu vực 3 đã bị đưa nhầm vào tất cả các phiếu bầu trên toàn quận. Ban lãnh đạo bộ phận đã xác định những thay đổi về nhân sự và quy trình không đầy đủ là những yếu tố chính dẫn đến sai sót này.

Bộ phận này không đào tạo và hướng dẫn nhân viên một cách đầy đủ để chuẩn bị cho họ hoàn thành trách nhiệm công việc.

Quy trình hội nhập nhân viên hiệu quả rất quan trọng đối với sự thành công của nhân viên, việc giữ chân nhân viên và việc quản lý bầu cử thành công. Trong cuộc khảo sát của chúng tôi đối với nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng có thời hạn, chỉ có 33% nhân viên hiện tại và 20% nhân viên cũ đồng ý rằng quy trình hội nhập đã chuẩn bị đầy đủ cho họ để hoàn thành trách nhiệm công việc.

Nhiều nhân viên hiện tại và cựu nhân viên mà chúng tôi khảo sát cảm thấy họ không được hướng dẫn hội nhập công việc một cách đầy đủ.

Phản hồi cho câu hỏi khảo sát: Tôi đã được đào tạo hội nhập rất bài bản, giúp tôi chuẩn bị đầy đủ để hoàn thành trách nhiệm của vị trí công việc.

Kết quả khảo sát nhân viên toàn quận năm 2023 cũng cho thấy phần lớn nhân viên thuộc Phòng Bầu cử cảm thấy họ chưa được đào tạo đầy đủ. Khi xem xét các tài liệu do Phòng Bầu cử cung cấp, chúng tôi nhận thấy phòng này thiếu các kế hoạch định hướng nhân viên cụ thể cho từng vị trí và từng cá nhân.

Đa số nhân viên hiện tại được phỏng vấn cho biết họ nhận được quy trình hướng dẫn hội nhập chưa đầy đủ, hoặc cảm thấy quy trình này cần được cải thiện. Trong các cuộc phỏng vấn, nhân viên hiện tại bày tỏ những lo ngại và thất vọng về quy trình hội nhập của họ, bao gồm:

• Không nhận được bản cập nhật, hoặc bất kỳ bản sao nào, của bản mô tả công việc của họ.
• Không được thông báo đầy đủ về trách nhiệm công việc của mình.
• Không được tham gia buổi định hướng.tiếp tục với việc phân chia bộ phận và trách nhiệm của các nhân viên khác.
• Không có quy trình được ghi chép lại cho các trách nhiệm chính.
• Bắt đầu công việc mà không có kế hoạch hướng dẫn hội nhập.

Bộ phận này thường dựa vào những nhân viên từng giữ vị trí trước đây để hướng dẫn nhân viên mới. Trong các cuộc phỏng vấn, những nhân viên từng được người tiền nhiệm hướng dẫn cho biết họ thấy điều đó rất hữu ích trong việc học hỏi công việc. Tuy nhiên, cách tiếp cận này đôi khi dẫn đến những thiếu sót, chẳng hạn như không nắm được các nhiệm vụ được thực hiện vào thời điểm khác trong năm so với thời điểm bắt đầu quá trình hướng dẫn, và không hiểu đầy đủ về công việc của bộ phận. Cách tiếp cận này cũng không thể được coi là một chiến lược hướng dẫn nhân viên hiệu quả, vì nhân viên sắp nghỉ việc không phải lúc nào cũng có mặt để đào tạo nhân viên kế nhiệm. Do vai trò của nhân viên rất chuyên biệt và các nhiệm vụ bầu cử quan trọng đòi hỏi phải hoàn thành kịp thời và chính xác, nên việc hướng dẫn nhân viên hiệu quả là vô cùng quan trọng.

Bộ phận này không thường xuyên cập nhật các quy trình hoạt động tiêu chuẩn, và có thể không có quy trình nào cho một số lĩnh vực quan trọng trong công tác quản lý bầu cử.

Bộ phận Bầu cử cần có quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho mọi chức năng của bộ phận để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của các cuộc bầu cử. Các quy trình này, cùng với mô tả công việc rõ ràng, có thể giúp bộ phận tránh mất đi kinh nghiệm và kiến ​​thức chuyên môn khi các nhân viên giàu kinh nghiệm nghỉ việc. Theo các thông lệ tốt nhất trong quản lý bầu cử, các nhà quản lý bầu cử nên có lịch trình sửa đổi thường xuyên các quy trình hoạt động tiêu chuẩn và chỉ định nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện các đánh giá định kỳ. Cần chỉ định một nhân viên để thực hiện các đánh giá định kỳ về tất cả các quy trình nhằm đảm bảo chúng dễ tiếp cận và được cập nhật cho các nhân viên sử dụng chúng trong công việc của họ.

Trong cuộc khảo sát của chúng tôi đối với nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng có thời hạn, chỉ có 50% nhân viên hiện tại đồng ý rằng bộ phận đã soạn thảo và cập nhật các quy trình vận hành cho các chức năng quan trọng trong công việc của họ.

Chỉ một nửa số nhân viên hiện tại mà chúng tôi khảo sát đồng ý rằng có các quy trình vận hành bằng văn bản, được cập nhật cho công việc của họ.

Trong các cuộc phỏng vấn, một số nhân viên cho biết họ không có quy trình bằng văn bản cho các lĩnh vực quan trọng trong công việc của mình. Một số nhân viên cũng nêu ra những thách thức khác trong việc tiếp cận hoặc cập nhật quy trình, bao gồm việc không được cho biết nơi tìm các quy trình liên quan đến vai trò của họ và không có thời gian để cập nhật quy trình.

“Có những quy trình hữu ích cho chức năng báo cáo kết quả bầu cử. Ngoài ra thì không có gì đáng kể.”
- Nhân viên hiện tại của Phòng Bầu cử

Trong quá trình xem xét các thủ tục bầu cử, chúng tôi nhận thấy bộ phận này không duy trì một danh sách thủ tục tập trung để theo dõi các cập nhật. Bộ phận này đã cập nhật nhiều thủ tục để triển khai hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên vào năm 2024. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy phần lớn các thủ tục hiện hành chưa được xem xét lại gần đây, hoặc việc xem xét đó không được ghi lại. Trong số 45 thủ tục, 41 were last cách đây hơn hai năm theo ngày tháng được ghi trên các thủ tục đó. 

Các quy trình vận hành không tồn tại hoặc lỗi thời có thể gây rủi ro cho công tác quản lý bầu cử. Các quy trình không được cập nhật thường xuyên có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời do luật và quy định thay đổi. Các quy trình tiêu chuẩn cũng đặc biệt quan trọng đối với những người làm việc theo ca, những người có thể không nhớ cách hoàn thành một nhiệm vụ hoặc không biết quy trình đã thay đổi như thế nào so với cuộc bầu cử trước đó của họ.

Bộ phận này thiếu hệ thống theo dõi và kế hoạch đào tạo chéo, dẫn đến khả năng thiếu hụt nhân lực trong các chức năng quan trọng.

Theo Hướng dẫn Quản lý Bầu cử của Ủy ban Hỗ trợ Bầu cử Hoa Kỳ, việc đào tạo chéo nhân viên là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro cho các cuộc bầu cử nếu một nhân viên giàu kinh nghiệm vắng mặt hoặc rời khỏi vị trí của họ. Lãnh đạo Bộ phận Bầu cử thừa nhận rằng mặc dù việc đào tạo chéo của bộ phận đã được cải thiện qua nhiều năm, nhưng sự luân chuyển nhân sự đã ảnh hưởng đến tiến trình của bộ phận trong việc được đào tạo chéo đầy đủ cho các chức năng quan trọng.

Trong cuộc khảo sát của chúng tôi, chỉ một nửa số nhân viên hiện tại đồng ý rằng họ đã được đào tạo chéo để đảm nhiệm các vị trí khác, và chỉ một nửa đồng ý rằng các nhân viên khác đã được đào tạo chéo để đảm nhiệm các lĩnh vực trách nhiệm của họ. Chúng tôi cũng được một số nhân viên phỏng vấn cho biết rằng việc đào tạo chéo trong bộ phận còn hạn chế. 

Trong cuộc khảo sát của chúng tôi, nhiều nhân viên hiện tại cho biết họ chưa được đào tạo chéo để đảm nhận các vai trò khác và các nhân viên khác cũng không được đào tạo để thay thế họ khi cần.

Do việc đào tạo chéo còn hạn chế, một số nhân viên lo ngại về việc ai sẽ đảm nhiệm được các nhiệm vụ quan trọng nếu người chịu trách nhiệm chính vắng mặt. Trong khảo sát của chúng tôi, hai phần ba số nhân viên hiện tại đồng ý rằng sẽ có người đảm nhiệm các trách nhiệm của họ nếu họ vắng mặt đột xuất trong thời điểm quan trọng của cuộc bầu cử. Tám phần trăm nhân viên không đồng ý và một phần tư giữ thái độ trung lập.

Trong khi hai phần ba số nhân viên hiện tại đồng ý rằng sẽ có người thay thế họ nếu cần, thì một phần ba không đồng ý hoặc giữ thái độ trung lập.

Trong các cuộc phỏng vấn, một số nhân viên cũng bày tỏ lo ngại về việc ai đó sẽ đảm nhiệm công việc của họ nếu họ vắng mặt và cảm thấy rằng bộ phận cần thực hiện nhiều chương trình đào tạo chéo hơn để giảm thiểu rủi ro cho các cuộc bầu cử.

Các nhân viên đang gặp phải những thách thức trong môi trường làm việc của bộ phận.

Môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ cho nhân viên là giá trị cốt lõi của Quận Multnomah. Như đã nêu trong Kế hoạch Chiến lược Bình đẳng Lực lượng Lao động năm 2019 của Quận Multnomah, “An toàn và cảm giác thuộc về là nền tảng cho khả năng phát triển và là yếu tố cơ bản cần thiết cho nhân viên.” Một môi trường làm việc đầy thách thức có thể dẫn đến tỷ lệ thôi việc cao hơn và nhiều vị trí còn trống, điều này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đối với công tác quản lý bầu cử. Thiếu nhân sự có thể làm tăng nguy cơ sai sót trong bầu cử và từ đó làm xói mòn lòng tin của công chúng vào các cuộc bầu cử.

Chúng tôi đã xem xét kết quả của ba cuộc khảo sát nhân viên gần đây nhất của Phòng Bầu cử, được thực hiện vào năm 2019, 2021 và 2023. Đối với phần lớn các câu hỏi, nhân viên của phòng cho biết trải nghiệm về môi trường làm việc của họ đang xấu đi, trong khi kết quả trên toàn quận đã được cải thiện ở hầu hết các lĩnh vực. Đối với cuộc khảo sát gần đây nhất được thực hiện vào năm 2023, Phòng Bầu cử có kết quả tệ hơn mức trung bình toàn quận đối với 70% số câu hỏi.

Trong cuộc khảo sát của chúng tôi, chỉ có 42% nhân viên đồng ý rằng bộ phận này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, và chúng tôi cũng đã nghe về những thách thức liên quan đến văn hóa làm việc của bộ phận này trong các cuộc phỏng vấn với nhân viên.

Chỉ chưa đến một nửa số nhân viên hiện tại trong cuộc khảo sát của chúng tôi đồng ý rằng bộ phận này tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

“[Ban lãnh đạo] đã để cho môi trường làm việc độc hại ngày càng trầm trọng. Kết quả là, những người giỏi, biết việc mình đang làm và quan tâm đến sứ mệnh của chúng ta lại không được hỗ trợ và thường bị đẩy ra ngoài. Những người đóng góp ít lại không bao giờ phải chịu trách nhiệm về hành vi thiếu chuyên nghiệp và thường xuyên gây hại. Những nhân viên giỏi phải gánh vác quá nhiều việc trong khi [ban lãnh đạo] cho phép những kẻ bắt nạt điều hành tổ chức.” - Cựu nhân viên Phòng Bầu cử

Mặc dù có những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của bộ phận có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên, chẳng hạn như tình hình chính trị, các sự cố an ninh và quấy rối, chúng tôi cũng nhận thấy rằng các hoạt động quản lý và giao tiếp kém hiệu quả đang ảnh hưởng đáng kể đến sự hài lòng của nhân viên.

Nhiều nhân viên bày tỏ lo ngại về việc lên tiếng và thiếu minh bạch từ phía ban quản lý.

Kết quả từ cuộc khảo sát nhân viên toàn quận năm 2023 cho thấy nhiều nhân viên không cảm thấy thoải mái khi lên tiếng về những hành vi đáng lo ngại hoặc cảm thấy được trân trọng khi bày tỏ ý kiến ​​của mình.

“Môi trường làm việc rất ngột ngạt. Tôi có cảm giác mọi người không thoải mái khi bày tỏ ý kiến ​​của mình.” - Nhân viên hiện tại của Phòng Bầu cử

Trong các cuộc phỏng vấn, nhiều nhân viên cho biết họ cảm thấy không thoải mái khi phát biểu hoặc nêu lên những ý tưởng mới. Một số người nói rằng họ sẵn sàng lên tiếng, nhưng thường cảm thấy bị phớt lờ. Nhân viên mô tả một văn hóa nơi mà các mối lo ngại không được coi trọng, việc lên tiếng không được đón nhận và sự bất đồng quan điểm không được dung thứ.

Các nhân viên cũng cảm thấy rằng ban lãnh đạo cần minh bạch và cởi mở hơn, đặc biệt là về những thay đổi trong chương trình và các sự cố an ninh, an toàn. Một số nhân viên cho biết ban lãnh đạo không giải quyết được những tác động về mặt tinh thần của các sự cố gần đây, chẳng hạn như khi một thiết bị gây cháy làm hư hại hòm phiếu, hoặc không cung cấp sự hỗ trợ tinh thần đầy đủ. Một vài nhân viên làm việc theo ca cũng cảm thấy rằng ban quản lý không minh bạch về quy trình lập lịch cho các ca trực hoặc quy trình tuyển dụng cho các vị trí có thời hạn - những vị trí này có mức lương cao hơn so với các vị trí làm việc theo ca.

Nhân viên gặp khó khăn trong việc giám sát và quản lý xung đột kém hiệu quả.

Công việc quản lý bầu cử có thể vô cùng căng thẳng và đòi hỏi sự hoàn hảo để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của cuộc bầu cử. Tuy nhiên, không phải tất cả nhân viên đều cảm thấy được hỗ trợ đầy đủ để hoàn thành công việc. Trong khảo sát của chúng tôi, một phần tư số nhân viên hiện tại không đồng ý với nhận định: “Tôi cảm thấy được cấp trên hỗ trợ”.

Mặc dù phần lớn nhân viên hiện tại tham gia khảo sát cho biết họ cảm thấy được cấp trên hỗ trợ, nhưng vẫn có một phần tư số người được hỏi không cảm thấy được hỗ trợ.

Trong cuộc khảo sát của chúng tôi, một số nhân viên làm việc theo ca cũng nhận xét về việc thiếu sự giám sát và hỗ trợ cần thiết.

“Những người đang giữ vị trí lãnh đạo dường như mới được tuyển dụng và chưa được chuẩn bị kỹ lưỡng để quản lý nhiều người và nhiều vấn đề phức tạp. Tôi đã hỗ trợ nhiều lần và các giám sát viên đều rất thiếu kinh nghiệm.” - Nhân viên bầu cử tình nguyện

Trong các cuộc phỏng vấn, các nhân viên chính thức đã chia sẻ nhiều trải nghiệm khác nhau về sự giám sát. Trong khi một số nhân viên mô tả trải nghiệm nhìn chung tích cực với người giám sát của họ, những người khác lại mô tả sự giám sát kém, từ việc quản lý quá chi tiết đến việc không nhận được đủ hướng dẫn.  Một số nhân viên cũng cho biết bộ phận này không có văn hóa giải quyết xung đột một cách lành mạnh và hiệu quả, và ban lãnh đạo bộ phận không hỗ trợ nhân viên trong việc giải quyết bất đồng.

Nhân viên có mức độ tin tưởng thấp vào cam kết của bộ phận đối với sự công bằng trong lực lượng lao động.

Kết quả từ cuộc khảo sát nhân viên toàn quận năm 2023 cho thấy nhiều nhân viên bầu cử cảm thấy bộ phận của họ không có những hành động cụ thể nào hướng tới sự công bằng trong lực lượng lao động.

“Chúng tôi là một nhóm nhỏ các nhân viên rất tận tâm, những người luôn làm nên những điều kỳ diệu. Sẽ thật tuyệt nếu chính quyền quận hỗ trợ nhiều hơn và yêu cầu ban lãnh đạo chịu trách nhiệm về sự thiếu công bằng và hòa nhập trong bộ phận. Chúng tôi cần thêm sự giúp đỡ và sự quan tâm đến sức khỏe của các nhân viên, những người thường xuyên phải làm việc quá sức trong mỗi chu kỳ bầu cử. Chúng tôi không phải là robot.” - Nhân viên hiện tại của Bộ phận Bầu cử

Một vài nhân viên đã bày tỏ trong các cuộc phỏng vấn rằng họ không nhận được đủ thông tin từ ban quản lý Phòng Bầu cử về các nỗ lực bình đẳng. Một số nhân viên cũng bày tỏ lo ngại về số lượng nhân viên da màu đã rời khỏi phòng ban, và sự thiếu bình đẳng về lương thưởng và thâm niên giữa nhân viên da màu và nhân viên da trắng.

“Những nhân viên làm việc chăm chỉ thường xuyên bị giao thêm việc, và mức lương không công bằng trong toàn bộ bộ phận. Người da màu và phụ nữ có nhiều khả năng phải làm nhiều việc hơn so với mô tả công việc của họ nhưng lại ít được trả công xứng đáng.” - Cựu nhân viên Bộ phận Bầu cử

Cả nhân viên chính thức và nhân viên làm việc theo ca đều không hài lòng với cơ hội phát triển nghề nghiệp và cảm thấy không được coi trọng.

Phát triển chuyên môn là một chiến lược quan trọng để thúc đẩy sự công bằng trong lực lượng lao động, lập kế hoạch kế nhiệm thành công và giữ chân nhân viên. Chỉ một nửa số nhân viên hiện tại đồng ý rằng họ hài lòng với các cơ hội phát triển chuyên môn của mình. Chỉ 20% số nhân viên cũ đồng ý rằng họ hài lòng. Kết quả khảo sát nhân viên toàn quận năm 2023 cho thấy đa số nhân viên thuộc Phòng Bầu cử tham gia khảo sát cảm thấy không được trả lương công bằng cho công việc của họ, hoặc cảm thấy họ có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Chỉ một nửa số nhân viên hiện tại trong cuộc khảo sát của chúng tôi đồng ý rằng họ hài lòng với các cơ hội phát triển nghề nghiệp và phần lớn nhân viên cũ không hài lòng.

Câu trả lời cho câu hỏi khảo sát: Tôi hài lòng hoặc đã từng hài lòng với các cơ hội phát triển nghề nghiệp của mình.

Trong các cuộc phỏng vấn, một số nhân viên bày tỏ sự không hài lòng với các cơ hội phát triển nghề nghiệp của họ. Một số nhân viên cho biết họ đã gặp phải những rào cản, bao gồm việc thiếu sự hỗ trợ từ người giám sát và những khó khăn trong việc cân bằng giữa các cơ hội và trách nhiệm công việc. Một vài nhân viên cho biết người giám sát của họ không bao giờ theo dõi các mục tiêu đã được nêu trong quy trình Đánh giá, Lập kế hoạch và Kiểm tra Hiệu suất (PPR) hàng năm, công cụ của quận để đặt mục tiêu công việc và phát triển nghề nghiệp.

“Trải nghiệm của tôi tại Phòng Bầu cử đầy rẫy sự thất vọng và chán nản vì thiếu sự hỗ trợ và chuẩn bị. Cơ hội thăng tiến dường như chỉ dành cho nhân viên da trắng, và các mục tiêu nghề nghiệp của tôi, như đã nêu trong quy trình PPR, đã bị ban quản lý phớt lờ.” - Nhân viên hiện tại của Phòng Bầu cử

Trong cuộc khảo sát và phỏng vấn của chúng tôi, một số nhân viên trực ban đã nhận xét về mức lương thấp của công việc trực ban so với tầm quan trọng của họ trong việc điều hành thành công các cuộc bầu cử.

“Nhân viên làm việc theo ca đảm nhiệm những nhiệm vụ thường xuyên tương đương với nhân viên toàn thời gian, đặc biệt là trong các cuộc bầu cử lớn. Nhiều người trong số họ là nguồn kinh nghiệm và kiến ​​thức thực tiễn quý báu, nếu thiếu họ thì công tác bầu cử không thể vận hành được. Mức độ ghi nhận thực tế đó một cách có ý nghĩa (như khi đưa ra quyết định về cách thay đổi quy trình hoặc cải tiến) rất khác nhau tùy thuộc vào người quản lý trực tiếp mà họ báo cáo.” - Nhân viên làm việc theo ca trong công tác bầu cử

Bộ phận bầu cử thiếu nhân lực để hoàn thành sứ mệnh và tầm nhìn của mình.

Bộ phận bầu cử của Quận Multnomah thiếu nhân lực so với các khu vực tương đương mà họ tham khảo để học hỏi kinh nghiệm tốt nhất.

Chúng tôi đã so sánh quy mô nhân sự của Phòng Bầu cử Quận Multnomah với các văn phòng bầu cử ở bảy khu vực pháp lý tương đương hoặc lân cận. Việc so sánh các văn phòng bầu cử giữa các khu vực pháp lý có thể gặp khó khăn, vì các văn phòng bầu cử rất khác nhau về quy mô và chức năng mà họ thực hiện. Tất cả các khu vực pháp lý mà chúng tôi lựa chọn để so sánh đều là các quận có quy mô trung bình và lớn ở các tiểu bang có hình thức bỏ phiếu qua thư. Hai trong số các quận, Quận Salt Lake, Utah và Quận Boulder, Colorado, đã triển khai bầu cử theo hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên, và quận thứ ba, Quận King, Washington, đang chuẩn bị triển khai hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên vào năm 2027.

Chúng tôi nhận thấy tỷ lệ nhân viên toàn thời gian (FTE) cố định so với số phiếu bầu được xử lý khác nhau giữa các khu vực pháp lý. Tuy nhiên, Quận Multnomah có số lượng nhân viên ít hơn so với hai khu vực pháp lý mà Bộ phận Bầu cử tham khảo để học hỏi kinh nghiệm tốt nhất, đó là Quận Denver và Quận King .

Quận	Số phiếu bầu được xử lý trên mỗi nhân viên toàn thời gian (FTE) cho cuộc bầu cử tháng 11 năm 2024	Dân số	Tổng số nhân viên toàn thời gian cố định (Total Permanent FTE)
Quận Denver, CO	12.315	715.522	30
Quận Boulder, CO	12.457	330.758	16
Quận King, WA	16.281	2.269.675	71
Quận Salt Lake, bang Utah	28.988	1.185.238	18
Quận Multnomah, Oregon	29.924	815.428	14
Quận Washington, Oregon	30.111	600.372	10
Quận Pierce, WA	34.111	921.130	13
Quận Clackamas, Oregon	35.559	421.401	7

^{Nguồn: Phân tích của Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah, dựa trên Điều tra dân số Hoa Kỳ năm 2020 (Dân số), phỏng vấn nhân viên bầu cử tại mỗi khu vực (Số lượng nhân viên toàn thời gian cố định), trang web bầu cử của quận (Số phiếu đã xử lý).}

Quận King và Quận Denver có nhiều nhân viên chuyên trách về giáo dục và tiếp cận cử tri, trong khi Quận Multnomah thì không có. Tuyên bố tầm nhìn của Phòng Bầu cử Quận Multnomah bao gồm mục tiêu cung cấp các nguồn lực tập trung vào sự công bằng cho các cộng đồng có thể gặp rào cản trong việc tham gia bầu cử, nhưng hiện không còn nhân viên chuyên trách để hỗ trợ công việc này.

Nhân viên có khối lượng công việc cao trong thời gian diễn ra các cuộc tổng tuyển cử.

Tuyên bố tầm nhìn của bộ phận này bao gồm mục tiêu xây dựng một đội ngũ lành mạnh và kiên cường, bao gồm cả cơ cấu nhân sự giúp giảm thiểu rủi ro cho các cuộc bầu cử và hỗ trợ... sự an toàn và sức khỏe tinh thần của nhân viên. Tuy nhiên, kết quả từ cuộc khảo sát nhân viên toàn quận cho thấy đa số nhân viên tham gia khảo sát cảm thấy khối lượng công việc không được phân bổ hợp lý.

Nhiều nhân viên mà chúng tôi phỏng vấn cho biết họ cảm thấy Bộ phận Bầu cử không có đủ nhân lực, và một số người nói rằng họ đã trải qua khối lượng công việc quá tải hoặc cảm thấy khối lượng công việc không được phân bổ đều. Trong suốt 40 ngày để quản lý cuộc bầu cử Tổng thống tháng 11 năm 2024, 11 nhân viên chủ chốt (bao gồm cả nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng có thời hạn và nhân viên trực) đã làm việc hơn 10 ngày liên tiếp. Hầu hết nhân viên đã làm việc ít nhất một ngày trên 10 giờ, với hơn một nửa số nhân viên làm việc ít nhất năm ngày vượt quá tám giờ. Bốn nhân viên đã làm việc 20 ngày trở lên vượt quá tám giờ. Sự mệt mỏi có thể dẫn đến sai sót, và khối lượng công việc quá tải cũng có thể góp phần vào tình trạng luân chuyển nhân viên.

Bộ phận bầu cử đã không còn đủ chỗ tại cơ sở hiện tại.

Trong quá trình nghiên cứu ban đầu cho cuộc kiểm toán này, chúng tôi đã nghe được những lo ngại từ nhân viên Phòng Bầu cử về những hạn chế của cơ sở chính hiện tại của họ. Những lo ngại bao gồm việc tòa nhà không đủ lớn để tổ chức các cuộc bầu cử có số lượng cử tri tham gia cao, và tòa nhà cùng vị trí của nó không cung cấp đủ điều kiện tiếp cận cho cử tri của Quận Multnomah. Chúng tôi cũng có những lo ngại tương tự khi quan sát vào Ngày Bầu cử 5 tháng 11 năm 2024. Chúng tôi nhận thấy rằng cơ sở chính của Phòng Bầu cử hạn chế khả năng tiếp cận của cử tri và nhân viên, và không có đủ không gian trong cơ sở chính để xử lý phiếu bầu trong các cuộc bầu cử quy mô lớn.

Phòng Bầu cử sử dụng nhiều địa điểm khác nhau để quản lý các cuộc bầu cử. Văn phòng chính của phòng đặt tại Tòa nhà Bầu cử Duniway-Lovejoy ở góc đường SE ^10th và Morrison tại Portland. Văn phòng mở cửa trong giờ làm việc hành chính của quận. Tại đây, nhân viên hỗ trợ cử tri, bao gồm đăng ký bầu cử, nhận phiếu bầu và nộp phiếu bầu. Đây cũng là địa điểm chính để xử lý và kiểm đếm phiếu bầu.

Ban quản lý đã tổ chức cơ sở Duniway-Lovejoy để hỗ trợ tính toàn vẹn của cuộc bầu cử. Ví dụ, họ tách biệt các hoạt động bầu cử quan trọng vào các phòng khác nhau và đảm bảo rằng các hệ thống quan trọng không có truy cập internet. Mặc dù đã có những bước được thực hiện để duy trì cơ sở này như một tòa nhà có thể sử dụng được, nhưng nó không phải là một tòa nhà tối ưu để đáp ứng nhu cầu của bộ phận vì các vấn đề liên quan đến vị trí, khả năng tiếp cận và an toàn. Tòa nhà Duniway-Lovejoy không phải là một tòa nhà bền vững cho Bộ phận Bầu cử về lâu dài.

Trong các chu kỳ bầu cử gần đây, bộ phận này cũng vận hành một địa điểm vệ tinh, Trung tâm Bỏ phiếu Nhanh (Voting Center Express) nằm ở Gresham, bên trong Trung tâm Y tế East County. Trung tâm này không mở cửa quanh năm mà chỉ mở cửa trong những tuần trước bầu cử. Cử tri có thể đăng ký bầu cử, nhận phiếu bầu, bỏ phiếu và nhận hỗ trợ bằng ngôn ngữ ưa thích.

Bộ phận Bầu cử cũng thuê một phần nhỏ của nhà kho thuộc sở hữu của quận. Trong các cuộc bầu cử lớn, chẳng hạn như khi có các chức vụ liên bang trong danh sách ứng cử, bộ phận này đôi khi sử dụng không gian này để sắp xếp phiếu bầu và sau đó chuyển chúng đến Tòa nhà Duniway-Lovejoy để xử lý. Việc xử lý phiếu bầu ở hai địa điểm khác nhau không phải là lý tưởng vì nó làm tăng nguy cơ thất lạc phiếu bầu. Nó cũng làm tăng rủi ro an ninh khi vận chuyển phiếu bầu. Tuy nhiên, Giám đốc Bộ phận Bầu cử đã cho biết rằng họ có thể không đủ khả năng chi trả cho việc thuê này trong tương lai do chi phí cơ sở vật chất ngày càng tăng.

Tòa nhà Duniway-Lovejoy có khả năng tiếp cận hạn chế đối với cử tri và nhân viên.

Tòa nhà nằm ở khu vực đông đúc và không có chỗ đậu xe dành riêng cho cử tri. Có chỗ đậu xe trên đường phố, nhưng khu vực này nằm ở trung tâm nên việc tìm chỗ đậu xe có thể khá khó khăn. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến cử tri và nhân viên gặp khó khăn về khả năng di chuyển. Nhân viên Phòng Bầu cử cho biết một số nhân viên trực ban là người lớn tuổi, nhóm người dễ gặp vấn đề về khả năng di chuyển hơn. Để giải quyết vấn đề này, nhân viên Phòng Bầu cử cho biết họ đã xin giấy phép tạm thời để đảm bảo chỗ đậu xe trên đường phố cho xe của Phòng Bầu cử và cho các nhân viên trực ban gặp khó khăn về khả năng di chuyển trong suốt thời gian bầu cử. Họ cũng có bốn chỗ đậu xe dành cho người khuyết tật ở phía trước tòa nhà.

Chỗ đậu xe có hạn

Số lượng chỗ đậu xe hạn chế dành cho người khuyết tật về khả năng di chuyển khiến họ khó tiếp cận tòa nhà hoặc sử dụng các dịch vụ khác tại đó. Điều này cũng gây gánh nặng không đáng có cho các nhân viên gặp khó khăn về khả năng di chuyển. Sảnh có thể trở nên quá đông đúc trong những kỳ bầu cử bận rộn. Ví dụ, chúng tôi quan sát thấy cuộc bầu cử tháng 11 năm 2024 rất đông người, với hàng dài cử tri xếp hàng quanh khu phố. Điều này tạo ra nguy cơ mất an toàn tiềm tàng, đặc biệt là đối với người ngồi xe lăn, vì chỉ có một lối ra dành cho xe lăn trong sảnh. Ban quản lý cho biết cửa ra vào thứ hai của sảnh không thể được thiết kế để người khuyết tật có thể tiếp cận do kiến ​​trúc hiện có.

Tòa nhà này đã cũ và không được thiết kế cho mục đích bầu cử.

Việc di chuyển giữa các tầng trong tòa nhà Duniway-Lovejoy cũng khá khó khăn. Tòa nhà được xây dựng vào năm 1925. Giám đốc bầu cử cho biết, trong thời gian bầu cử, lượng xe cộ ra vào tòa nhà rất đông. Không gian cho xe cộ di chuyển khá hạn chế khi nhân viên mang phiếu bầu từ các thùng phiếu vào. Lối ra khỏi tòa nhà cũng rất hẹp đối với xe cộ.

Tòa nhà chỉ có một thang máy duy nhất, và nó thường xuyên bị hỏng. Giám đốc bầu cử cho biết ông đã xem xét việc lắp đặt thêm một thang máy thứ hai nhưng tòa nhà có vấn đề về kết cấu. Nhân viên bộ phận bầu cử sử dụng thang máy để vận chuyển phiếu bầu trong tòa nhà, và việc không thể sử dụng thang máy trong thời gian bầu cử sẽ cản trở khả năng xử lý phiếu bầu của bộ phận này.

Trong năm tài chính 2024, tòa nhà Duniway-Lovejoy chiếm 2,5% tổng chi phí dịch vụ của quận và 46% tổng chi phí dịch vụ của Sở Dịch vụ Cộng đồng. Các công việc dịch vụ trong năm tài chính 2024 bao gồm lắp đặt hệ thống phun nước chữa cháy mới và lắp đặt vật liệu cách nhiệt cho trần nhà bị hở.

Không có đủ không gian để xử lý phiếu bầu trong những kỳ bầu cử bận rộn.

Trong những kỳ bầu cử bận rộn, bộ phận này sử dụng không gian nhà kho thuê để dỡ hàng và chuẩn bị phiếu bầu. Điều này là do không có đủ không gian trong Tòa nhà Duniway-Lovejoy để chứa an toàn số lượng xe đến giao phiếu bầu. Khoảng cách giữa hai tòa nhà là 14 dặm. Xử lý phiếu bầu tại một địa điểm duy nhất hiệu quả hơn vì sẽ loại bỏ thời gian cần thiết để di chuyển giữa các địa điểm. Ngoài ra, nguy cơ thất lạc phiếu bầu càng cao khi phiếu bầu được chuyển đến nhiều nơi. Các quan chức bầu cử được yêu cầu phải lưu giữ hồ sơ mỗi khi phiếu bầu được chuyển đến một địa điểm khác, nhưng việc theo dõi sự di chuyển của phiếu bầu sẽ dễ dàng hơn khi chúng được chuyển đến ít địa điểm hơn. Tất cả sáu khu vực pháp lý mà chúng tôi đã liên hệ cho cuộc kiểm toán này – Thành phố và Quận Denver, Colorado; Quận Salt Lake, Utah; Quận King và Quận Pierce, Washington; và Quận Clackamas và Quận Washington – đều xử lý phiếu bầu tại một địa điểm duy nhất.

Bộ phận Bầu cử đã giảm thiểu rủi ro sai sót liên quan đến việc lập bản đồ phiếu bầu, nhưng vẫn cần chuyên môn về GIS.

Trong cuộc bầu cử sơ bộ tháng 5 năm 2024, Bộ phận Bầu cử đã gửi nhầm khoảng 9.300 phiếu bầu thiếu một cuộc trưng cầu dân ý đáng lẽ phải được bao gồm. Trong quá trình điều tra sai sót, nhân viên Bộ phận Bầu cử phát hiện 170 cử tri đã đăng ký mà ranh giới khu vực bầu cử của họ chưa được cập nhật kể từ vòng phân chia lại khu vực bầu cử năm 2022. (Phân chia lại khu vực bầu cử là quá trình cập nhật ranh giới cho các khu vực lập pháp.) Bộ phận Bầu cử đã gửi phiếu bầu thay thế cho tất cả các cử tri bị ảnh hưởng trước ngày bầu cử.

Chúng tôi muốn tìm hiểu xem bộ phận này đã thực hiện những bước nào để giảm thiểu nguy cơ xảy ra những lỗi tương tự trong tương lai. Chúng tôi nhận thấy rằng bộ phận này đã thực hiện một số bước để giảm thiểu rủi ro sai sót. Tuy nhiên, vẫn còn những cách khác mà Bộ phận Bầu cử có thể áp dụng để giảm thiểu rủi ro.

Việc lập bản đồ các khu vực bầu cử ở Quận Multnomah rất phức tạp.

Để gửi phiếu bầu chính xác cho cử tri, nhân viên quận sẽ vẽ địa chỉ của cử tri lên bản đồ khu vực bầu cử. Quận Multnomah có 15 khu vực bầu cử. Tần suất và tính đều đặn của việc phân chia lại khu vực bầu cử khác nhau tùy theo từng khu vực. 

Để duy trì và cập nhật dữ liệu, quận sử dụng hệ thống thông tin địa lý (GIS), là một hệ thống máy tính thu thập, lưu trữ và hiển thị dữ liệu địa lý trên bản đồ tương tác.

Các chuyên gia GIS của quận sử dụng dữ liệu do ArcGIS cung cấp để đặt địa chỉ cử tri vào đúng vị trí địa lý của họ, từ đó xác định cư dân đó thuộc khu vực bỏ phiếu nào. Quá trình này được gọi là mã hóa địa lý (geocoding). Mã hóa địa lý địa chỉ cử tri là cách mà Bộ phận Bầu cử biết cần gửi phiếu bầu nào cho người nào.

Nhân viên GIS của quận cập nhật ranh giới các khu vực bầu cử khi cần thiết. Tối thiểu, việc này diễn ra 10 năm một lần, sau cuộc điều tra dân số Hoa Kỳ. Nhân viên GIS lấy dữ liệu bản đồ phân chia lại khu vực bầu cử từ các cơ quan liên bang, tiểu bang, địa phương và các khu vực đặc biệt để tạo ra bản đồ khu vực bỏ phiếu được cập nhật. Một số khu vực được cập nhật theo lịch trình thường xuyên, chẳng hạn như các khu vực bầu cử ủy viên hội đồng quận và ghế nghị sĩ quốc hội. Các khu vực khác cập nhật ranh giới khi cần thiết.

Việc lập bản đồ ranh giới các khu vực bầu cử ở Quận Multnomah rất phức tạp vì có nhiều khu vực pháp lý chồng chéo. Một sai sót trong việc mã hóa địa lý địa chỉ của cử tri có thể khiến họ bị xếp vào khu vực bầu cử sai. Các khu vực bỏ phiếu đôi khi bị chia cắt bởi các đường ranh giới khu vực bầu cử hoặc cắt ngang qua ranh giới tài sản. Ngoài ra, các khu vực trường học và các khu vực đặc biệt khác cũng có thể có ranh giới bầu cử chồng chéo. Các khu vực bỏ phiếu trong trường hợp này được gọi là khu vực bỏ phiếu bị chia tách.

Trong một khu vực bầu cử bị chia tách, không phải tất cả cử tri đều nhận được cùng một lá phiếu. Ví dụ, cử tri ở phía tây hoặc phía đông của một khu vực bầu cử có thể đều thuộc cùng một khu vực quốc hội, nhưng họ có thể không cùng thuộc một khu vực trường học. Các khu vực trường học và khu vực đặc biệt đôi khi có ranh giới chồng chéo, đòi hỏi Bộ phận Bầu cử phải chia tách khu vực bầu cử và có thể ảnh hưởng đến số lượng khu vực hoặc cuộc tranh cử trên lá phiếu. Nhân viên GIS cần xác định các khu vực mà đường ranh giới khu vực có thể cắt ngang qua một khu vực bầu cử hoặc tài sản để mỗi cử tri nhận được lá phiếu chính xác. Một trong những chuyên gia GIS của quận mà chúng tôi đã nói chuyện, người làm việc về lập bản đồ bầu cử, mô tả nó giống như một mạng nhện với các ranh giới chồng chéo khác nhau. Giữa các cuộc điều tra dân số, các chuyên gia GIS nhận được các thay đổi đối với các lớp dữ liệu hoặc ranh giới pháp lý mới, chẳng hạn như thêm một khu vực chất lượng nước an toàn chống lũ lụt đô thị.

Quá trình lập bản đồ trở nên phức tạp hơn do thực tế là bang Oregon dự kiến ​​sẽ triển khai hệ thống địa chỉ cử tri mới vào năm 2024. Hệ thống mới này sẽ tích hợp GIS, nhưng việc triển khai đã bị trì hoãn. 

Tại sao lỗi lại xảy ra?

Sau khi xảy ra sai sót trong việc kiểm phiếu năm 2024, Chủ tịch Hội đồng Quận đã yêu cầu xem xét lại quy trình phân chia khu vực bầu cử và bỏ phiếu. Một công ty tư vấn, Elections Group, đã phân tích lại dữ liệu khu vực bầu cử. Công ty này chuyên về quản lý bầu cử. Họ đã tìm ra một số nguyên nhân chính dẫn đến những sai sót:

• Các nguồn dữ liệu có tiêu chuẩn đặt tên khác nhau.
• Không có đủ tài liệu về quy trình phân chia lại khu vực bầu cử.
• Dữ liệu nguồn GIS từ Metro chứa lỗi.
• Sự thiếu hiểu biết giữa nhân viên GIS và nhân viên Phòng Bầu cử về dữ liệu và quy trình của nhau.

Chúng tôi nhận thấy rằng bộ phận bầu cử nhìn chung đã giải quyết những vấn đề này.

Các nguồn dữ liệu có tiêu chuẩn đặt tên khác nhau.

Chuẩn hóa là quá trình chuẩn hóa dữ liệu để các địa chỉ có một định dạng thống nhất. Điều này giúp việc đối khớp dữ liệu giữa các tập dữ liệu khác nhau trở nên dễ dàng hơn. Chuẩn hóa là một thách thức thường xuyên đối với Bộ phận Bầu cử vì bộ phận này nhận thông tin đăng ký cử tri từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các cơ quan chính phủ, thẻ đăng ký cử tri viết tay và đăng ký điện tử. Đây cũng là một công việc tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, trong khi dữ liệu địa chỉ của Bộ phận Bầu cử thường sử dụng các tiêu chuẩn bưu chính để gửi thẻ thông báo và phiếu bầu cho cử tri, dữ liệu GIS được sử dụng cho các phiếu bầu tháng 5 năm 2024 lại đến từ Metro, một khu vực pháp lý tập trung vào các thửa đất.

Nhóm Bầu cử nhận thấy rằng mặc dù Bộ phận Bầu cử đã quản lý thành công hầu hết các vấn đề chuẩn hóa địa chỉ, nhưng vẫn có một số loại địa chỉ cụ thể có nhiều lỗi hơn những loại khác. Một phần đáng kể các lỗi từ cuộc bầu cử tháng 5 năm 2024 liên quan đến các địa chỉ mang tính mô tả, thay vì cụ thể. Ví dụ về một địa chỉ mô tả là “gần giao lộ của Đại lộ SE Hawthorne và ^Đại lộ SE 7”. Một cử tri có thể cung cấp địa chỉ của họ theo cách này vì họ không có địa chỉ thường trú nhưng dành nhiều thời gian ở địa điểm mà họ mô tả.

Lỗi trong dữ liệu GIS

Cho đến gần đây, quận vẫn sử dụng một hệ thống thông tin địa lý (GIS) có tên là Hệ thống Thông tin Đất đai Khu vực (RLIS). Hệ thống này được vận hành thông qua Metro, chính quyền khu vực. Hệ thống này là tập hợp của hơn 150 lớp dữ liệu GIS đóng vai trò là cơ sở hạ tầng dữ liệu không gian cho khu vực đô thị Portland. Tuy nhiên, một cuộc đánh giá độc lập về các lỗi trong phiếu bầu do Nhóm Bầu cử thực hiện đã phát hiện ra các lỗi trong dữ liệu do Metro cung cấp, và những lỗi này đã góp phần gây ra một số lỗi trong phiếu bầu.

Mất đi chuyên môn về GIS

Quá trình phức tạp này đòi hỏi chuyên môn về GIS và bầu cử. Trước đây, bộ phận này có một nhân viên lâu năm là chuyên gia GIS. Nhân viên này đã nghỉ hưu vào năm 2022. Hiện nay, Bộ phận Bầu cử hợp tác với các chuyên gia GIS của quận bên ngoài bộ phận. Bộ phận này đặt tại Sở Dịch vụ Cộng đồng, trong khi nhân viên GIS của quận đặt tại Sở Tài sản Quận.

Bộ phận Bầu cử đã thực hiện các bước để ngăn ngừa những sai sót tương tự trong tương lai nhưng vẫn có thể cải thiện việc đào tạo chéo và các cơ hội hợp tác.

Nhân viên GIS đã xây dựng quy trình lập tài liệu về việc phân chia lại khu vực bầu cử cho nhân viên Phòng Bầu cử.

Theo yêu cầu của Phòng Bầu cử, nhóm GIS của quận đã tạo ra một tài liệu để giúp nhân viên Phòng Bầu cử hiểu rõ công việc của nhóm GIS trong quá trình phân chia lại khu vực bầu cử. Tài liệu này liệt kê tất cả 15 khu vực bầu cử mà phòng chịu trách nhiệm. Theo khuyến nghị của Nhóm Bầu cử, nhóm GIS đã tạo ra tài liệu này để giúp nhân viên Phòng Bầu cử hiểu được quy trình kỹ thuật đằng sau việc phân chia lại khu vực bầu cử. Công việc này là cần thiết vì Phòng Bầu cử không có chuyên gia GIS nội bộ.

Hiện tại, quận đang sử dụng một nguồn dữ liệu GIS đáng tin cậy hơn.

Do dữ liệu của Metro có sai sót, nhóm GIS cho biết họ hiện đang sử dụng một nền tảng thương mại có tên là ArcGIS. Đây là nền tảng mà Nhóm Bầu cử đã sử dụng trong phân tích của họ, và nhân viên quận cho rằng nó đáng tin cậy hơn vì nó tận dụng dữ liệu từ cả nguồn chính phủ và dữ liệu thương mại. Nhóm GIS cho biết nguồn dữ liệu này sử dụng thuật toán mạnh mẽ hơn và có thể xử lý nhiều loại dữ liệu đầu vào khác nhau, chẳng hạn như lỗi chính tả trong tên. Tuy nhiên, nhóm GIS của quận cũng cần dựa vào các cơ quan địa phương để cung cấp dữ liệu. Đôi khi họ vẫn sử dụng dữ liệu của Metro vì Metro cập nhật hầu hết dữ liệu GIS khu vực hàng quý.

Bộ phận bầu cử đã cải thiện công tác kiểm soát chất lượng.

Để giảm thiểu việc xử lý thủ công các mối quan hệ giữa địa chỉ và khu vực bầu cử, Phòng Bầu cử hiện có một quy trình như sau: nếu nhân viên nhập một địa chỉ không chuẩn vào thư viện địa chỉ, địa chỉ đó cũng phải được nhập vào một bảng tính riêng. Hai nhân viên sẽ xem xét lại dữ liệu nhập bằng cách kiểm tra định dạng và vị trí trên bản đồ để đảm bảo khu vực bầu cử là chính xác.

Nhóm GIS đã tạo ra một bản đồ ranh giới các khu vực bầu cử mà Phòng Bầu cử có thể sử dụng để tìm kiếm địa chỉ và xem chúng trên bản đồ. Theo nhóm GIS, công cụ trực quan hóa này không có sẵn cho phòng này cách đây hai năm. Công cụ này hữu ích cho nhân viên Phòng Bầu cử để hiểu rõ hơn dữ liệu địa chỉ mà họ đang làm việc. Nó cũng có khả năng giúp họ phát hiện ra những sai sót. 

Cần có thêm các chương trình đào tạo chéo và hợp tác giữa nhân viên bầu cử và nhân viên GIS.

Nhóm Bầu cử khuyến nghị rằng Phòng Bầu cử và nhân viên GIS nên thành lập một nhóm liên phòng ban được đào tạo chéo về các nhiệm vụ của nhau. Chức năng của nhóm này là thúc đẩy sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau giữa các phòng ban. Hai thành viên của Phòng Bầu cử đã được đào tạo chéo để hiểu công việc mà nhân viên GIS thực hiện. Các hoạt động như tạo bản đồ ranh giới khu vực bầu cử cung cấp cơ hội hợp tác và học hỏi. Tuy nhiên, nhân viên GIS chưa được đào tạo chéo về các đồng nghiệp của họ trong Phòng Bầu cử. Nếu công việc GIS sẽ được thực hiện bởi nhân viên bên ngoài Phòng Bầu cử, thì nhân viên của phòng và nhân viên GIS nên cung cấp nhiều cơ hội đào tạo chéo hơn cho nhau. Họ cũng nên tìm thêm các cơ hội hợp tác khác, chẳng hạn như lập kế hoạch phân chia lại khu vực bầu cử sau cuộc điều tra dân số Hoa Kỳ tiếp theo.

Việc có chuyên gia về GIS trong bộ phận bầu cử sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra sai sót liên quan đến bản đồ.

Vẫn còn nguy cơ xảy ra sai sót liên quan đến việc lập bản đồ. Điều này là do không có nhân viên nào thuộc Phòng Bầu cử có chuyên môn sâu về GIS và đủ thời gian để thực hiện công việc GIS. Năm trong số sáu khu vực pháp lý mà chúng tôi đã liên hệ đều có nhân viên GIS nội bộ: Thành phố và Quận Denver, Quận Salt Lake, Quận King, Quận Pierce và Quận Clackamas. Mặc dù ít nhất một nhân viên thuộc Phòng Bầu cử đã được đào tạo GIS ở mức độ hạn chế, nhưng việc thiếu một chuyên gia GIS chuyên trách trong phòng đã tạo ra một lỗ hổng trong kiến ​​thức GIS của phòng.

Ngoài ra, nhân viên GIS cho biết đối với các khu vực nhỏ hơn, như trường học, cấp nước và cứu hỏa, mối quan hệ mà nhân viên cũ của Phòng Bầu cử có với các khu vực đặc biệt rất hữu ích trong việc cập nhật dữ liệu.

Mặc dù các nhân viên GIS của quận, những người đã làm việc với Phòng Bầu cử, là các chuyên gia GIS, nhưng họ không phải là chuyên gia về bầu cử. Việc lập bản đồ khu vực bỏ phiếu là một quy trình phức tạp đặc thù của bầu cử, và việc có chuyên gia GIS trong Phòng Bầu cử sẽ giảm thiểu nguy cơ sai sót trong việc lập bản đồ. Nhóm GIS của Quận Multnomah đã nói với chúng tôi, và ban lãnh đạo cũng đồng ý, rằng việc có một người có chuyên môn về GIS trong phòng sẽ rất tốt. Điều này sẽ cho phép Phòng Bầu cử cập nhật ranh giới bản đồ và quản lý tệp địa chỉ của riêng họ một cách độc lập. Các nhân viên GIS mô tả hệ thống hiện tại là cũ, không tích hợp GIS và khó sử dụng. Thêm vào đó, nhân viên GIS của quận không thường xuyên làm việc với dữ liệu như nhân viên Phòng Bầu cử. Việc để những người thường xuyên làm việc với dữ liệu lập bản đồ sẽ hợp lý hơn, đặc biệt là khi việc lập bản đồ rất quan trọng đối với độ chính xác của phiếu bầu. Bầu cử là lĩnh vực mà, trên thực tế, không được phép mắc sai lầm.

Để giảm thiểu rủi ro sai sót, điều quan trọng là phải có một người trong bộ phận Bầu cử có chuyên môn về GIS để tạo và duy trì dữ liệu, cập nhật công nghệ mới nhất và xây dựng mối quan hệ với các địa phương. Sẽ có lợi nhất cho quận và hàng trăm nghìn cử tri nếu có người này đảm nhiệm vị trí trước khi việc phân chia lại khu vực bầu cử diễn ra vào năm 2031 để giúp lập kế hoạch và chuẩn bị cho quá trình này. Lý tưởng nhất là người này nên bắt đầu làm việc ít nhất vài năm trước cuộc điều tra dân số tiếp theo.

Các khuyến nghị

Hệ thống bầu cử xếp hạng ưu tiên & Giáo dục và tiếp cận cử tri

Chúng tôi khuyến nghị Bộ phận Bầu cử, chậm nhất là vào tháng 5 năm 2026:

1. Ủng hộ và yêu cầu khôi phục chương trình Giáo dục và Tiếp cận Cử tri. Chương trình ngân sách cho năm tài chính 2027.

Quỹ chỉ sử dụng một lần

Chúng tôi khuyến nghị Chủ tịch, Giám đốc điều hành và Văn phòng Ngân sách, chậm nhất là vào tháng 4 năm 2026:

2. Yêu cầu tất cả các phòng ban của quận đưa vào tất cả các gói ngân sách/cắt giảm chi tiêu của phòng ban mô tả và chức năng của bất kỳ khoản kinh phí chỉ sử dụng một lần nào để tài trợ toàn bộ hoặc một phần chương trình và/hoặc vị trí có thể bị cắt giảm hoặc sẽ không được yêu cầu lại.

Tuyển dụng nhân sự

Chúng tôi khuyến nghị Bộ phận Bầu cử, chậm nhất là vào tháng 1 năm 2027:

3. Xây dựng chương trình định hướng cho nhân viên mới gia nhập bộ phận, bao gồm các kế hoạch định hướng cá nhân hóa, phù hợp với từng vị trí công việc.
4. Xây dựng, triển khai và duy trì kế hoạch đào tạo chéo để đảm bảo đủ số lượng nhân viên chính thức và nhân viên dự bị được đào tạo chéo nhằm đáp ứng các lĩnh vực quan trọng trong công tác quản lý bầu cử.
5. Xây dựng kế hoạch đào tạo cho tất cả các giám sát viên, bao gồm các khóa đào tạo về giám sát hiệu quả, giải quyết xung đột, thực hành dựa trên hiểu biết về chấn thương tâm lý và sự công bằng.
6. Xây dựng quy trình minh bạch cho cả nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng có thời hạn để theo đuổi các cơ hội phát triển nghề nghiệp. Quy trình này nên bao gồm việc thiết lập khung quyết định để phê duyệt và phân bổ ngân sách đào tạo hiện có, cũng như vạch ra phương pháp hỗ trợ nhân viên cân bằng trách nhiệm công việc với các cơ hội phát triển.
7. Trao đổi với nhân viên trực ca về phương pháp tổng thể trong việc sắp xếp ca làm việc, việc sử dụng các vị trí có thời hạn nhất định và cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.
8. Xây dựng một hệ thống quản lý tập trung các quy trình vận hành tiêu chuẩn, theo dõi thời điểm các quy trình được xem xét lần cuối và lập kế hoạch định kỳ để xem xét lại tất cả các quy trình.

Xây dựng & an toàn

Chúng tôi khuyến nghị Bộ phận Bầu cử, chậm nhất là vào tháng 6 năm 2027:

9. Xây dựng kế hoạch cho một cơ sở mới của Phòng Bầu cử.

Lỗi phiếu bầu

Chúng tôi khuyến nghị Bộ phận Bầu cử, chậm nhất là vào tháng 5 năm 2026:

10. Đề xuất và yêu cầu bổ nhiệm một vị trí nhân viên có chuyên môn về GIS trong Phòng Bầu cử cho ngân sách năm tài chính 2027.
11. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chéo và hợp tác giữa nhân viên GIS và các nhân viên liên quan của Phòng Bầu cử, bao gồm cả việc chuẩn bị cho việc phân chia lại khu vực bầu cử vào năm 2031.

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Mục tiêu của cuộc kiểm toán này là:

• Xác định mức độ mà bộ phận này đã khắc phục các lỗi bỏ phiếu gần đây và các bước đã thực hiện để ngăn ngừa các lỗi tương tự trong tương lai.
• Hãy mô tả việc triển khai hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên của Bộ phận Bầu cử và đánh giá tác động của nó đến tỷ lệ tham gia bỏ phiếu, đặc biệt là đối với các nhóm dân cư vốn bị thiệt thòi trong lịch sử, cũng như xác định những cải tiến cần thiết cho cuộc bầu cử năm 2026.
• Đánh giá cơ sở vật chất và kế hoạch an toàn hiện tại của bộ phận cũng như tác động của chúng đến khả năng tổ chức các cuộc bầu cử an toàn, dễ tiếp cận và bảo mật của bộ phận.
• Xác định bất kỳ thách thức nào về cơ cấu nhân sự có thể góp phần gây ra sự bất bình đẳng và ảnh hưởng đến khả năng thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn của bộ phận.

Để đạt được những mục tiêu này, chúng tôi:

• Đã tiến hành 46 cuộc phỏng vấn, bao gồm cả với:
  • Nhân viên làm việc lâu dài và nhân viên có thời hạn
  • Trưởng nhóm nhân viên trực ca
  • Nhân viên GIS và bảo mật CNTT của Quận Multnomah
  • Các chuyên gia về phương pháp bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên
  • Văn phòng bầu cử tại các khu vực pháp lý tương tự
  • Nhân viên bầu cử thành phố Portland
• Tiến hành khảo sát đối với nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng có thời hạn hiện tại và trước đây, và một cuộc khảo sát riêng biệt đối với nhân viên làm việc theo ca.
• Tiến hành khảo sát các tổ chức cộng đồng hợp tác với Phòng Giáo dục và Tuyên truyền Cử tri thuộc Sở Bầu cử.
• Đã xem xét kết quả từ ba cuộc khảo sát nhân viên toàn quận gần đây nhất.
• Đã xem xét các tài liệu do Phòng Bầu cử cung cấp liên quan đến nhân sự và hoạt động, bao gồm ngân sách, quy trình và đánh giá chiến lược.
• Đã xem xét phân tích và các khuyến nghị về những sai sót trong phiếu bầu năm 2024 từ Elections Group, một công ty tư vấn bầu cử.
• Nghiên cứu các phương pháp thực hành tốt nhất và tài liệu học thuật về quản lý bầu cử, bỏ phiếu theo thứ tự ưu tiên, và giáo dục và tiếp cận cử tri.
• Đã xem xét dữ liệu về nhân sự, tỷ lệ cử tri đi bầu và ngân sách, đồng thời xem xét các phân tích về kết quả bầu cử theo hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên của Thành phố Portland và các cuộc bầu cử theo hệ thống bỏ phiếu xếp hạng ưu tiên khác.

Để thực hiện cuộc kiểm toán này, chúng tôi đã phân tích dữ liệu nhân sự từ ngày 1 tháng 1 năm 2019 đến ngày 1 tháng 7 năm 2025 từ Workday, hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp của quận. Chúng tôi cũng đã phân tích dữ liệu tổng hợp từ các cuộc khảo sát nhân viên toàn quận năm 2019, 2021 và 2023. Dữ liệu này được cung cấp cho chúng tôi bởi Đơn vị Đánh giá và Nghiên cứu thuộc Sở Quản lý Quận, đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện khảo sát.

Chúng tôi đã đánh giá độ tin cậy của dữ liệu bằng cách (1) thực hiện kiểm tra điện tử để phát hiện các lỗi rõ ràng về độ chính xác và tính đầy đủ, (2) phỏng vấn các quan chức quận có kiến ​​thức về dữ liệu, (3) xem xét các tài liệu liên quan và (4) hợp tác chặt chẽ với các quan chức quận để xác định bất kỳ vấn đề nào về dữ liệu. Văn phòng chúng tôi đã xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này.

Chúng tôi cũng đã cung cấp thông tin liên quan đến an toàn cho ban quản lý, nhưng thông tin này không được đưa vào báo cáo này nhằm giảm thiểu nguy cơ bị lạm dụng gây hại.

Phạm vi kiểm toán của chúng tôi chủ yếu tập trung vào các năm tài chính 2019-2025, xem xét ngân sách và việc tương tác với nhân viên. Do cuộc bầu cử tổng thống năm 2020 có một số điểm khác biệt do đại dịch, chúng tôi cũng đã xem xét dữ liệu bầu cử từ năm tài chính 2009 trở về trước để bao gồm nhiều cuộc bầu cử tổng thống.

Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán.

Nhân viên kiểm toán

Siniva Bennett, Kiểm toán viên hiệu suất

Dani Bernstein, Kiểm toán viên cấp cao

Mandi Hood, Kiểm toán viên cấp cao

Báo cáo kiểm toán của Phòng Bầu cử (dạng PDF), bao gồm cả phản hồi của ban quản lý.