CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Báo cáo tai nạn (RSK1-007)
Được sử dụng để báo cáo tai nạn của nhân viên cho Bộ phận Quản lý Rủi ro. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo tai nạn, báo cáo và điều tra thương tích nghề nghiệp, và mẫu nhận dạng nhân viên và đánh giá thể chất. (OAR 166-150-0200(14))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 10 năm sau khi vụ án kết thúc.
Hồ sơ chính sách bảo hiểm của quận (RSK1-004)
Tài liệu này ghi lại các điều khoản và điều kiện của các hợp đồng bảo hiểm giữa quận và các công ty bảo hiểm. Hồ sơ bao gồm thư từ, hợp đồng và giấy chứng nhận liên quan đến bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động vượt mức, trách nhiệm pháp lý, tài sản, bảo lãnh thực hiện, tội phạm và bảo hiểm ô tô. (OAR 166-150-0200(9))
Khả năng ghi nhớ:
RSK1-004(a) Bảo hiểm sức khỏe và nhân thọ, tài sản và trách nhiệm dân sự cho nhân viên nhóm: Giữ lại 75 năm sau khi hết hạn nếu không có yêu cầu bồi thường nào đang chờ xử lý.
RSK1-004(b) Tất cả các hồ sơ bảo hiểm khác: Giữ lại 6 năm sau khi hết hạn nếu không có yêu cầu bồi thường nào đang chờ xử lý.
Bảng chấm công nhân viên (RSK1-017)
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên và số an sinh xã hội, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
(LƯU Ý: Giảm gần đây so với 5 năm trước)
Đánh giá công thái học (RSK1-009)
Tài liệu ghi lại các yêu cầu của nhân viên về thay đổi công thái học tại nơi làm việc, đánh giá của bộ phận và giải quyết. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu của nhân viên, đánh giá, phản hồi và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(11))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.
(LƯU Ý: Mức tăng gần đây so với 3 năm trước.)
Báo cáo sự cố (RSK1-006)
Chuỗi được sử dụng để báo cáo các sự cố an toàn không gây thương tích. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo sự cố, báo cáo của cảnh sát, hồ sơ điều tra và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0200(6))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 20 năm.
Hồ sơ đấu thầu bảo hiểm (RSK1-014)
Hồ sơ ghi lại việc công bố, đánh giá và trao thầu cho các nhà cung cấp và các cá nhân hoặc tổ chức khác. Cung cấp bằng chứng được ghi lại về các hồ sơ dự thầu được chấp nhận và bị từ chối. Có thể bao gồm các tài liệu miễn trừ đấu thầu, danh sách đấu thầu và báo giá, thông báo mở thầu và trao thầu, tóm tắt so sánh, bảng tính, bảng tổng hợp, hồ sơ quảng cáo đấu thầu, bảng kiểm đếm, thông số kỹ thuật đấu thầu, thư từ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0110(14)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi hợp đồng được trao hoặc bị hủy bỏ.
Hồ sơ yêu cầu bồi thường trách nhiệm (RSK1-003)
Tài liệu ghi lại các khiếu nại do công dân đệ trình chống lại quận về thiệt hại do tai nạn hoặc thương tích. Các khiếu nại được giao cho các công ty bảo hiểm tư nhân. Hồ sơ bao gồm báo cáo sự cố, hồ sơ điều tra, ảnh chụp, mẫu đơn miễn trừ trách nhiệm và hồ sơ thanh toán. (OAR 166-150-0200(10)
Khả năng ghi nhớ:
RSK1-003(a) Nếu có hành động được thực hiện: Giữ lại 10 năm sau khi vụ án kết thúc, bị bác bỏ hoặc ngày hành động cuối cùng;
RSK1-003(b) Nếu không có hành động nào được thực hiện: Giữ lại 10 năm.
Phân tích quản lý rủi ro hàng tháng (RSK1-010)
Hồ sơ ghi nhận các khiếu nại đang hoạt động và chưa được giải quyết đối với quận. Được sử dụng trong phân tích và cập nhật bảng thống kê bảo hiểm. Báo cáo hiển thị tên vụ việc, ngày tháng, tổng chi phí tích lũy và các phân tích liên quan. (Không theo lịch trình)
Khả năng ghi nhớ:
RSK1-010(a) Báo cáo cuối năm dương lịch và năm tài chính: Lưu giữ 10 năm.
RSK1-010(b) Các báo cáo khác: Giữ lại tháng hiện tại.
Báo cáo quản lý tiền lương (RSK1-018)
Báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng để lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tóm tắt sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động và các danh mục khác. (OAR 166-150-0155(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ dự án (RSK1-016)
Các dự án của bộ phận tài liệu liên quan đến an toàn, quản lý rủi ro và bảo hiểm. Hồ sơ bao gồm các báo cáo và nghiên cứu, đánh giá, tài liệu nền, nghiên cứu và phân tích, và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0200(16)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
RSK1-016(a) Hồ sơ ghi lại việc hình thành hoặc thay đổi chính sách: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
RSK1-016(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 5 năm.
(LƯU Ý: Có những thay đổi gần đây về chính sách lưu trữ)
Định giá tài sản (RSK1-011)
Tài liệu này ghi lại các đánh giá của quận về bất động sản và tài sản cá nhân nhằm xác định số tiền và loại bảo hiểm cần thiết. Các đánh giá bao gồm mô tả tài sản, thông tin về chủ sở hữu, vị trí tài sản, giá trị tài sản, ngày đánh giá và tài liệu hỗ trợ. (OAR 166-150-0015(3))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 12 năm.
(LƯU Ý: Mức tăng gần đây so với 5 năm trước.)
Yêu cầu bồi thường thiệt hại tài sản (RSK1-002)
Hồ sơ yêu cầu bồi thường của sở quận đối với tài sản bị mất, bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng có giá trị lớn hơn mức khấu trừ 750 đô la. Hồ sơ bao gồm báo cáo tài sản bảo hiểm và yêu cầu bồi thường, yêu cầu bồi thường bằng văn bản, tài liệu về tổn thất/hư hỏng, tài liệu về giá trị thay thế, mẫu đơn xử lý tài sản, đơn đặt hàng và hóa đơn, bản sao chứng từ ghi sổ kế toán chứng minh việc thanh toán cho sở và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0200(8))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 5 năm sau khi yêu cầu bồi thường được chấp thuận hoặc từ chối.
Hồ sơ đào tạo quản lý rủi ro (RSK1-015)
Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo quản lý rủi ro do bộ phận cung cấp cho nhân viên. Có thể bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, và các hồ sơ quan trọng liên quan khác. (OAR 166-150-0005(6))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ yêu cầu bồi thường tai nạn lao động (RSK1-001)
Hồ sơ bao gồm các đơn yêu cầu bồi thường do người lao động nộp cho các thương tích hoặc bệnh tật liên quan đến công việc. Hồ sơ bao gồm báo cáo của người lao động và người sử dụng lao động của tiểu bang Oregon về thương tích hoặc bệnh nghề nghiệp (Mẫu WCD 801), mẫu do bác sĩ cung cấp để thông báo cho người sử dụng lao động tự bảo hiểm về việc điều trị ban đầu cho người lao động, đơn yêu cầu bồi thường do người lao động hoặc người đại diện của họ nộp, báo cáo sự cố/thương tích cá nhân của người lao động, thông báo và phán quyết về phiên điều trần, thông báo trở lại làm việc, giấy phép làm việc được sửa đổi, ghi chú điều tra, thư từ và các hồ sơ liên quan. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ mô tả thương tích và bệnh tật trong Hồ sơ Y tế của Người lao động ES04-007 .)
Khả năng ghi nhớ:
RSK1-001(b) Tất cả các hồ sơ không liên quan đến thương tích/bệnh tật khác, được lưu giữ trong 6 năm sau khi yêu cầu bồi thường được đóng lại hoặc hành động cuối cùng . (OAR 166-150-0200(20) (29 CFR 1910)
(LƯU Ý: Ngôn ngữ đã được cập nhật)
Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (RSK1-019)
Hồ sơ ghi chép chương trình của quận nhằm thúc đẩy an toàn trên tài sản thuộc sở hữu của quận thông qua các ủy ban an toàn nơi làm việc. (OAR 166-150-0200(18)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.