Bộ tài liệu lưu trữ của Văn phòng Giám đốc Thư viện (L06)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Bản tin "The Register" (L06-018)

Bản tin nội bộ hàng tháng ghi lại các hoạt động của hệ thống thư viện. Bao gồm các bài viết về nhân sự, bộ sưu tập, tòa nhà và khuôn viên, tin tức và các hoạt động liên quan. (OAR 166-150-0005(33)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Báo cáo thường niên gửi Thư viện Tiểu bang (L06-015)

Bản sao của cơ quan về báo cáo được nộp cho Thư viện Tiểu bang Oregon để đáp ứng ORS 357.520 nhằm giám sát các chương trình thư viện. Bao gồm số liệu thống kê về số lượng người mượn sách, giao dịch mượn liên thư viện, chương trình dành cho trẻ em và các chủ đề khác. Bao gồm các báo cáo thường niên của Hiệp hội Thư viện Portland (1864-1989) và các báo cáo của hệ thống Thư viện Quận Multnomah (1989-nay). (OAR 166-150-0140(9)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L06-005)

Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Hồ sơ của Ủy ban Giám sát Thiết kế và Xây dựng Thư viện Trung tâm (L06-006)

Hồ sơ ghi lại các hoạt động của ủy ban công dân được bổ nhiệm để giám sát việc cải tạo Thư viện Trung tâm. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu trưng bày, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Hồ sơ quản lý tài trợ (L06-012)

Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang hoặc các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, đơn xin tài trợ và thông báo trao giải, báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất, hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ và tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(20))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 20 năm.

Hồ sơ Trung tâm Thông tin về Tự do Trí tuệ (L06-017)

Hồ sơ ghi lại quá trình xem xét của thư viện đối với các yêu cầu của độc giả về việc xem xét tính phù hợp của các tài liệu do hệ thống thư viện nắm giữ. Hồ sơ bao gồm báo cáo xem xét lại, tuyên bố về mối quan ngại, đánh giá sách và các tài liệu khác về tài liệu đang được xem xét, và thư từ liên quan. Báo cáo xem xét lại được gửi đến Thư viện Tiểu bang và hiển thị tên thư viện, tiêu đề được xem xét, người yêu cầu xem xét lại, ngày yêu cầu, quyết định cuối cùng của thư viện, người đưa ra quyết định và ngày. (OAR 166-150-0005(37))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.

Hồ sơ theo dõi lập pháp (L06-010)

Loạt tài liệu được sử dụng để theo dõi luật có thể tác động đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của cơ quan. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài báo phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ. (OAR 166-150-0005(14))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 4 năm.

Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 2 năm trước.

Biên bản cuộc họp Hội đồng Thư viện (L06-001)

Hồ sơ cuộc họp chính thức của hội đồng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động thư viện hoặc tư vấn cho thư viện công cộng về hoạt động thư viện. Hồ sơ bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, chỉ mục, tài liệu trưng bày, thư từ, thư bổ nhiệm, hồ sơ định hướng, danh sách tham dự và các hồ sơ liên quan. Bao gồm các cuộc họp của Hội đồng quản trị Hiệp hội Thư viện Portland (LAP) (1864-1990), các ủy ban LAP (1911-1954) và Hội đồng Thư viện (1991-nay). (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC §8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Hồ sơ cải tạo thư viện (L06-007)

Tài liệu này ghi lại quá trình cải tạo các thư viện chi nhánh của quận. Phần lớn tài liệu hiện có liên quan đến các dự án cải tạo chi nhánh Midland và Central. Hồ sơ bao gồm sơ đồ mặt bằng; ảnh chụp thư viện trước, trong và sau khi cải tạo; hồ sơ của các ủy ban di dời nội bộ, quan hệ công chúng và nghệ thuật; hồ sơ tham quan; khảo sát cộng đồng; ước tính chi phí; khảo sát lưu lượng truy cập; thư từ; và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0165(3)) (OAR 166-150-0170(5)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC §8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Sổ lưu niệm thư viện (L06-019)

Hồ sơ và tài liệu tạm thời được thư viện sử dụng hoặc liên quan đến thư viện được lưu giữ trong các tập hồ sơ theo chủ đề. Bao gồm các bài báo cắt dán, tờ rơi, tài liệu quảng cáo, sách nhỏ, hình ảnh, danh sách đọc và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0005(44)(a))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại vĩnh viễn.

Hồ sơ trao đổi liên thư viện đô thị (MIX) (L06-014)

Hồ sơ ghi chép công việc của nhóm giám sát các chính sách cho vay giữa các quận Oregon và Washington xung quanh khu vực đô thị Portland. Hồ sơ bao gồm các thỏa thuận, thống kê, biên bản cuộc họp của giám đốc MIX, thư từ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn. Chuyển biên bản các cuộc họp công khai vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Báo cáo thống kê (L06-013)

Báo cáo ghi chép các hoạt động của các thư viện trong hệ thống thư viện quận. Thông tin bao gồm số liệu thống kê hàng tháng về số lượt mượn, số lượt tham khảo, số phòng họp được sử dụng, số giờ tình nguyện, số lần liên hệ cộng đồng, số lượt tham quan nhóm, số chương trình được trình bày, số lượt gia hạn, số tiền phạt thu được và bảng tính hiển thị thông tin của từng chi nhánh. (OAR 166-150-0140(6))

Khả năng ghi nhớ:

• L06-013(a) Lưu giữ báo cáo thường niên vĩnh viễn.

• L06-013(b) Lưu giữ báo cáo hàng tháng và các báo cáo khác trong 2 năm.

Hồ sơ quy hoạch (L06-004)

Tài liệu loạt bài này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển tuyên ngôn sứ mệnh và mục tiêu công việc của một cơ quan. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(45))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.

Lưu ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 20 năm.

Tuyên bố về Chính sách và Quy trình (L06-003)

Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của thư viện. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và thông báo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))

Khả năng ghi nhớ:

• L06-003(a) Các chính sách hoặc thủ tục đã ban hành, 2 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.

• L06-003(b) Các tuyên bố và chỉ thị chính sách công, vĩnh viễn.

Ý kiến ​​đóng góp và khiếu nại của công chúng (L06-008)

Ghi chép các ý kiến ​​và khiếu nại từ công chúng và nhân viên liên quan đến các vấn đề của thư viện, thường là về dịch vụ và loại tài liệu trong kho. Hồ sơ bao gồm khiếu nại ban đầu (thư, email, tin nhắn điện thoại, phiếu góp ý), phản hồi chính thức và bất kỳ ghi chú hoặc tài liệu nào. (OAR 166-150-0005(37))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Biên bản cuộc họp nhân viên (L06-009)

Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên thường kỳ liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành và không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Các cuộc họp bao gồm nhưng không giới hạn ở các cuộc họp của Giám đốc Sở Quận, Giám đốc Báo cáo Trực tiếp, Nhận thức về Đa dạng và Nhóm Sáng kiến ​​Khởi nghiệp. (OAR 166-150-0005(18))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (L06-016)

Loạt tài liệu này ghi lại các hoạt động của ủy ban giám sát hoặc tư vấn cho cơ quan liên quan đến các vấn đề an toàn. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, thư từ và các tài liệu liên quan. Các chủ đề bao gồm các mối nguy hiểm đối với nhân viên và công chúng, thiết kế xây dựng và các mối quan ngại về an toàn sửa chữa, đề xuất, khiếu nại, các quy tắc và quy định của tiểu bang và liên bang, và những vấn đề khác. (OAR 166-150-0200(18))

Khả năng ghi nhớ:

• L06-016(a) Biên bản: Lưu giữ 10 năm.

• L06-016(b) Các hồ sơ khác: Giữ lại 5 năm.