Trên trang này
- Hồ sơ Lịch trình Hoạt động và Phòng (L09-002)
- Biên bản gửi tiền mặt (L09-001)
- Hồ sơ khách hàng bị loại trừ (L09-007)
- Thỏa thuận sử dụng cơ sở vật chất và thiết bị (L09-012)
- Hợp đồng cho thuê (L09-013)
- Nhật ký truy cập Internet (L09-004)
- Báo cáo thống kê hàng tháng (L09-008)
- Sổ ghi chép tiền mặt nhỏ (L09-006)
- Yêu cầu tham khảo (L09-005)
- Hồ sơ an ninh (L09-003)
CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Hồ sơ Lịch trình Hoạt động và Phòng (L09-002)
Hồ sơ ghi chép lịch trình và đặt chỗ liên quan đến việc tham gia của công chúng và sử dụng các hoạt động, sự kiện, lớp học và phòng họp khác nhau. Bao gồm lịch trình, nhật ký, danh sách, yêu cầu và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0005(39))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 1 năm.
Biên bản gửi tiền mặt (L09-001)
Tài liệu ghi nhận tiền mặt mà các thư viện chi nhánh nhận được và gửi vào tài khoản của bộ phận thư viện. Hồ sơ bao gồm bảng tính tiền gửi, phiếu gửi tiền, băng ghi sổ, biên lai thẻ tín dụng và báo cáo thu nhập hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên được phát hành.
Hồ sơ khách hàng bị loại trừ (L09-007)
Tài liệu này ghi lại thông tin về những người dùng bị cấm vào các chi nhánh thư viện cụ thể. Hồ sơ bao gồm thư gửi cho người dùng thông báo về lệnh cấm, thông tin hỗ trợ lệnh cấm (bao gồm nhật ký an ninh và sự cố, thư từ và các tài liệu khác), và một trang web nội bộ hiển thị tất cả những người dùng hiện đang bị cấm. (OAR 166-150-0005(40)(d))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 3 năm sau khi lệnh cấm được dỡ bỏ.
Thỏa thuận sử dụng cơ sở vật chất và thiết bị (L09-012)
Tài liệu loạt này ghi lại các thỏa thuận người dùng quy định cả các quy tắc và yêu cầu an toàn cho người dùng sử dụng các không gian và thiết bị thư viện cụ thể. Hồ sơ có thể bao gồm các thỏa thuận người dùng hàng năm cho không gian Học tập Sáng tạo, thỏa thuận Phòng thu Âm thanh Hình ảnh, mẫu đơn sử dụng thiết bị, thỏa thuận hội thảo hoặc lớp học một lần và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0200(11))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 3 năm.
Hợp đồng cho thuê (L09-013)
Chuỗi tài liệu này ghi lại việc cho thuê hoặc cho mượn các cơ sở hoặc thiết bị thuộc sở hữu của cơ quan. Đối với thư viện, điều này cụ thể bao gồm việc cho thuê khán phòng và sân thượng tại Thư viện East County. Hồ sơ có thể bao gồm các thỏa thuận sử dụng và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0005(35)
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 3 năm.
Nhật ký truy cập Internet (L09-004)
Tài liệu này ghi lại thông tin người dùng truy cập internet. Thông tin bao gồm số thẻ thư viện, máy tính được sử dụng và ngày giờ truy cập internet. (2000-0025/006)
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 30 ngày.
Báo cáo thống kê hàng tháng (L09-008)
Báo cáo ghi chép các hoạt động của các thư viện chi nhánh. Thông tin bao gồm số liệu thống kê hàng tháng về số lượt mượn, số lượt tham khảo, số phòng họp được sử dụng, số giờ tình nguyện, số lần liên hệ cộng đồng, số lượt thăm của nhóm, số chương trình được trình bày, số lần gia hạn, số tiền phạt thu được và các thông tin liên quan khác. (OAR 166-150-0140(6))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 2 năm.
Sổ ghi chép tiền mặt nhỏ (L09-006)
Các tài liệu xác thực các khoản mua sắm tiền mặt nhỏ và yêu cầu hoàn trả từ bộ phận cho quỹ tiền mặt nhỏ. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu đơn tiền mặt nhỏ và bản ghi nhớ yêu cầu thanh toán. (OAR 166-150-0110(22))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 3 năm.
Yêu cầu tham khảo (L09-005)
Tài liệu yêu cầu thông tin của người dùng. Hồ sơ bao gồm tin nhắn email, tin nhắn điện thoại và thư từ. Thông tin bao gồm tên người dùng, ngày tháng và nội dung yêu cầu. (OAR 166-150-0085(11))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 1 năm.
Lưu ý: Giá tăng gần đây do bị thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ an ninh (L09-003)
Hồ sơ ghi chép các biện pháp an ninh và sự cố tại các thư viện chi nhánh. Hồ sơ bao gồm nhật ký an ninh, báo cáo báo động, băng video camera an ninh, báo cáo sự cố và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0005(40)(a) & (d))
Khả năng ghi nhớ:
- Để xem các bản ghi video, vui lòng xem Bản ghi video hệ thống giám sát FM3-016.
L09-003(a) Nhật ký truy cập và nhập liệu, lưu giữ 3 năm.
L09-003(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 2 năm.