CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Hồ sơ đăng ký người vay (L04-001)
Hồ sơ được sử dụng để cấp thẻ thư viện và các đặc quyền cho công dân cũng như để kiểm soát việc lưu thông tài liệu thư viện. Hầu hết thông tin này được lưu giữ trong hệ thống máy tính thư viện tích hợp của thư viện. Thông tin đăng ký người mượn cá nhân có thể bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, chữ ký, ngày hết hạn, số định danh và thông tin liên quan. (OAR 166-150-0140(2))
Khả năng ghi nhớ:
- L04-001(a): Mẫu đăng ký: giữ lại cho đến khi được xử lý.
L04-001(b): Hồ sơ đăng ký: giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc 3 năm sau lần sử dụng cuối cùng.
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L04-006)
Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình được trình lên ban quản lý bộ phận và phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Báo cáo thống kê hệ thống tuần hoàn (L04-004)
Thông tin tài liệu liên quan đến việc lưu thông tài liệu thư viện trong hệ thống thư viện quận. Hầu hết thông tin này được lưu giữ trong hệ thống thư viện tích hợp của thư viện; một số báo cáo được in. Thông tin có thể bao gồm tên người mượn, tài liệu được yêu cầu, tài liệu có sẵn trong thư viện, các yêu cầu giữ chỗ và thông tin liên quan. Các báo cáo được in bao gồm báo cáo vận chuyển, báo cáo cảnh báo giữ chỗ, báo cáo cảnh báo tìm kiếm và báo cáo giữ chỗ đã hết hạn. (OAR 166-150-0140(4))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi giao dịch hoàn tất.
Lịch trình hàng ngày (L04-010)
Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình thường xuyên. Lịch trình thể hiện sự phân công công việc hàng ngày của nhân viên, bao gồm tên, nhiệm vụ, địa điểm và số giờ. (OAR 166-150-0005(39))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 1 năm.
Bảng chấm công nhân viên (L04-005)
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên và số an sinh xã hội, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Thư từ quản lý tài khoản khách hàng (L04-009)
Ghi chép các thông tin liên lạc giữa dịch vụ lưu thông và người dùng. Thông tin được nhập vào hệ thống thư viện tích hợp khi nhận được. Bao gồm thư gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú và các hồ sơ khác liên quan đến người dùng hệ thống thư viện và hệ thống lưu thông. (OAR 166-150-0005(8))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được nhập vào hệ thống thư viện tích hợp.
Biên bản cuộc họp nhân viên (L04-011)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên có sự tham dự của nhân viên Dịch vụ Lưu thông mà không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời gian lưu giữ dài hơn nếu nội dung bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi đó. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
Cho đến khi không còn cần thiết nữa.
Lưu ý: Giảm giá gần đây từ 2 năm.