CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ công nợ phải trả (DART4-011)
Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
Lập ngân sách và theo dõi hồ sơ (DART4-002)
Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận được trình lên văn phòng ngân sách của bộ. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính, tài liệu kiểm soát vị trí và các hồ sơ tương tự. Hầu hết thông tin này được lưu trữ điện tử. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Hợp đồng (DART4-005)
Tài liệu ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được thực hiện đúng quy trình và có tính ràng buộc giữa bộ phận và các bên khác. Có thể bao gồm hợp đồng, phụ lục, tài liệu đấu thầu, lệnh thay đổi, đề xuất và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn được bảo hiểm và chữ ký. (OAR 166-150-0005(7))
Khả năng ghi nhớ:
DART4-005(a) Hồ sơ ghi chép việc xây dựng, sửa đổi hoặc sửa chữa công trình: Lưu giữ 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản [như được định nghĩa bởi ORS 12.135].
DART4-005(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 6 năm sau khi hết hạn.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành hai phần)
Hồ sơ chuẩn bị hồ sơ xin tài trợ từ Quỹ chức năng đánh giá cấp quận (CAFFA) (DART4-003)
Tài liệu này ghi lại quá trình chuẩn bị đơn xin trợ cấp thuế tài sản của Quận Multnomah gửi tới Sở Thuế vụ Oregon. Đơn xin trợ cấp được chuẩn bị và gửi đến Ủy ban Quận để thông qua và chuyển tiếp đến ODOR. Hồ sơ bao gồm bản sao đơn xin trợ cấp, danh sách kiểm tra trợ cấp, thư chuyển tiếp, thư chấp thuận, bảng tính phân bổ trợ cấp và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0015(20))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
(LƯU Ý: Mức giảm gần đây so với 7 năm trước)
Hồ sơ an ninh của bộ phận (DART4-024)
Loạt tài liệu này ghi lại các biện pháp an ninh được cung cấp cho các tòa nhà và tài sản của bộ phận. Hồ sơ bao gồm hồ sơ giám sát, nhật ký an ninh, bảng đăng ký, báo cáo an ninh, danh sách thẻ khóa, mật mã ngăn kéo tiền mặt và két sắt, danh sách liên lạc và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0005(40))
Khả năng ghi nhớ:
DART4-024(a) Nhật ký truy cập và nhập liệu: Lưu giữ 3 năm.
DART4-024(b) Các hồ sơ chìa khóa và thẻ chìa khóa khác: Lưu giữ 2 năm sau khi chìa khóa được trả lại.
DART4-024(c) Hồ sơ ghi lại quyền truy cập của từng nhân viên: Lưu giữ 6 tháng sau khi nhân viên thôi việc hoặc trạng thái truy cập thay đổi.
DART4-024(d) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 2 năm.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành bốn phần)
Bảng chấm công nhân viên (DART4-018)
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Bao gồm bảng chấm công và giấy phép nghỉ phép. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên và số an sinh xã hội, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
Kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân viên (DART4-013)
Tài liệu này ghi lại các cơ hội đào tạo được cung cấp cho nhân viên của bộ phận và thời gian nhân viên dự kiến tham dự. Nó được các nhà quản lý sử dụng để so sánh các yêu cầu đào tạo với công việc và kế hoạch đào tạo của nhân viên. Kế hoạch hiển thị các lớp học được cung cấp, mô tả, ngày giờ và người hướng dẫn. Cũng bao gồm thông tin về tài nguyên đào tạo, mô tả công việc, tầm nhìn và các thông tin đào tạo khác. (OAR 166-150-0005(6))
Giữ lại :
DART4-013(a) Hồ sơ đăng ký và điểm danh lớp học: Lưu giữ trong 2 năm.
DART4-013(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 5 năm.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành hai phần)
Hồ sơ chi phí đi lại và đào tạo của nhân viên (DART4-023)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, ủy quyền, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến chi phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, ủy quyền và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ tài trợ (DART4-030)
Hồ sơ ghi lại quá trình xin và quản lý các khoản tài trợ mà bộ phận này là người nhận hoặc người quản lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan . (OAR 166-150-0110(20)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
DART4-030(a) Báo cáo cuối cùng và hồ sơ đánh giá của ủy ban từ các khoản tài trợ quan trọng cho quận: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
DART4-030(b) Các hồ sơ tài trợ khác: Lưu giữ 10 năm sau khi báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn .
DART4-030(c) Các đơn xin tài trợ không thành công: Giữ lại 1 năm sau khi bị từ chối hoặc rút lại.
Hồ sơ đào tạo cá nhân của nhân viên (DART4-016)
Tài liệu này lưu giữ tất cả hồ sơ đào tạo và chứng nhận được duy trì cho nhân viên của bộ phận. Bao gồm đào tạo các kỹ năng liên quan đến công việc và các chứng nhận cần thiết để đảm nhiệm các vị trí khác nhau. Hồ sơ bao gồm đơn xin đào tạo, mô tả khóa đào tạo, bằng chứng tham dự và hoàn thành, bản sao chứng chỉ đã được cấp, số giờ học trên lớp, thư từ và các hồ sơ tương tự. Một phần thông tin được lưu giữ trong hệ thống SAP. (OAR 166-150-0160(12))
Khả năng ghi nhớ:
DART4-016(a) Cán bộ thực thi pháp luật hoặc cán bộ dự bị, theo định nghĩa của ORS 181A: Giữ lại 10 năm sau khi thôi việc.
DART4-016(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 6 năm sau khi tách rời.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành hai phần)
Phiếu ghi sổ (DART4-010)
Được sử dụng để sửa lỗi mã hóa trên chứng từ thanh toán. Hiển thị ngày, thông tin mã hóa tài khoản gốc, thông tin mã hóa tài khoản chính xác và ghi chú. Hầu hết thông tin được lưu trữ trong hệ thống SAP. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ tổ chức (DART4-029)
Hồ sơ ghi chép về sự sắp xếp và cấu trúc hành chính của bộ phận. Bao gồm biểu đồ, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ tương tự. Cũng có thể bao gồm các nghiên cứu để xác định giá trị và tính khả thi của các kế hoạch tái tổ chức, cũng như các nghiên cứu quan trọng khác liên quan đến hệ thống phân cấp hành chính. (OAR 166-150-0005(21))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm sau khi bị thay thế.
Báo cáo lương (DART4-019)
Các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng để lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Các báo cáo bao gồm báo cáo lịch sử bảng lương nhân viên, danh sách nhân viên TAG, báo cáo sử dụng nghỉ ốm và nghỉ phép, và các báo cáo liên quan. Các báo cáo này được lưu giữ trong hệ thống SAP và các bản sao được lưu giữ ở nơi khác trong quận. (OAR 166-150-0155(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Báo cáo sự cố tai nạn lao động (DART4-025)
Chuỗi hồ sơ được sử dụng để báo cáo tai nạn của nhân viên cho người giám sát chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo tai nạn SAIF, báo cáo tai nạn, báo cáo và điều tra thương tích nghề nghiệp, và mẫu nhận dạng nhân viên và đánh giá thể chất. (OAR 166-150-0200(14))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 10 năm sau khi vụ án kết thúc.
Tuyên bố về Chính sách và Quy trình (DART4-027)
Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-0005(31)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
(LƯU Ý: Tăng từ 20 năm sau khi bị thay thế)
Hồ sơ thành viên chuyên nghiệp (DART4-026)
Hồ sơ ghi lại tư cách thành viên và hoạt động của cá nhân được trả lương bởi tổ chức hoặc cơ quan trong các tổ chức chuyên nghiệp. (OAR 166-150-0160(12))
Khả năng ghi nhớ:
DART4-016(a) Cán bộ thực thi pháp luật hoặc cán bộ dự bị, theo định nghĩa của ORS 181A: Giữ lại 10 năm sau khi thôi việc.
DART4-016(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 6 năm sau khi tách rời.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành hai phần)
Hồ sơ dự án (DART4-028)
Hồ sơ ghi chép các dự án dài hạn và ngắn hạn khác nhau mà bộ phận này có trách nhiệm chính trong việc lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ khác nhau tùy từng dự án, nhưng thường bao gồm các bài nghiên cứu và báo cáo, nghị quyết, báo cáo dự án, tài liệu nền, kế hoạch và mục tiêu dự án, thư từ và các tài liệu tương tự. (OAR 166-150-0120(1)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
DART4-028(a) Các dự án quan trọng: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
DART4-028(b) Các dự án khác: Giữ lại 10 năm.
Hồ sơ mua hàng (DART4-012)
Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận được việc mua hàng hóa và dịch vụ của bộ phận. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại, bản sao hồ sơ dự thầu và báo giá liên quan đến việc mua hàng và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(23))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Báo cáo thu chi (DART4-001)
Hồ sơ ghi chép chi tiết các giao dịch tài chính của bộ phận. Báo cáo có thể bao gồm chi tiết về doanh thu, chi phí, cam kết, thu tiền mặt, lệnh chi và các thông tin khác. Thông tin thường bao gồm ngày, người nhận thanh toán, mục đích, quỹ được ghi có hoặc ghi nợ, số séc và các dữ liệu tương tự hoặc liên quan. Thông tin được lưu giữ trong hệ thống SAP. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Biên bản cuộc họp nhân viên (DART4-014)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
Cho đến khi không còn cần thiết nữa.
(LƯU Ý: Giảm gần đây so với 2 năm trước)
Hồ sơ lập kế hoạch chiến lược (DART4-004)
Loạt tài liệu này ghi lại các quy trình lập kế hoạch dài hạn và chiến lược trong bộ phận và phòng ban. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên bố sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc, ghi chú cuộc họp và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(45))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm.
(LƯU Ý: Mức giảm gần đây so với 20 năm trước.)
Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (DART4-020)
Loạt tài liệu này ghi lại các hoạt động của ủy ban giám sát hoặc tư vấn cho bộ phận liên quan đến các vấn đề an toàn. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu trưng bày, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, thư từ và các tài liệu liên quan. Các chủ đề bao gồm các mối nguy hiểm đối với nhân viên và công chúng, thiết kế xây dựng và các mối quan ngại về an toàn sửa chữa, đề xuất, khiếu nại, các quy tắc và quy định của tiểu bang và liên bang, và những vấn đề khác. (OAR 166-150-0200(18)
Khả năng ghi nhớ:
DART4-020(a) Biên bản: Lưu giữ 10 năm.
DART4-020(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm.