Chuỗi bài viết về Giữ chân nhân viên trong lĩnh vực Dịch vụ Kinh doanh & Hoạt động Tài chính (DCJ2)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Báo cáo kế toán (DCJ2-005)

Báo cáo được tạo ra để sử dụng nội bộ nhằm ghi lại tình trạng của các khoản tiền, tài khoản ngân hàng, đầu tư và các khoản kế toán khác của quỹ bộ phận. Bao gồm báo cáo phân bổ ngân sách và đối chiếu quỹ. Cũng bao gồm hồ sơ dự báo liên quan đến các khoản thu và chi trong tương lai. Báo cáo được tạo ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ tương tự. Thông tin bao gồm ngày, số dư tài khoản, loại và tóm tắt hoạt động, và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(8))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Hồ sơ khoản phải trả (DCJ2-001)

Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn của cơ quan cho tài khoản chung. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(1))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Hồ sơ khoản phải thu (DCJ2-002 và DCJ2-002M)

Hồ sơ ghi chép doanh thu mà các nhà cung cấp, công dân, tổ chức, chính phủ và những người khác nợ bộ phận để ghi vào tài khoản chung. Cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, giải thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, báo cáo và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và dữ liệu tương tự. (OAR 166-150-0110(2)) OAR 166-150-0060(2))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ2-002: Tất cả các hồ sơ không liên quan đến y tế: Lưu giữ trong 5 năm.
• DCJ2-002M: Hồ sơ thanh toán y tế: Lưu giữ 10 năm sau lần cung cấp dịch vụ cuối cùng hoặc cho đến khi tròn 21 tuổi, tùy theo thời gian nào dài hơn.

Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DCJ2-003)

Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận được trình bày để đưa vào ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 2 năm.

Thỏa thuận đối tác kinh doanh (JSD10-001)

Tài liệu này ghi lại mối quan hệ hợp đồng giữa bộ phận và một cơ quan khác cung cấp dịch vụ quản lý trường hợp và lưu trữ hồ sơ cho các chương trình điều trị. (OAR 166-150-0005(7)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong vòng 6 năm sau khi hết hạn.

Hồ sơ quản lý hợp đồng (ASDGEN-006)

Tài liệu này ghi lại việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của bộ phận. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan. Hồ sơ cũng có thể được bao gồm trong SAP và trong nhiều tài liệu điện tử và giấy tờ hỗ trợ khác nhau. (OAR 166-150-0005(7)(a))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.

Hợp đồng (DCJ1-004)

Tài liệu ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được thực hiện đúng cách và có tính ràng buộc giữa cơ quan và các bên khác. Có thể bao gồm hợp đồng, phụ lục, tài liệu đấu thầu, lệnh thay đổi, đề xuất và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn được bảo hiểm và chữ ký. (OAR 166-150-0005(7)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ1-004(a) Các thỏa thuận liên chính phủ quan trọng và mang tính lịch sử - giữ lại vĩnh viễn.
• DCJ1-004(b) Hồ sơ hợp đồng xây dựng - Lưu giữ 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản.
• DCJ1-004(c) Các hợp đồng, hợp đồng thuê và thỏa thuận khác: giữ lại 6 năm sau khi hết hạn.

Hồ sơ công tác phí của nhân viên (DCJ2-009)

Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, ủy quyền, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, ủy quyền và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(26) (OAR 166-150-0110(20)(c))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ2-009(a) Hồ sơ liên quan đến chuyến đi được tài trợ bằng khoản trợ cấp được lưu giữ trong 10 năm.
• DCJ2-009(b) Các hồ sơ khác được lưu giữ trong 3 năm.

Hồ sơ bảo trì thiết bị (ASDGEN-012)

Hồ sơ có thể bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng thuê, bảo hành, sao kê nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ, hóa đơn cuộc gọi tính phí, báo cáo hoạt động fax, yêu cầu xử lý tài sản, hóa đơn sửa chữa thiết bị, mẫu đơn yêu cầu mua hàng và biên bản ghi nhớ. (OAR 166-150-0166(1)(a))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại 1 năm sau khi thiết bị được thanh lý.

Hồ sơ cấp phát, chính (DCJ1-006)

Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà bộ phận là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ hoặc các nguồn tài trợ khác. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(20)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ1-006(a) Báo cáo cuối cùng từ các khoản tài trợ quan trọng cho quận: lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
• DCJ1-006(b) Hồ sơ ghi lại việc mua và/hoặc chuyển nhượng bất động sản: 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản (như được định nghĩa bởi ORS 12.135(3)), hoặc 3 năm sau khi chuyển nhượng cuối cùng, hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
• DCJ1-006(c) Các hồ sơ tài trợ khác: 10 năm sau khi báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc, theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
• DCJ1-006(d) Các đơn xin tài trợ không thành công: giữ lại trong 1 năm sau khi bị từ chối hoặc rút lại.

Hồ sơ mua hàng (DCJ2-006)

Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận được việc mua hàng hóa và dịch vụ của bộ phận. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(23))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Hồ sơ kế toán phí giám sát (DCJ2-008)

Tài liệu ghi lại việc thu phí giám sát của bộ phận theo yêu cầu của OAR 255-065-0020. Hồ sơ bao gồm hồ sơ cơ sở dữ liệu hoạt động được duy trì trên Bộ Cải huấn Tiểu bang, Hệ thống Thông tin Cải huấn (CIS), hồ sơ giao dịch hàng tháng và một tài liệu điện tử (báo cáo MOBIUS dạng tệp phẳng) chứa tất cả dữ liệu giao dịch hiện có cho đến thời điểm (tháng 6 năm 1999) khi hệ thống được chuyển từ DJACJ sang hệ thống CIS của tiểu bang. Thông tin bao gồm tên, địa chỉ, số định danh của cá nhân liên quan đến tư pháp, số tiền đã trả, ngày trả, số dư còn nợ, thay đổi địa chỉ và tên, tình trạng tạm tha/quản chế và việc đóng tài khoản. (OAR 166-150-0110(2)) (OAR 166-150-0080(7))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ2-008(a) Hồ sơ CIS: lưu giữ 5 năm sau hoạt động cuối cùng.
• DCJ2-008(b) Báo cáo giao dịch Mobius: lưu giữ 5 năm.
• DCJ2-008(c) Hồ sơ giao dịch hàng tháng: lưu giữ 3 năm.