Chuỗi bài viết về việc giữ chân nhân viên của Văn phòng Giám đốc DCJ (DCJ1)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Hồ sơ vị trí xây dựng (ASD1-001)

Ghi chép thông báo và ý kiến ​​đóng góp của cộng đồng trong giai đoạn lựa chọn địa điểm xây dựng tòa nhà của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các thông báo đã công bố, biên bản cuộc họp công khai, tiêu chí lựa chọn địa điểm, kế hoạch của bộ phận, bản vẽ sơ bộ và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(17))

Khả năng ghi nhớ:

• ASD1-001(a) Biên bản, chương trình nghị sự, nghị quyết, tài liệu, chỉ mục và tài liệu đính kèm (không được lưu giữ vĩnh viễn ở nơi khác trong hồ sơ của cơ quan), phải được lưu giữ vĩnh viễn.
• ASD2-001(b) Tất cả các hồ sơ khác, lưu giữ trong 20 năm.

Hồ sơ của Ủy ban Tư vấn Ngân sách Công dân (ASD1-002)

Hồ sơ ghi lại các hoạt động của bất kỳ cuộc họp thường kỳ, đặc biệt, phiên họp kín hoặc cuộc họp khẩn cấp nào của ủy ban. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm và thư từ, bản ghi nhớ quan trọng. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• ASD1-002(a) Bản ghi âm và video, 1 năm sau khi biên bản được phê duyệt, nếu không có biên bản nào được phê duyệt thì các bản ghi được coi là biên bản.

• ASD1-002(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Khiếu nại/Phàn nàn của Khách hàng (DCJ1-022)

Tài liệu ghi lại các khiếu nại hoặc bức xúc của khách hàng liên quan đến nhân viên hoặc chương trình của DCJ. Hồ sơ bao gồm khiếu nại/bức xúc ban đầu (thư, email, tin nhắn điện thoại, tài liệu ghi lại khiếu nại hoặc bức xúc bằng lời nói), phản hồi chính thức và bất kỳ ghi chú hoặc tài liệu nào. (OAR 166-150-0005(37))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 2 năm sau lần thực hiện cuối cùng.

Hồ sơ Ủy ban (DCJ1-002)

Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng, ủy ban, ban cố vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710), mà bộ phận này lưu giữ hồ sơ chính thức. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, bản ghi hình, thư từ, thông cáo báo chí và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ1-002(a) Bản ghi âm và video, 1 năm sau khi biên bản được phê duyệt, nếu không có biên bản nào được phê duyệt, các bản ghi âm được coi là biên bản.

• DCJ1-002(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Kế hoạch cải tạo cộng đồng (ASD1-003)

Tài liệu này ghi lại việc bộ phận tuân thủ OAR 291-031-0015, yêu cầu phải nộp kế hoạch hàng năm về cải tạo cộng đồng cho Sở Cải chính Tiểu bang. Hồ sơ bao gồm kế hoạch cuối cùng, bản dự thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan. Định dạng kế hoạch được quy định bởi quy tắc, nhưng nhìn chung bao gồm các phần về quản lý, chương trình/dịch vụ, hồ sơ người phạm tội và kế hoạch tài chính. (OAR 166-150-0005(45))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.

Lưu ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 20 năm.

Hồ sơ kế hoạch chiến lược 5 năm (DCJ5-001)

Tài liệu này ghi lại quá trình lập kế hoạch chiến lược 5 năm cho công lý cộng đồng. DCJ đóng vai trò là cơ quan chủ trì trong một nhóm các cơ quan công và tư có liên quan đến công lý vị thành niên. Hồ sơ bao gồm tuyên bố sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc, hồ sơ ủy ban, kế hoạch và đánh giá hoạt động hàng năm, thư từ liên quan và Kế hoạch Chiến lược về Công lý Vị thành niên và Phòng chống Tội phạm. (OAR 166-150-0005(45))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.

Lưu ý: Thời gian lưu giữ hồ sơ đã giảm từ 20 năm.

Hồ sơ theo dõi lập pháp (DCJ1-007)

Loạt tài liệu được sử dụng để theo dõi luật có thể tác động đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài báo phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ. (OAR 166-150-0005(14))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 4 năm.

Lưu ý: Thời gian lưu trú đã tăng từ 2 năm.

Hồ sơ Hội đồng Điều phối An toàn Công cộng Địa phương (ASD1-006)

Hồ sơ ghi lại các thủ tục của bất kỳ phiên họp thường kỳ, đặc biệt, phiên họp kín hoặc cuộc họp khẩn cấp nào của Hội đồng hoặc các tiền thân của nó, Hội đồng Điều phối Tư pháp và Hội đồng Tư vấn Cải huấn Cộng đồng. Cơ quan công cộng này được yêu cầu theo ORS 432.560. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm và thư từ, bản ghi nhớ quan trọng. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• ASD1-006(a): Bản ghi âm, nếu được tóm tắt: lưu giữ 1 năm.
• ASD1-006(b): Các hồ sơ khác: lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Thông cáo báo chí và truyền thông (DCJ1-016)

Các tuyên bố đã chuẩn bị, thông báo, bản ghi cuộc họp báo và các hồ sơ tương tự được đại diện của các phòng ban phát hành cho giới truyền thông. Các bản phát hành có thể ở dạng video và bản ghi âm. Hồ sơ có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện thường lệ hoặc các vấn đề quan trọng liên quan đến chính sách của phòng ban hoặc quận. Các chủ đề có thể bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và những vấn đề khác. (OAR 166-150-0005(26)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ1-016(a) Giữ lại 2 năm.
• DCJ1-016(b) Lưu giữ vĩnh viễn chính sách và các thông cáo báo chí trước đây.

Hồ sơ tổ chức (DCJ1-008)

Hồ sơ ghi chép về sự sắp xếp và cấu trúc hành chính của bộ phận. Bao gồm biểu đồ, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ tương tự. Cũng có thể bao gồm các nghiên cứu để xác định giá trị và tính khả thi của các kế hoạch tái tổ chức, cũng như các nghiên cứu quan trọng khác liên quan đến hệ thống phân cấp hành chính. (OAR 166-150-0005(21))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 2 năm sau khi được thay thế hoặc lỗi thời.

Hồ sơ quảng cáo (DCJ1-017)

Hồ sơ được sử dụng để quảng bá Sở Tư pháp Cộng đồng và các chương trình của Sở. Bao gồm nhiều loại hồ sơ khác nhau, bao gồm áp phích, tờ rơi, tài liệu quảng cáo, ảnh (bao gồm ảnh kỹ thuật số), video và bản ghi âm, và các tài liệu liên quan. (166-150-0005(33)(a)) (OAR 166-150-0005(2)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ1-017(a) Hồ sơ ghi lại các sự kiện đặc biệt hoặc thông tin có giá trị lâu dài, vĩnh viễn - chuyển giao cho Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

• DCJ1-017(b) Tất cả các hồ sơ khác, lưu giữ trong 2 năm.

Ấn phẩm (DCJ1-018)

Bộ Tư pháp Cộng đồng xuất bản nhiều loại tài liệu thông tin. Chúng được sử dụng để thông báo cho công chúng về các dự án và sự kiện khác nhau. Hồ sơ bao gồm các tờ thông tin công cộng, bài báo trên web, webisode, mobisode, bản tin/tập sách nhỏ, tài liệu quảng cáo, tờ rơi, báo cáo, nghiên cứu, đề xuất, áp phích, bản ghi âm và video, và các hồ sơ xuất bản tương tự. Không bao gồm các ấn phẩm nhận được từ các nguồn liên bang, tiểu bang, tư nhân hoặc các nguồn khác - những ấn phẩm này và các bản sao bổ sung của các ấn phẩm do cơ quan sản xuất nên được lưu giữ khi cần thiết. (OAR 166-150-0005(33) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ1-018(a) Hồ sơ ghi lại các sự kiện đặc biệt hoặc thông tin có giá trị lâu dài, vĩnh viễn - chuyển giao cho Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
• DCJ1-018(b) Giữ lại tất cả các hồ sơ khác cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.

Yêu cầu tiết lộ hồ sơ công khai (DCJ4-007)

Tài liệu yêu cầu tiết lộ hoặc hồ sơ công khai và cung cấp hồ sơ về phản hồi của một bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các yêu cầu tiết lộ, nhật ký yêu cầu, phê duyệt, từ chối, bản sao đơn kiến ​​nghị gửi đến Văn phòng Công tố Quận để xem xét lại việc từ chối tiết lộ, lệnh của Văn phòng Công tố Quận về việc chấp thuận hoặc từ chối tiết lộ và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(32))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 2 năm sau lần thực hiện cuối cùng.

Hồ sơ sự kiện và lễ kỷ niệm đặc biệt (DCJ1-019)

Hồ sơ ghi lại các sự kiện và lễ kỷ niệm do bộ phận tài trợ, bao gồm cả các sự kiện nội bộ và công cộng. Hồ sơ có thể bao gồm ảnh (chủ yếu là ảnh kỹ thuật số), bản ghi âm và video, thông cáo báo chí và các tài liệu quan trọng khác. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Các hồ sơ ghi chép những khía cạnh quan trọng của sự kiện, được lưu giữ vĩnh viễn - sẽ được chuyển giao cho Kho lưu trữ khi sự kiện không còn diễn ra hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Khảo sát (DCJ1-013)

Hồ sơ ghi lại việc đo lường ý kiến ​​khách hàng do hoặc cho bộ phận liên quan đến các vấn đề, hành động và mối quan tâm khác nhau. (OAR 166-150-0005(46))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.