CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Lịch lưu giữ hồ sơ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số loạt hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Báo cáo hoạt động, Tổng quát (F01-001)
Báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc các báo cáo tương tự khác ngoài báo cáo thường niên ghi lại các hoạt động của nhân viên. Hữu ích cho việc tổng hợp báo cáo thường niên, lập kế hoạch và ngân sách, theo dõi tiến độ công việc và các mục đích khác. Thường theo dõi loại hoạt động, nhân viên và/hoặc tình nguyện viên tham gia, thời gian dành cho hoạt động, công việc đã hoàn thành và thông tin liên quan dưới dạng văn bản hoặc thống kê. (OAR 166-150-0005(1)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
F01-001(a) Báo cáo thường niên và báo cáo hàng tháng cho những năm không có báo cáo thường niên: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi ngừng hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
F01-001(b) Tất cả các báo cáo khác: Giữ lại 2 năm.
Báo cáo kiểm toán hàng năm (F01-002)
Hồ sơ ghi chép các cuộc kiểm toán hàng năm về tình hình tài chính của cơ quan do các kiểm toán viên bên ngoài thực hiện theo các yêu cầu pháp định được mô tả trong ORS 297.405 đến 297.555. Các chủ đề bao gồm các nguyên tắc và phương pháp kế toán, tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch, tài khoản, v.v., và việc tuân thủ các yêu cầu, mệnh lệnh và quy định của các cơ quan công quyền khác liên quan đến tình hình tài chính hoặc hoạt động của cơ quan. Thông tin bao gồm tóm tắt của kế toán, báo cáo tài chính hợp nhất, bảng biểu, chi tiết bảng cân đối kế toán, nhận xét, khuyến nghị và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(7)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (F01-003)
Hồ sơ ghi chép quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Lịch và hồ sơ lập kế hoạch (F01-004)
Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và các hành động tương tự thường xuyên liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, chuyến thăm và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự. (LƯU Ý: Hồ sơ của các Quan chức Capstone được chỉ định được quản lý thông qua Chương trình Capstone của Quận Multnomah.) (OAR 166-150-0005(39))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 1 năm.
Tài liệu chương trình hệ thống máy tính (F01-005)
Hồ sơ cung cấp tài liệu cho các hệ thống và mạng xử lý dữ liệu điện tử. Bao gồm hướng dẫn phần mềm vận hành, danh sách mã và chương trình máy tính, bố cục hồ sơ, sơ đồ luồng, danh sách dòng, báo cáo sai lệch, mẫu đầu ra, thông số kỹ thuật thiết kế chương trình, ngôn ngữ lập trình, nhật ký điều khiển, câu lệnh định dạng, báo cáo người dùng, sao lưu chương trình, thư từ liên quan quan trọng và các hồ sơ và thông tin tương tự. (OAR 166-150-0125(4))
Khả năng ghi nhớ:
F01-005(a) Kế hoạch di cư: Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
F01-005(b) Siêu dữ liệu do hệ thống tạo ra thường xuyên và nhật ký hoạt động: Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
F01-005(c) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 1 năm sau khi hệ thống được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ phát triển biểu mẫu (F01-011)
Hồ sơ ghi lại quá trình phát triển hoặc sửa đổi các biểu mẫu và tài liệu in sẵn do hoặc cho cơ quan. Hữu ích trong việc phát triển và chuẩn bị các phiên bản mới của biểu mẫu. Bao gồm các biểu mẫu mẫu, bản sửa đổi, nhật ký hoặc danh sách biểu mẫu, đề xuất, ủy quyền, hình minh họa và các hồ sơ liên quan quan trọng. (OAR 166-150-0005(12))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ theo dõi lập pháp (F01-012)
Loạt tài liệu được sử dụng để theo dõi luật có thể tác động đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của cơ quan. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài báo phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ. (OAR 166-150-0005(14))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
(LƯU Ý: Mức tăng gần đây so với 2 năm trước)
Danh sách gửi thư (F01-013)
Danh sách được biên soạn để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hóa đơn, tiếp cận cộng đồng và các chức năng khác của cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên cá nhân hoặc nhóm, địa chỉ, tên và chức danh của người liên hệ, số điện thoại, nhận xét và dữ liệu tương tự. (OAR 166-150-0005(16))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Biên bản cuộc họp, Nhân viên (F01-014)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời gian lưu giữ dài hơn nếu nội dung bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi đó. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
(LƯU Ý: Giảm gần đây so với 2 năm trước)
Hồ sơ tổ chức (F01-015)
Hồ sơ ghi chép về sự sắp xếp và cấu trúc hành chính của cơ quan. Bao gồm biểu đồ, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ tương tự. Cũng có thể bao gồm các nghiên cứu để xác định giá trị và tính khả thi của các kế hoạch tái tổ chức, cũng như các nghiên cứu quan trọng khác liên quan đến hệ thống phân cấp hành chính. (OAR 166-150-0005(21))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm sau khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ quy hoạch (F01-016)
Tài liệu loạt bài này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển tuyên ngôn sứ mệnh và mục tiêu công việc của một cơ quan. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(45))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm.
(LƯU Ý: Mức giảm gần đây so với 20 năm trước.)
Các Tuyên bố và Chỉ thị Chính sách (F01-017)
Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của một cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-0005(31)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
(LƯU Ý: Mức tăng gần đây sau 20 năm kể từ khi bị thay thế)
Thông cáo báo chí (F01-018)
Các tuyên bố đã chuẩn bị, thông báo, bản ghi cuộc họp báo và các hồ sơ tương tự được phát hành cho giới truyền thông. Các chủ đề bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và những vấn đề khác. Cũng có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện hoặc hành động thường lệ được thực hiện trong phạm vi các chính sách hiện hành. (OAR 166-150-0005(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Hồ sơ thông báo công khai (F01-019)
Hồ sơ ghi lại việc tuân thủ các luật yêu cầu thông báo công khai về các hoạt động của chính phủ. Các chủ đề bao gồm đánh giá, bầu cử, thay đổi sử dụng đất, các cuộc họp và phiên điều trần công khai, bán tài sản và những vấn đề khác. Hồ sơ bao gồm các thông báo công khai hoặc pháp lý, giấy chứng nhận, bản khai công bố và các tài liệu tương tự. (OAR 166-150-0005(30))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
(LƯU Ý: Mức tăng gần đây so với 3 năm trước)
Khảo sát, thăm dò ý kiến và bảng câu hỏi (F01-020)
Hồ sơ ghi lại việc đo lường ý kiến khách hàng do cơ quan thực hiện hoặc thay mặt cơ quan thực hiện liên quan đến các vấn đề, hành động và mối quan tâm khác nhau. Có thể bao gồm các cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến, bảng câu hỏi, tóm tắt, bản tóm lược và các hồ sơ liên quan quan trọng. Ví dụ về bản tóm tắt bao gồm các nghiên cứu kết hợp các kết quả quan trọng của các cuộc khảo sát ý kiến khách hàng, bản tóm lược của các bảng câu hỏi được thiết kế để xác định kỹ năng và sở thích của công dân tình nguyện phục vụ cơ quan, và các hồ sơ khác chắt lọc dữ liệu khảo sát thành dạng tóm tắt. (OAR 166-150-0005(46))
Khả năng ghi nhớ:
F01-020(a) Báo cáo tóm tắt và bản tóm lược: Lưu giữ 3 năm.
F01-020(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại cho đến khi báo cáo tóm tắt hoàn tất hoặc 3 năm, tùy theo thời điểm nào đến trước.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành hai phần.)
Hồ sơ công tác (Nhân viên) (F01-021)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, ủy quyền, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, ủy quyền và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Phiếu yêu cầu công việc (F01-022)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu và ủy quyền, theo các hợp đồng, thỏa thuận hoặc quy trình hiện hành, đối với các dịch vụ cần thiết. Có thể bao gồm phiếu yêu cầu công việc của trung tâm sao chép, phiếu yêu cầu in ấn, yêu cầu dịch vụ và lắp đặt điện thoại, ủy quyền sửa chữa và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0005(50))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 1 năm.
(LƯU Ý: Giảm gần đây so với 3 năm trước.)