Chuỗi chương trình duy trì an toàn (DCJ6)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Báo cáo sự cố tai nạn lao động (DCJ6-001)

Được sử dụng để báo cáo tai nạn của nhân viên cho người giám sát bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo tai nạn, báo cáo và điều tra thương tích nghề nghiệp, và mẫu nhận dạng nhân viên và đánh giá thể chất. (OAR 166-150-0200(14))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 10 năm sau khi vụ án kết thúc.

Báo cáo sự cố tai nạn không liên quan đến lực lượng lao động (DCJ6-006)

Được sử dụng để báo cáo các sự cố an toàn không gây thương tích và thương tích cho những người không phải là thành viên lực lượng lao động. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo sự cố, báo cáo của cảnh sát, hồ sơ điều tra và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0200(10))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 20 năm.

Đánh giá công thái học (DCJ6-004)

Tài liệu ghi lại các yêu cầu của nhân viên về thay đổi công thái học tại nơi làm việc, đánh giá của bộ phận và giải quyết. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu của nhân viên, đánh giá, phản hồi và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(11))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.

Hồ sơ tai nạn và bệnh nghề nghiệp (DCJ6-007)

Chuỗi hồ sơ này được sử dụng để cung cấp cho Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Oregon (OR-OSHA) thông tin về yêu cầu bồi thường tai nạn lao động của nhân viên cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm nhật ký và tóm tắt, báo cáo thương tích nghiêm trọng, báo cáo chi phí thương tích và khảo sát hàng năm về tai nạn và bệnh nghề nghiệp. (OAR 166-150-0200(13))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 20 năm.

Các Tuyên bố và Chỉ thị Chính sách (DCJ6-009)

Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của một cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ6-009(a) Các chính sách hoặc thủ tục đã ban hành, 2 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.
• DCJ6-009(b) Các tuyên bố và chỉ thị chính sách công, vĩnh viễn.

Kế hoạch an toàn (DCJ6-010)

Chuỗi tài liệu này ghi lại kế hoạch của một cơ quan nhằm thúc đẩy môi trường làm việc an toàn cho nhân viên của mình. (OAR 166-150-0200(18)(a))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ nguyên hiệu lực sau 20 năm.

Hồ sơ Nhóm Công tác An toàn (DCJ6-011)

Nhóm làm việc của bộ phận tài liệu được thành lập để thảo luận và thúc đẩy các vấn đề an toàn tại nơi làm việc. Bao gồm điều phối viên an toàn của bộ phận và chủ tịch ủy ban an toàn nơi làm việc. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. (OAR 166-150-0200(18)(c))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Lưu ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 5 năm.

Báo cáo thương tích của Quỹ Bảo hiểm Tai nạn Nhà nước (SAIF) (DCJ6-012)

Báo cáo loạt tài liệu này ghi lại thông tin được gửi đến Quỹ Bảo hiểm Tai nạn Nhà nước về thương tích cá nhân mà nhân viên cơ quan phải chịu. (OAR 166-150-0200(14))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 10 năm sau khi vụ án kết thúc.

Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 2 năm trước.

Hồ sơ đào tạo

Xem hồ sơ Nhân sự .

Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (DCJ6-014)

Loạt tài liệu này ghi lại các hoạt động của các ủy ban an toàn nơi làm việc. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, báo cáo tóm tắt, kiểm tra, khuyến nghị chính thức, báo cáo và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0200(18))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 20 năm.