CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ phúc lợi (BW-001)
Tài liệu thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ về các quyền lợi bảo hiểm y tế, nha khoa, bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm tàn tật. Bao gồm hóa đơn tóm tắt dịch vụ, phiếu thanh toán và danh sách quyền lợi của nhân viên. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
(LƯU Ý: Có những thay đổi gần đây về chính sách lưu trữ.)
Hợp đồng và Thỏa thuận về Quyền lợi (BW-003)
Các hợp đồng và sửa đổi tài liệu với các nhà cung cấp quyền lợi. Bao gồm các thỏa thuận dịch vụ, hợp đồng, sửa đổi, các chính sách bảo hiểm liên quan, bản tóm tắt kế hoạch (SPD), bằng chứng về phạm vi bảo hiểm (EOC) và các tài liệu kế hoạch tương tự. (OAR 166-150-0200(9))
Khả năng ghi nhớ:
BW-003(a) Chính sách bảo hiểm sức khỏe và nhân thọ nhóm: Giữ lại 75 năm sau khi hết hạn nếu không có yêu cầu bồi thường nào đang chờ xử lý.
BW-003(b) Các hồ sơ khác: Giữ lại 10 năm sau khi hết hạn nếu không có yêu cầu bồi thường nào đang chờ xử lý.
Báo cáo lương phúc lợi (BW-002)
Tài liệu này ghi lại các khoản khấu trừ cho bảo hiểm phúc lợi, bảo hiểm y tế, nha khoa, nhân thọ và thương tật được thanh toán cho nhân viên thay mặt cho quận, và số người được các nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm. Bao gồm Báo cáo Phúc lợi do Người sử dụng lao động và Nhân viên chi trả, một báo cáo hàng tháng cho biết số tiền mà quận đã trả cho các quyền lợi bảo hiểm y tế, nha khoa, nhân thọ và thương tật; và Báo cáo Khấu trừ Phúc lợi, một báo cáo tổng hợp hàng tháng cho biết các khoản khấu trừ cho bảo hiểm tùy chọn, tài khoản chi tiêu linh hoạt, phí bảo hiểm y tế/nha khoa do nhân viên trả, các khoản thanh toán từ chối tham gia và giá trị thuế cho bảo hiểm của người bạn đời/người phụ thuộc không đủ điều kiện theo IRS. (OAR 166-150-0110(17)(b) và OAR 166-150-0155(8)(b,a))
Khả năng ghi nhớ:
BW-002(a) Báo cáo về phúc lợi do người sử dụng lao động và người lao động chi trả: Lưu giữ trong 15 năm;
BW-002(b) Báo cáo khấu trừ phúc lợi cuối năm: Giữ lại 75 năm.
Sổ ghi chép khấu trừ BW-002(c)). Giữ lại 5 năm.
Hồ sơ Chương trình Nghỉ phép Khẩn cấp (BW-015)
Tài liệu này ghi lại việc quản lý và sử dụng chương trình nghỉ phép do thảm họa. Bao gồm thư từ, đơn xin nghỉ phép, lời kêu gọi quyên góp và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0155(5))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 4 năm)
Hồ sơ COBRA (BW-004)
Tài liệu về các khoản thanh toán và phạm vi bảo hiểm quyền lợi cho nhân viên lựa chọn tiếp tục bảo hiểm sau khi chấm dứt hợp đồng theo Đạo luật Hòa giải Ngân sách Toàn diện năm 1985 (Chương trình COBRA). Bao gồm bảng kế toán COBRA, phiếu thanh toán, thư từ liên quan đến tình trạng bảo hiểm, Mẫu Lựa chọn của Nhân viên đã hoàn thành để tiếp tục bảo hiểm và các mẫu đăng ký bảo hiểm y tế và nha khoa. (OAR 166-150-0200(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Bảo hiểm sức khỏe, nhân thọ, tài sản và trách nhiệm dân sự cho nhân viên nhóm: Giữ lại trong 75 năm sau khi hết hạn nếu không có yêu cầu bồi thường nào đang chờ xử lý.
Hồ sơ yêu cầu bồi thường tử vong (BW-005)
Tài liệu thanh toán quyền lợi bảo hiểm nhân thọ cho người thụ hưởng khi nhân viên/vợ/chồng/người nghỉ hưu qua đời. Bao gồm mẫu đơn yêu cầu bồi thường, giấy chứng tử hoặc bằng chứng tử vong khác, mẫu đơn người thụ hưởng và hồ sơ thanh toán. (OAR 166-150-0200(8))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 5 năm sau khi yêu cầu bồi thường cuối cùng được thanh toán hoặc bị từ chối.
Biên bản cuộc họp Hội đồng phúc lợi nhân viên (BW-009)
Tài liệu này ghi lại các thủ tục chính thức hoặc các cuộc họp định kỳ, đặc biệt, phiên họp kín và khẩn cấp của Hội đồng Phúc lợi Nhân viên (EBB) và các tổ chức tiền thân của nó. EBB tồn tại để cung cấp một diễn đàn hợp tác giữa người lao động và ban quản lý nhằm đưa ra quyết định về chương trình phúc lợi nhân viên và thiết kế kế hoạch. Ban đầu, nó được thành lập với tên gọi Hội đồng Phúc lợi Nhân viên Quận Multnomah (MCEBB) vào năm 1999, sau đó đổi tên thành Hội đồng Phúc lợi Nhân viên (EBB) vào năm 2000. EBB đã bị bãi bỏ vào ngày 30 tháng 6 năm 2007. (OAR 166-150-0005(17))
Khả năng ghi nhớ:
BW-009(a) Biên bản (trừ biên bản phiên họp kín), chương trình nghị sự, nghị quyết, tài liệu, chỉ mục và tài liệu đính kèm (không được lưu giữ vĩnh viễn ở nơi khác trong hồ sơ của cơ quan): Lưu giữ vĩnh viễn.
BW-009(b) Biên bản phiên họp kín: Lưu giữ 10 năm.
BW-009(c) Bản ghi âm và video: Lưu giữ 1 năm sau khi biên bản được phê duyệt, nếu không có biên bản nào được phê duyệt thì các bản ghi này được coi là biên bản.
BW-009(d) Tất cả các hồ sơ và tài liệu khác không liên quan đến biên bản: Lưu giữ 5 năm.
(LƯU Ý: Gần đây đã được chia thành bốn phần)
Hồ sơ phúc lợi nhân viên (BW-006)
Lưu ý: Gần đây, theo OAR, phần này đã được chia thành hai phần. Vui lòng đảm bảo tách riêng các hồ sơ đăng ký trước khi loại bỏ các tệp hồ sơ quyền lợi đã đạt đến thời gian lưu giữ tối thiểu.
Tài liệu này ghi lại lịch sử phúc lợi của nhân viên quận. Bao gồm hồ sơ liên quan đến việc đăng ký và những thay đổi sau đó đối với bảo hiểm y tế, nha khoa, nhân thọ, bảo hiểm thương tật dài hạn và ngắn hạn, và việc tiếp tục hưởng các quyền lợi bảo hiểm y tế, nha khoa và nhân thọ sau khi chấm dứt hợp đồng hoặc nghỉ hưu. Xem thêm Báo cáo Lương Phúc lợi (BW-002) và Hồ sơ COBRA (BW-004). (OAR 166-150-0160(9))
Khả năng ghi nhớ:
BW-006(a) Bản sao chính thức của hồ sơ đăng ký nghỉ hưu: Lưu giữ trong 75 năm kể từ ngày tuyển dụng.
BW-006(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 3 năm sau khi nhân viên thôi việc hoặc hết hạn quyền lợi.
(LƯU Ý: Gần đây đã được chia thành hai phần)
Hồ sơ tài khoản chi tiêu linh hoạt (BW-007)
Tài liệu này ghi lại việc quản lý Kế hoạch Hỗ trợ Chăm sóc Người phụ thuộc, Kế hoạch Hoàn trả Chi phí Y tế và việc giảm lương cũng như thanh toán hoàn trả do nhân viên ủy quyền. Bao gồm tài liệu kế hoạch mô tả các hướng dẫn vận hành kế hoạch và sự ủy quyền của nhân viên đối với việc khấu trừ lương hoặc thay đổi tình trạng. (OAR 166-150-0155(1))
Khả năng ghi nhớ:
BW-007(a) Giấy ủy quyền của nhân viên: Giữ lại 3 năm sau khi bị thay thế, chấm dứt hoặc nhân viên thôi việc.
BW-007(b) Tài liệu và hướng dẫn kế hoạch: Giữ lại 20 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ nghỉ phép ( BW-017)
Tài liệu ghi lại các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên và phản hồi của quận. Bao gồm hồ sơ về các yêu cầu nghỉ phép theo FMLA/OFLA, quân đội và các loại nghỉ phép khác. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu nghỉ phép và tài liệu hỗ trợ (bao gồm giấy chứng nhận y tế), thông báo cho nhân viên, nhật ký nghỉ phép và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0155(5)) (29 CFR 825.500) (29 CFR 1626.3)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 4 năm)
Hồ sơ yêu cầu bồi thường thương tật ngắn hạn và dài hạn (BW-016)
Tài liệu này ghi lại điều kiện đủ điều kiện và việc quản lý các quyền lợi trợ cấp khuyết tật ngắn hạn và dài hạn cho nhân viên Quận Multnomah. Bao gồm bản sao các séc trợ cấp để đảm bảo thanh toán đúng từ nhà cung cấp; thư từ với nhà cung cấp liên quan đến tình trạng yêu cầu bồi thường; đơn xin trợ cấp; bản sao mô tả vị trí công việc; thông tin lương; thư từ với nhân viên liên quan đến các khoản thanh toán COBRA và tình trạng yêu cầu bồi thường; và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0200(20)(b)) (OAR-166-150-0160(9)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi vụ kiện kết thúc hoặc hành động cuối cùng được thực hiện.
Hồ sơ thẻ xe buýt Tri-Met (BW-013)
Tài liệu này ghi lại việc cấp thẻ xe buýt Tri-Met cho nhân viên quận. Bao gồm các tờ đăng ký và nhật ký thẻ ID có ảnh. (OAR 166-150-0160(9)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi nhân viên thôi việc hoặc hết hạn quyền lợi.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 4 năm)
Hồ sơ Chương trình Hiệp hội Phúc lợi Tự nguyện của Nhân viên (VEBA) (BW-008)
Tài liệu này ghi lại việc thành lập các chương trình VEBA cho nhân viên. Bao gồm thư từ, bản sao Biên bản ghi nhớ và các hồ sơ liên quan. Để biết hồ sơ đăng ký, xem Hồ sơ phúc lợi nhân viên (BW-006). (OAR 166-150-160(4)(a,b)) (OAR 166-150-0005(7)(b))
Khả năng ghi nhớ:
BW-008(a) Hồ sơ ghi lại việc thành lập các chương trình VEBA và không được sao chép ở nơi khác: Lưu giữ vĩnh viễn.
BW-008(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 10 năm.
Hồ sơ chương trình chăm sóc sức khỏe (BW-014)
Tài liệu ghi lại sự tham gia của nhân viên vào các chương trình chăm sóc sức khỏe khác nhau. Hồ sơ bao gồm hồ sơ đăng ký và tham dự các lớp thể dục và sử dụng trung tâm thể dục; hồ sơ liên quan đến việc cho nhân viên mượn máy hút sữa; yêu cầu của nhân viên về việc sử dụng quỹ trợ cấp để hỗ trợ các sự kiện cộng đồng; và hồ sơ ghi lại các khoản thanh toán của nhân viên cho các hoạt động yêu cầu trả phí. (OAR 166-150-0160(19)) (OAR 166-150-0110(2)) (OAR 166-150-0160(9)(b)) (OAR 166-150-0166(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ đào tạo và giáo dục về sức khỏe (BW-018)
Hồ sơ do Chương trình Phúc lợi và Sức khỏe phát triển nhằm giáo dục và đào tạo nhân viên về các chiến lược cải thiện sức khỏe của họ. Hiện tại, chuỗi này bao gồm một loạt video được phát triển cho chiến dịch Power Me. Nó cũng bao gồm các thông báo về thông tin HIPAA liên quan đến một số nội dung video. (OAR 166-150-0005(6))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm