CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Sổ ghi chép (DART6-001)
Chuỗi tài liệu này ghi lại việc nộp các giao dịch, được pháp luật cho phép, cho thư ký hoặc người ghi chép của quận nhằm mục đích đưa giao dịch đó vào hồ sơ công khai. Thông tin bao gồm ngày nộp, loại và mô tả giao dịch, số hồ sơ, tên các bên liên quan và số tiền được tính hoặc đánh giá. Các giao dịch bao gồm các hồ sơ trước đây được lưu giữ riêng biệt, chẳng hạn như thế chấp; giấy chứng nhận quyền sở hữu; hồ sơ quân sự; các khoản thế chấp liên bang, của thợ máy và cải thiện đường bộ; yêu cầu khai thác mỏ; sự thỏa mãn; chuyển nhượng phán quyết; thẩm quyền hành chính; và bản tuyên thệ công bố. Từ năm 1964, giấy chứng nhận quyền sở hữu, thế chấp, quyền sử dụng nước, yêu cầu khai thác mỏ, giấy xuất ngũ và các ghi chép khác đã được ghi vào Sổ ghi chép. (OAR 166-150-0040(19)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Hồ sơ khác (DART6-004)
Tài liệu ghi chép các loại văn bản khác nhau không được pháp luật cho phép. Có thể bao gồm các bản ghi chép tài liệu được pháp luật cho phép nhưng ghi lại các sự kiện xảy ra bên ngoài quận. Ví dụ về các hồ sơ được lưu trữ trong loạt này có thể bao gồm các thỏa thuận tiền đặt cọc không được công chứng, giấy tờ cá nhân, văn bản pháp lý và các văn bản khác. (OAR 166-150-0040(12)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
DART6-004(a) Hồ sơ được tạo trước năm 1965: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước;
DART6-004(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 10 năm.
Chỉ mục ghi âm (DART6-002)
Yêu cầu theo luật định phải tạo chỉ mục trực tiếp và gián tiếp của các văn bản đã được ghi lại. Phải bao gồm ngày và giờ nhận, tên người chuyển nhượng, tên người nhận chuyển nhượng, bản chất của văn bản, tập và trang nơi ghi lại, phí thu được cho việc ghi lại và mô tả ngắn gọn về thửa đất. (OAR 166-150-0040(19)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Tiền gửi Kho bạc (DART6-003)
Tài liệu ghi lại việc thu và nộp phí nhận được cho việc ghi chép và sao chép tài liệu. Hồ sơ bao gồm thông báo nộp tiền, bản sao phiếu nộp tiền, báo cáo tài khoản hợp nhất, báo cáo tổng kết tiền mặt hàng ngày và băng ghi sổ hàng ngày. Thông tin bao gồm ngày, số tiền nhận được tại mỗi máy tính tiền và phân tích loại phí nhận được hàng ngày. (OAR 166-150-0040(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Công cụ ghi chép không thể giao hàng (DART6-005)
Các tài liệu đã được ghi nhận bị trả lại do không thể giao được. Lý do chính dẫn đến việc không giao được là do thông tin xử lý không chính xác được cung cấp bởi người ghi nhận tài liệu. Ví dụ bao gồm địa chỉ sai, thông tin chuyển tiếp không chính xác hoặc không được nhận tại văn phòng như đã chỉ định trước đó. (OAR 166-150-0040(22))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 1 năm.