CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ điều chỉnh tài khoản (FIN1-008)
Hồ sơ ghi lại các điều chỉnh đối với các khoản mục tài khoản ngân hàng. Hồ sơ được lấy từ các chương trình kế toán của bộ phận và có thể bao gồm séc bị trả lại, đối chiếu chứng từ, đối chiếu tiền gửi và các điều chỉnh liên quan. Hồ sơ thường bao gồm bản sao của tài liệu gốc, bản sao màn hình SAP ghi lại điều chỉnh và tài liệu hỗ trợ. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ báo cáo kiểm toán thường niên trong 3 năm sau khi được ban hành.
Hồ sơ phân tích tài khoản (FIN1-015)
Các hồ sơ hỗ trợ phân tích các tài khoản, nghĩa vụ và đầu tư của Bộ Tài chính. Hồ sơ bao gồm báo cáo, bảng tính, cơ sở dữ liệu, thư từ, tài liệu tham khảo và các tài liệu tương tự. (Không theo lịch trình)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm hoặc cho đến khi lỗi thời.
Báo cáo và sao kê ngân hàng (FIN1-003)
Hồ sơ ghi chép tình trạng hiện tại và hoạt động giao dịch của quỹ quận được giữ tại các ngân hàng. Có thể bao gồm sao kê tài khoản, tóm tắt hàng ngày về tiền gửi và rút tiền, và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm số ngân hàng và số tài khoản, ngày giao dịch, số dư đầu kỳ, số tiền séc hoặc tiền gửi, số chứng từ, điều chỉnh, mô tả giao dịch, số dư cuối kỳ và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ báo cáo kiểm toán thường niên trong 3 năm sau khi được ban hành.
Hồ sơ vấn đề nợ (FIN1-001)
Tài liệu về nợ công do quận phát hành. Hồ sơ bao gồm các bản sao kê trái phiếu chính thức, báo cáo thu nhập lãi hàng tháng, sao kê tài khoản, hồ sơ thanh toán nợ và các tài liệu liên quan. Thông tin bao gồm ngày phát hành nợ, số tiền phát hành, số tiền và lịch thanh toán, lãi suất tính và ngày thanh toán cuối cùng. (OAR 166-150-0110(10))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm sau khi thanh toán xong.
Hồ sơ tiền gửi (FIN1-006)
Hồ sơ ghi chép việc gửi tiền thu được từ đơn vị kho bạc. Trước tháng 7 năm 2000, các hồ sơ này cũng bao gồm tiền gửi cho tất cả các chương trình của quận. Hồ sơ bao gồm biên lai ngân hàng, bản sao phiếu gửi tiền, báo cáo SAP hiển thị số tài liệu, bản sao séc và các công cụ khác, và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
FIN1-006(a) Hồ sơ ngày 1/7/2000: Lưu giữ 5 năm
FIN1-006(b) Hồ sơ ngày 1/7/2000 trở đi: Lưu giữ 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán được phát hành.
Hồ sơ danh mục đầu tư (FIN1-002)
Tài liệu này ghi lại hoạt động đầu tư hàng tháng, bao gồm mua, bán, đáo hạn và đầu tư của chính phủ tiểu bang. Bao gồm báo cáo tóm tắt đầu tư hàng tháng tóm tắt tình trạng đầu tư theo từng loại, báo cáo tổng kết tóm tắt tình trạng đầu tư theo ngân hàng, báo cáo danh mục đầu tư cung cấp thông tin chi tiết về các loại và khoản mục đầu tư, dữ liệu kế toán hàng năm, tài liệu đóng cửa và báo cáo hỗ trợ tài chính. (OAR 166-150-0110(21))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm sau khi khoản đầu tư kết thúc.
Báo cáo tư vấn đầu tư hàng tháng (FIN1-016)
Thông tin tài liệu được gửi cho những người quan tâm bởi kho bạc quận theo yêu cầu của chính sách đầu tư được bao gồm trong Kế hoạch Tài chính Quận. Báo cáo nêu chi tiết hoạt động đầu tư trong tháng trước và bao gồm một bản sao của chính sách đầu tư của quận. (OAR 166-150-0110(8) và OAR 166-150-0110(17(b))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên được phát hành.
Hồ sơ thuế cho thuê xe cơ giới và lưu trú ngắn hạn (FIN1-004)
Hồ sơ ghi chép việc thu và phân phối thuế cho thuê xe cơ giới và thuế lưu trú tạm thời. Các loại thuế này chỉ được thu ở các khu vực chưa được sáp nhập của Quận Multnomah - các thành phố đã được sáp nhập tự thu loại thuế này. Hồ sơ bao gồm báo cáo thuế hàng quý từ các doanh nghiệp (thể hiện biên lai, khoản khấu trừ, số thuế phải nộp và ngày thanh toán), hồ sơ thanh toán, nhật ký thanh toán, tính toán lãi suất, thư từ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0015(25))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 7 năm.
Sổ ghi chép tiền mặt chi tiêu vặt (FIN1-007)
Các tài liệu xác thực các khoản mua sắm tiền mặt nhỏ do đơn vị Kho bạc thực hiện và yêu cầu hoàn trả từ bộ phận cho quỹ tiền mặt nhỏ. Hồ sơ bao gồm biên lai, báo cáo giao dịch, mẫu tiền mặt nhỏ và bản ghi nhớ yêu cầu thanh toán. (OAR 166-150-0110(22))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ Quỹ hưu trí (FIN1-013)
Hồ sơ ghi chép tình trạng của Quỹ Hệ thống Hưu trí Quận Multnomah trước khi chuyển giao cho Hệ thống Hưu trí Nhân viên Công cộng vào năm 1982. Hồ sơ bao gồm báo cáo bồi thường hoãn lại, đối chiếu, sổ đăng ký thu nhập, các đợt nghỉ hưu, báo cáo quỹ và tài liệu liên quan đến cả quỹ và việc chuyển giao cho PERS. (OAR 166-150-0160(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong vòng 75 năm kể từ ngày tuyển dụng.
Hồ sơ ủy thác Kho bạc (FIN1-005)
Hồ sơ ghi chép việc gửi tiền và đầu tư số tiền của cá nhân được quận giữ ủy thác trong thời gian chờ quyết định về yêu cầu của cá nhân đó. Hồ sơ bao gồm danh sách tài khoản, chứng từ, tiền gửi, danh sách thu nhập lãi, quyết định về yêu cầu và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(27))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm sau khi tài khoản ủy thác đóng.