Chuỗi lưu giữ dịch vụ dữ liệu (JSD3) (JSD4) (JSD7)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Hồ sơ giám sát cộng đồng (JSD3-001)

Hồ sơ của bộ phận quản lý tài liệu theo dõi các trẻ vị thành niên cần được giám sát chặt chẽ cho đến khi phiên điều trần hoặc xét xử. Hồ sơ bao gồm phiếu thông tin ban đầu, thư từ, báo cáo tiến độ, lệnh tạm giam sơ bộ, lịch gọi đến của trẻ vị thành niên, báo cáo giám sát, hồ sơ cảnh báo và báo cáo cuối cùng. (2007-0008/005)

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại cho đến khi thiếu niên đủ 30 tuổi.

Hồ sơ vụ việc dịch vụ cộng đồng (JSD5-001)

Tài liệu ghi lại sự tham gia của khách hàng vào các chương trình Dự án Hoàn trả và Dịch vụ Cộng đồng. Hồ sơ bao gồm giới thiệu chương trình, sổ cái về số tiền nợ/kiếm được, báo cáo tiến độ, mô tả về dịch vụ cộng đồng hoặc công việc đã thực hiện, ghi chú trường hợp và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0080(6))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại cho đến khi khách hàng đủ 18 tuổi.

Báo cáo về thời gian xử lý vụ án của Văn phòng Công tố Quận (JSD7-002)

Tài liệu này ghi lại các vụ việc đã được mở tại văn phòng DA trong 30 ngày trở lên. Báo cáo được tạo bởi hệ thống thông tin TJIS và hiển thị tên của trẻ vị thành niên, số vụ án, ngày được chỉ định và DA được chỉ định. (OAR 166-150-0005(1)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 2 năm

Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 1 năm trước.

Hồ sơ của Sở Tư pháp vị thành niên, đã được xét xử (JSD4-001)

Tài liệu này ghi lại tất cả các tương tác giữa Phòng Dịch vụ Thanh thiếu niên và khách hàng cũng như gia đình của họ. Các hồ sơ vụ việc này bao gồm nhiều loại hồ sơ và cung cấp tài liệu đầy đủ cho các chương trình khác nhau. Phần lớn thông tin cũng được tóm tắt trong hệ thống thông tin trực tuyến của phòng. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở: Kế hoạch Hành động, Đánh giá, Kế hoạch Quản chế/Vụ việc, Kế hoạch An toàn, Đăng ký SO, Báo cáo Sự cố, Giấy ủy quyền/Phát hành Thông tin, thư do Cố vấn Tòa án Thanh thiếu niên soạn thảo, Giới thiệu Nội bộ/Bên ngoài, báo cáo điều trị nghiện rượu và ma túy, kết quả xét nghiệm nước tiểu, báo cáo Trường công/Tư, Đánh giá, ví dụ như sức khỏe tâm thần, báo cáo tâm lý, ghi chú tiến độ từ các chương trình điều trị, tóm tắt xuất viện, thư của nạn nhân, yêu cầu của nạn nhân về quyền và sự tham gia của nạn nhân, tuyên bố tác động của nạn nhân, yêu cầu bồi thường của nạn nhân, biên lai thanh toán, thư xin lỗi nạn nhân, thư từ liên quan và tài liệu hỗ trợ. (OAR 166-150-0080(1))

Khả năng ghi nhớ:

• JSD4-001(a) Nếu hồ sơ được xóa, hãy giữ lại cho đến khi tòa án ra lệnh xóa.
• JSD4-001(b) Nếu hồ sơ không được xóa, hãy giữ lại cho đến khi cá nhân đó 25 tuổi và hồ sơ được đóng lại trong 3 năm.
• JSD4-001(c) Hồ sơ vụ án tội phạm tình dục: lưu giữ cho đến khi thân chủ đạt 50 tuổi.

Hồ sơ của Sở Tư pháp vị thành niên, chưa xét xử (JSD4-006)

Tài liệu này ghi lại tất cả các tương tác giữa Phòng Dịch vụ Thanh thiếu niên và khách hàng cũng như gia đình của họ. Các hồ sơ vụ việc này bao gồm nhiều loại hồ sơ và cung cấp tài liệu đầy đủ cho các chương trình khác nhau. Phần lớn thông tin cũng được tóm tắt trong hệ thống thông tin trực tuyến của phòng. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở: Kế hoạch Hành động, Đánh giá, Kế hoạch Quản chế/Vụ việc, Kế hoạch An toàn, Đăng ký SO, Báo cáo Sự cố, Giấy ủy quyền/Phát hành Thông tin, thư do Cố vấn Tòa án Thanh thiếu niên soạn thảo, Giới thiệu Nội bộ/Bên ngoài, báo cáo điều trị nghiện rượu và ma túy, kết quả xét nghiệm nước tiểu, báo cáo Trường công/Tư, Đánh giá, ví dụ như sức khỏe tâm thần, báo cáo tâm lý, ghi chú tiến độ từ các chương trình điều trị, tóm tắt xuất viện, thư của nạn nhân, yêu cầu của nạn nhân về quyền và sự tham gia của nạn nhân, tuyên bố tác động của nạn nhân, yêu cầu bồi thường của nạn nhân, biên lai thanh toán, thư xin lỗi nạn nhân, thư từ liên quan và tài liệu hỗ trợ. (OAR 166-150-0080(1))

Khả năng ghi nhớ:

• JSD4-006(a) Nếu hồ sơ được xóa, hãy giữ lại cho đến khi tòa án ra lệnh xóa.
• JSD4-006(b) Nếu hồ sơ không được xóa, hãy giữ lại cho đến khi cá nhân đó đủ 18 tuổi và hồ sơ được đóng lại trong 3 năm.
• JSD4-006(c) Hồ sơ vụ án tội phạm tình dục: lưu giữ cho đến khi khách hàng đạt 50 tuổi.

Hồ sơ chứng nhận LEDS (JSD4-004)

Tài liệu này ghi lại việc chứng nhận nhân viên của bộ phận sử dụng hệ thống LEDS. Hồ sơ bao gồm tài liệu đào tạo, Sổ tay LEDS, bài kiểm tra và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(12)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.

Bản ghi xác thực giao dịch LEDS/NCIC (JSD4-003)

Loạt tài liệu này ghi lại việc kiểm toán và xác thực các giao dịch LEDS và NCIC liên quan đến trẻ vị thành niên. Hồ sơ bao gồm điều tra lý lịch, kiểm toán NCIC, tài liệu xác thực và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(6)(b)) (OAR 166-150-0167(76))

Khả năng ghi nhớ:

• JSD4-003(a) Điều tra lý lịch: lưu giữ 90 ngày.
• JSD4-003(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm.

Hồ sơ đăng ký tội phạm tình dục (JSD4-002)

Tài liệu này ghi lại việc đăng ký tội phạm tình dục theo yêu cầu của ORS 181.595. Hồ sơ bao gồm bản sao đăng ký được gửi đến Cảnh sát Tiểu bang và bản in dữ liệu nhập vào hệ thống LEDS. Thông tin bao gồm tên tội phạm, số đăng ký, tội danh và các thông tin liên quan. (2007-0008/011)

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.