CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ kháng cáo (DART14-008)
Hồ sơ ghi lại sự bất đồng của chủ sở hữu tài sản với giá trị được đánh giá của tài sản và các kháng cáo tiếp theo. Bao gồm các kháng cáo lên Hội đồng Kháng cáo Thuế Tài sản, Sở Thuế vụ, tòa án thuế, tòa án thẩm phán và tòa án giải quyết tranh chấp nhỏ. Hồ sơ bao gồm các ý kiến và lệnh, nhật ký hành động/liên hệ, thông báo phiên điều trần, đơn kháng cáo, thư từ và tài liệu hỗ trợ. (OAR 166-150-0015(5))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
Hồ sơ thẩm định (DART14-001)
Hồ sơ thẩm định đất đai và nhà cửa bao gồm tất cả các yếu tố được sử dụng để xác định giá trị tài sản. Bao gồm cả thẩm định tài sản nhà ở/thương mại và tài sản công nghiệp. Có thể bao gồm số nhận dạng tài sản và mô tả pháp lý, tên và địa chỉ chủ sở hữu, thẻ sơ đồ, nhật ký hoạt động thẩm định, giá trị hiện tại, ghi chú, lịch sử giấy phép bán hàng và xây dựng, lịch sử giá trị cuộn, ghi chú phác thảo, lịch sử kháng cáo, chi tiết xây dựng, định giá cải tiến, định giá đất và định giá sử dụng đặc biệt. Cũng có thể bao gồm hồ sơ ghi lại định giá theo năm. Hồ sơ thẩm định thường được lưu giữ trong hệ thống đánh giá và thuế với tài liệu điện tử và giấy tờ hỗ trợ. (OAR 166-150-0015(3))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 12 năm.
Hồ sơ ô nhiễm (DART14-005)
Hồ sơ ghi chép lịch sử các bất động sản có giá trị bị ảnh hưởng bởi một số loại ô nhiễm và hoạt động dọn dẹp. Thông tin được sử dụng để xác định chi phí dọn dẹp và thời gian cần thiết để bù trừ vào giá trị bất động sản. Hồ sơ bao gồm báo cáo môi trường, bảng tính chi phí, báo cáo giá trị bất động sản, thư từ và các hồ sơ liên quan. (Không theo lịch trình)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm sau khi quá trình dọn dẹp hoàn tất.
Phiếu đánh giá tài sản cá nhân (DART14-010)
Được sử dụng để kiểm tra tài sản và nhập dữ liệu vào hệ thống định giá. Hồ sơ bao gồm bảng tính định giá, bảng tính so sánh, hồ sơ định giá tài sản và các hồ sơ tương tự. Thông tin bao gồm tài khoản tài sản, vị trí và thông tin về bất kỳ thay đổi nào cần thiết đối với giá trị định giá. (Không theo lịch trình)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được nhập vào hệ thống.
Tờ khai tài sản cá nhân (DART14-002)
Tài liệu này ghi lại giá trị của tất cả máy móc và thiết bị kinh doanh trong quận để xác định giá trị tài sản cá nhân cho mục đích tính thuế. Có thể bao gồm tên người nộp thuế/doanh nghiệp, địa chỉ, vị trí, chữ ký, giá mua và ngày mua máy móc kinh doanh. Hiện tại bao gồm tờ khai giấy và nhiều tài liệu hỗ trợ kỹ thuật số khác nhau. (OAR 166-150-0015(16))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
Thẻ định giá tài sản (DART14-006)
Hồ sơ định giá đất và nhà bao gồm tất cả các yếu tố được sử dụng để xác định giá trị của tài sản. Các loại tài sản bao gồm công nghiệp, thương mại, biển quảng cáo, thu nhập thương mại (thông tin bí mật được lưu giữ trên một thẻ riêng biệt với thẻ tài sản thương mại) và các loại khác. Thẻ hiển thị số tài khoản, vị trí tài sản và mô tả pháp lý, tên và địa chỉ chủ sở hữu, thông tin quy hoạch, mã tỷ lệ và thuế, lịch sử đánh giá và giá trị, bản đồ và bản vẽ tài sản, và thông tin liên quan. (OAR 166-150-0015(3))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 12 năm.
Bản đồ tham khảo (DART14-009)
Bản đồ ghi lại các đặc điểm địa hình và chính trị khác nhau để sử dụng trong việc chuẩn bị bản đồ thu thuế. Bao gồm bản đồ đường sắt, bản đồ đường cao tốc tiểu bang, các bản đồ đường cao tốc khác, khảo sát của Văn phòng Đất đai Tổng hợp (1851), bản đồ Metskers, bản đồ Thành phố Portland của Lewis và Dryden (1891), bản đồ ranh giới và sáp nhập Thành phố Portland (1922), bản đồ địa hình Thành phố Portland (1991), bản đồ phân khu chưa được ghi nhận và các bản đồ liên quan. (OAR 166-150-0015(7))
Khả năng ghi nhớ:
DART14-009(a) Bản đồ lịch sử: Giữ lại vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
DART14-009(b) Bản đồ quy trình: Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
(LƯU Ý: Gần đây đã được tách thành hai phần.)
Bảng tính định giá nhà ở, thương mại và công nghiệp (DART14-007)
Được sử dụng để kiểm tra thực địa các bất động sản, nhập dữ liệu vào hệ thống định giá và xác minh dữ liệu trên phiếu định giá. Hồ sơ bao gồm bảng tính định giá, bảng tính so sánh giá thuê, hồ sơ định giá căn hộ và các hồ sơ tương tự. Thông tin bao gồm tài khoản bất động sản, vị trí và thông tin về bất kỳ thay đổi nào cần thiết đối với giá trị định giá. Bảng tính bất động sản công nghiệp được lưu giữ theo số hiệu địa điểm. Bảng tính bất động sản nhà ở và thương mại được lưu giữ theo số lô thuế.
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ 2 năm sau khi nhập vào hệ thống. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ bán hàng (DART14-003)
Thông tin tài liệu về việc bán bất động sản. Thông tin được nhập vào hệ thống định giá thuế và được sử dụng để giúp xác định giá trị bất động sản. Hồ sơ bao gồm trang bìa, biên bản bán hàng, lịch sử thuế, bản sao hồ sơ chuyển nhượng bất động sản (giấy chứng nhận quyền sở hữu, thế chấp, v.v.) và tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm phân loại, vị trí và mô tả pháp lý của bất động sản, số tài khoản, ngày bán, thông tin ghi nhận, điều khoản, giá trị giao dịch, các bên tham gia bán và thông tin liên quan. (OAR 166-150-0015(18))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 12 năm.
Hồ sơ miễn thuế (DART14-004)
Được sử dụng để nhập thông tin về những thay đổi tài sản ảnh hưởng đến định giá vào hệ thống máy tính và thông báo cho chủ sở hữu tài sản rằng họ có 20 ngày để kháng nghị sự thay đổi về định giá và thuế phải nộp. Những thay đổi bao gồm việc sửa chữa, bổ sung đáng kể, thêm hoặc bớt tài sản mới, lỗi hành chính và những thay đổi khác. Bao gồm thư từ, "thư 20 ngày", bảng tính thể hiện các tính toán thay đổi và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0015(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ 3 năm sau khi đã ghi vào sổ thuế.