CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Chương trình này hợp tác với các tổ chức cộng đồng, cơ quan thực thi pháp luật và các đối tác tư pháp hình sự khác để giám sát hành vi của những cá nhân có liên quan đến hệ thống tư pháp. Thông qua các văn phòng hiện trường, các cán bộ quản chế và giám sát án treo sẽ giám sát chặt chẽ những cá nhân có nguy cơ cao và trung bình, cung cấp các dịch vụ chuyên biệt cho từng cá nhân, áp dụng các biện pháp trừng phạt trung gian, cũng như giáo dục và đối thoại với các nhóm cộng đồng. Có các văn phòng quản chế và giám sát án treo chuyên biệt dành cho tội phạm tình dục, các băng đảng và những người mắc bệnh tâm thần.
Ngoài việc sử dụng hệ thống của các khu vực pháp lý khác (đặc biệt là LEDS, CIS và hệ thống của Sở Cảnh sát Thành phố Portland), chương trình còn dựa vào Mạng Thông tin Chương trình Giám sát (SPIN) và hệ thống con Báo cáo Linh hoạt (Flex Reporting) cũng như hệ thống Phí Giám sát (FIRS). Các hệ thống này cung cấp dữ liệu nhân khẩu học của những người liên quan đến hệ thống tư pháp, thông tin về việc tham gia chương trình, kế hoạch trường hợp, đánh giá nhu cầu và rủi ro, cũng như lịch trình và kế toán thanh toán phí giám sát. Chúng cũng cung cấp báo cáo hoạt động và theo dõi những người liên quan đến hệ thống tư pháp.
- Thông tin theo dõi cá nhân không trùng lặp trong các chuỗi hồ sơ khác phải được lưu giữ trong 3 năm (OAR 166-150-0167(16))
- Báo cáo thống kê không trùng lặp trong các chuỗi hồ sơ khác phải được lưu giữ trong 10 năm (OAR 166-150-0005(36)).
- Các thông tin khác không trùng lặp trong các chuỗi hồ sơ khác hỗ trợ quản lý vụ án cần được lưu giữ cho đến khi vụ án kết thúc. Vào thời điểm đó, bất kỳ hồ sơ độc đáo nào cũng cần được in ra và chuyển vào hồ sơ vụ án của cá nhân có liên quan đến hệ thống tư pháp.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Hồ sơ vụ án của người phạm tội/cá nhân liên quan đến hệ thống tư pháp (ASD11-004)
Tài liệu loạt bài này ghi lại việc giám sát, quản lý và theo dõi những cá nhân liên quan đến hệ thống tư pháp trong các chương trình cải tạo cộng đồng, bao gồm nhưng không giới hạn ở Chương trình Giám sát Chuyên sâu DUII (DISP), Chương trình Tội nhẹ được Giám sát và hồ sơ vụ án Người phạm tội mắc bệnh tâm thần (MIO). Loạt bài này không bao gồm Hồ sơ vụ án Người phạm tội tình dục (xem ASD11-005). Hồ sơ có thể bao gồm thông tin cá nhân, lệnh của tòa án, lệnh của Hội đồng Giám sát Tạm tha và Giám sát Sau khi Ra tù, giảm án, giấy chứng tử, xóa án tích, điều tra trước khi tuyên án, ghi chú của cán bộ tạm tha, báo cáo của cảnh sát, tài liệu phiên điều trần xử phạt, đánh giá rủi ro cộng đồng, đánh giá chuyển hướng, hồ sơ lái xe, tài liệu về nồng độ cồn trong máu tại thời điểm bắt giữ, bản sao báo cáo được nộp cho Văn phòng Chương trình Lạm dụng Rượu và Ma túy, báo cáo chương trình, báo cáo LEDS, thư từ, đánh giá sức khỏe tâm thần, giới thiệu và hồ sơ điều trị. (OAR 166-150-0167(73))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ hồ sơ trong 2 năm sau khi vụ việc kết thúc hoàn toàn.
Danh mục trang thiết bị an toàn cá nhân (DCJ6-008)
Tài liệu ghi chép về thiết bị an toàn cá nhân được cấp cho nhân viên của bộ phận và việc trả lại khi không còn cần thiết nữa. Bản kiểm kê thể hiện tên nhân viên, loại thiết bị, số sê-ri hoặc số nhận dạng khác, ngày cấp và ngày trả lại. (OAR 166-150-0166(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ vụ án tội phạm tình dục (ASD11-005)
Loạt tài liệu này ghi lại việc giám sát, quản lý và theo dõi những người phạm tội tình dục trong chương trình cải tạo cộng đồng. Hồ sơ có thể bao gồm thông tin cá nhân, lệnh của tòa án, lệnh của Hội đồng Giám sát Tạm tha và Sau khi ra tù, lệnh giảm án, giấy chứng tử, xóa án tích, điều tra trước khi tuyên án, ghi chú của cán bộ quản chế, báo cáo của cảnh sát, tài liệu phiên điều trần xử phạt và đánh giá rủi ro cộng đồng. (bản sao hồ sơ toàn tiểu bang) (OAR 166-150-0167(73))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ hồ sơ trong 20 năm sau khi vụ án kết thúc hoàn toàn.
Hồ sơ phí giám sát (ASD11-007)
Tài liệu này ghi lại việc nhận phí giám sát mà các cá nhân phải trả như một điều kiện của việc tạm tha hoặc quản chế. Hồ sơ bao gồm nhật ký, thông báo gửi tiền, đối chiếu và phiếu gửi tiền ngân hàng. Việc đối chiếu bao gồm tất cả các khoản thanh toán đã được ghi nhận, ngày thanh toán, tên, số SID, số biên lai và số tiền đã thanh toán. Tất cả các yêu cầu miễn giảm và điều chỉnh được gửi trên các mẫu phí giám sát của bộ đã được ghi vào hồ sơ cá nhân. (OAR 166-150-0110(2))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ 3 năm sau khi thu thập hoặc sau khi được coi là không thể thu hồi.
Ghi âm/quay video giữa các JII và PPO nhằm mục đích đào tạo PPO (ASD11-011)
Ghi âm cuộc trò chuyện giữa các nhân viên quản chế Quận Multnomah và những người liên quan đến hệ thống tư pháp (JIIs) để cho phép phản hồi nhóm hoặc cá nhân cho các nhân viên. JIIs đồng ý được ghi âm và ký vào mẫu đơn đồng ý kèm theo. (OAR 166-150-0167(97))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 2 năm.