CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Mẫu đơn chấp thuận tham gia nghiên cứu (DCJ5-003)
Hồ sơ ghi lại quy trình đồng ý tham gia nghiên cứu. Sau khi hoàn thành nghiên cứu, các mẫu đơn đồng ý tham gia nghiên cứu và tài liệu hỗ trợ phải được lưu giữ tối thiểu ba năm. Nếu các nhà nghiên cứu có quyền truy cập vào thông tin sức khỏe được bảo vệ (PHI) trong quá trình nghiên cứu, thời gian lưu giữ là sáu năm. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như với các nghiên cứu theo chiều dọc, bản thân nghiên cứu sẽ yêu cầu thời gian lưu giữ dài hơn so với những thời gian được liệt kê ở đây. (45 CFR 164.316(b)(2)(i)) (28 CFR 46.115(b))
Khả năng ghi nhớ:
- DCJ5-003(a) Các nghiên cứu có quyền truy cập vào PHI: lưu giữ 6 năm sau khi kết thúc nghiên cứu.
- DCJ5-003(b) Các nghiên cứu khác giữ lại dữ liệu trong 3 năm sau khi kết thúc nghiên cứu.
Báo cáo chương trình (DCJ5-002)
Tài liệu đánh giá nội bộ về hiệu quả của các chương trình DCJ. Các đánh giá là các báo cáo tường thuật thảo luận về chương trình, nhiệm vụ, mục tiêu và thành tựu của chương trình. Chúng cũng bao gồm dữ liệu thống kê và thông tin hỗ trợ. Cũng ghi lại việc báo cáo của bộ phận tuân thủ các yêu cầu bên ngoài, để trình bày nghiên cứu chương trình và ghi lại các hoạt động của bộ phận. Bao gồm báo cáo tường thuật, thống kê và thông tin hỗ trợ ở nhiều định dạng khác nhau. Ghi lại cả các chương trình tư pháp cộng đồng dành cho người lớn và trẻ vị thành niên. Đối với các báo cáo được tạo bên ngoài RAP, xem Báo cáo và Nghiên cứu trên trang Hồ sơ chung của DCJ . OAR 166-150-0005(36)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Lưu ý: Bất kỳ tập hợp nào của phương tiện kỹ thuật số hoặc in ấn CJI cùng với bất kỳ phương tiện kỹ thuật số hoặc in ấn PII nào sẽ được làm sạch trước khi phân phối báo cáo và sẽ bị hủy bỏ ngay khi mục đích của dữ liệu được đáp ứng, hoặc trong vòng một năm, tùy điều kiện nào đến trước. Để biết thêm thông tin, xem OAR 166-017-0090 Yêu cầu hủy bỏ hồ sơ đối với hồ sơ điện tử và Chính sách bảo mật Dịch vụ thông tin tư pháp hình sự (CJIS) . (OAR 166-150-0005(36)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
- DCJ5-002(a) Báo cáo tường thuật: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
- DCJ5-002(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm.