Những điểm nổi bật của báo cáo
Những gì chúng tôi tìm thấy
Huyện đã thực hiện hầu hết các khuyến nghị của Kiểm toán viên mà chúng tôi đã đánh giá. Đây là lần đánh giá thứ hai về các khuyến nghị từ báo cáo kiểm toán tháng 2 năm 2021 của chúng tôi về phản ứng của huyện đối với đại dịch COVID-19.
Phòng Nhân sự Trung ương đã không thực hiện khuyến nghị của chúng tôi về việc đảm bảo lưu trữ thông tin làm việc từ xa bằng phương thức điện tử, cụ thể là liên quan đến việc giám sát hiệu suất làm việc từ xa và liệu việc phê duyệt làm việc từ xa có công bằng hay không.
Ý nghĩa của các trạng thái
- Đã thực hiện – Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
- Đang tiến hành – Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
- Chưa thực hiện – Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.
Lý do chúng tôi thực hiện đánh giá này
Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận. Đánh giá này tập trung vào các khuyến nghị có thời hạn như sau:
- Đang tiếp diễn – điều này đề cập đến một khuyến nghị trong đó chúng tôi tiếp tục theo dõi các hành động định kỳ theo thời gian, trong một tình huống đang diễn ra.
- Đến tháng 2 năm 2022
Tình trạng thực hiện các khuyến nghị
Đã triển khai
Khuyến nghị 10: Dựa trên phản hồi từ khảo sát nhân viên của văn phòng chúng tôi, có vẻ như việc áp dụng các chính sách vẫn là một thách thức thường trực. Sau khi báo cáo được ban hành và định kỳ sau đó, Chủ tịch hoặc người được ủy quyền nên nhắc lại với các quản lý và nhân viên về kỳ vọng tuân thủ các chính sách và khuyến nghị về an toàn, bao gồm cả yêu cầu nhân viên làm việc từ xa càng nhiều càng tốt. (Thời hạn thực hiện khuyến nghị này bắt đầu từ khi báo cáo được ban hành vào ngày 9 tháng 2 năm 2021 và được coi là tiếp tục sau đó.)
Ghi chú của kiểm toán viên: Bắt đầu từ tháng 6 năm 2021, quận đã cho phép các nhân viên không thiết yếu tự nguyện làm việc trực tiếp. Vào tháng 9 năm 2021, quận đã chuyển sang tăng cường các dịch vụ tại chỗ và chỉ đạo nhân viên và quản lý chính thức hóa việc làm việc từ xa. Trước khi chuyển đổi, lãnh đạo quận đã thông báo về các yêu cầu đeo khẩu trang và tiêm vắc-xin. Lãnh đạo quận cũng hướng dẫn nhân viên truy cập trang web nội bộ của quận để tìm thông tin về an toàn. Vì chính sách của quận đã thay đổi kể từ khi báo cáo kiểm toán được viết lần đầu và lãnh đạo đã thông báo về những thay đổi và kỳ vọng an toàn liên tục, chúng tôi coi khuyến nghị này đã được giải quyết.
Khuyến nghị 15a: Đến tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần đảm bảo việc lưu trữ thông tin về làm việc từ xa, bao gồm cả các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối, bằng phương thức điện tử, tốt nhất là trên hệ thống Workday, để cho phép:
Khả năng tiếp cận thông tin về các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối ở cấp độ nhân viên, người giám sát, phòng ban và trung ương.
Ghi chú của kiểm toán viên: Vào tháng 8 năm 2021, quận bắt đầu triển khai thông tin về một quy trình mới để xác định các thỏa thuận làm việc từ xa phù hợp, bao gồm các đánh giá về sự phù hợp với làm việc từ xa và các mẫu thỏa thuận làm việc từ xa mới. Hiện tại, thông tin về làm việc từ xa, bao gồm các thỏa thuận làm việc từ xa được chấp thuận hoặc từ chối, được lưu trữ điện tử trong Workday. Các tài liệu này có thể được truy cập ở cấp độ nhân viên, người giám sát, phòng ban và cấp trung ương.
Khuyến nghị 15b: Đến tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần đảm bảo việc lưu trữ thông tin về làm việc từ xa, bao gồm cả các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối, bằng phương thức điện tử, tốt nhất là trên hệ thống Workday, để cho phép:
Phê duyệt và cập nhật điện tử giúp nâng cao hiệu quả.
Ghi chú của kiểm toán viên: Thông tin liên quan đến làm việc từ xa được lưu trữ điện tử trong hệ thống Workday. Thông tin và tài nguyên về làm việc từ xa có sẵn cho nhân viên trên trang Tương lai của Công việc trên mạng nội bộ của Quận Multnomah.
Đang xử lý
Khuyến nghị 15d: Đến tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần đảm bảo việc lưu trữ thông tin về làm việc từ xa, bao gồm cả các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối, bằng phương thức điện tử, tốt nhất là trên hệ thống Workday, để cho phép:
Ghi chép chi tiết cụ thể, chẳng hạn như số ID máy tính, của tất cả thiết bị của quận được sử dụng để làm việc từ xa.
Ghi chú của kiểm toán viên: Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT) theo dõi các máy tính xách tay và máy tính để bàn được cấp phát trong DAX, hệ thống ghi nhận tài sản IT. Bộ phận Quản lý Rủi ro theo dõi việc mua ghế và bàn làm việc được thiết kế riêng theo tiêu chuẩn công thái học cho từng cá nhân. Bộ phận Tài chính Trung ương yêu cầu các giám đốc bộ phận lập danh mục và theo dõi thiết bị công nghệ và văn phòng phẩm thuộc sở hữu của quận mà nhân viên sử dụng tại các địa điểm làm việc từ xa. Thông tin theo dõi sẽ được Bộ phận Tài chính Trung ương xem xét.
Khuyến nghị 16: Để giúp đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên, trước tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương nên nêu rõ điều kiện làm việc từ xa trong mô tả công việc của từng quận.
Ghi chú của kiểm toán viên: Điều kiện làm việc từ xa được xác định bởi phân loại vị trí hoặc hồ sơ công việc và mô tả vị trí cụ thể, thường được gọi là mô tả công việc, trong phân loại vị trí đó. Điều kiện làm việc từ xa cho mỗi mô tả vị trí được theo dõi trong Workday và việc theo dõi này đang được tiến hành liên tục.
Phân loại vị trí công việc mang tính tổng quát, trong khi mô tả vị trí công việc lại cụ thể hơn cho từng công việc. Một số ví dụ về các phân loại vị trí công việc phổ biến nhất bao gồm: Nhân viên bầu cử, Phó quản giáo, Trợ lý văn phòng, Quản lý hồ sơ cấp 2, Trợ lý dịch vụ tiếp cận thư viện, Y tá cộng đồng, Giám sát chương trình và Chuyên viên tư vấn sức khỏe tâm thần. Trong mỗi phân loại vị trí công việc lại có các mô tả vị trí cụ thể chứa thông tin về công việc mà người lao động đảm nhiệm ở vị trí đó cần thực hiện.
Chưa được triển khai
Khuyến nghị 15c: Đến tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần đảm bảo việc lưu trữ thông tin về làm việc từ xa, bao gồm cả các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc bị từ chối, bằng phương thức điện tử, tốt nhất là trên hệ thống Workday, để cho phép:
Giám sát hiệu quả và sự công bằng trong làm việc từ xa.
Ghi chú của kiểm toán viên: Phần khuyến nghị liên quan đến sự công bằng cụ thể là về việc giám sát để giúp đảm bảo rằng các giám sát viên phê duyệt việc làm việc từ xa cho nhân viên một cách công bằng, và rằng các giám sát viên không phê duyệt việc làm việc từ xa cho nhân viên da trắng thường xuyên hơn so với các nhân viên da đen, người bản địa hoặc người thuộc các nhóm thiểu số khác.
Ban Nhân sự Trung ương có kế hoạch giám sát hiệu quả và sự công bằng trong làm việc từ xa. Việc triển khai giám sát bị trì hoãn do nhu cầu về nguồn nhân lực vẫn tiếp tục cần thiết cho công tác ứng phó với đại dịch. Ban quản lý cho biết, sau khi giai đoạn thí điểm làm việc từ xa hoàn tất và có thêm nguồn nhân lực, họ sẽ tiến hành phân tích liên quan đến sự công bằng. Giai đoạn thí điểm dự kiến sẽ kết thúc vào cuối tháng 6 năm 2022.
Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận
Mục tiêu của cuộc đánh giá này là xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ báo cáo kiểm toán đầu tiên về phản ứng của quận đối với đại dịch COVID-19, với các thời hạn hoàn thành như sau:
- Đang diễn ra
- Đến tháng 2 năm 2022
Các kiểm toán viên đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có.
Cập nhật trạng thái của khuyến nghị
Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.
Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.
Nhân viên
Fran Davison, Kiểm toán viên quản lý chính
Caroline Zavitkovski, CIA, Kiểm toán viên quản lý chính