Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
El condado implementó la mayoría de las recomendaciones del auditor que evaluamos. Esta fue la segunda evaluación de las recomendaciones de nuestro informe de auditoría de febrero de 2021 sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19.
El departamento central de Recursos Humanos no implementó nuestra recomendación de garantizar el mantenimiento electrónico de la información sobre el teletrabajo, específicamente en lo que respecta al seguimiento del desempeño del teletrabajo y a si las autorizaciones para trabajar de forma remota son equitativas.
Qué significan los estados
- Implementado: El auditado ha implementado completamente, o el auditado ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: la entidad auditada ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no lo ha implementado o no tiene intención de implementarlo.
Por qué realizamos esta evaluación
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para respaldar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Esta evaluación se centró en las recomendaciones con los siguientes plazos:
- En curso: esto se refiere a una recomendación en la que continuamos supervisando acciones periódicas a lo largo del tiempo, en una situación en curso.
- Para febrero de 2022
Estado de las recomendaciones
Implementado
Recomendación 10: Según las respuestas a la encuesta de empleados de nuestra oficina, la aplicación de las políticas sigue siendo un desafío constante. Tras la publicación del informe y periódicamente a partir de entonces, la Presidenta o la persona que designe deberá reiterar a los gerentes y empleados su expectativa de que se cumplan las políticas y recomendaciones de seguridad, incluyendo el requisito de que los empleados trabajen a distancia en la medida de lo posible. (El plazo para esta recomendación comenzó con la publicación del informe el 9 de febrero de 2021 y se consideró vigente a partir de esa fecha).
Nota del auditor: A partir de junio de 2021, el condado comenzó a permitir que los empleados no esenciales trabajaran presencialmente de forma voluntaria. En septiembre de 2021, el condado aumentó los servicios presenciales e instruyó al personal y a los gerentes a formalizar el teletrabajo. Antes de la transición, la administración del condado comunicó información sobre el uso de mascarillas y los requisitos de vacunación. Asimismo, la administración del condado remitió a los empleados a un sitio web interno con información sobre seguridad. Dado que la política del condado ha cambiado desde la redacción del primer informe de auditoría, y la administración ha comunicado los cambios y las expectativas de seguridad vigentes, consideramos que esta recomendación está resuelta.
Recomendación 15a: Para febrero de 2022, el Departamento Central de Recursos Humanos deberá garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Acceso a los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados a nivel de empleado, supervisor, departamental y central.
Nota del auditor: En agosto de 2021, el condado comenzó a difundir información sobre un nuevo proceso para determinar los acuerdos de teletrabajo adecuados, que incluye nuevas evaluaciones de idoneidad y plantillas de acuerdos de teletrabajo. Actualmente, la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos aprobados o denegados, se gestiona electrónicamente en Workday. Estos documentos son accesibles para los empleados, supervisores, departamentos y la administración central.
Recomendación 15b: Para febrero de 2022, el Departamento Central de Recursos Humanos deberá garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Aprobaciones y actualizaciones electrónicas para una mayor eficiencia.
Nota del auditor: La información relacionada con el teletrabajo se gestiona electrónicamente en Workday. Los empleados pueden acceder a información y recursos sobre teletrabajo en el sitio web "El futuro del trabajo" de la intranet del condado de Multnomah.
En proceso
Recomendación 15d: Para febrero de 2022, el Departamento Central de Recursos Humanos deberá garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Documentación de detalles específicos, como los números de identificación de las computadoras, de todos los equipos del condado utilizados para el teletrabajo.
Nota del auditor: El departamento de Tecnologías de la Información (TI) registra las computadoras portátiles y de escritorio que asigna en DAX, el sistema de registro de activos de TI. El departamento de Gestión de Riesgos registra las compras de sillas y escritorios ergonómicos personalizados para personas específicas. El departamento de Finanzas Centrales solicitó a los directores de departamento que inventaríen y registren el equipo tecnológico y de oficina propiedad del condado que los empleados tienen en sus lugares de teletrabajo. El departamento de Finanzas Centrales revisará la información de seguimiento.
Recomendación 16: Para ayudar a garantizar la equidad entre los empleados, a partir de febrero de 2022, el Departamento Central de Recursos Humanos debería indicar la posible elegibilidad para el teletrabajo en las descripciones de puestos de trabajo de cada condado.
Nota del auditor: La elegibilidad para el teletrabajo se determina según la clasificación del puesto o el perfil laboral y la descripción específica del puesto, a menudo denominada descripción del trabajo, dentro de dicha clasificación. La elegibilidad para el teletrabajo de cada descripción de puesto se registra en Workday y este seguimiento es continuo.
Las clasificaciones de puestos son generales, mientras que las descripciones de puestos son específicas para cada trabajo. Algunos ejemplos de las clasificaciones de puestos más frecuentes incluyen: trabajador electoral, agente penitenciario, auxiliar administrativo, gestor de casos 2, auxiliar de servicios de acceso a la biblioteca, enfermero de salud comunitaria, supervisor de programas y consultor de salud mental. Dentro de cada clasificación de puesto, existen descripciones específicas que contienen información sobre las responsabilidades del empleado que ocupa dicho puesto.
No implementado
Recomendación 15c: Para febrero de 2022, el Departamento Central de Recursos Humanos deberá garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Seguimiento del desempeño y la equidad en el teletrabajo.
Nota del auditor: La parte de la recomendación relacionada con la equidad se refería específicamente al seguimiento para ayudar a garantizar que los supervisores aprobaran a los empleados para el teletrabajo de manera equitativa, y que los supervisores no aprobaran a los empleados blancos para el teletrabajo con más frecuencia que a sus homólogos negros, indígenas o de otras minorías étnicas.
El personal central de Recursos Humanos tiene previsto supervisar el desempeño y la equidad del teletrabajo. La implementación de esta supervisión se ha retrasado debido a la continua demanda de personal necesaria para la respuesta a la pandemia. La dirección informó que, una vez finalizado el periodo piloto de teletrabajo y con mayor disponibilidad de personal, se realizará un análisis sobre la equidad. Se prevé que el periodo piloto concluya a finales de junio de 2022.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones del primer informe de auditoría sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19 que tenían las siguientes fechas límite:
- En curso
- Para febrero de 2022
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otras pruebas disponibles.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, elaboramos recomendaciones destinadas a mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en lo que respecta a la eficacia, la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para lograr mejoras.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la dirección puede implementar por completo una recomendación que habíamos indicado como en proceso o aún no implementada. En tal caso, la dirección puede presentar al auditor pruebas que justifiquen el cambio de estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de alguna recomendación recae en el auditor.
Personal
Fran Davison, Auditora Principal de Gestión
Caroline Zavitkovski, CIA, Auditora Principal de Gestión