Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ nghiên cứu công thái học (FM3-017(a) và FM3-017(b)) : Ghi chép các nghiên cứu của bộ phận về các vấn đề công thái học tại nơi làm việc. Bao gồm các vấn đề liên quan đến công thái học của trạm làm việc và không gian làm việc cũng như các yêu cầu của ADA, nhưng không bao gồm các yêu cầu về xây dựng và cải tạo theo ADA. Hồ sơ bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Lưu trữ: FM3-017(a) Hồ sơ liên quan đến từng nhân viên: lưu giữ 2 years after nhân viên thôi việc; FM3-017(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (2007-0015/008)
Hồ sơ kỹ thuật dự án cơ sở vật chất (FM3-014) : Hồ sơ liên quan đến việc lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng các cơ sở vật chất, công trình và hệ thống của quận. Hồ sơ thường bao gồm các báo cáo tác động, nghiên cứu khả thi, bản vẽ, bản sửa đổi, báo cáo thử nghiệm hiện trường và phòng thí nghiệm, báo cáo của thanh tra, báo cáo tình trạng, biên bản cuộc họp ủy ban và các hồ sơ liên quan khác. (Xem FM3-018 để biết các đặc điểm phân biệt của Hồ sơ kỹ thuật dự án cơ sở vật chất - Dự án nhỏ.)
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hoàn thành cơ bản hoặc 2 years after quận cho phép cơ sở hoạt động trở lại, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0170 (4); 166-150-0185 (2))
Hồ sơ kỹ thuật dự án cơ sở vật chất - Dự án nhỏ (FM3-018) : Hồ sơ liên quan đến các dự án không ảnh hưởng đến khả năng chịu lực về kết cấu hoặc hệ thống của các cơ sở và công trình thuộc quận. Hồ sơ thường bao gồm báo cáo tác động, nghiên cứu khả thi, kế hoạch, sửa đổi, báo cáo thử nghiệm hiện trường và phòng thí nghiệm, báo cáo của thanh tra, báo cáo tình trạng, biên bản cuộc họp ủy ban và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0170 (4))
Hồ sơ Kế hoạch 5 năm (FM3-010) : Được sử dụng để lập kế hoạch cải tiến các công trình của quận trong chu kỳ 5 năm. Bao gồm trang bìa, báo cáo kiểm tra, đánh giá tình trạng, đề xuất tài trợ, khảo sát đánh giá, ngân sách và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên và mô tả tòa nhà, các cải tiến dự kiến, chi phí, mức độ ưu tiên và ngân sách.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Bản đồ, sơ đồ và bản vẽ (FM3-004) : Các sơ đồ và hồ sơ tương tự được lập ra để tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ hoạt động và bảo trì thường xuyên các cơ sở của quận. Bao gồm các hồ sơ do quận lập và các hồ sơ thu được từ các nguồn bên ngoài quận và được sử dụng để tham khảo và nghiên cứu.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi lỗi thời, được thay thế hoặc không còn cần thiết nữa. (MOAR 166-150-0170 (5))
Hồ sơ Chương trình Giảm thiểu Rủi ro (FM3-020) : Hồ sơ ghi lại việc thiết lập và duy trì các chương trình, kế hoạch và quy trình giảm thiểu rủi ro của cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm các kế hoạch và chiến lược giảm thiểu rủi ro, chính sách, quy trình, khảo sát địa chấn và hồ sơ nâng cấp kết cấu của các cơ sở của cơ quan, báo cáo dự án, hồ sơ tài trợ giảm thiểu rủi ro và các tài liệu liên quan, có thể bao gồm hồ sơ cải tiến vốn đầu tư.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (19))
Bản ghi video hệ thống giám sát (FM3-016): Bản ghi video từ camera an ninh trong các tòa nhà của quận. Cấu hình an ninh khác nhau và bản ghi có thể liên tục, dừng hình, ngẫu nhiên hoặc được kích hoạt bởi việc sử dụng "nút báo động khẩn cấp". Ngoài hình ảnh trực quan, video cũng hiển thị thông tin chỉ mục ngày và giờ. Bản ghi có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các cuộc điều tra hình sự.
Lưu giữ: Lưu giữ các bản ghi âm được sử dụng làm bằng chứng cho đến khi vụ án được giải quyết cuối cùng. Lưu giữ các bản ghi âm được sử dụng cho các cuộc điều tra nội bộ cho đến khi cuộc điều tra kết thúc. Lưu giữ tất cả các bản ghi âm khác trong 30 ngày. (MOAR 166-150-0135 (76))
Sổ tay vận hành và bảo trì (FM3-001) : Sổ tay cung cấp hướng dẫn và thông số kỹ thuật của nhà sản xuất về vận hành và bảo trì thiết bị, vật liệu xây dựng, kết cấu và các hạng mục khác được lắp đặt trong các tòa nhà của quận. Sổ tay có nhiều định dạng khác nhau nhưng thường bao gồm mô tả về hạng mục, lịch trình bảo trì, hướng dẫn bảo trì, hướng dẫn vận hành, thông tin sửa chữa, danh sách phụ tùng và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ tại Trung tâm Tài nguyên 2 years after xử lý vật phẩm. (MOAR 166-150-0105 (13))
Bản vẽ và sơ đồ do quận lập (FM3-003) : Bản vẽ và sơ đồ các tòa nhà và tài sản của quận do quận lập và được sử dụng để quản lý các cơ sở của quận. Hồ sơ bao gồm nhiều loại bản vẽ và sơ đồ, bao gồm nhưng không giới hạn ở bản vẽ mặt đứng, bản vẽ chi tiết, sơ đồ hệ thống, bản vẽ địa hình, và các loại khác. Bao gồm cả bản vẽ hoàn công và bản vẽ sơ bộ. Hồ sơ được lập chỉ mục theo tòa nhà và dự án. Từ 1996 most các hồ sơ được lưu trữ trong hệ thống CAD quản lý cơ sở vật chất.
Lưu giữ: Bản vẽ hoàn công: lưu giữ vĩnh viễn trong Trung tâm Tài nguyên; các phiên bản trung gian và bản nháp: lưu giữ trong Trung tâm Tài nguyên cho đến khi hoàn công. (MOAR 166-150-0170 (5))
Sổ tay Chính sách và Quy trình (FM3-005) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, sổ tay, và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. Bao gồm thông báo bảo trì, định hướng và quản lý dự án, an toàn xưởng, truyền đạt thông tin về chất nguy hiểm và đào tạo an toàn, và các chủ đề liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after được thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Báo cáo Tình trạng Dự án (FM3-006(a) và FM3-006(b)) : Ghi lại tiến độ thực hiện các dự án cơ sở vật chất riêng lẻ của quận. Thông tin bao gồm báo cáo dự án, tiến độ thời gian theo dự án, thư từ, ước tính chi phí và các thông tin liên quan. Bao gồm báo cáo của người quản lý dự án, báo cáo dự án hàng năm và các báo cáo liên quan.
Lưu giữ: FM3-006(a) Các dự án nhỏ: lưu giữ 10 years after dự án hoàn thành; FM3-006(b) Cải tạo lớn và xây dựng mới: lưu giữ 2 years after quận bàn giao cơ sở. (2007-0015/007)
Hồ sơ an ninh (FM3-015) : Tài liệu thuộc loạt này ghi chép về công tác an ninh được thực hiện cho các tòa nhà và khuôn viên của cơ quan. Hồ sơ bao gồm nhật ký an ninh, bảng điểm danh, báo cáo an ninh, báo cáo sự cố và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (35))
Hồ sơ Dự án Vật liệu Đặc biệt và Nguy hiểm (FM3-019) : Tài liệu ghi lại các dự án nhằm xác định và giảm thiểu nguy cơ ô nhiễm vật liệu nguy hiểm trong các cơ sở của quận. Có thể bao gồm amiăng, chì và các chất nguy hiểm khác. Hồ sơ bao gồm: thông báo dự án bắt buộc, kết quả kiểm tra giám sát cho thấy mức độ vật liệu nguy hiểm, báo cáo, thư từ, kế hoạch quản lý chất thải, hồ sơ xử lý, hóa đơn của nhà thầu/tư vấn và các thông tin liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 50 năm hoặc 2 years after cơ sở xử lý, tùy theo thời hạn nào dài hơn. (2007-0015/009)
Sổ tay kỹ thuật, thông số kỹ thuật và bảo hành (FM3-002) : Sổ tay hướng dẫn sử dụng và bảo hành cho thiết bị thuộc sở hữu của quận. Bao gồm thông số kỹ thuật, hướng dẫn vận hành và thông tin an toàn. Bảo hành bao gồm các điều khoản về phạm vi bảo hiểm cho việc sửa chữa hoặc thay thế thiết bị.
Lưu giữ: Giấy bảo hành: lưu giữ 2 years after hết hạn; các hồ sơ khác: lưu giữ cho đến khi thanh lý thiết bị. (OAR 166-150-0105 (13))
Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (FM3-009(a) và FM3-009(b)) : Tài liệu này ghi lại các hoạt động của ủy ban giám sát hoặc tư vấn cho bộ phận liên quan đến các vấn đề an toàn. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, thư từ và các tài liệu liên quan. Các chủ đề bao gồm các mối nguy hiểm đối với người lao động và công chúng, thiết kế xây dựng và các vấn đề an toàn khi sửa chữa, đề xuất, khiếu nại, các quy tắc và quy định của tiểu bang và liên bang, và các vấn đề khác.
Thời gian lưu giữ: FM3-009(a) Biên bản: Lưu giữ 10 năm; FM3-009(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0200 (17))